Plan de Comunicaciones Abril de 2007

Plan de Comunicaciones OBJETIVO: Desarrollar un taller de construcción de las acciones que conformarán el Proyecto denominado Plan de Comunicaciones y de medios, orientado a la correcta difusión del Plan Estratégico de la SNR

Plan de Comunicaciones ¿ Qué es un Plan de Comunicaciones ? Es un instrumento de gestión estratégica, que mediante medios de comunicación busca socializar y comprometer al talento humano de la empresa para conseguir el desarrollo y cumplimiento de los objetivos organizacionales, establecidos en el Plan Estratégico Institucional Es una herramienta de gestión que genera cohesión, motiva,, socializa y compromete al talento humano con la estrategia, con los procesos y con los clientes. Se formula para resaltar y reforzar la posición estratégica sostenible de la empresa. La comunicación genera imagen y confianza. La imagen es el reflejo de percepción que el ciudadano tiene del servicio y su experiencia de recibirlo y disfrutarlo para su deleite. Si no se deleita no hay satisfacción, luego, no hay imagen.

¿Para qué sirve ? Plan de Comunicaciones Para desarrollar, reflejar, controlar, cambiar acciones derivadas de las decisiones tomadas por la dirección. Contribuye a lograr que las cosas ocurran conforme lo planeado, de manera sincronizada, coherente y clara. Reduce los niveles de incertidumbre y da seguridad al personal para alcanzar los objetivos y metas propuestas por la dirección en el plan estratégico. Transmite a los diferentes públicos de la organización los mensajes orientados a mostrar hacia donde se dirige, generando confianza para acompañarla en sus emprendimientos. Contribuye a sensibilizar al personal hacia el cambio reduciendo los niveles de reacción negativa, pues cumple también la labor de hacer partícipes a los empleados de las decisiones, metas, retos e información relevante para el desarrollo de la organización

Plan de Comunicaciones ¿ Con quiénes nos comunicamos ? La SNR necesita comunicarse con: Clientes. Usuarios de los servicios. Empleados. Consejo directivo y con la comunidad Proveedores. Entes reguladores (Nivel nacional) Grupos de interés especial (la comunidad) De lo anterior se puede concluir que existen dos tipos de públicos con los cuales debemos comunicarnos: Público Externo Público Interno

Plan de Comunicaciones Herramientas de Comunicación Interna Boletines. Periódico institucional. Buzón de comunicación. Intranet. Internet Carteleras. Circulares y hojas informativas. Código de ética y comportamiento. Comidas de trabajo. Correo electrónico – email - Evaluaciones de desempeño, estudios de clima laboral Eventos internos. Equipos de trabajo. Programas capacitación. Programas de sugerencias. Publicaciones Segmentadas. Reportes técnicos. Radio de circuito cerrado. Recorridos por las instalaciones. Reuniones. Rumores. Videoconferencias. Video Institucionales.

Plan de Comunicaciones Herramientas de Comunicación Externa Publicidad: Prensa, Revistas, Televisión, Radio, Vía Pública, Internet, entre otros. Promoción. Marketing Directo. Publicidad directa (catálogos). Marketing electrónico. Propaganda. Eventos y acciones para el bien de la comunidad ( encuestas, actividades de defensa del medio ambiente, campañas educativas y culturales, donaciones,) Relaciones con el gobierno. Lobby

Plan de Comunicaciones El Plan de Comunicaciones se constituye en un PROYECTO anual que debe ser actualizado y enriquecido con base en el análisis de los siguientes aspectos: La imagen que está proyectando la Empresa vs. La imagen que desea proyectar. Cambios de imagen para modernizar la organización y generar impacto en la mente del cliente. Los efectos que están generando internamente los proyectos implantados. Las respuestas de la comunicad hacia las acciones emprendidas. Cambios relevantes que deban ser asimilados y apoyados por los diferentes públicos de la empresa. La evaluación permanente de aspectos como: presencia institucional, la pertinencia de las herramientas de comunicación que están siendo utilizadas, la retroalimentación recibida del personal, el clima interno de trabajo, sugerencias, nuevas regulaciones , entre otras.

Plan de Comunicaciones Importancia de comunicar adecuadamente los Cambios Evita la propagación de rumores en los que se distorsionan los mensajes. Convierte lo desconocido en conocido y genera confianza hacia la dirección. Hace que la dirección tenga siempre el control de la situación. Reduce niveles de resistencia e incertidumbre. Convierte detractores en aliados. Preguntas que surgirán en este proceso ¿ Qué pasa? ¿ Hacia dónde va la Institución ? ¿ En qué va a cambiar mi trabajo? ¿ Cómo me va a afectar? ¿ Qué debo hacer al respecto?

Plan de Comunicaciones Actitudes que exhibe la gente ante el Cambio Innovadora: Personas que colaboran en la implantación de cambios que consideran una mejora. Receptiva: Gente que se acoge bien a los cambios cuando los conoce y acepta los beneficios que pueden reportar. Resignada: Gente que se adapta gradualmente al cambio porque no cree que le quede otra opción. Resistente: Gente que lucha contra el cambio sin saber lo que le espera y teme siempre lo peor. La resistencia es una manifestación de “miedo a lo desconocido”

Plan de Comunicaciones El Modelo P.E.E.A (P.H.V.A.) Actuar Adopte los cambios planteados, actuando con base en los ajustes. Si los resultados no son los esperados, abandone los ajustes o haga otras revisiones. Repita el ciclo. Planear Elaborar un plan para llevar a cabo el proyecto. Defina la meta a alcanzar y establezca las acciones a seguir. 1. Planear 2. Ejecutar 3. Estudiar 4. Actuar Estudiar Estudie los resultados de las primeras acciones, examine la efectividad de los mensajes. Analice las causas de esos resultados. Realice los ajustes necesarios. Ejecutar Capacite al equipo responsable. Ejecute las acciones planeadas.

Plan de Comunicaciones PLANEAR: Identificar Acciones de Comunicación que deben emprenderse Identificar Públicos Identificar para cada público objetivo: canales, materiales, responsables y plazos de ejecución (cronograma) Asignar recursos necesarios para ejecutar el plan (costos) Diseñar los mensajes teniendo en cuenta la sensibilidad e intereses de los beneficiarios EJECUTAR Producir materiales con base en el plan Iniciar contactos de acuerdo con los propósitos establecidos Preparar a los responsables, coordinar el equipo en torno a los objetivos Ejecutar campañas de acuerdo con el plan definido ESTUDIAR Continuo control y evaluación para analizar efectos y corregir las desviaciones a tiempo. ACTUAR Realizar los ajustes requeridos con base en la información de la verificación y volver a iniciar el ciclo para asegurarse de que los mensajes han sido comprendidos.

Plan de Comunicaciones APLICACIÓN PRÁCTICA ETAPA 10

Plan de Comunicaciones Formato 1 PLAN DE COMUNICACIONES OBJETIVO: Definir actividades y herramientas de comunicación que permitan dar a conocer, socializar, compartir y comprometer a los servidores públicos con la ejecución y medición del Plan Estratégico institucional. Además, compartirlo y darlo a conocer a otras instituciones del Estado. ACTIVIDAD FECHA INICIO FINALIZACION RESPONSABLE INDICADOR FECHAS CONTROL COSTOS Aprobación comité directivo. 11 Mayo 30 de Mayo Jefe oficia de planeación Realización del comité Mayo 20 $0 Presentación y aprobación del Consejo directivo Junio 04 Agosto 09 Superintendente y jefe oficina Asesora de Planeación Fecha por definir Julio 30 Divulgación interna Agosto Agosto 30 Oficina de comunicaciones. Publicaciones Número de medios de comunicación Publicación y presentación institucional. Oficina de comunicaciones. Publicaciones. Superintendente y Oficina de planeación. # de ejemplares Cotización Video institucional Video Encuentro regionales Agosto- Dic. Diciembre 20 Jefe oficia de planeación y secretaria general y dirección financiera. # de encuentros Agosto 31 Gastos viaje Periódico virtual # de periódicos mes

Plan de Comunicaciones Formato 1 PLAN DE COMUNICACIONES OBJETIVO: Definir actividades y herramientas de comunicación que permitan dar a conocer, socializar, compartir y comprometer a los servidores públicos con la ejecución y medición del Plan Estratégico institucional. Además, compartirlo y darlo a conocer a otras instituciones del Estado. ACTIVIDAD FECHA INICIO FINALIZACION RESPONSABLE INDICADOR FECHAS CONTROL COSTOS Chat Septiembre Septiembre 30 Jefe oficina de planeación y comunicaciones # de Chat Julio 30 $0 Video conferencia Agosto- SENA Agosto # video conferencia Agosto 31 Cotización Canal institucional Pendiente gestión Boletín del consumidor Gestión. Reunión con los sindicatos Agosto 30 Jefe oficina de planeación # de reuniones Julio 26 Reunión con los registradores Diciembre Socialización con los notarios