GESTIÓN ADMINISTRATIVA Secretariado Ejecutivo Computacional APOYO DE DIAPOSITIVAS AL APUNTE Y CLASES Prof. Juan Alberto Fuentes F.

Organización: Es la fijación del ámbito de acción de los diferentes individuos cuyo trabajo es necesario para realizar y cumplir con los objetivos de la empresa o institución. El desarrollo de un plan de organización debe considerar:  Marco general:  Manual de la organización:  Gráfica de la organización:

Marco general (políticas o principios recomendados):  La entidad tiene que crearse alrededor de funciones y no de individuos  Las funciones estrictamente relacionadas deben colocarse bajo un mismo epígrafe  No más de 6 personas deben depender directamente de un superior  Tener en cuenta la idea de crecimiento o futura expansión

Recursos humanos:  Puestos de trabajo: establecidas las funciones, se procede a evaluar y determinar los puestos de trabajo: naturaleza afín Tipo de trabajo cantidad de trabajo para cada puesto)  Perfil de cada puesto de trabajo (descripción de cargos) debe contener: Funciones y responsabilidades De quien depende Quienes dependen de él Horarios Remuneración base, incentivos, horas extraordinarias

Evaluación de competencias. A cada postulante a ocupar los puestos de trabajo se les debe evaluar  las capacidades (calificación, estudios)  compatibilidades (salud)  competencias para realizar las funciones descritas (experiencias)

Manual de la organización:  Su objetivo es dar a conocer que debe hacer cada persona dentro de la organización, contiene los detalles y los deberes, las responsabilidades permanentes, las atribuciones y los límites de autoridad

Gráfica de la organización:  Cumple el objetivo de reflejar a simple vista:  la relación jerárquica que cada unidad tiene en la empresa,  la posición en el conjunto,  las unidades de línea y las de apoyo o asesoras, etc.

El Organigrama refleja: Niveles de autoridad:  Línea de mando o Línea de instrucción que desciende desde un nivel de autoridad alto a uno más bajo  Línea de ejecución o de respuesta que asciende desde un nivel subordinado hasta su superior  A las Líneas de mando o respuesta se les denomina Líneas de comunicación, ellas deben ser:  Conocidas y definidas  De un (1) conducto para cada individuo  Corta y directa  Sin interrupciones mientras esta en funcionamiento  Con comunicaciones refrendadas Grados de autoridad:  Los diferentes niveles indican diferentes grados de autoridad y de responsabilidad en la empresa:  1er. nivel: Estratégico, determina y controla el cumplimiento de la misión de la empresa (accionistas / Directorio)  2° nivel: Ejecutivo, establece objetivos y planes para áreas, controla y reorienta su ejecución y cumplimiento (gerentes)  3er. nivel: Medio: Aplica planes y proyectos y supervisa la ejecución operativa, orienta y corrige la ejecución  4° nivel: Operativo, realiza acciones conforme instrucciones División del trabajo:  Refleja la agrupación de las actividades de la empresa de forma tal que contribuya más efectivamente a la obtención del objetivo general.  La asignación de deberes separados es necesaria por:  El volumen o cantidad de trabajo  Diferencias de capacidad y pericia requeridas  Incapacidad de un individuo de atender todas las funciones