SISTEMA UNIVERSITARIO ANA G. MÉNDEZ

A través de ejercicios, los participantes podrán:  Identificar elementos de éxito de una reunión efectiva.  Identificar barreras en la coordinación y convocatoria.  Definir soluciones efectivas a su proceso de coordinación y convocatoria.

 Identificar métodos de convocatoria efectivos.  Identificar características de una agenda.  Identificar elementos de etiqueta protocolar general: seguimiento, bienvenida, registro, arreglo de las facilidades, alimentos, etc.  Definir acuerdos generales de coordinación exitosa.

 ¿Para que nos sirven las reuniones?  ¿Cómo sabemos que una reunión fue efectiva?

Grupo de dos (2) o más personas que concuerdan hablar o aclarar algo de un mismo interés.

Se puede ELIMINAR LA REUNIÓN mediante el uso de… ◦ Una llamada o conferencia telefónica. ◦ Carta, memorando o correo electrónico. ◦ Tomando decisión y aceptando responsabilidades. ◦ Consolidarla con otra reunión futura. ◦ Mejorando la organización.

1. Selección del lugar apropiado según el tipo de reunión y la cantidad de participantes. 2. Preparativos y elaboración de materiales. 3. Tres semanas antes enviar la convocatoria o invitación.

4. Dos semanas antes se enviará el material informativo a los participantes. 5. Dos días antes se cotejará todo lo requerido para la Reunión. 6. El día de la reunión. 7. Después de la reunión.

INFORMATIVAS TOMA DE DECISIONES  Presentación  Tiempo específico.  Facilitador presenta y la audiencia escucha.  Tamaño de la audiencia varía.  Se invita a todo el que necesite participar.  Interacción  Tiempo varía dependiendo necesidades.  Facilitador y audiencia participan activamente.  Grupo no mayor de 12 personas.

1. Reuniones para identificar los problemas. 2. Reunión para generar soluciones. 3. Reuniones para evaluación y toma de decisiones. 4. Reunión para planificar. 5. Reunión para administrar.

I PLANIFICACIÓN II REALIZACIÓN II SEGUIMIENTO

 Convocatoria  Roles y Responsabilidades  Agenda  Actas

 Líder  Anotador o Escribano  Administrador del Tiempo  Responsable del Orden  Facilitador  Participante

AGENDA REUNIÓN (Tema): Proyecto de Revisión Curricular Lugar: Salón de Conferencia Día: 20 de noviembre de 2008 Hora: 9:00 a.m. - 10:30 a.m. OBJETIVOSPARTICIPANTES Y ROLES MARQUE ASISTENCIA 1.Identificar objetivos cumplidos del proyecto. 2.Describir actividades por completar. 3.Identificar necesidades y acuerdos. Julio - Líder Carmen – Time Keeper Pedro - Observador María – Anotador Acuerdos TEMA O ACTIVIDADRESPONSABLETIEMPO (MINUTOS) 1.Bienvenida y objetivos.Julio – Líder1 1.Verificar la agenda.Julio – Líder1 1.Verificar los roles para la reunión.Julio – Líder1 1.ReconocimientosTodos5 1.Proyecto revisión de objetivosTodos20 1.Informe de actividades y necesidades.Todos20 1.Identificar acuerdos.Carmen y María10 1.Temas libres.Todos5 1.Próxima reunión.Julio - Líder5 1.Evaluar reuniónPedro - Observador5

 Listado de acuerdos.  Próximas actividades.  Personas responsables y roles.  Compromiso y fechas para éstos.  Participantes de la reunión.  Resultados de la evaluación.

Reunión: ______________________________________________________________ Fecha: _____________________________ Tiempo de duración: ____________ Asistentes: _____________________________________________________________ MATRIZ DELEGACIÓN DE TAREAS (PLAN DE ACCIÓN) ACTIVIDADES FECHA ESPERADA RESPONSABLES FECHA SEGUIMIENTO ACUERDOS GENERALES ACUERDOS PRIORIDAD (1-3)

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