INDICADORES DE GESTION YURLEDIS MORALES OSPINA Prof. En Administración y Finanzas Esp. En Gestión Empresarial

REGLAS DE JUEGO

INTRODUCCIÓN Empresas Objetivo Conocer y analizar los Indicadores que abordan los ámbitos de: Transparencia, Eficiencia, Eficacia, Administración, Competencias, Situación financiera, para evaluar la Gestión de las empresas.

DECISIONES Y ACCIONES = OBJETIVOS GESTIÓN DECISIONES Y ACCIONES = OBJETIVOS NIVEL TACTICO “OPERACIÓN ESTRATEGICA EN LA ETAPA INICIAL “EQUIPO DE TRABAJO, EJECUCIÓN Y CONTROL” GESTIÓN OPERATIVA NIVEL ESTRATEGICO “ALTA DIRECCIÓN”

Cambios en las Organizaciones Entorno Tecnológicos Económicos Políticos Sociales Recursos Humanos Comercialización Producción Finanzas Productos o servicios Insumos

Impactos en la Administración Nuevas demandas Actitud ante al cambio. Flexibilidad. Asumir riesgos. Innovación constante.

Nueva fórmula para el éxito Eficacia (efectividad) Hacer lo correcto. + Hacer mejor las cosas. Eficiencia Hacer algo nuevo, diferente, hacerlo de otra manera. Transformación Innovación cambio  Éxito

¿Qué es un indicador y para qué nos sirve? Es un DATO REVELADOR, que nos indica si vamos en el camino correcto. Mide si estamos cumpliendo nuestros objetivos. Es un parámetro cuantificable, que nos ayuda a ver la evolución de la gestión, respecto a niveles previamente definidos como aceptables. “Lo que no se mide … no se puede mejorar”

¿Qué es un Indicador? Estrategias Planes Proyectos Procesos Objetivos EJECUCIÓN Estrategias Planes Proyectos Procesos FUTURO Objetivos Metas Resultados Esperados HOY- Línea Base

LOS INDICADORES DEBEN … Ser comprensibles: Claros, sencillos y fáciles de interpretar. Ser medibles: Que puedan cuantificarse. Ser controlables: Tener capacidad de influir en ellos. Ser adecuados: Número de indicadores necesarios. Ser oportunos: Disponibles cuando se necesiten El presentador deberá invitar a los asistentes a dar ejemplos de indicadores que presenten las características solicitadas a los indicadores.

LOS INDICADORES … Son ESPECÍFICOS para cada actividad. Ej: Comerciales; de Producción Son OBJETIVOS, se basan en hechos concretos. Ej: Estadísticas de Reclamos; Resultados de encuestas; Montos disponibles en caja

QUE PODEMOS MEDIR … Cumplimiento de Metas Institucionales Presentación de Riesgos Logro de los resultados Objetivos de los procesos

¿Por qué medir? Por qué la empresa debe tomar decisiones. Por qué se necesita conocer la eficiencia de las empresas (caso contrario, se marcha “a ciegas”, tomando decisiones sobre suposiciones o intuiciones). Por qué se requiere saber si se está en el camino correcto o no en cada área. Por qué se necesita mejorar en cada área de la empresa, principalmente en aquellos puntos donde se está más débil.

¿Para qué medir? Para poder interpretar lo que esta ocurriendo. Para definir la necesidad de introducir cambios y/o mejoras y poder evaluar sus consecuencias en el menor tiempo posible. Para analizar la tendencia histórica y apreciar la productividad a través del tiempo. Para establecer la relación entre productividad y rentabilidad. Para direccionar o re-direccionar planes financieros. Para relacionar la productividad con el nivel salarial . Para medir la situación de riesgo de la empresa. ¿Para qué medir?

CONSIDERACIONES…… Lo que no se pueda medir no se puede controlar Lo que no se pueda controlar no lo puedo gestionar Los indicadores son un medio y no un fin.

TIPOS DE INDICADORES Eficacia Eficiencia 1 2 3 Efectividad

TIPOS DE INDICADORES PRODUCTO SATISFACCION DEL CLIENTE EFICACIA EFECTIVIDAD EFICACIA EFICIENCIA PRODUCTIVIDAD PRODUCTO SATISFACCION DEL CLIENTE RESULTADO ECONOMICO RENTABILIDAD EQUIDAD IMPACTO RESPONSABILIDAD SOCIAL EFECTO Eficacia y Eficiencia dan como resultado Productividad y Efectividad

EFICACIA = MC/ME TIPOS DE INDICADORES Eficacia MC = METAS CUMPLIDAS . Grado de cumplimiento de las metas definidas para alcanzar los objetivos establecidos en el modelo de Operación de la Entidad. . Indica si se hicieron las cosas que se debían hacer, los aspectos correctos del proceso . Mide el logro de los resultados propuestos. Eficacia EFICACIA = MC/ME MC = METAS CUMPLIDAS ME = METAS ESTABLECIDAS

TIPOS DE INDICADORES EFICIENCIA = RU/RA Eficiencia Establecen la relación entre los costos de los insumos y los productos de proceso; determinan la productividad con la cual se administran los recursos, para la obtención de los resultados del proceso y el cumplimiento de los objetivos. Es fundamental conocer y definir operacionalmente los requerimientos del cliente del proceso para comparar lo que entrega el proceso contra lo que él espera. Eficiencia EFICIENCIA = RU/RA RU = RECURSOS UTILIZADOS RA = RECURSOS ASIGNADOS

EFECTIVIDAD = EFICIENCIA + EFICACIA TIPOS DE INDICADORES Miden la satisfacción de las necesidades de la ciudadanía o las partes interesadas, impacto o efecto resultante. Efectividad EFECTIVIDAD = EFICIENCIA + EFICACIA

Indicadores que se pueden encontrar en la gestión de un pedido

NIVEL DE INDICADORES PARA TOMA DE DECISIONES RESPONSABLE FUENTE ESTRATEGICO GRUPO DIRECTIVO POLITICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD DESEMPEÑO LIDER DE PROCESO PROCESOS OPERACIONAL FUNCIONARIOS ACTIVIDADES 1 2 3

ASPECTOS CLAVES A MEDIR EN UNA EMPRESA AREA ASPECTOS CLAVES FABRICACIÓN Capacidad de producción Control de inventarios Control de costos por productos y procesos Capacidad tecnológica empleada COMERCIAL La satisfacción de los clientes, publicidad La eficacia de los vendedores La calidad del producto y del servicio La posición de la empresa en el mercado frente a la competencia. Variación de precios

ASPECTOS CLAVES A MEDIR EN UNA EMPRESA COMPRAS Y ALMACENES Cumplimiento de plazos de entrega Proveedores Costos de Compra Perdida de inventario ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Nivel de liquidez y solvencia Capacidad de endeudamiento Rentabilidad económica y financiera Ingresos, Gastos, Costos

ASPECTOS CLAVES A MEDIR EN UNA EMPRESA RECURSOS HUMANOS Absentismo por trabajadores Capacidad de formación Motivación y Accidentes laborales Capacidad productiva de los empleados

ETAPAS PARA EL CONSTRUIR LOS INDICADORES Análisis de entorno estratégico y objetivos de la entidad Evaluación de requerimiento de indicadores Identificación del indicador Propósito del indicador Meta

ETAPAS PARA EL CONSTRUIR LOS INDICADORES 6. Definición cumplimiento – información – fórmula. 7. Frecuencia 8. Realización de la medición 9. Análisis de resultados 10. Planes de acción (institucional y por procesos)

LOS INDICADORES PERMITEN EL SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE PROCESOS Que me piden que mida? Qué mido? Cómo lo mido? De donde toma la información? - los datos- Cada cuanto? Contra que lo Compara? Que acciones toma? Lo registra e informa? Batería de Indicadores

BATERIA DE INDICADORES Consolidado de los indicadores de la entidad que permite identificarlos por solicitud, proceso, sector, nivel y tipo, definiendo las condiciones generales para su cálculo y consolidación. INCLUYE: Indicador Formula Sector Proceso o subproceso Nivel Tipo 1 2 3

REVISEMOS LOS INDICADORES CON LOS QUE CONTAMOS?

FORMAS DE PRESENTAR LOS INFORMES DESCRIPCIÓN Explicativo o en forma de texto Dar una explicación del asunto analizado dando los argumentos y recomendaciones oportunas, se utiliza como apoyo de otros informes. Cuadros o tablas de datos Se trata de presentar las cifras en un cuadro de datos con análisis comparativos y en porcentajes si es necesario. 1 2 3

FORMAS DE PRESENTAR LOS INFORMES Gráficos de diferente forma La utilización de gráficos permite expresar la información de una forma clara y resumida Formas de presentación en función del objetivo Utilizar programas de presentación , dando énfasis a los objetivos Formas de presentación telemáticas Diseñar los sistemas de información con programas y sistemas tipo Intranet, conectando informes con diferentes puntos.

CONTENIDO DEL INFORMES Nombre o código del informe a utilizar Periocidad Objetivo

HOJA DE VIDA DEL INDICADOR

GRACIAS POR LA ATENCIÓN PRESTADA…