FUNCIONES ADMINISTRATIVAS 1. La planificación como fase del proceso Administrativo FUNCIONES ADMINISTRATIVAS 1. La planificación como fase del proceso.

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1 FUNCIONES ADMINISTRATIVAS 1. La planificación como fase del proceso Administrativo FUNCIONES ADMINISTRATIVAS 1. La planificación como fase del proceso Administrativo UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE YARACUY VICERECTORADO ESPACIO ACADÉMICO CIENCIAS DEL DEPORTE UNIDAD CURRICULAR SEMINARIO WULLIAN MENDOZA

2 1.Introducción: la importancia de los procesos administrativos, para la mejora del funcionamiento de un Instituto deportivo. 2.La planificación primera fase del proceso administrativo. 3.Nivel estratégico corporativo, punto de arranque En el proceso de planificar CONTENIDOS P L A N I F I C A C I ó N

3 A la fuerza bruta del toro quiso oponer el loro La desarmada fuerza de la idea y apenas comenzada la pelea, aunque vertió sapiencia por totumas, del loro no quedaron ni las plumas Así por muy noble justa y grande sea sino tiene algo macizo, por si sola lector ninguna idea sirve para un carrizo. Aquiles Nazoa FUNCIONES ADMINISTRATIVAS P L A N I F I C A C I ó N

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5 FUNCIONES ADMINISTRATIVAS 1 PLANIFICACIÓN 1 PLANIFICACIÓN 4 CONTROL EVALUACIÓN 2 ORGANIZACIÓN 3 EJECUCIÓN DIRECCIÓN EL GERENTE PASOSNECESARIOSPASOSNECESARIOS

6 PASOSNECESARIOSPASOSNECESARIOS Para Dónde Voy? Cómo Trabajo? Qué he logrado Planificar Organizar Dirigir Evaluar Quién soy Y qué hago? FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

7 Quién soy Y qué hago? Para Dónde Voy? Cómo Trabajo? Diagnóstico Historia de la institución Estatutos legales (ordenanza) Misión Visión Estructura Organizativa programas de mi competencia Instalaciones a mi cargo Proyectos Personal convenios Objetivo general Anual Objetivos específicos Proyectos específicos por cada objetivo planteado Indicadores Metas Procedimientos internos. Manual de cargos Formatos de proyectos Registros de condiciones de instalaciones Registro de instancia debidamente registradas Medios de evaluación Canales de comunicación Medios de financiamientos Población Presupuesto Propuesta Gerencial Qué he logrado Indicadores De gestión Metas Productos

8 1. La planificación como fase del proceso Administrativo (Pienso, luego existo). Rene descartes La planificación abarca la definición de las metas de una organización, el establecimiento de una estrategia general para lograr esas metas y el desarrollo de una jerarquía amplia de los planes para integrar y coordinar las actividades. Se relaciona, por lo tanto, con los fines (qué debe hacerse) así como también con los medios (cómo debe hacerse). Robbins 2000. P L A N I F I C A C I ó N

9 1. La planificación como fase del proceso Administrativo La planificación es la primera función administrativa porque sirve de base para las demás funciones. Esta función consiste en establecer por anticipado cuáles son los objetivos que deben cumplirse y que debe hacerse para alcanzarlos; por tanto, es un modelo teórico para actuar en el futuro. La planificación comienza por establecer los objetivos y detallar los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. La planificación determina donde se pretende llegar, que debe hacerse, como, cuando y en que orden debe hacerse. P L A N I F I C A C I ó N

10 1. La planificación como fase del proceso Administrativo P L A N I F I C A C I ó N

11 1. La planificación como fase del proceso Administrativo CARACTERÍSTICASCARACTERÍSTICAS La planificación es un proceso permanente y continuo: no se agota en ningún plan de acción, sino que se realiza continuamente en la empresa. La planificación está siempre orientada hacia el futuro: la planificación se halla ligada a la previsión. La planificación busca la racionalidad en la toma de decisiones: al establecer esquemas para el futuro, la planificación funciona como un medio orientador del proceso decisorio, que le da mayor racionalidad y disminuye la incertidumbre inherente en cualquier toma de decisión. La planificación busca seleccionar un curso de acción entre varias alternativas: la planificación constituye un curso de acción escogido entre varias alternativas de caminos potenciales. La planificación es sistemática: la planificación debe tener en cuenta el sistema y subsistemas que lo conforman; debe abarcar la organización como totalidad. La planificación es repetitiva: incluye pasos o fases que se suceden. Es un proceso que forma parte de otro mayor: el proceso administrativo. La planificación es una técnica de asignación de recursos: tiene por fin la definición, el dimensionamiento y la asignación de los recursos humanos y no humanos de la empresa, según se haya estudiado y decidido con anterioridad.

12 1. La planificación como fase del proceso Administrativo IMPORTANCIAIMPORTANCIA Toda organización, sea pública o privada, requiere de planificación a objeto de conseguir los fines para los cuales fue constituida. Al no planificar, la organización no podrá alcanzar sus metas. Para alcanzarlas debe contemplar programas y acciones en función de dichas metas, tomando en cuenta que el ambiente sufre modificaciones: cambios sociales, económicos, políticos y culturales, que en una u otra forma influyen en ella.

13 1. La planificación como fase del proceso Administrativo ANTECEDENTESANTECEDENTES Revolución Industrial- países del polo socialista En 1958, se institucionalizo la planificación en Venezuela, como labor de análisis, proyección y formulación de metas generales. Se crea la Oficina Central de Coordinación y Planificación de la Presidencia de la República mediante Decreto Ley No. 492. En 1983, la enmienda No. 2 a la Constitución de 1961, obligaba al Ejecutivo Nacional a presentar al Congreso Nacional, para su aprobación en el transcurso del primer año de cada periodo constitucional, las líneas generales del plan de desarrollo económico y social de la nación. En 1999, se crea el Ministerio de Planificación y Desarrollo. El Gobierno venezolano asume la planificación como: Alta política de Estado. En la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, se reafirma la importancia de la planificación y desarrollo como función fundamental del Estado. En 2001, Gaceta Oficial No. 5.554 Ext. Ley Orgánica de Planificación (Decreto – Ley)

14 1. La planificación como fase del proceso Administrativo Herramientas P L A N I F I C A C I ó N

15 1. La planificación como fase del proceso Administrativo Herramientas 1.DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL 2.Políticas, PLANES, programas Y PROYECTOS 3.NIVEL CORPORATIVO MISIÓN VISIÓN OBJETIVOS ESTRATÉGICOS presupuesto P L A N I F I C A C I ó N

16 1. DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL P L A N I F I C A C I ó N 1.En medicina, el Diagnóstico es la identificación de las enfermedades a través de sus signos y síntomas. En Planificación la diagnosis es la fase en que investiga un sistema en un momento del tiempo (el presente) y en un período retrospectivo inmediato al presente. 2.Su propósito es identificar los problemas, deficiencias e insuficiencias del sistema y la evolución de ellos en el tiempo, así como los factores determinantes o causas de los problemas. 3.La investigación diagnóstica en Administración se realiza a través de indicadores que equivalen a los signos y síntomas de las enfermedades. Los indicadores son, en si, variables.

17 1. DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL DIAGNÓSTICO Interno DIAGNÓSTICO Externo Conocimiento De la Institución Políticas Planes Población Servicios Instalaciones Presentación de informe P L A N I F I C A C I ó N

18 CÓMOCOMENZARCÓMOCOMENZAR 1. DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL 1.Revisión de la materia legal que rige el rango de actuación del municipio en materia de deporte educación física y recreación. (Artículos de la Constitución, Ley del Deporte, Ley del municipio, ordenanza). 2.Revisión exhaustiva de los programas, nacionales, regionales y municipales de desarrollo en materia de educación física, recreación y deporte. 3.Determinación de las competencias del instituto en materia de servicios deportivos. 4.Inventario de materiales deportivos. 5.Revisión de la visión y misión del instituto. 6.Revisión de la estructura organizativa del instituto. 7.Correspondencia entre misión, visión, objetivos y plan de acción del instituto. 8.Revisión de los procedimientos para el reclutamiento efectivo de personal. DIAGNÓSTICO Interno

19 1.Datos estadísticos de número de habitantes. 2. Conocer la infraestructura disponible y sus condiciones en correspondencia con los objetivos establecidos en los planes municipales de desarrollo. 3.Determinación preferencias que, con relación a la educación física y el deporte, poseen los habitantes en cada municipio. 4.Revisión de programas de colaboración inter-municipales en pro de la educación física y el deporte. 5.Revisión de convenios con instituciones públicas y privadas. DIAGNÓSTICO Externo CÓMOCOMENZARCÓMOCOMENZAR 1. DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL

20 POLÍTICASPOLÍTICAS Constituyen reglas o normas que permiten conducir el pensamiento y la acción de la organización. Todas estas delimitan un área o marco dentro del cual se debe decidir asegurando que las decisiones sean sólidas y contribuyan al alcance los objetivos. Exigen en el caso de los entes públicos una sujeción a las necesidades del estado planteadas a corto mediano y largo plazo y establecidas en proyectos y leyes. Establecen las competencias del cada organismo dentro de la administración pública. En materia deportiva las políticas derivan de la leyes constitución, ley orgánica u ley especial, como de los planes de la república y sectoriales. 2. Políticas, planes, programas y proyectos.

21 Instrumento orientador de las acciones de gobierno para alcanzar un nivel de desarrollo predefinido en un tiempo determinado. Plan Define la orientación de las inversiones públicas OBJETIVOS/ PROGRAMAS POA PROYECTOS PLANES DE DESARROLLO 2. Políticas, planes, programas y proyectos.

22 PLANESPLANES El plan es un producto de la planificación, es un resultado inmediato, es el evento intermedio entre el proceso de planificación y el proceso de implementación del mismo. El propósito de los planes se encuentra en: La previsión, la programación y la coordinación de una secuencia lógica de eventos. Los planes deben responder al qué (objeto), cómo (medios), cuándo (secuencia), dónde (local) y por quién (ejecutante o persona). Los planes son presentados en formatos (planes operativos) que incluyen: objetivo general, específicos, metas, indicadores, recursos, estrategias, tiempo, recursos( materiales, humanos, financieros), tiempo. 2. Políticas, planes, programas y proyectos.

23 ORGANIZACIÓN DEL DEPORTE

24 PROGRAMASPROGRAMAS conjunto de procedimientos de tareas, pasos, etc. Para ejecutar una acción específica, la programación puede variar ampliamente e ir desde programas de pequeño tamaño o simples por ejemplo es uso de un calendario para programar actividades, hasta programas complejos o de gran tamaño, en donde ya se requieren técnicas matemáticas, bases de datos, etc. Política Deportiva 111 PLAN GENERAL DE DEPORTES PROGRAMAS ALTO RENDIMIENTO DEPORTE PARA TODOS OBJETIVO ESPECILIZACIÓN MASIFICACIÓN 2. Políticas, planes, programas y proyectos.

25 PROPUESTA TECNICAMENTE ELABORADA QUE INCLUYE ACTIVIDADES ESPECÍFICAS DENTRO DE UN PROGRAMA. TIENE IGUALEMENTE OBJETIVOS, METAS, ACTIVIDADESY RECURSOS. SU DIFERENCIA RADICA EN SU LOCALIZACIÓN GEOGRAFICA Y ESPACIAL PROYECTOPROYECTO Política Deportiva 111 PLAN GENERAL DE DEPORTES PROGRAMAS ALTO RENDIMIENTO DEPORTE PARA TODOS OBJETIVO ESPECILIZACIÓN MASIFICACIÓN PROYECTOS UATD EID CA BD 2. Políticas, planes, programas y proyectos.

26 corresponde a la cúspide de la pirámide organizacional, a la cual le incumbe, aunque no en términos exclusivos, pero si en lo fundamental, el establecimiento y manejo de las estrategias de la organización y la filosofía de gestión. 3. EL NIVEL ESTRATÉGICO O CORPORATIVO. Misión corporativa Visión corporativa Objetivos corporativos Metas y medidas de Actuación corporativa NIVEL ESTRATÉGICO CORPORATIVO P L A N I F I C A C I ó N

27 NIVELESTRATEGICONIVELESTRATEGICO Razón de ser o propósito fundamental de una organización. La Misión debe señalar en términos amplios pero claramente expresados, las funciones o competencias que la organización debe cumplir. Juicio general que identifica el propósito fundamental para el cual fue creada la organización y la naturaleza de su negocio. ¿Quiénes somos?, ¿Cuáles son nuestros talentos y componentes distintivos? ¿Qué hacemos? Identificando nuestros productos, clientes, socios y ámbitos geográficos. Misión:

28 Visión: Situación futura deseable para una organización que expresa un cambio favorable en relación con la situación actual. Es un compromiso que asume la organización y sus miembros con un futuro en particular que inspira y orienta sus decisiones. Las Visiones son las imágenes de realidad futura que tiene tanto la institución como nosotros -como personas particulares, en función de los deseos, sueños, ideales, valores y creencias. La Visión es el horizonte al que queremos llegar, es el norte que nos orienta. NIVELESTRATEGICONIVELESTRATEGICO

29 Los objetivos son los elementos hacia los cuales se orientan las funciones y actividades de la organización. Se les define también como enunciados escritos expresados en palabras o números que describen los resultados que se esperan en un lapso preestablecido de tiempo. NIVELESTRATEGICONIVELESTRATEGICO Objetivos

30 Los objetivos se construyen atendiendo a los siguientes requisitos: 1.Expresarlos por escrito 2.Redacción clara 3.Deben ser medibles 4.Alcanzables 5.Orientados al trabajo y no a las personas. 6.Los objetivos no son actividades Objetivos NIVELESTRATEGICONIVELESTRATEGICO

31 Por cada objetivo debe existir estrategias y actividades para su cumplimiento. De acuerdo a la siguiente dinámica: 1. Objetivo General 2.Objetivos específicos 3. Metas(resultados) 4. Acciones concretas. NIVELESTRATEGICONIVELESTRATEGICO

32 Constituye un planteamiento de resultados esperados expresados en términos numéricos. Están relacionados con dinero, ya sea a través de ingresos o gastos de un determinado periodo de tiempo. Estos presupuestos pueden estar expresados en términos financieros o en horas-hombre, horas-maquina, entre otros. Puede estar relacionado a un presupuesto de gasto, de inversión, de operaciones o de caja. Aunque el presupuesto es una herramienta de control, no sirve como una medida fiel de éste, si antes no ha reflejado los planes. NIVELESTRATEGICONIVELESTRATEGICO PRESUPUESTO

33 CONOCER LAS POLÍTICAS CONOCER LOS PLANES FIJAR LOS OBJETIVOS ELABORAR DIAGNÓSTICO ELABORAR PLAN PROGRAMAS PROYECTOS FORMATOS P L A N I F I C A C I ó N RECOMENDACIONES