Departamentalización Estructuras Tipo Enero 2007 Mg CPC Patricio Roberto Harvey Elguera Fuente: Koontz, H., Wehlrich,H., “Administración”, Mc Graw Hill, 1994, pág. 266-289

Departamentalización Permite ampliar las organizaciones hasta un grado indefinido vs. la limitación del tramo de dirección No existe forma perfecta de departamentalización, válida para todas las organizaciones o todas las situaciones El patrón utilizado dependerá de la situación en particular y el estilo de los directivos

Departamentalización por números simples Fue un método importante en la organización de tribus, clanes y ejércitos Está en desuso, pero puede tener ciertas aplicaciones en la Sociedad Moderna Los grupos integrados por personal especializado son más eficientes que los basados simplemente en números Consiste en reunir a las personas que van a desarrollar los mismos deberes y colocarlas bajo la supervisión de un gerente. El hecho esencial no es lo que hacen estas personas, donde trabajan o con qué trabajan; el éxito depende sólo del número de personas que participan en él

Departamentalización por tiempo Una de las formas más antiguas, utilizadas generalmente en los niveles inferiores de la organización, consiste en agrupar las actividades con base en el tiempo El uso de turnos de tareas es común en muchas empresas donde por razones económicas, tecnológicas u otras, el día normal de trabajo no es suficiente

Departamentalización por tiempo Ventajas y desventajas Se pueden prestar servicios más allá del horario cotidiano de trabajo normal de 8 horas Posibilidad de usar procesos ininterrumpidos, que requieren un ciclo continuo El equipo de capital caro se puede utilizar más de 8 horas al día, al utilizar varios turnos de trabajo Desventajas Puede faltar supervisión en el turno de la noche El factor fatiga afecta a las personas al cambiar el turno (día/noche) Problemas de coordinación y comunicación cuando hay varios turnos El pago de tasas de tiempo extra puede aumentar el costo del producto/servicio

Departamentalización por funciones de la empresa El agrupamiento de actividades de acuerdo con las funciones de una empresa abarca todo lo que las empresas hacen normalmente Ya que todas se dedican a la producción de algo útil que desean otros, sus funciones básicas son: compras, producción, ventas, financiamiento Ha sido lógico agrupar estas actividades en departamentos como ingeniería, producción, marketing, aseguramiento y finanzas

Departamentalización Funcional

Departamentalización por funciones Ventajas y desventajas Es el reflejo lógico de las funciones Mantiene el poder y prestigio de las funciones principales Sigue el principio de la especialización ocupacional Simplifica la capacitación Proporciona medios de control estricto en la alta dirección Desventajas Resta importancia a los objetivos globales de la empresa Exagera la especialización y reduce los puntos de vista del personal clave Reduce la coordinación entre las funciones La responsabilidad de las utilidades se encuentra sólo en la alta dirección Adaptación lenta a los cambios del entorno Limita el desarrollo de gerentes generales

Departamentalización Territorial o Geográfica Es bastante común en empresas que operan en áreas geográficas amplias Es especialmente atractiva para grandes empresas cuyas actividades se encuentren física o geográficamente diseminadas Es posible que en una empresa concentrada se establezca una regionalización por áreas para determinada función, asignándoles un gerente al frente. Ej. Tiendas por departamento, existen superintendentes por pisos

Departamentalización territorial o geográfica

Departamentalización Territorial o Geográfica. Ventajas y desventajas Coloca la responsabilidad en un nivel inferior Insiste en los mercados y problemas locales Mejora la coordinación en una región Aprovecha las economías de las operaciones locales Proporciona un campo de capacitación mesurable para los gerentes generales Desventajas Requieren más personas con capacidades de gerente general Tiende a dificultar el mantenimiento de servicios centrales económicos y puede requerir de servicios como personal o compras a nivel regional Aumenta el problema del control de la alta dirección

Departamentalización por clientes o mercados Es común esta forma de agrupamiento de actividades en aquellas empresas que reflejan un interés principal en los clientes o en los mercados donde operan Cada uno de los bienes o servicios que produce por clientes o mercados es gestionado por un jefe de departamento

Departamentalización por clientes

Departamentalización por clientes o mercados. Ventajas y desventajas Estimula la concentración sobre las necesidades del cliente Le da a los clientes la impresión de que tienen un proveedor comprensivo (banquero) Desarrolla destrezas en el área de la clientela Desventajas Es difícil coordinar las operaciones entre demandas opuestas del consumidor Requiere gerentes generales y “staff” expertos en los problemas de los clientes No siempre están definidos con claridad los grupos de clientes

Departamentalización por Proceso o por Equipo En este tipo de departamentalización, se reúne a los empleados y a los materiales con el fin de llevar a cabo una operación en particular. La mayoría de las empresas industriales agrupan las actividades alrededor de un proceso o de un tipo de equipo

Departamentalización por equipos

Departamentalización por equipos o procesos. Ventajas y desventajas Logra ventajas económicas Usa sistemas técnicos especializados Utiliza habilidades especializadas Simplifica la capacitación Desventajas Es difícil la coordinación de los departamentos La responsabilidad por las utilidades está en la alta dirección Es inadecuado para desarrollar gerentes generales

Departamentalización por producto Esta forma de agrupamiento ha cobrado mayor importancia en las grandes empresas con múltiples líneas Permite que la alta dirección delegue una amplia autoridad en un ejecutivo de la división sobre las funciones de producción, ventas, servicios e ingeniería que se relacionan con un producto o línea de producto Las empresas que adoptaban esta forma estaban organizadas funcionalmente, con el crecimiento y la mayor complejidad; el tramo de administración limitaba la capacidad de los gerentes para aumentar el número de administradores subordinados inmediatos

Agrupamiento Organizacional por producto

Departamentalización por producto o línea de producto Ventajas Coloca la atención y el esfuerzo sobre la línea de producto Facilita el uso de capital, instalaciones, habilidades y conocimientos especializados Permite el crecimiento y la diversidad de productos y servicios Mejora la coordinación entre actividades funcionales Coloca la responsabilidad de las utilidades en el nivel de la división Capacitación para gerentes generales Desventajas Requiere más personas con habilidades de gerente general Tiende a dificultar el mantenimiento de servicios centrales económicos Presenta un mayor problema de control para la alta gerencia

Organización Matricial Otro tipo es la organización matricial, de rejilla, dirección por proyecto o producto La esencia de este tipo de organización es la combinación de patrones funcionales y de proyectos o de productos de la departamentalización en la misma estructura organizacional Existen gerentes funcionales a cargo de determinadas funciones y un grupo de gerentes de proyecto que tienen la responsabilidad del producto final Esta clase de organización se encuentra con frecuencia en la construcción, aunque hoy día se ha generalizado su utilización a otros sectores

Organización Matricial

Organización Matricial Ventajas Orientación hacia los resultados finales Se mantiene la identificación profesional Determina con precisión la responsabilidad sobre las utilidades del producto Desventajas Existe conflicto en la autoridad de la organización Existe la posibilidad de falta de unidad de mando Requiere de un administrador eficaz en relaciones humanas

Organización por Proyecto

Organización por Proyectos Ventajas Orientación hacia los resultados finales Se dirime el conflicto en la autoridad de la organización Determina con precisión la responsabilidad sobre las utilidades del producto Desventajas Es bastante costosa No se mantiene la identificación profesional de los especialistas por el tiempo que dura el proyecto Requiere de un Líder