ASPECTOS ADMINISTRATIVOS Y ORGANIZACIÓN

Presentación del tema: "ASPECTOS ADMINISTRATIVOS Y ORGANIZACIÓN"— Transcripción de la presentación:

1 ASPECTOS ADMINISTRATIVOS Y ORGANIZACIÓN

2 Cuando usted llega a una empresa o institución observa todos o alguno de los siguientes fenómenos:
No hay quien lo atienda Hay empleados desocupados y otros muy atareados Nadie sabe darle la información que usted necesita. Las personas o empleados no se encuentran en su lugar La empresa no cumple sus compromisos en el tiempo y con calidad acordados, etc. Usted exclama: «qué desorganización; aquí nadie responde por nada, ni por nadie» ORGANIZACIÓN

3 Es una función y al tiempo un proceso dinámico que reúne, coordina e integra un conjunto de personas en relación con unos recursos, para conseguir el resultado u objetivo fijado en la planeación. Objetivo principal es colocar a las personas adecuadas y competentes en el lugar ideal en el momento preciso. ORGANIZACIÓN

4 La organización como actividad:
La organización es el acto de coordinar, disponer y ordenar los recursos disponibles (humanos, financieros, físicos y otros) y las actividades necesarias, de tal manera, que se logren los fines propuestos. Por ejemplo: La organización de una empresa para que ofrezca productos de valor y sea competitiva en el mercado o la organización de un evento para el lanzamiento de un nuevo producto.

5 Importancia de la organización
Ayuda a todos a comprender la filosofía y objetivos de la empresa. Permite conocer a cada miembro de la empresa sus funciones, responsabilidades, jerarquía y líneas de autoridad. Hace sentirse importante a cada miembro de la empresa, como componente clave de un todo. Permite la racionalización de personas, herramientas, maquinarias, materia prima…. Importancia de la organización

6 Principios de la organización
A. división del trabajo: creación del manual de funciones, análisis de puestos, distribución de tareas. RTA: - mayor productividad y rendimiento de los empleados Mayor eficiencia de la organización Reducción de los costos de producción, (M.O y Materiales directos) Principios de la organización

7 Principios de la organización
B. UNIDAD DE OBJETIVOS Objetivo definido, claro y comprendido por las personas y niveles de la organización C. JERARQUIA divide la organización en escalas o niveles de autoridad . SUPERIORES : Autoridad: subordinados D. AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD E. LA DELEGACIÓN El ejecutivo que se crea indispensable y sea renuente a delegar, trabará la administración y no permitirá el desarrollo de subalternos ni de su empresa. Principios de la organización

8 Tipos de Organizaciones

9 .-Organización Formal e Informal
Organizaciones Según su Formalidad.- Dicho en otras palabras, según tengan o no estructuras y sistemas oficiales y definidos para la toma de decisiones, la comunicación y el control. Estas se dividen en: .-Organización Formal e Informal 1-Organización Formal Es donde se coordina u organiza las acciones, cargos, responsabilidades y jerarquías, con el fin de alcanzar los objetivos propuestos. La organización formal debe ser flexible. Nace de una norma , reglamento o estatuto.

10 Organizaciones Formales: Este tipo de organizaciones se caracteriza por tener estructuras y sistemas oficiales y definidos para la toma de decisiones, la comunicación y el control. El uso de tales mecanismos hace posible definir de manera explícita dónde y cómo se separan personas y actividades y cómo se reúnen de nuevo Este tipo de organizaciones (formales), pueden a su vez, tener uno o más de los siguientes tipos de organización: Organización lineal Organización funcional Organización lineal staff Comités

11 Organizaciones Informales:
Chester Bernard, considera como organización informal cualquier actividad personal conjunta sin un propósito colectivo consciente, aunque contribuya a resultados colectivos. Este tipo de organizaciones consiste en medios no oficiales pero que influyen en la comunicación, la toma de decisiones y el control que son parte de la forma habitual de hacer las cosas en una organización

12 Organizaciones Según Sus Fines
Organizaciones Según Sus Fines.- Es decir, según el principal motivo que tienen para realizar sus actividades. Estas se dividen en: Organizaciones con fines de lucro: Llamadas empresas, tienen como uno de sus principales fines (si no es el único) generar una determinada ganancia o utilidad para su (s) propietario (s) y/o accionistas.

13 Organizaciones sin fines de lucro: Se caracterizan por tener como fin cumplir un determinado rol o función en la sociedad sin pretender una ganancia o utilidad por ello. El ejército, la Iglesia, los servicios públicos, las entidades filantrópicas, las organizaciones no gubernamentales (ONG), etc. [1] son ejemplos de este tipo de organizaciones.

14 Organizaciones Según su Grado de Centralización
Organizaciones Según su Grado de Centralización.- Es decir, según la medida en que la autoridad se delega. Se dividen en: Organizaciones Centralizadas: En una organización centralizada, la autoridad se concentra en la parte superior y es poca la autoridad, en la toma de decisiones, que se delega en los niveles inferiores Están centralizadas muchas dependencias gubernamentales, como los ejércitos, el servicio postal y el misterio de hacienda

15 Organizaciones Descentralizadas: En una organización descentralizada, la autoridad de toma de decisiones se delega en la cadena de mando hasta donde sea posible. La descentralización es característica de organizaciones que funcionan en ambientes complejos e impredecibles . Las empresas que enfrentan competencia intensa suelen descentralizar para mejorar la capacidad de respuesta y creatividad .

16 Organizaciones con fines de lucro, formales y centralizadas: Como las pequeñas empresas, cuyo principal objetivo es lograr un beneficio o utilidad. Para ello, tienen una estructura organizacional formal (aunque sea básica) y la autoridad suele concentrarse en el dueño o propietario (quién tiene la última palabra). Ejemplos:

17 Organizaciones con fines de lucro, formales y descentralizadas:
Por ejemplo, las grandes corporaciones transnacionales que tienen entre sus principales objetivos el lograr un beneficio o utilidad, cuentan con una estructura y sistema organizacional formal y delegan a sus oficinas regionales la capacidad de tomar decisiones para responder oportunamente al mercado o a las condiciones sociopolíticas del país donde se encuentran, sin tener que solicitar autorización para ello

18 Organizaciones con fines de lucro, informales y centralizadas: Como ejemplo, podríamos citar a las microempresas (que suelen tener entre 2 y 10 empleados o familiares que trabajan realizando alguna labor), las cuales, suelen operar en la informalidad al no tener medios oficiales externos (como papeles que dan fé de su existencia ante el estado) e internos (como un organigrama). Sin embargo, tienen el objetivo de generar un beneficio o utilidad y son altamente centralizadas porque la autoridad recae sobre el propietario o jefe de familia

19 Organizaciones sin fines de lucro, formales y centralizadas: El ejército, la policía, los ministerios y otras entidades del Estado, son claros ejemplos de este tipo de organizaciones. Organizaciones sin fines de lucro, formales y descentralizadas: Por ejemplo, las ONG´s internacionales que delegan gran parte de la toma de decisiones a sus oficinas regionales para que puedan responder con prontitud a las necesidades de su sector o campo de acción.

20 Organizaciones sin fines de lucro, informales y centralizadas: Por lo general, son grupos de personas que por lo iniciativa de una persona considerada líder de opinión (a la cual siguen por su carisma y prestigio) se reúnen informalmente para realizar alguna actividad específica, como reunir regalos para obsequiarlos a niños pobres en navidad o reunir fondos para ayudar a una familia en dificultades económicas, etc...

21 Organizaciones sin fines de lucro, informales y descentralizadas: En algunas ocasiones, la idea de un líder de opinión (por ejemplo, de reunir y obsequiar regalos en navidad) se convierte en un modelo a seguir y es "exportado" a otros lugares donde otras personas siguen la idea, pero, tomando sus propias decisiones.

22 EL ORGANIGRAMA Representa una herramienta fundamental en toda empresa y sirve para conocer la estructura general de la organización. Señala la vinculación que existe entre sí de los departamentos a lo largo de las líneas de autoridades principales. Revelan: La división de funciones Los niveles jerárquicos Las líneas de autoridad y responsabilidad Los canales formales de comunicación La naturaleza lineal o staff del departamento Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc. Las relaciones existentes entre los diferentes puestos de la empresa, departamento y sección.

23 TIPOS DE ORGANIGRAMAS Tipo Lineal, donde la autoridad y responsabilidad viajan en forma directa, con poca nivelación entre los elementos integrantes.

24 TIPOS DE ORGANIGRAMAS Tipo lineal-asesor, con la participación de expertos, carentes de autoridad directa sobre las unidades operativas de la organización.

25 TIPOS DE ORGANIGRAMAS Tipo matricial, donde la matriz se compone de las áreas operativas y las que brindan apoyo común en una interrelación lineal-asesor que permite la expansión, contratación y optimización de recursos.

26 3.-División Organizacional: El Departamento.
Un aspecto de la organización es el establecimiento de departamentos. La palabra departamento indica un área, división o sucursal definida de una organización sobre la que un administrador tiene autoridad para el desempeño de actividades específicas. EJ: División de producción, la sucursal de costa oeste, la sección de investigación de mercados, etc. 4.-Niveles Organizacionales y Tramo de Administración Los niveles organizacionales existen porque hay un límite al número de personas que un administrador puede supervisar con eficacia, este límite varía según diversas situaciones. Un tramo amplio de administración se asocia con pocos niveles organizacionales, uno estrecho, con muchos niveles.

27 4.1-Organización con Tramos Estrechos.

28 Ventajas: -Control Estricto -Comunicación rápida entre subordinados y superiores. Desventajas: -Los superiores tienden a intervenir demasiado en el trabajo de los subordinados. -Muchos niveles de administración. -Altos costos debido a numerosos niveles. -Distancia excesiva entre el nivel inferior y el superior.

29 4.2-Organización con Tramos Amplios:

30 Ventajas: -Los superiores están obligados a delegar. -Se deben establecer políticas claras. -Se debe seleccionar con cuidado a los subordinados. Desventajas: -Tendencia a que los superiores con exceso de trabajo de conviertan en “cuellos de botella” para la toma de decisiones. -Peligro de que los superiores pierdan control. -Se requieren administradores de una calidad excepcional.

31 5.-Factores que determinan un tramo eficaz.
Capacitación de los subordinados: Mientras mejor sea la capacitación de los subordinados, menor será el número de contactos superior-subordinado necesarios. Los subordinados bien capacitados no sólo requieren menos tiempo de sus jefes sino también menos contacto con ellos. - Claridad de la delegación de autoridad: Si un administrador delega claramente la autoridad para emprender una tarea bien definida, un subordinado bien capacitado puede hacerla con un mínimo de tiempo y atención por parte del superior. - Claridad de los planes: Si los planes están bien definidos, si son viables, si se ha delegado la autoridad para llevarlos a cabo y si el subordinado comprende lo que se espera de él, el supervisor empleará poco tiempo.

32 Uso de estándares objetivos: Los buenos estándares objetivos, que revelan con facilidad cualquier desviación de los planes, permiten a los administradores evitar muchos contactos que consumen tiempo y dirigir su atención hacia situaciones de excepción en puntos críticos para la ejecución exitosa de los planes. - Rapidez del cambio: La rapidez es un determinante importante del grado hasta el que se pueden formular políticas y mantener la estabilidad de las mismas. - Técnicas de Comunicación: Si cada plan, instrucción, orden o directriz se tiene que comunicar personalmente y cada cambio en la organización o problema se tiene que manejar en forma verbal, obviamente el tiempo del administrador estará muy ocupado. La habilidad para comunicar planes e instrucciones en forma clara y concisa también a aumentar la amplitud del tramo del administrador. -

33 - Contacto personal necesario: En muchos casos se necesitan reuniones personales. Muchas situaciones no se pueden manejar por completo con informe por escrito. Sin embargo, cabe preguntarse si gran parte del tiempo que se dedica al contacto personal no se utilizara mucho mejor dedicándolo a la reflexión y el estudio. - Variación de acuerdo con el nivel organizacional: Varios proyectos de investigación han encontrado que el tamaño del área de mando más efectivo, difiere por nivel organizacional. Se encontró que mientras más grande era el número de especialidades supervisadas, las áreas efectivas eran más pequeñas en los niveles superiores, debido a que los altos ejecutivos se preocupan más por las relaciones de la empresa con su ambiente externo. La planeación estratégica y cuestiones de políticas.

34 El carácter rutinario de las operaciones tuvo poco efecto en cualquier nivel.
El tamaño (en términos de personal) influyó poco en los niveles inferiores pero tuvo un efecto positivo en los niveles medios. -Otros factores: -Competencia del administrador. -Sencillez de las tareas. -Actitudes positivas de los subordinados hacia la aceptación de responsabilidades, etc.

35 6.-Posición de la Administración operacional: Un enfoque situacional.
El principio del tramo de administración establece que existe un límite para el número de subordinados que un gerente puede supervisar con eficacia, pero el número exacto dependerá de la repercusión de ciertos factores subyacentes. No cabe duda que los costos de los niveles de supervisión hacen en extremo deseable que cada administrador tenga tantos subordinados como pueda supervisar eficazmente.

36 PROCESO DE LA ORGANIZACION
Estudios de viabilidad y retroalimentación 1.-Objetivos de la Empresa 2.-Objetivos, políticas y planes de apoyo 3.-Identificación y clasificación de las actividades requeridas 4.-Agrupación de actividades a la luz de los recursos y las situaciones 5.-Delegación de Autoridad 6.-Coord. Horizontal y vertical de relaciones de autoridad 7.-Integración de personal 8.-Dirección 9.-Control (Planeación) (Organización) (Organización) PROCESO DE LA ORGANIZACION

37 7.-La estructura y el Proceso organizacional
Existe una lógica fundamental en la organización y el proceso de organización consiste en : 1.-Establecer los objetivos de la empresa. 2.-Formular objetivos, políticas y planes de apoyo. 3.-Identificar y clarificar las actividades necesarias para lograrlos. 4.-Agrupar estas actividades de acuerdo con los recursos humanos y materiales disponibles, y la mejor forma de usarlos, según las circunstancias. 5.-Delegar en el jefe de cada grupo la autoridad necesaria para desempeñar las actividades. 6.-Vincular los Grupos en forma horizontal y vertical, mediante relaciones de autoridad y flujos de información.

38 LA DEPARTAMENTALIZACIÓN
Integra áreas, divisiones y unidades de empresas o proyectos con sus actividades relacionadas, de las cuales se responsabilizan determinados funcionarios. Puede ser: Funcional: cada área corresponde unas funciones. Por productos: cada unidad tiene un producto bajo su responsabilidad. Por clientes: obedece a sus mercados objetivos Territorial: la acción se desarrolla en distintos lugares Por procesos: de acuerdo a procesos industriales Por canales: de acuerdo a canales de distribución Matricial: combinando la departa mentalización funcional con las demás formas de división del trabajo.

39 Departamentalización:
-Las Limitaciones del número de subordinados que se pueden manejar directamente restringiría el tamaño de las empresas si no fuera por la departamentalización. -El agrupamiento de actividades y personas en departamentos permite ampliar las organizaciones(al menos en teoría) hasta un grado indefinido. 1.-Departamentalización por Funciones: Corresponde al agrupamiento de actividades de acuerdo con las funciones de una empresa abarca todo lo que las empresas hacen normalmente.

40 Ventajas: -Es el reflejo lógico de las funciones. -Mantiene el poder y prestigio de las funciones principales. -Sigue el principio de la especialización ocupacional. -Simplifica la capacitación. -Proporciona los medios de control estricto en la alta dirección. Desventas: -Resta importancia a los objetivos globales de la compañía. -Exagera la especialización y reduce los puntos de vista del personal clave. -Reduce la coordinación entre las funciones. -La responsabilidad de las utilidades se encuentra sólo la alta dirección.

41 -Adaptación lenta a los cambios del ambiente.
-Limita el desarrollo de gerentes generales.

42 2.-Departamentalización territorial o geográfica:
Es bastante común en las empresas que operan en áreas geográficas amplias. Ventajas: -Coloca la responsabilidad en un nivel inferior. -Insiste en los mercados y problemas locales. -Mejora la coordinación en una región. -Aprovecha las economías de las operaciones locales. -Mejor comunicación personal con los intereses locales. -Proporciona un campo de capacitación mensurable para los gerentes generales.

43 Desventajas: -Requiere más personas con capacidades de gerente general. -Tiende a dificultar el mantenimiento de servicios centrales económicos y puede requerir de servicios como personal o compras a nivel regional. -Aumenta el problema del control de la alta dirección.

44 3.-Departamentalización por Clientes:
Refleja un interés principal por los clientes. Ventajas: -Estimula la Concentración sobre las necesidades del cliente. -Le da a los clientes la impresión de que tienen proveedor comprensivo. Desventajas: -Quizá sea difícil coordinar las operaciones entre demandas opuestas del consumidor. -Requiere de gerentes y “Staff” expertos en los problemas de los clientes.

45 -Quizá no siempre estén definidos con claridad los grupos de clientes (Ej.: grandes empresas corporativas en contraste con otros negocios corporativos)

46 4.-Departamentalización por Proceso o por Equipo:
Frecuente en empresas Industriales, aquí se reúne a los empleados y a los materiales con el fin de llevar a cabo una operación en particular. Ventajas: -Logra ventajas económicas. -Usa tecnología especializada. -Simplifica la capacitación. Desventajas: -Difícil coordinación de los departamentos. -La responsabilidad por las utilidades está en la alta dirección. -Es inadecuado para desarrollar gerentes generales.

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48 5.-Departamentalización por productos:
Importante en las grandes empresas con múltiples líneas. Ventajas: -Coloca la atención y el esfuerzo sobre la línea de productos. -Facilita el uso de capital, instalaciones, habilidades y conocimientos especializados. -Permite el crecimiento y la diversidad de productos y servicios. -Mejora la coordinación de las actividades funcionales. -Coloca la responsabilidad de las utilidades en el nivel de la división. -Proporciona un campo de capacitación mensurable para los gerentes generales.

49 Desventajas: -Requiere más personas con habilidades de gerente general. -Tiende a dificultar el mantenimiento de servicios centrales económicos. -Presenta un mayor problema de control para la alta gerencia.