GESTIÓN ADMINISTRATIVA Secretariado Ejecutivo Computacional APOYO DE DIAPOSITIVAS AL APUNTE Y CLASES Prof. Juan Alberto Fuentes F.

Organización: Es la fijación del ámbito de acción de los diferentes individuos cuyo trabajo es necesario para realizar y cumplir con los objetivos de la empresa o institución. El desarrollo de un plan de organización debe considerar: Marco general: Manual de la organización: Gráfica de la organización:

Marco general: La entidad tiene que crearse alrededor de funciones y no de individuos Las funciones estrictamente relacionadas deben colocarse bajo un mismo epígrafe No más de 6 personas deben depender directamente de un superior Tener en cuenta la idea de crecimiento o futura expansión

Recursos humanos: Puestos de trabajo. Establecidos los puntos del Marco general, en especial el tema de las funciones, se procede a evaluar y determinar los puestos de trabajo (naturaleza afín, tipo y cantidad de trabajo para cada puesto) Perfil de cada puesto de trabajo (descripción de cargos). Debe contener: Funciones y responsabilidades De quien depende Quienes dependen de él Horarios Remuneración base, incentivos, horas extraordinarias

Evaluación de competencias. A cada postulante a ocupar los puestos de trabajo se les debe evaluar las capacidades, compatibilidades y competencias para realizar las funciones descritas

Manual de la organización: Su objetivo es dar a conocer que debe hacer cada persona dentro de la organización, contiene los detalles y los deberes, las responsabilidades permanentes, las atribuciones y los límites de autoridad

Gráfica de la organización: Cumple el objetivo de reflejar a simple vista: la relación jerárquica que cada unidad tiene en la empresa, la posición en el conjunto, las unidades de línea y las de apoyo o asesoras, etc.

El Organigrama refleja: Niveles de autoridad: Línea de mando o Línea de instrucción que desciende desde un nivel de autoridad alto a uno más bajo Línea de ejecución o de respuesta que asciende desde un nivel subordinado hasta su superior A las Líneas de mando o respuesta se les denomina Líneas de comunicación, ellas deben ser: Conocidas y definidas De un (1) conducto para cada individuo Corta y directa Sin interrupciones mientras esta en funcionamiento Con comunicaciones refrendadas Grados de autoridad: Los diferentes niveles indican diferentes grados de autoridad y de responsabilidad en la empresa: 1er. nivel: Estratégico, determina y controla el cumplimiento de la misión de la empresa (accionistas / Directorio) 2° nivel: Ejecutivo, establece objetivos y planes para áreas, controla y reorienta su ejecución y cumplimiento (gerentes) 3er. nivel: Medio: Aplica planes y proyectos y supervisa la ejecución operativa, orienta y corrige la ejecución 4° nivel: Operativo, realiza acciones conforme instrucciones División del trabajo: Refleja la agrupación de las actividades de la empresa de forma tal que contribuya más efectivamente a la obtención del objetivo general. La asignación de deberes separados es necesaria por: El volumen o cantidad de trabajo Diferencias de capacidad y pericia requeridas Incapacidad de un individuo de atender todas las funciones

Dirección: Es la etapa o fase en que se pone en marcha la Organización, haciendo que cada miembro de ella cumpla funciones a fin de alcanzar los objetivos previstos.

La Dirección debe regirse por los siguientes principios (Fayol, Taylor, Mayo): División del trabajo: Requiere establecer con claridad los marcos de competencias de cada uno para exigir al máximo según su función Autoridad y responsabilidad: conjuga la autoridad delegada al cargo por el estatuto con la autoridad personal (resultado de la inteligencia aplicada, los conocimientos y las cualidades morales) y el liderazgo Disciplina: consiste en obediencia y energía dentro de los límites fijados por el convenio entre empleador y empleado, superior y subordinado Unidad de mando, Unidad de dirección y Centralización, lo que implica que un subordinado recibe instrucciones sobre una operación de un solo superior; un director y un plan para que todas las operaciones tengan el mismo objeto; y desde la dirección se transmiten órdenes que ponen en movimiento las partes de la empresa Subordinación de intereses: los intereses individuales y particulares se subordinan a los objetivos de la empresa Recompensas: retribuido por el trabajo realizado a través de dinero (bonos o incentivos) o reconocimiento social Orden: se debe respetar un lugar para cada uno y cada uno debe estar en su lugar Equidad: debe resolver en forma justa e imparcial cualquier conflicto o inconveniente

Se ejerce mediante estilos de dirección… …donde se conjuga: AUTORIDAD PODER LIDERAZGO

Control: Las actividades de control son aquellas que se realizan para asegurar que el trabajo ejecutado encuadra con lo que fue planeado.

El control debe ser: Adecuado, vale decir que requiere la mínima cantidad de datos (suficiente y necesaria) para informarnos de la situación actual que se esta midiendo. Pertinente, vale decir que se evalue lo que se quiere evaluar con los instrumentos adecuados. Periódico, lo que implica la disponibilidad de datos. Económico, vale decir que los datos se deben obtener al menor costo y con las menores interrupciones a los esfuerzos productivos.

Se deben controlar: Los objetivos en función de los tiempos, de los recursos, de la calidad y de la cantidad de producción de bienes y de servicios Este proceso es por objetivos. Por otra parte se pueden controlar los procesos o líneas de producción continua mediante la intervención y la observación de la producción, esta última forma esta asociada al control de calidad.

Los instrumentos más comunes de control son: Grado de cumplimiento de políticas Grado de cumplimiento de procedimientos Grado de cumplimiento de hechos económicos a través de la comparación de productos con “estándares” o modelos Grado de cumplimiento de presupuestos y de cartas de programación. Todos los instrumentos del proceso administrativo son sujetos de ser controlados, comparando la realidad con lo planeado. Sobre las comparaciones se deben producir las explicaciones y acciones correctivas.

Eficacia: (logro) …”aprobar” Un ejercicio de control y evaluación está dado con el cumplimiento de la eficacia y la eficiencia en el cumplimiento de objetivos de la asignatura Gestión Administrativa Eficacia: (logro) …”aprobar” Eficiencia: (mejor uso de recursos para el logro) Suficiencia: Aprobación con notas Aprobación con examen

… de esta forma llegamos al fin de una de las rutas iniciales para alcanzar la imagen objetivo. Ahora queda preparar la segunda prueba … La próxima sesión tendremos 2 trabajos: La prueba (la haremos cortita) Las instrucciones generales del taller de proyecto del proyecto… Para todo ello les deseo que los resultados esperados sean los mas cercanos a la realidad … ojala la realidad supere las expectativas, es mérito a su desempeño … JAFº