Modelado de Procesos de Negocios Ingeniería de Procesos de Negocio L.I. Ivette Jiménez Martínez

Procesos de Negocio Proceso: Un conjunto de actividades interrelacionadas de trabajo, cada cual con insumos y rendimientos prescritos; Una serie de actividades convierte los insumos, que puedes ser: Materiales Equipo Otros objetos tangibles

Procesos de Negocio Proceso: Tiene un principio y un fin bien definidos; Por lo general atraviesa los límites funcionales de la organización

Características de los Procesos Un proceso supone transformaciones de naturaleza física, de ubicación o transaccionales, además tiene características en común: Titularidad definida con claridad: el propietario del proceso: Responsable del rendimiento, costo, calidad y programa del mismo, además de cumplir con los objetivos y autoridad para modificar y mantener el rendimiento deseado 1

Características de los Procesos Límites: Principio y Fin del proceso; Capacidad: Tasa de rendimiento de los procesos; Documentación: registro detallado del flujo de trabajo en proceso; Puntos de Control: regulan la calidad del trabajo o brindan retroalimentación;

Características de los Procesos Eficacia: resultados reales contra los objetivos del proceso (mediciones internas y externas); Eficiencia: productividad de las operaciones vs. recursos; Flexibilidad: capacidad del proceso para ajustarse a los cambios;

Características de los Procesos Mediciones: base estadística para controlar el flujo de trabajo y administrar las variaciones; Acción Correctiva: corregir las variaciones naturales en un proceso.

Identificación de Procesos del Negocio Influencias Organizacionales Sistemas de organización Basados en proyectos No basados en proyectos Culturas y estilos organizacionales Tienen influencia directa en el proyecto Estructura organizacional

Identificación de Procesos del Negocio Modelo de algunas organizaciones: Alta Dirección Gerencia Media Supervisión Operaciones Plataformas Jerárquicas “Gaps” (Lagunas o Vacíos de Comunicación) Departamentos Funcionales Ventas Sistemas Finanzas Islas Operacionales

Identificación de Procesos del Negocio Actores (StakeHolders) Individuos y organizaciones que están involucrados en las actividades de un proyecto, o que pueden resultar afectados por el desarrollo de las mismas Deben identificarse y determinar sus necesidades Pueden tener distintos niveles de poder e interés en el proyecto Se deben manejar sus expectativas Puede haber quienes apoyen o se opongan al proyecto

Identificación de Procesos del Negocio Entre los principales Stakeholders se encuentran: Gerente de proyecto Cliente Organización que desarrolla el proyecto Usuario Patrocinador (Sponsor) Propietarios Proveedores y contratistas Agencias gubernamentales Miembros del equipo y sus familias Gerentes y miembros de áreas funcionales Oficina de proyectos Sociedad

Refinar Roles y Responsabilidades

Identificación de Procesos del Negocio Identificar los procesos actuales: Conformar el Staff del proyecto Identificar los de especial interés que satisfacen la necesidad del cliente – usuario (FODA y Cadena de Valor).

Identificación de Procesos del Negocio Crear el proceso ideal: Crear la meta y los objetivos del proyecto Descripción del proceso ideal Diagramar el proceso ideal Analizar los requisitos: Normales Esperados Innovadores

Identificación de Procesos del Negocio Lenguaje Común Nivel 3 Metodología Singular Control de Procesos Nivel 1 Conocimiento Básico Nivel 5 Nivel 2 Comunes Definición de Procesos Nivel 4 Benchmarking Mejora de Realimentación Mejora Continua CMM del SEI: CMM = Capability Maturity Model SEI = Software Engineering Institute

Identificación de Procesos del Negocio CMM: Tiene como propósito: Guiar a las organizaciones en la selección de estrategias de mejora de procesos por medio de la: Determinación de su madurez de procesos actual Identificación de los aspectos más importantes para mejorar la calidad de sus procesos y productos

Identificación de Procesos del Negocio CMM: Es una herramienta metodológica que permite mejorar la habilidad de la organización para cumplir las metas de costo, tiempo, funcionalidad y calidad del producto Utilizado en la organización para ganar control de sus procesos y para evolucionar hacia una cultura de excelencia en administración e ingeniería de proyectos

Resumen CMM No contempla Áreas de experiencia en dominios particulares de aplicación Alguna técnica de AP en particular Cómo seleccionar, contratar, motivar, y retener personal competitivo Es un marco de trabajo que permite dar dirección a la AP y los procesos inherentes

Resumen CMM: Beneficios generales para la organización Mejoras en: Productividad Calidad interna y percibida por los clientes Tiempos de entregas Calidad de vida y moral del personal Comunicación Reduce los tiempos extras Ambiente de trabajo más estable Menos rotación del personal

Gestión de Administración Principales procesos de negocio Definición Formalización Seguimiento y control Terminación Necesidades / Deseos Productos / Servicios Gestión de proyectos Gestión de Recursos Materiales Gestión de Recursos Humanos Presupuesto Gestión de Administración y Finanzas

Identificación de Procesos Proveedores 8M´s Cliente Management Materials Methods Manpower Machines enviromental Media Money Measurement

Identificación de Procesos Identificar criterios claves de los clientes Estudiar formas: Qué, Por qué, Cuándo, Quién, Dónde, Cuánto, Cómo Proceso: Diseño Sistemas Oir propuestas de expertos en el tema Seleccionar el método aprobado

Diagrama de Árbol “Proceso” ¿Cómo? Opción 1 Actividad 1 ¿Cómo? Opción 2 ¿Qué? Proceso a Actividad 2 Opción I ¿Qué? ¿Cómo? Actividad m Nivel 3 Objetivo Proceso b ¿Qué? Nivel 2 Nivel 0 Proceso n Nivel 1

Ejemplo Una compañía fabrica productos bajo demanda (siguiendo un esquema Just in Time). Los objetivos estratégicos de dicha compañía incluyen: Satisfacer un pedido de un cliente, Incrementar en un 25% las ventas o Disminuir el tiempo de fabricación en un 15%.

Ejemplo El objetivo Satisfacer un pedido de un cliente puede ser dividido en objetivos particulares tales como: Registrar Pedido de Cliente, Fabricar Producto Pedido, Gestionar Almacén y. Realizar Pedidos a Proveedores. Éstos serán los objetivos que utilizaremos para definir nuestros procesos de negocio.

Diagrama de CU de Negocio Un caso de uso es una técnica para la captura de requisitos potenciales de un nuevo sistema o una actualización de software. Cada caso de uso proporciona uno o más escenarios que indican cómo debería interactuar el sistema con el usuario o con otro sistema para conseguir un objetivo específico.

Representación y Descripción de los Procesos de Negocio “Aquello que no se entiende no se puede representar... Y viceversa” Anónimo

¿Para qué representar un Proceso de Negocio? Complejidad inherente de las Empresas Diferentes grupos de clientes, unidades de negocios, gente, recursos y sistemas. Diferentes (y numerosos) procesos que interactúan de manera aparentemente caótica. Cambio de los procesos de negocio implica confrontar la complejidad de la empresa.

¿Para qué representar un Proceso de Negocio? Objetivo de la representación Introspección de la estructura de los procesos de negocio y sus relaciones Creación de modelos de procesos de negocios Definición de varios niveles de detalle organizacional para identificar “cuellos de botella” y valorar consecuencias de cambios Análisis detallado de los modelos y mantenimiento a través de métodos formales

Representación de un Proceso de Negocio IDEF (Mayer and deWitte, 1998), usado por el departamento de Defensa de los Estados Unidos Métodos de compañías particulares: ARIS (Architecture of Integrated Information Systems) Método de ATT que utiliza en sus metodologías de mejora continua (AT&T Quality) Diagramas de actividades y casos de uso del lenguaje de modelado unificado UML

Representación de un Proceso de Negocio En términos genéricos, todos ellos muestran de manera gráfica: Las entradas o eventos de activación de un proceso de negocio; Las actividades que se realizan en el proceso; Los actores; Entidades organizacionales y personas que las realizan; y Los resultados, servicio, producto, reportes, etc., que se obtienen con el proceso

Diagrama de Flujo

Diagrama de Flujo

Diagrama de roles para el Casos de Uso de negocio Registrar pedido

Diagrama de secuencia para el CU de negocio Registrar pedido