Taller de Capacitación a Capacitadores en Comunicación de Riesgo De la Teoría a la Acción Sesión Técnica 5 Taller de Capacitación a Capacitadores en Comunicación de Riesgo La comunicación efectiva durante una crisis es un elemento crucial para la gestión y manejo de la crisis y debe asumir UN ROL CENTRAL desde el inicio. La comunicación efectiva permite establecer o mantener la confianza pública en las habilidades de las autoridades o del equipo de riesgo para lidiar con la emergencia y poder controlarla. La comunicación efectiva apoyará: Prevenir más enfermos, lesionados o muertos. Restaurar o mantener la calma Generar confianza en la respuesta operativa

Objetivo de la sesión Identificar los componentes fundamentales de la Estrategia de Comunicación de Riesgo. Valorar con los participantes la importancia de asegurar que la Estrategia Nacional de Comunicación de Riesgo cuente con un Plan de Crisis que pueda ser activado de inmediato al momento de una situación de emergencia de salud pública. Esta presentación ha sido tomada y adaptada del manual de la OMS sobre Comunicación Efectiva durante emergencias públicas de salud y pretende dar algunas orientaciones y recomendaciones básicas para trabajar con los medios de comunicación y con el público.

La Estrategia de Comunicación de Riesgo Actividades de abogacía, coordinación interna e interinstitucional, determinación de roles y funciones, selección de canales, audiencias y preparación. Capacitación: sesiones para la mejoría del desempeño, desarrollo de habilidades en comunicación de brotes y emergencias de salud pública. Plan de Acción-Las primeras 24-48-72 horas..Cada quien hace lo programado

La Estrategia de Comunicación de Riesgo Organización, coordinación, planificación Capacitación, validación, simulaciones Plan de Acción para Emergencia Qué, porqué, cómo, cuando y con quien Evaluación

Haz esto AHORA antes de un brote! Investigación y evaluación de las capacidades y pasos a seguir: (qué tenemos, qué nos falta?) Revisión de los planes institucionales y nacionales de emergencias de salud pública y el componente de comunicación. Identificar capacidades de comunicación dentro y fuera de la organización. Identificar mecanismos existentes para vigilar comunicación. Revisar resoluciones y leyes Establecer criterios para entrega de información. Integrar comunicación de riesgo a planes nacionales de preparación El primer paso está orientado a una labor de investigación y recopilación de información en torno a las capacidades nacionales y la coordinación de los pasos a seguir para establecer una especie de Hoja de Ruta Nacional. De acuerdo a los niveles de avances ésta puede variar de país a país. Es necesario revisar todos los planes de emergencias de salud pública de la organización y y los roles y responsabilidades para el componente de comunicación. Identificar capacidades existentes de comunicación dentro de la organización y en las organizaciones socias o aliadas, por ejemplo con otros ministerios, ONG’s, agencias de cooperación, asociaciones comunales etc. También identificar formas para hacer vigilancia de la opinión pública y mecanismos para recolectar esa información como monitoreo de medios, redes comunitarias, líneas públicas para reclamos o sugerencias etc. En consulta con las autoridades hay que establecer criterios para entrega de información..hasta done llegará la transparencia.

Formación de un equipo nacional de comunicación de riesgo: Organización, coordinación, planificación Formación de un equipo nacional de comunicación de riesgo: Integrado por diversos sectores del gobierno. Socializar las bases del plan y su aplicación en emergencias de salud pública para hacer propuesta a partir de una base común, discutida y consensuada. Identifica roles y funciones del equipo al momento de una emergencia. Quién hace qué, como y cuando? Esto incluye a los voceros. Se propone la estrategia para llegar a los grupos identificados Se consideran los recursos necesarios y posibles fuentes Se determinan acciones inmediatas de comunicación. Se sugiere que la empresa privada, ONG´s, sociedad civil pueda formar parte ocasionalmente del equipo de comunicación, incluidos en los procesos de capacitación y tomados en cuenta como un canal importante de comunicación con la población.

Quienes pueden integrar el equipo de país?

Identificar públicos metas y determinar el contenido de los mensajes: Organización, coordinación, planificación Identificar públicos metas y determinar el contenido de los mensajes: Cada emergencia puede involucrar a un público diferente. Conozca el nivel de preocupación de su audiencia (percepción del riesgo) Abordar preguntas y preocupaciones Involucrar a un equipo multidisciplinario (técnico, especialista en comunicación, experto en asuntos de políticas, legal o gerencia, un facilitador) Utilizar herramientas (mapa de mensajes) Enfatizar la información sobre acciones que los individuos deben realizar. Estar redactado en lenguaje claro y sencillo Introducir la próxima lámina sobre Mapa de Mensajes que es: Una matriz jerárquica de información organizada. Mensajes priorizados de la organización. Toma en cuenta demandas del público. Ayuda en situaciones de alto nivel de estrés, preocupación (Puerto en medio de la tormenta). Permite desarrollo de mensajes con anterioridad.

Identificar formatos y canales disponibles Organización, coordinación, planificación Identificar formatos y canales disponibles Medios de Comunicación que aseguran doble vía: Comités de asesorías Paneles Talleres Foros de discusión pública Reuniones públicas Salas de chat, páginas web interactivas, blogs Mensajes de textos Consultas directas Para tener éxito en la distribución de nuestro mensajes debemos identificar formatos y canales disponibles para comunicarnos efectivamente con el público y asegurar doble vía en la comunicación.

Identificar formatos y canales disponibles Organización, coordinación, planificación Identificar formatos y canales disponibles Presentaciones en reuniones comunitarias, en actividades regulares de la comunidad Correo directo Exhibiciones CD´s, cassetes Centros de información Mensajes por celular y voice mail Diarios, boletines Medios tradicionales y folklóricos Blogs Alto parlantes Medios para llegar al público Comunicados de prensa Conferencias y conversatorios Entrevistas Programas de llamadas en vivo Entrevistas con calendario fijo (radiales etc.) Web sites Anuncios de información pública E mails Fax Radio de ondas cortas Anuncios de publicidad pagados Flyers, folletos, circulares, hojas de datos

capacitación de voceros: validación, simulaciones capacitación de voceros: Son la cara pública de la situación de emergencia y ayudan a establecer la credibilidad en las autoridades públicas. Entrenado en comunicación. Capaz de ser vocero y apoyar al Ministro/Presidente etc Deben conocer los procedimientos y políticas de la organización. Deben mostrar empatía y caridad Competentes y con experiencia profesional. Honestos, abiertos y comprometidos Entrenados para relacionarse efectivamente con los medios de comunicación y con el público. Preparados con anticipación para responder preguntas obvias. Entrenados en comunicación No-verbal Identificar objetivos, metas y resultados del Plan medibles.

Capacitación del equipo de comunicación de medios validación, simulaciones Capacitación del equipo de comunicación de medios Desarrollo de mensajes efectivos durante emergencias (talking points, mensajes claves, métodos para validar etc.) Errores que se cometen al comunicar y como solucionarlos (sobre asegurar, garantizar, prometer, especulación de escenarios etc.) Métodos y significados de la comunicación efectiva (selección de canales apropiados y alternativos, desarrollo de materiales, abordar apropiadamente la diversidad cultural etc.)

Capacitación al equipo de comunicación de medios (2) validación, simulaciones Capacitación al equipo de comunicación de medios (2) Habilidades verbales y no verbales de comunicación Trabajar con los medios durante emergencias Conducir simulaciones, juego de roles