Aclaraciones al SICA Auditoría UNIDAD TÉCNICA DE CONTROL EXTERNO.

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1 Aclaraciones al SICA Auditoría UNIDAD TÉCNICA DE CONTROL EXTERNO

2 ACTIVIDAD 1 – PLAN DE AUDITORÍA SIC A Tipo de Aclaración o Debilidad encontrada Aclaración 1.1.Definición de campo fecha de envío solicitud de antecedentes Fecha de despacho de oficina de partes o correo electrónico. Definición campo fecha de respuesta Primera fecha de respuesta consignada en el oficio, o la del correo electrónico. Documentos adjuntosA lo menos oficio de solicitud y oficio de respuesta.

3 ACTIVIDAD 1 – PLAN DE AUDITORÍA (cont.) SIC A Tipo de Aclaración o Debilidad encontrada Aclaración 1.3.El objetivo no coincide con el informe final El objetivo final debe coincidir con los atributos planteados en el informe final y con la muestra. No necesariamente debe coincidir en redacción. En el caso que después de firmada la auditoría existan cambios a éste, se debe modificar en esta pantalla (desbloqueando el procedimiento 1.8.) 1.6.Se modifica el contenido de las pruebas de catálogo Se puede modificar las pruebas de catálogo sólo en forma. Si se requiere modificar el fondo, se debe eliminar esa prueba mínima, justificar la acción y agregar una nueva que satisfaga las necesidades del trabajo de fiscalización.

4 ACTIVIDAD 1 – PLAN DE AUDITORÍA (cont.) SICATipo de Aclaración o Debilidad encontrada Aclaración 1.7.Determinación de FlujosGenerar los flujos de informes que realmente se efectuarán, para generar las reglas sistémicas en el procedimiento 2.9. y 3.1. En el caso de haber solo informe final, en el procedimiento 2.9. el ejecutivo solo podrá cerrar la A.T. de Ejecución. 1.8Campo comentarioSe deben incorporar los acuerdos y los compromisos. Buena prácticaQue la fecha de reunión de inicio coincida con la primera fecha de aprobación del plan. PrecisiónLa reunión de inicio debe ser anterior a la constitución en terreno en el servicio.

5 ACTIVIDAD 2 – EJECUCIÓN AUDITORÍA SICATipo de Aclaración o Debilidad encontrada Aclaración 2.1.Campo fecha en antecedentes generales Corresponde a la fecha de constitución de inicio en terreno y ser coincidente con la fecha de recepción del oficio por parte del servicio (timbre). Documentación mínimaOficio de inicio con el timbre de recepción. 2.3.Campo tipo de muestraPara el caso de las muestras que correspondan al 100%, se debe completar con muestreo no estadístico y justificar. Campo justificaciónDebe ser completado solamente en el caso que sea muestreo no estadístico. Campo muestreo por etapas Se selecciona en el caso de haber submuestra. Partidas clavesSe ingresan en el procedimiento * Partidas Claves (opcional) y son partidas que forman parte del universo analizado previamente. Por lo tanto, debe ser coincidente la Variable de Estudio con la de la muestra.

6 ACTIVIDAD 2 – EJECUCIÓN AUDITORÍA (cont.) SICATipo de Aclaración o Debilidad encontrada Aclaración 2.3.Concepto nuevo de partida adicional (distinta a partida clave) Partidas extras que excepcionalmente deben ser revisadas durante la auditoría, a pesar de no formar parte del universo definido inicialmente e incluso en algunos casos no estar consideradas en el objetivo original de la revisión (materia y/o periodo), ya que corresponden a casos puntuales detectados durante la fiscalización, los cuales –conforme a los antecedentes tenidos a la vista- pueden constituir irregularidades importantes. Documentación mínimaMuestreo estadístico: 8 pasos, universo, muestra bloqueada obtenida del SAM e informe de muestreo. Muestreo no estadístico: Universo analizado, universo, muestra bloqueada y justificación. Partida adicional: Partida adicional y justificación. Partida Clave: Partida clave y justificación.

7 ACTIVIDAD 2 – EJECUCIÓN AUDITORÍA (cont.) SICATipo de Aclaración o Debilidad encontrada Aclaración 2.6.Oportunidad de registroSe pueden remitir avances de los resultados u observaciones.

8 ACTIVIDAD 2 – EJECUCIÓN AUDITORÍA (cont.) SICATipo de Aclaración o Debilidad encontrada Aclaración 2.6.Desbloqueos por todo tipo de cambio en el preinforme Se recomienda sólo volver atrás en el caso que se realicen modificaciones de fondo a las observaciones. En este campo resultado o descripción de la observación quede expresado el resultado o la observación, pero no necesariamente igual en redacción a lo que se obtiene en el preinforme. Separación de observaciones Cada resultado u observación debe quedar reflejada en una línea aparte dentro del procedimiento 2.6. Se debe separar por observación no por casos, sin embargo, se puede hacer la diferencia por proyectos revisados. Observaciones que van a otro servicio No se deben dejar reflejadas en el SICA, si en el informe. Se debe llevar un registro aparte, el cual será subido en el procedimiento 3.4.

9 ACTIVIDAD 2 – EJECUCIÓN AUDITORÍA SICATipo de Aclaración o Debilidad encontrada Aclaración 2.7.Aprobación del procedimiento 2.7. La firma de este procedimiento debe ser anterior a la fecha de salida de terreno en el procedimiento 2.8. 2.9 y 3.3. Tiempos de los flujos de revisión El flujo de revisión debe reflejar el flujo en papel del preinforme, minuta, informe final o consolidado, según corresponda, de las distintas instancias. 3.4.Se consignan hechos constatados como líneas de observación Sólo se debe registrar en el procedimiento 3.4. las observaciones. Los hechos se pueden dejar reflejados en el procedimiento 2.6., como resultado que no genera observación. En observaciones que se mantienen y no van a seguimiento, se completa el campo acción. Sólo en las observaciones que se mantienen y que son susceptibles de seguimiento se debe dejar establecida alguna acción correctiva o requerida. Los requerimientos de las acciones derivadas van en el comentario de la acción respectiva. Monto en la observaciónDebe ser el monto observado del resultado de la prueba

10 Aclaraciones Generales sobre papeles de trabajo

11 Definiciones: Papel de trabajo : corresponde a un archivo de elaboración propia de los Equipos de Auditoría, que tiene por objetivo dejar respaldo de los procedimientos aplicados en el transcurso del examen o auditoría y de su respectivo resultado y, a la vez, sustentar las observaciones, conclusiones y recomendaciones consignadas en los Informes respectivos. Para que los papeles de trabajo y la documentación de respaldo cumplan su objetivo, deben aportar la información suficiente para que un tercero - ajeno al Equipo que practicó la fiscalización - revise los archivos y corrobore los resultados obtenidos en la auditoría. Documentación de respaldo o Evidencia: archivos en papel o digital, que no son de elaboración propia, pues son entregados por el servicio auditado o recabados por el Equipo de Auditoría desde otro servicio o de algún medio oficial, con el objetivo de respaldar la información recopilada para el desarrollo de la auditoría.

12 Papeles de trabajo que no se deben adjuntar: 1.- Hojas en blanco, donde solamente en el nombre del archivo indique que no hay observación o la referenciación. 2.- Hojas de trabajo de elaboración propia que no identifique en su contenido, alguna validación efectuada por el Equipo de Auditoría (Ej.: no sirven hojas de trabajo donde se indique el objetivo de la prueba, el procedimiento y el resultado que indique sin observaciones) 3.- Actas o certificaciones del propio fiscalizador que indique la observación o el resultado o bien, la constatación de que no hay observación.

13 Muchas Gracias