“Día de la Calidad IIE” Auditorías de Calidad con base en la Norma ISO 19011:2002 – Directrices para auditar sistemas de gestión de la calidad / sistemas de gestión ambiental En México a partir del 17 de Febrero de 2003: NMX-CC-SAA-19011-IMNC-2002 Cuernavaca, Mor. 13 de Marzo de 2003

Objetivo de la presentación Proporcionar las bases para el uso de la norma ISO 19011 al auditar sistemas de gestión de calidad ISO 9001:2000

El sistema de gestión ISO 9001:2000 Dos preguntas antes de iniciar…. ¿Ustedes son auditores ó auditados? ¿Cuál es el principal problema que han detectado al hacer auditorías?

El sistema de gestión ISO 9001:2000 Lo que debemos tener presente cuando auditamos el sistema de gestión de calidad ISO 9001:2000

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD El modelo de proceso de gestión de la calidad ISO 9001:2000 C L I E N T R EQUISITO SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD MEJORA CONTINUA Entrada Salida Responsabilidad de la Dirección Gestión de Recursos Medición, Análisis, Mejora Producto/ Servicio Sistema de gestión de calidad Producto y/o Servicio Realización del S A F O

No más los 20 puntos…. Se ha cambiado la estructura de la norma para que las organizaciones eviten sólo ver las “20 secciones de la norma ISO 9001:1994”

Recordemos la base del sistema: los 8 principios de gestión de la calidad 1 Enfoque al cliente 2 Liderazgo 3 Participación del personal (sinergia) 4 Enfoque basado en procesos 5 Enfoque de sistema para la Gestión (red de procesos) 6 Mejora continua 7 Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones 8 Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor

El enfoque es diferente ISO 9001:1994 Cumplir requisitos “20 puntos de la norma” Documentar procedimientos Capacitar al personal Calificar al personal Hacer auditorías Usar técnicas estadísticas ISO 9001:2000 Satisfacer al cliente Un modelo de Gestión Definir procesos Concientizar al personal Demostrar competencia Gestionar programas de Auditoría Analizar datos y medir desempeño “eficacia”

Necesitamos auditar por procesos El auditor debe comprender los procesos de la organización y sus interrelaciones para planificar la auditoría Subprocesos, o procesos de apoyo Proceso principal

¿Qué tanto cambiaron? La norma ISO 9001:2000 sufrió cambios significativos “Aparentemente no cambia mucho” “ Existen cambios de fondo en el enfoque”

¿Cómo auditar ISO 9001:2000?

Con el apoyo de ISO 19011:2002 NMX-CC-SAA-19011-IMNC-2002 Una guía para realizar las auditorías de sistemas de gestión de calidad y/o medio ambiente

Integración de las normas de auditorias ISO 19011 reúne en una norma la información para orientar las auditorías de sistemas de gestión de calidad y de medio ambiente ISO 14010 ISO 14011 ISO 14012 ISO 10011 partes 1,2 y 3 ISO 19011

El trabajo para elaborar la norma ISO 19011:2001 Nov. 1998 1º meeting La Haya NWI Mar. 1999 2º meeting Buenos Aires WD1 Jun. 1999 3º meeting Seúl WD2 Sep. 1999 4º meeting San Francisco CD1 Mar. 2000 5º meeting Berlín CD2 Sep. 2000 6º meeting Cancún CD3 Mar. 2001 7º meeting Sydney DIS Ene. 2002 8º meeting Vancouver FDIS Oct 2002 ISO 19011:2002 ISO

¿Qué es lo se que busca con el uso de la ISO 19011? UNA MEJOR MANERA DE VER LAS AUDITORÍAS 2002 Las auditorías son una herramienta que utiliza la Dirección Las auditorías no son un simple requisito que debemos cumplir

¿Quiénes somos los usuarios de esta norma de auditorías? Organismos de acreditación Organismos de certificación ó “registro” Organizaciones de todo tipo Auditores Administradores de programas de auditorías Organizaciones que proporcionan entrenamiento y capacitación de auditores Consultores Entidades Gubernamentales Laboratorios

Auditorías internas y externas Acreditadores Certificadores Organizaciones Usuarias Auditorías internas Auditoría Externa para el certificador Auditorías externas IAF Auditoría Externa para el Acreditador Auditoría Externa para la organización a sus proveedores proveedores

ISO 19011 es una norma integral Sus secciones están muy relacionadas Gestión de Programa de Audtorías Sección 5 Principios de auditoría Sección 4 Realización de auditorías Sección 6 Términos y definiciones Sección 3 Calificación de Auditores Sección 7

Términos y definiciones Gestión de Programa de Audtorías Sección 5 Principios de auditoría Sección 4 Realización de auditorías Sección 6 Términos y definiciones Sección 3 Calificación de Auditores Sección 7

Conceptos y terminología “Los auditores de sistemas de gestión de calidad y medio ambiente necesitamos entender y utilizar el lenguaje común de las auditorías”

¿Es común el uso de estos conceptos? Auditoría Criterios de auditoría Programa de auditoría Plan de auditoría Hallazgo Conclusiones de auditoría No conformidad es: “ el incumplimiento de un requisito”

Los términos ISO 19011:2002 Criterios de la Auditoría (ISO 9001:2000) Conjunto de políticas, procedimientos ó requisitos NOTA: Los criterios de auditoría se utilizan como una referencia frente a la cuál se compara la evidencia de la auditoría.

Los términos ISO 19011:2002 Hallazgos de la Auditoría (ISO 19011:2002) Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoría Nota: Los criterios de auditoría pueden indicar tanto conformidad o no conformidad con los criterios de auditoría, como oportunidades de mejora

Principios de auditoría Realización de auditorías Sección 6 Principios de auditoría Sección 4 Gestión de Programa de Audtorías Sección 5 Términos y definiciones Sección 3 Calificación de Auditores Sección 7

Principios fundamentales de auditoría “La metodología para llevar a cabo una auditoría se basa en principios comunes que son universalmente reconocidos” ¿Trabajamos bajo en las auditorías de acuerdo con estos principios?

Principios de auditoría ISO 19011:2002 Relacionados con los auditores Conducta ética. Presentación ecuánime “Debido cuidado profesional” Relacionados con la auditoría Independencia Enfoque basado en la evidencia

Gestión de programa de auditorías Audtorías Sección 5 Principios de auditoría Sección 4 Realización de auditorías Sección 6 Términos y definiciones Sección 3 Calificación de Auditores Sección 7

Gestión de programas de auditoría “Se pretende que al “gestionar programas de auditoría”, se mejore la calidad de las auditorías y se seleccione mejor a los auditores”

¿No es lo mismo “programa de auditoría” y “plan de auditoría” (ISO19011:2002) Conjunto de una ó más auditorías planificadas para un período determinado y dirigidas hacia un propósito específico Plan de auditoría (ISO 19011:2002) Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría

La Gestión de programas de auditorías Evita que las auditorías que sean eventos “aislados” Considera aspectos importantes que afectan a la calidad de las auditorías Busca que las auditorías agreguen valor a la organización En resumen: Planear, hacer, medir y mejorar las auditorías y sus resultados

Un programa con 4 auditorías ISO 9001:2000 100% 0% Orientación Funcional Intermedia Funcional/Procesos Orientación por Procesos Auditoría de certificación NOTA: Un programa de auditoría incluye todas las actividades necesarias para planificar, organizar y llevar a cabo las auditorías 3a auditoria 2a auditoria 1a auditoria

Gestionar un programa de auditorías (Planear, hacer, medir y mejorar) Responsabilidades, objetivo y extensión del programa. Recursos para el programa Procedimientos (asociados a las auditorías como por ejemplo para auditar, asegurar la competencia de auditores y seleccionar equipos de auditoría) Actividades para la Implantación del programa de auditorías Registros para evidenciar la gestión del programa Seguimiento, revisión y mejora del programa

Realización de auditorías Gestión de Programa de Audtorías Sección 5 Principios de auditoría Sección 4 Realización de auditorías Sección 6 Términos y definiciones Sección 3 Calificación de Auditores Sección 7

Ejecución de la auditoría “in situ” La definición del objetivo, el alcance, y la selección del equipo de auditores es fundamental para asegurar la calidad de una auditoría

Actividades de la auditoría 1 Inicio de auditoría: (objetivo, factibilidad, equipo, 1er contacto) Revisión de documentación (antes de hacer el plan) Preparación de actividades “in situ” (documentos de trabajo) Actividades “in situ” Reunión de apertura y definición de roles de guías Recopilación y verificación de información Determinación de Hallazgos Comunicación con el cliente y auditado Preparación para la reunión de cierre del equipo Reunión de cierre Preparación y entrega del Informe a los auditados 4 2 3 5

”Análisis de la información “In situ” Recopilación de información Verificación de información por parte de los auditores evidencias objetivas Evaluación de las evidencias con respecto al criterio de auditoría hallazgos (+) Conformidad (-) no conformidad grado No conformidades mayores o menores Conclusiones e Informe de auditoría datos aislados

No se trata de buscar no conformidades

Calificación de auditores Gestión de Programa de Audtorías Sección 5 Principios de auditoría Sección 4 Realización de auditorías Sección 6 Términos y definiciones Sección 3 Calificación de Auditores Sección 7

Competencia de los auditores en revisión ISO 19011:2002 Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades

Bloques base de la competencia de los auditores

Una guía base para calificar a los auditores Recordemos que ISO 19011 es una guía y éstos no deben considerarse como requisitos Cada organización tiene la facultad de establecer sus propios requisitos de acuerdo con las necesidades de su programa de auditorías

La evaluación de la competencia de los auditores considera: Una evaluación inicial básica para los aspirantes a ser auditores Una evaluación continua para mantener y mejorar su competencia de los auditores activos

Para mantener nuestra calificación como auditor vamos a necesitar Un desarrollo profesional continuo Mantener la habilidad para auditar Un proceso para la evaluación del desempeño de los auditores

Conclusiones La norma ISO19011:2002 ya está vigente como norma mexicana NMX-CC-SAA-19011-IMNC-2002 ISO 19011 es una guía y no un conjunto de requisitos Las organizaciones que hacemos auditorías organismos de acreditación y certificación, auditores, auditados, consultores y empresas de capacitación debemos aprovechar esta guía

¿Qué tenemos que hacer? Tomar como base los principios para auditar “Hablar el mismo idioma”, utilizando los mismos conceptos y la misma terminología Entender y utilizar el concepto de “gestión de programa de auditorías” de acuerdo a las necesidades de cada organización “Calificarnos como auditores demostrando nuestra competencia”, es decir: educación, + experiencia profesional,+ preparación como auditores, + y nuestra experiencia en auditorías 5 Auditar tomando en cuenta todo lo anterior

Muchas gracias por su atención