FUNCIONES ADMINISTRATIVAS La planificación como fase del proceso Administrativo LAE. MORENE LÓPEZ SALAS

La planificación como fase del proceso Administrativo “La planificación abarca la definición de las metas de una organización, el establecimiento de una estrategia general para lograr esas metas y el desarrollo de una jerarquía amplia de los planes para integrar y coordinar las actividades. Se relaciona, por lo tanto, con los fines (qué debe hacerse) así como también con los medios (cómo debe hacerse)”. (“Pienso, luego existo”). Rene descartes

La planificación como fase del proceso Administrativo La planificación es la primera función administrativa porque sirve de base para las demás funciones. Esta función consiste en establecer por anticipado cuáles son los objetivos que deben cumplirse y que debe hacerse para alcanzarlos; por tanto, es un modelo teórico para actuar en el futuro. La planificación comienza por establecer los objetivos y detallar los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. La planificación determina donde se pretende llegar, que debe hacerse, como, cuando y en que orden debe hacerse.

La planificación como fase del proceso Administrativo

La planificación como fase del proceso Administrativo Í S I La planificación como fase del proceso Administrativo La planificación es un proceso permanente y continuo: no se agota en ningún plan de acción, sino que se realiza continuamente en la empresa. La planificación está siempre orientada hacia el futuro: la planificación se halla ligada a la previsión. La planificación busca la racionalidad en la toma de decisiones: al establecer esquemas para el futuro, la planificación funciona como un medio orientador del proceso decisorio, que le da mayor racionalidad y disminuye la incertidumbre inherente en cualquier toma de decisión. La planificación busca seleccionar un curso de acción entre varias alternativas: la planificación constituye un curso de acción escogido entre varias alternativas de caminos potenciales. La planificación es sistemática: la planificación debe tener en cuenta el sistema y subsistemas que lo conforman; debe abarcar la organización como totalidad. La planificación es repetitiva: incluye pasos o fases que se suceden. Es un proceso que forma parte de otro mayor: el proceso administrativo. La planificación es una técnica de asignación de recursos: tiene por fin la definición, el dimensionamiento y la asignación de los recursos humanos y no humanos de la empresa, según se haya estudiado y decidido con anterioridad.

La planificación como fase del proceso Administrativo Toda organización, sea pública o privada, requiere de planificación a objeto de conseguir los fines para los cuales fue constituida. Al no planificar, la organización no podrá alcanzar sus metas. Para alcanzarlas debe contemplar programas y acciones en función de dichas metas, tomando en cuenta que el ambiente sufre modificaciones: cambios sociales, económicos, políticos y culturales, que en una u otra forma influyen en ella.

La planificación como fase del proceso Administrativo DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL Políticas, PLANES, programas Y PROYECTOS NIVEL CORPORATIVO MISIÓN VISIÓN OBJETIVOS ESTRATÉGICOS presupuesto Herramientas

P L A N I F C ó 1. DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL En medicina, el Diagnóstico es la identificación de las enfermedades a través de sus signos y síntomas. En Planificación la diagnosis es la fase en que investiga un sistema en un momento del tiempo (el presente) y en un período retrospectivo inmediato al presente. Su propósito es identificar los problemas, deficiencias e insuficiencias del sistema y la evolución de ellos en el tiempo, así como los factores determinantes o causas de los problemas. La investigación diagnóstica en Administración se realiza a través de “indicadores” que equivalen a los signos y síntomas de las enfermedades. Los indicadores son, en si, variables.

Presentación de informe L A N I F C ó 1. DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL DIAGNÓSTICO Externo DIAGNÓSTICO Interno Políticas Planes Población Servicios Instalaciones Conocimiento De la Institución Presentación de informe

P O L Í T I C A S 2. Políticas, planes, programas y proyectos. Constituyen reglas o normas que permiten conducir el pensamiento y la acción de la organización. Todas estas delimitan un área o marco dentro del cual se debe decidir asegurando que las decisiones sean sólidas y contribuyan al alcance los objetivos. Establecen las competencias de cada organismo.

P L A N E S 2. Políticas, planes, programas y proyectos. El plan es un producto de la planificación, es un resultado inmediato, es el evento intermedio entre el proceso de planificación y el proceso de implementación del mismo. El propósito de los planes se encuentra en: La previsión, la programación y la coordinación de una secuencia lógica de eventos. Los planes deben responder al qué (objeto), cómo (medios), cuándo (secuencia), dónde (local) y por quién (ejecutante o persona). Los planes son presentados en formatos (planes operativos) que incluyen: objetivo general, específicos, metas, indicadores, estrategias, tiempo, recursos( materiales, humanos, financieros).

P R O G A M S 2. Políticas, planes, programas y proyectos. conjunto de procedimientos de tareas, pasos, etc. Para ejecutar una acción específica, la programación puede variar ampliamente e ir desde programas de pequeño tamaño o simples por ejemplo es uso de un calendario para programar actividades, hasta programas complejos o de gran tamaño, en donde ya se requieren técnicas matemáticas, bases de datos.

P R O Y E C T 2. Políticas, planes, programas y proyectos. PROPUESTA TECNICAMENTE ELABORADA QUE INCLUYE ACTIVIDADES ESPECÍFICAS DENTRO DE UN PROGRAMA. TIENE IGUALEMENTE OBJETIVOS, METAS, ACTIVIDADES Y RECURSOS.

N I V E L S T R A G C O Misión: Razón de ser o propósito fundamental de una organización. La Misión debe señalar en términos amplios pero claramente expresados, las funciones o competencias que la organización debe cumplir. Juicio general que identifica el propósito fundamental para el cual fue creada la organización y la naturaleza de su negocio. ¿Quiénes somos?, ¿Cuáles son nuestros talentos y componentes distintivos? ¿Qué hacemos? Identificando nuestros productos, clientes, socios y ámbitos geográficos.

N I V E L S T R A G C O Visión: Situación futura deseable para una organización que expresa un cambio favorable en relación con la situación actual. Es un compromiso que asume la organización y sus miembros con un futuro en particular que inspira y orienta sus decisiones. Las Visiones son las imágenes de realidad futura que tiene tanto la institución como nosotros -como personas particulares, en función de los deseos, sueños, ideales, valores y creencias. La Visión es el horizonte al que queremos llegar, es el norte que nos orienta.

N I V E L S T R A G C O Objetivos Los objetivos son los elementos hacia los cuales se orientan las funciones y actividades de la organización. Se les define también como enunciados escritos expresados en palabras o números que describen los resultados que se esperan en un lapso prestablecido de tiempo.

N I V E L Objetivos S T R A G C O Los objetivos se construyen atendiendo a los siguientes requisitos: Expresarlos por escrito Redacción clara Deben ser medibles Alcanzables Orientados al trabajo y no a las personas. Los objetivos no son actividades

N I V E L S T R A G C O Por cada objetivo debe existir estrategias y actividades para su cumplimiento. De acuerdo a la siguiente dinámica: 1. Objetivo General 2.Objetivos específicos 3. Metas(resultados) 4. Acciones concretas.

N I V E L PRESUPUESTO S T R A G C O Constituye un planteamiento de resultados esperados expresados en términos numéricos. Están relacionados con dinero, ya sea a través de ingresos o gastos de un determinado periodo de tiempo. Estos presupuestos pueden estar expresados en términos financieros o en horas-hombre, horas-maquina, entre otros. Puede estar relacionado a un presupuesto de gasto, de inversión, de operaciones o de caja. Aunque el presupuesto es una herramienta de control, no sirve como una medida fiel de éste, si antes no ha reflejado los planes.

CONOCER LAS POLÍTICAS CONOCER LOS PLANES FIJAR LOS OBJETIVOS ó RECOMENDACIONES CONOCER LAS POLÍTICAS CONOCER LOS PLANES FIJAR LOS OBJETIVOS ELABORAR DIAGNÓSTICO ELABORAR PLAN PROGRAMAS PROYECTOS FORMATOS