Hora de la calidadTibaitatá 26 agosto 2008

PROGRAMA DE AUDITORIA TIBAITATA =JDnMt8K11GU

Avance en procesos

Jorge Rodríguez Abel GuzmánJairo Ortiz Oscar Negrete Paula BulaVilma RubioLorenzo Peláez Jorge CadenaCarlos Herrera Jairo Osorio José Dilmer Moreno Alba Marina Cotes Marcela Álvarez Jairo Osorio Alberto Molinares Benjamin Alzate Arturo Vega Myriam Astrid MontoyaCarlos Fernando Ortiz Margarita Ramirez GPaula Bula Abel Guzmán NACIONALNACIONALNACIONALNACIONAL

Sandra Beltrán Patricia Díaz Esperanza Niño Adriana Molina Jorge Castillo Jairo Insuasty Carlos Sandoval Jorge Castillo Rafael Solano Milton Forero Planeacion Gustavo Garcia Gloria P. Barrera Carlos Herrera Gustavo García Laura villamizar Planeacion Martha Gómez Claudia Villota Edinson Bohórquez Rodrigo Vásquez Gustavo Garcia Sandra Segura Eduardo Román Diego Aristizabal Alba Marina Cotes Diego Aristizabal Alba Marina Cotes Martha Gómez Carlos Herrera Claudia Villota Andrea Orozco Jenny Molina Diego Aristizabal Jorge Castillo Alba Marina Cotes TIBAITATATIBAITATATIBAITATATIBAITATA

Preparándonos para la auditoria interna

9 Juillet 2001 ¿Está usted preparado para la auditoría interna?

Pues calma, vamos a ver de qué se trata esto.... El Sistema de Gestión de calidad tiene tres principios básicos: 1. Prevenir fallas 2. Promover el mejoramiento continuo de nuestros procesos, productos y servicios 3. Satisfacer al cliente

Verificar si nuestro Sistema de Gestión de Calidad está completamente implementado o no. “ La auditoría no busca culpables “ El auditor evalúa hechos y evidencias objetivas que puedan ser verificadas y comprobadas El Objetivo de la auditoría es:

Lo que usted hace Cómo lo hace Cómo lo verifica Eso está documentado? Lo puede evidenciar? Eso tiene registro? Por la observación del sitio y manera de ejecutar las actividades Entrevistas Verificando que los procesos sean ejecutados de acuerdo con lo planeado. Verificando que los procesos generen los resultados esperados. El auditor necesita saber: Cómo va a comprobar el auditor esas respuestas? LA AUDITORÍA Si el objetivo es evaluar si el SGC funciona y nosotros lo aplicamos todos los días, es nuestra responsabilidad demostrarlo con datos y hechos!!!

Responda claramente. Muestre lo que le soliciten No intente confundir al auditor Mantenga la calma No tiene que saber las cosas de memoria, puede consultar sus documentos, sepa dónde están Si no entiende la pregunta del auditor, solicite aclaración Asegúrese de entender los hallazgos encontrados por el auditor (pida explicación) Recuerde que el sistema de Gestión de Calidad, se evalúa como un todo y no de manera individual No esté a la defensiva; el auditor “No Busca Culparlo” Por eso tenga en cuenta: La Comunicación entre el Auditor y el Auditado es muy Importante

Entonces....repasemos

Conocimientos que debe demostrar: La Caracterización de su Proceso (Objetivo, Actividades: el PHVA en mi Proceso, Cuáles son mis Procesos Proveedores y Cuáles son mis Procesos Clientes) Los Procedimientos, Instructivos y Registros relacionados con su Proceso (estándares con los que hago mis actividades) Los lineamientos de la Política y Objetivos de Calidad

Conocimientos que debe demostrar: Sus Funciones y Responsabilidades Los Mecanismos de Control de su Proceso Los Indicadores de Gestión de su Proceso Las Interacciones de su Proceso con los demás procesos de CORPOCIA (quién es mi Cliente Interno?, que requisitos le debo cumplir?)

Que conozcan la política y objetivos de calidad y lo relacionen con el trabajo realizado. Que existan canales de Comunicación Apropiados con el Personal y el Cliente (comités, carteleras, mail, teléfonos, intranet) POLÍTICA, OBJETIVOS Y COMUNICACIÓN Qué Necesita Verificar el Auditor :

Cómo se han comunicado los elementos del SGC (Política, Objetivos, resultados de indicadores, funciones y responsabilidades, resultados de la revisión gerencial, planificación de cambios al SGC) Que conozca sus funciones y responsabilidades Que conozcan quien es el Representante de la Gerencia, para el SGC. Participación en el Sistema. POLÍTICA, OBJETIVOS Y COMUNICACIÓN Qué Necesita Verificar el Auditor :

CONTROL DE DOCUMENTOS Documentos disponibles en lugares de uso (Intranet – Icono del Sistema de Gestión de Calidad) Documentos aprobados y divulgados al personal involucrado con el proceso Que no existan documentos obsoletos en las áreas; en caso tal de que existan, deben identificarse como documentos obsoletos Qué Necesita Verificar el Auditor:

CONTROL DE DOCUMENTOS Control de cambios en los documentos (Saber cuál es la versión vigente y cuáles son las copias controladas) Control de documentos externos Se tienen los documentos exigidos por la norma La distribución de los documentos está correctamente controlada. Qué Necesita Verificar el Auditor:

Que a través de los registros se pueda hacer trazabilidad de la información relacionada con el producto o proceso La identificación se ha definido bien, para facilitar el acceso a la información. Las condiciones de almacenamiento y de protección garanticen la integridad de los registros (registros magnéticos, físicos, microfilmación). CONTROL DE REGISTROS Qué necesita verificar el Auditor:

Se garantice la legibilidad de los registros (no tachones, no enmendaduras, limpios) Disponibles para el cliente cuando se establezcan acuerdos contractuales Se haya definido los controles asociados a registros (listado maestro de registros) Se cumplan los tiempos de retención establecidos para los registros CONTROL DE REGISTROS Qué necesita verificar el Auditor:

CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME Qué Necesita Verificar el Auditor: Que se cumpla el procedimiento de control de producto no conforme, donde se han definido las responsabilidades y acciones relacionadas con el tratamiento del producto no conforme. Que se registre el producto no conforme y se analicen las causas.

ACCIÓN CORRECTIVA Y PREVENTIVA Que se hayan identificado las no conformidades (producto no conforme, quejas y reclamos, tendencias de los indicadores). Que se haya evaluado la necesidad de tomar acciones correctivas y preventivas. Que se hayan analizado las causas de las no conformidades. Que se hayan implementado las acciones. Qué Necesita Verificar el Auditor:

Que exista un procedimiento de auditoría interna y esté implementado (programación, perfiles de auditores, responsabilidades, evaluación de las auditorías) Programa completo de auditorías (que cubra todos los procesos y requisitos del SGC) AUDITORÍAS INTERNAS Qué Necesita Verificar el Auditor:

9 Juillet 2001 HASTA AQUÍ TENEMOS UNA AUDITORÍA DOCUMENTAL … AHORA MIREMOS OTROS REQUISITOS QUE DAN UN ESTADO DE IMPLEMENTACIÓN AVANZADO A NUESTRO SGC

INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO Los registros relacionados con el mantenimiento tanto de software como de equipos. Evidencia por observación que las instalaciones sean adecuadas y se encuentren en condiciones apropiadas de orden y aseo. Que durante la operación normal no se presenten interrupciones o caídas de los sistemas de información. Qué Necesita Verificar el Auditor :

TODOS LOS PROCESOS Qué Necesita Verificar el Auditor: Cumplimiento a los procedimientos, instructivos y protocolos. Registros de los datos generados por los procesos. Aplicación de los controles establecidos. Implementación de los planes de mantenimiento de los equipos. Que se evidencie la trazabilidad de la información con respecto a los procesos. Adecuada preservación del producto en las diferentes etapas del proceso.

SATISFACCIÓN DEL CLIENTE Que se hayan establecido e implementado los mecanismos para evaluación de la satisfacción del cliente (encuestas, buzón de sugerencias, línea 01800, web) Que se tengan establecidos los canales de comunicación de quejas y reclamos por los clientes. Qué Necesita Verificar el Auditor:

9 Juillet 2001 Finalmente … ¿Está usted preparado para la auditoría Interna?

Ayudasclaves

IndicadoresRegistros Acciones correctivas y preventivas Planes de mejora Producto no conforme Conocimiento de la documentación (CORPONET)

Objetivos de Calidad

Fortalecer la capacidad científica a través de la formación del talento humano, la modernización y ampliación de la infraestructura física, el equipamiento y conectividad Elevar el nivel de formación de los Investigación en la cadena educativa Fortalecer la capacidad científica a través de la conformación de Redes de Investigación Mejorar la capacidad instalada en infraestructura y equipos Mejorar la capacidad instalada en software de comunicaciones Lograr una alta cofinanciación de proyectos que le permita a la Corporación contribuir al desarrollo tecnológico del sector agropecuario Objetivo Estratégico Objetivo Específico Nuestros Objetivos de Calidad 1.

Nuestros Objetivos de Calidad 2. Gestionar eficaz y eficientemente proyectos de investigación, desarrollo, transferencia de tecnología e innovación que contribuyan al fortalecimiento tecnológico del sector agropecuario Lograr una alta cofinanciación de proyectos que le permita a la Corporación contribuir al desarrollo tecnológico del sector agropecuario Objetivo Estratégico Objetivo Específico

Nuestros Objetivos de Calidad 3. Objetivo Estratégico Objetivo Específico Implementar acciones que permitan a CORPOICA medir la percepción de los clientes y partes interesadas, con respecto a la calidad de sus proyectos, productos y servicios Evaluar la percepción de las partes interesadas, con respecto a la calidad de los proyectos Evaluar la percepción de los clientes con respecto a la calidad de los productos y servicios

Nuestros Objetivos de Calidad 4. Objetivo Estratégico Objetivo Específico Asegurar la calidad de los proyectos, productos y servicios que genera y desarrolla CORPOICA, mediante la implementación del Sistema de Gestión de Calidad Implementar la estrategia de evaluación por pares Índice de cumplimiento de objetivos de calidad, medio ambiente, seguridad industrial y salud ocupacional Índice de Protección al Conocimiento Mejorar el cumplimiento en el proceso de compras Certificar y Mantener el Sistema de Gestión de Calidad

¿A que objetivo le apunto yo? ¿A cual/es ayudo a dar cumplimiento? ¿Cómo ayudo a dar cumplimiento?

Nuestra Política de Calidad Contribuir al fortalecimiento del sector agropecuario, mediante la generación de conocimiento y soluciones tecnológicas que articulan la investigación, desarrollo, transferencia de tecnología e innovación de productos y servicios tecnológicos, a través de procesos, liderados por un talento humano altamente calificado y comprometido, que le permite mejorar continuamente su gestión y satisfacer las necesidades científicas y tecnológicas de los clientes y partes interesadas, contribuyendo a mejorar la competitividad y sostenibilidad de los sistemas de producción agropecuarios.

Ejercicio Practico 1.Me reúno por grupos de acuerdo al tipo de tarea que desarrollo en Corpoica (ejemplo todos los investigadores, todos los auxiliares, todas las secretarias) 2.Leo nuevamente la política de calidad 3.Anoto las palabras claves con las cuales me veo identificado 4.Comento con mis compañeros de que manera ayudo a dar cumplimiento a la política de acuerdo a las palabras que identifique anteriormente

Yo tengo ComproISO con la calidad

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