DELEGACIÓN Y GESTIÓN DEL TIEMPO 26 de marzo de 2008

DELEGAR “Autorizar una persona a otra para que obre en representación suya en algún asunto” (V.:Apoderar, “dar atribuciones”, Autorizar, Comisionar, Encargar, “echar sobre las espaldas”...) DELEGACIÓN 1.Acción de delegar. 2. Comisión.Conjunto de personas en quien Delegan otras para cierta cosa. 3.Oficina o despacho de un delegado. (María Moliner. Diccionario de uso del español) 2

DESEMPEÑO EN EL TRABAJO COMPETENCIAS X MOTIVACIÓN X OPORTUNIDAD ¿POR QUÉ DELEGAR? Enfoque humano Enfoque organizativo GESTIÓN DE TAREAS + GESTIÓN DEL TIEMPO 3

DEFINIR RESPONSABILIDADES (identificar personas,señalar objetivos, asignar tareas…) CONFERIR AUTONOMIA (poder, recursos, información…) EVALUAR ACTUACIONES (feedback continuado, evaluación….) DELEGACIÓN 4

LOS INTERROGANTES DE LA DELEGACIÓN Quién delega. Qué se delega. Cómo se delega. Cuándo se delega. Por qué se delega. 5

LA DELEGACIÓN COMO PROCESO Necesidad Elección Exposición Apoyo Seguimiento Evaluación Formación Motivación Recursos Capacidad Oportunidad Autonomía Confianza 6

A. DE LA PERSONA A QUIEN SE DELEGA 1- Falta de experiencia 2- Incompetencia 3- No asumir responsabilidades 4- Desorganización 5- Sobredependencia del jefe 6- Sobrecarga de trabajo BARRERAS A LA DELEGACIÓN 7

B. DEL DELEGADOR (1) 1 - Preferencia por actuar más que por dirigir. 2- La falacia de que “puedo hacerlo mejor yo mismo”. 3- Falta de experiencia en delegar. 4- Inseguridad. 5- Temor a no ser aceptado. 6- No aceptar los errores. 7- Falta de confianza en los colaboradores. BARRERAS A LA DELEGACIÓN 8

EL DELEGADOR (2) 8- Perfeccionismo. 9- Falta de dotes de organización. 10- No delegar la autoridad. 11- Vaguedad de los objetivos de la delegación. 12- Falta de inclinación para desarrollar a los colaboradores. 13- Incapacidad para establecer un buen sistema de seguimiento. BARRERAS A LA DELEGACIÓN 9

LAS CUATRO “Ces” DE LA DELEGACIÓN C onocer C omunicar C onfiar C omprobar 10

1- ¿Lleva trabajo a casa con regularidad? 2- ¿Trabaja más horas que sus colaboradores? 3- ¿Dedica parte del tiempo a hacer para los demás los que podrían hacer ellos mismos? 4- Cuando vuelve a la oficina tras una ausencia, ¿se encuentra la bandeja de entrada demasiado llena? 5- ¿Sigue realizando actividades y resolviendo problemas que tenía antes de su última promoción? VALÓRESE COMO DELEGADOR (1) 11

6- ¿Le interrumpen a menudo con consultas y encargos sobre proyectos en marcha y trabajo ya asignados? 7- ¿Gasta su tiempo en detalles rutinarios que otros podrían resolver? 8- ¿Le gusta mantener un dedo en todos los pasteles? 9- ¿Anda siempre con prisas para poder cumplir la fecha tope? 10- ¿Es incapaz de atenerse a las prioridades? VALÓRESE COMO DELEGADOR (2) 12

LO QUE NO SE DEBE HACER AL DELEGAR……. Tener prisa Dar explicaciones incompletas Ignorar las preocupaciones de los empleados Dar una imagen falsa de uno mismo Actuar de forma arbitraria Creer que nuestras formas de hacer son las mejores Seleccionar siempre la misma persona para cualquier tipo de tarea Ser inflexible en los errores 13

GESTIÓN DEL TIEMPO (GdT) La GdT es un proceso mediante el cual se consigue su uso eficiente. La GdT es también el resultado de aplicar a las tareas del trabajo criterios de organización y planificación para conseguir el mejor aprovechamiento del tiempo, con el objetivo de alcanzar en cada circunstancia el logro de los objetivos laborales previstos. 14

LA GdT COMO CONFLICTO YO LOS OTROS YO LOS OTROS (Locus de control externo) (Locus de control interno) 15

LA GdT COMO CAMBIO Conductas personalesOrganización del trabajo Realización de las tareasAnálisis de las situaciones 16

PERSONA TRABAJO EQUIPO EMPRESA LAS POSIBILIDADES DEL CAMBIO 17

ME PREGUNTO….. 1. ¿He tenido la oportunidad de reflexionar sobre los criterios que aplico para distribuir mis tiempos de trabajo? 2. ¿Realizo cosas que otros podrían hacer? 3. ¿Hay partes de mi trabajo a las que dedico un tiempo excesivo? 4. ¿Dedico tiempo suficiente a planificar las tareas propias? 5. ¿Y para las tareas de los demás? 18

ME PREGUNTO….. 6. ¿Me resulta muy difícil realizar las tareas diarias de acuerdo con la planificación? 7. ¿Me siente interumpido constantemente? 8. ¿Suelo asumir responsabilidades de otros? 9. ¿Tengo una sensación frecuente de ineficiencia? 10. ¿He intentado alguna vez mejorar la gestión del tiempo? ¿ ? 19

12 IDEAS PARA LA GdT 1.Primero, lo que es primero. 2.Resolver con diligencia. No acumular temas pendientes. 3.Actuar con criterio de cooperación pero no aceptar siempre el papel de “bombero”. 4.Los trabajos de los demás no son más importantes que los propios. 5.Revisar con regularidad la distribución de las tareas. 6.Darte tiempo para organizarte y reflexionar. 20

7.No dar más importancia a las interrupciones que a las propias tareas. 8.Aprender a decir no de forma asertiva. 9.Ser sincero con los que nos hacen perder el tiempo. 10.Incorporar los imprevistos a la organización diaria. 11.Delegar, y no aceptar más de lo que la responsabilidad exige. 12.Valorar con equidad la propia responsabilidad y la de los otros. 12 IDEAS PARA LA GdT 21

RECURSOS HUMANOS Avda. de Salamanca, 12, 2º, Alicante ;