Dirección de Área Territorial Madrid-Norte ESCUELAS INFANTILES Y CASAS DE NIÑOS  GESTIÓN POR PROCESOS  DOCUMENTAR PROCESOS Mayo 2011 Dirección de Área Territorial Madrid-Norte

Alicia le preguntó al Gato: “ Por favor, ¿me podrías decir por donde tengo que ir?” “ Eso depende de a donde quieras ir”, le respondió el Gato. “ No me importa a donde, dijo Alicia” “ Entonces da igual el camino que escojas”, aclaró el Gato. “ Alicia en el País de las Maravillas”, de Lewis Carroll

Nuestro primer paso: Establecer un rumbo al camino de nuestra gestión educativa. La definición de la Misión, la Visión y los Valores es la fijación del norte de nuestra brújula. La Gestión por Procesos será el lenguaje que nos permitirá leer la carta de navegación, pero si no fijamos un rumbo, de Nada nos servirá disponer de un magnífico barco y su equipamiento. ¿..?

SE PROPONE DEFINIR TRES CONCEPTOS COMO BASE DE NUESTRO PROYECTO: LA MISIÓN: La razón de ser nuestro centro educativo. Respondería a las preguntas “¿por qué existe y por qué pretendemos que continúe existiendo nuestro centro en los próximos años?” LA VISIÓN: El deseo o imagen proyectada del centro en el medio y largo plazo. Responde a cuestiones como “¿dónde quiero llegar, qué lugar quiero alcanzar en el futuro próximo?” LOS VALORES: Que incluyen las ideas, principios y areas de valor en las que el centro fundamentará su gestión para alcanzar esa imagen deseada y proyectada en el tiempo.

TENER CLARO HACIA DONDE QUEREMOS IR Saber con quién y con qué contamos

Actividades PROCESO Proveedores Clientes SALIDAS (OUTPUTS) (Secuencia de actividades) Actividades SALIDAS (OUTPUTS) ENTRADAS (INPUTS) RECURSOS

PROCESO PROCESO Entradas Salidas Proceso: “Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados” ISO 9000:2000 PROCESO Entradas Salidas Proceso: “Secuencia de actividades que van añadiendo valor mientras se produce un determinado producto o servicio a partir de determinadas aportaciones” Modelo EFQM

En General, para la consecución de los objetivos globales establecidos, una organización debe ser consciente de estas relaciones para plantear el despliegue de los mismos en los diferentes procesos del sistema. El esquema general para llevar a cabo este despliegue sería el siguiente: Determinar los objetivos globales del centro. Identificar los procesos CLAVE en la estructura de Procesos. Establecer los objetivos en los Procesos CLAVE. Establecer las metas y/o acciones para la consecución de los objetivos. Objetivos Globales INFLUENCIA PROCESO ¿CLAVE? Identificación de los Procesos CLAVE Establecimiento de los objetivos en Procesos PROCESO ¿CLAVE? Metas y acciones específicas

Como se aprecia, la consideración de un Proceso como “Proceso CLAVE” viene condicionado por su influencia en el logro de resultados, y generalmente son aquellos Procesos que tienen un impacto importante en esos resultados (y por tanto en la satisfacción de las partes interesadas y, como consecuencia, en la competitividad de la organización). OBJETIVO 1 OBJETIVO 2 OBJETIVO … INFLUENCIA

¿Agrupación de procesos?  Permite establecer analogías entre ellos.  Facilita la Interrelación y la interpretación del mapa en su conjunto.  Faltaría medir y analizar. Hay que Incluir Procesos de Medida y análisis. PROCESOS ESTRATÉGICOS PROCESOS OPERATIVOS CLIENTE CLIENTE PROCESOS DE APOYO

¿Agrupación de procesos?  Permite establecer analogías entre ellos.  Facilita la Interrelación y la interpretación del mapa en su conjunto.  Faltaría medir y analizar. Hay que Incluir Procesos de Medida y análisis. PROCESOS ESTRATÉGICOS Y DE EVALUACIÓN Y ANÁLISIS PROCESOS OPERATIVOS CLIENTE CLIENTE PROCESOS DE APOYO

PROCESOS EN CASCADA

Cinco fases para la implantación de la Gestión por Procesos: Planificación de Procesos Inventario de Procesos Clasificación de Procesos Mapa de Procesos Selección de Procesos Subprocesos

Supone un gran soporte documental para la FORMACIÓN del personal ¿Qué hemos hecho?  Identificar los Procesos CLAVE  Definir los Procesos Estratégicos y de Apoyo  Trabajo para el análisis y mejora de estos Procesos ¿Qué hacemos ahora?  Analizar cada Proceso individualmente  Equipo de trabajo para cada Proceso: Definir tareas, responsabilidades y recabar la información generada en su análisis. Objetivo * Breve * Claro * Conciso Concretar las pautas de actuación Describir documentalmente el proceso * Entendible por todos * Con Sencillez Supone un gran soporte documental para la FORMACIÓN del personal

PARA DOCUMENTAR UN PROCESO PROCESOS Nombre del Proceso Clave (Opcional) Proceso Responsable Nº de emisión   PARA DOCUMENTAR UN PROCESO 1 Justificación de la existencia del mismo 2 Objetivo 3 Elementos 4 Descripción 5 Observaciones 6 Diagrama del Proceso DOCUMENTAR 29

DOCUMENTACION DE PROCESOS DOCUMENTACION DE PROCESOS Es un método estructurado que utiliza un preciso manual para comprender el contexto y los detalles de los Procesos Clave. Siempre que un Proceso vaya a ser rediseñado o mejorado, su documentación es esencial como punto de partida. Lo habitual en las organizaciones es que los Procesos no estén identificados y por consiguiente, no se documenten ni se delimiten. Los procesos fluyen a través de los distintos departamentos y puestos de la organización funcional, que no suele percibirlos en su totalidad y como conjuntos diferenciados y, en muchos casos, interrelacionados.

ELEMENTOS DE UN PROCESO  Identificación y documentación. Lo habitual en las organizaciones es que los Procesos no estén identificados y por consiguiente, no se documenten ni se delimiten. Los Procesos fluyen a través de los distintos departamentos y puestos de la organización funcional, que no suelen percibirlos en su totalidad y como conjuntos diferenciados y, en muchos casos, interrelacionados.  Definición de objetivos.  Identificación de responsables.  Reducción de etapas y tiempos.  Simplificación.  Reducción y eliminación de actividades sin valor añadido.  Reducción de burocracia.  Ampliación de funciones y responsabilidades del personal.  Inclusión de actividades de valor añadido.

ELEMENTOS DE UN PROCESO  Identificación y documentación.  Definición de objetivos. Permite orientar los Procesos hacia la Calidad, es decir, hacia la satisfacción de necesidades y expectativas  Identificación de responsables.  Reducción de etapas y tiempos.  Simplificación.  Reducción y eliminación de actividades sin valor añadido.  Reducción de burocracia.  Ampliación de funciones y responsabilidades del personal.  Inclusión de actividades de valor añadido.

ELEMENTOS DE UN PROCESO Al estar las actividades distribuidas entre diferentes áreas funcionales, lo habitual es que nadie se responsabilice del Proceso ni de sus resultados. El encargado del Proceso puede delegar en un equipo o persona que tenga un conocimiento importante sobre el mismo, pero es fundamental que esté informado de las acciones y decisiones que afectan al Proceso. La responsabilidad no se delega. Debe tener control sobre el Proceso desde el principio al fin.  Identificación y documentación.  Definición de objetivos.  Identificación de responsables.  Reducción de etapas y tiempos.  Simplificación.  Reducción y eliminación de actividades sin valor añadido.  Reducción de burocracia.  Ampliación de funciones y responsabilidades del personal.  Inclusión de actividades de valor añadido.

ELEMENTOS DE UN PROCESO  Identificación y documentación.  Definición de objetivos.  Identificación de responsables. Al documentar un Proceso se conocen los pasos que lo conforman. Esto genera una reducción en las etapas de manera que el tiempo total disminuye.  Reducción de etapas y tiempos.  Simplificación.  Reducción y eliminación de actividades sin valor añadido.  Reducción de burocracia.  Ampliación de funciones y responsabilidades del personal.  Inclusión de actividades de valor añadido.

ELEMENTOS DE UN PROCESO  Identificación y documentación.  Definición de objetivos.  Identificación de responsables. Se reducen las personas y los departamentos implicados  Reducción de etapas y tiempos.  Simplificación.  Reducción y eliminación de actividades sin valor añadido.  Reducción de burocracia.  Ampliación de funciones y responsabilidades del personal.  Inclusión de actividades de valor añadido.

ELEMENTOS DE UN PROCESO  Identificación y documentación.  Definición de objetivos.  Identificación de responsables. Eliminamos las que no aportan nada. Perduran las necesarias (evaluación imprescindible para el control del Proceso o las que deben hacerse para cumplir la legalidad o la normativa vigente)  Reducción de etapas y tiempos.  Simplificación.  Reducción y eliminación de actividades sin valor añadido.  Reducción de burocracia.  Ampliación de funciones y responsabilidades del personal.  Inclusión de actividades de valor añadido.

ELEMENTOS DE UN PROCESO  Identificación y documentación.  Definición de objetivos.  Identificación de responsables.  Reducción de etapas y tiempos. Es otro medio para reducir etapas y acortar tiempos. Pero hay que hacerlo procurando evitar conflictos.  Simplificación.  Reducción y eliminación de actividades sin valor añadido.  Reducción de burocracia.  Ampliación de funciones y responsabilidades del personal.  Inclusión de actividades de valor añadido.

ELEMENTOS DE UN PROCESO  Identificación y documentación.  Definición de objetivos.  Identificación de responsables.  Reducción de etapas y tiempos.  Simplificación. Incrementar la satisfacción del cliente  Reducción y eliminación de actividades sin valor añadido.  Reducción de burocracia.  Ampliación de funciones y responsabilidades del personal.  Inclusión de actividades de valor añadido.

BENEFICIOS DE DOCUMENTAR UN PROCESO Incrementar la Eficacia Mejorar la Calidad Acortar los tiempos reduciendo así los ciclos de entrega del servicio Reducir costos (esfuerzos, recursos )

PASOS PARA DOCUMENTAR UN PROCESO Seleccionar el Proceso a documentar Recogida de información relacionada Análisis de la información Desarrollo del Manual de documentación Implica la creación de un modelo o formato de Procesos

MODELADO DE PROCESOS Los sistemas (conjunto de procesos y subprocesos) son difíciles de comprender, con múltiples puntos de contacto entre sí y con muchas personas, departamentos y puestos implicados. Un modelo da la oportunidad de organizar y documentar la información sobre un sistema. Un modelo es una representación de una realidad compleja. Modelar es describir (lo más exacto posible) un sistema y sus actividades.

PASOS PARA DESARROLLAR UN MODELO DE PROCESO IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO Señalar el área o departamento al que pertenece. Asignar una clave para diferenciarlo de otros. Asignar un número de emisión según el orden en que fue documentado. Señalar el o los responsables de llevarlo a cabo

PASOS PARA DESARROLLAR UN MODELO DE PROCESO DESGLOSE DEL CONTENIDO QUE INCLUYE EL MANUAL DE PROCESO: Justificar la existencia de ese proceso en nuestro centro Objetivo de la elaboración del manual de ese Proceso Definir los conceptos principales que lo integran Describir los elementos que forman parte de él Describir las características principales del Proceso Describir los pasos o actividades que lo integran Observaciones y recomendaciones Diagrama de flujo Anexos que complementan la información Bibliografía (si lo requiere) 15

No todos los Procesos deben incluir este seguimiento de pasos, ya que cada Proceso tiene características diferentes según el área funcional o departamento al que corresponde.

DIAGRAMA DE PROCESOS Los símbolos más utilizados en un mapa de procesos son: Inicio o fin de un Proceso Origen de una entrada o destino de una salida. Comienzo o fin de un conjunto de actividades. Actividad Representa una actividad o conjunto de actividades. Decisión Salidas con al menos dos flechas (opciones). Flujo de productos, información … y secuencia en la que se ejecutan las actividades. Se suele utilizar para indicar la existencia de un documento relevante para el Proceso. Documento Indica la introducción o registro de datos en una base de datos, generalmente informática. Base de datos

Identificar los Límites Identificar las tareas Definir las decisiones 1 Identificar los Límites ETAPAS PARA ANALIZAR Y DOCUMENTAR UN PROCESO 2 Identificar las tareas 3 Incluir responsable Este Proceso debe realizarse siempre en grupo, de no más de 4 personas. Todos deben conocer el Proceso analizado. Dentro del grupo debe nombrarse un coordinador (marcará tiempos, decidirá en caso de discrepancias …). 4 Describir las tareas 5 Definir las decisiones 6 Definir documentos

Proceso 1 Inicio de curso IDENTIFICAR LOS LIMITES DEL PROCESO Asignar personal Inicial Las tareas se describen empezando por un verbo en infinitivo, consiguiendo así más claridad sobre lo que hay que hacer. Los Límites pueden no ser para todos los mismos y puede generar un debate intenso entre los miembros del grupo. Las tareas se describen empezando por un verbo en infinitivo, así se consigue más claridad sobre lo que hay que hacer. Los Límites pueden no ser para todos los mismos y puede generar un debate intenso entre los miembros del grupo. Acoger a los alumnos Final

Elaborar horarios del centro Entregar documentación IDENTIFICAR LAS TAREAS DEL PROCESO Asignar personal 2 Elaborar horarios del centro Entregar documentación Nos preguntamos después de cada tarea identificada: ¿Qué hacemos después?. Hasta llegar al límite final. Las ordenaremos cronológicamente. Identificaremos las más importantes. Se pueden modificar los límites iniciales del Proceso. Organizar aula

Elaborar horarios del centro Entregar documentación INCLUIR AL RESPONSABLE Asignar personal 3 Director Elaborar horarios del centro Jefe de Estudios En la parte inferior del rectángulo se incluye la función o persona que es responsable de esa tarea. Es importante no identificar dos o más funciones o responsables para la misma tarea. Puede crear confusión. Entregar documentación Jefe de Estudios Organizar aula Responsable de aula

4 DESCRIBIR LAS TAREAS Utilizar frases cortas. (16 palabras por frase) Cuatro frases por párrafo. No abusar de frases subordinadas Intentar transmitir una idea por frase Se explica cada una con el detalle requerido. Las frases deben ser escuetas y concisas aportando la información complementaria al diagrama de flujo para aclarar lo necesario del mismo. Hay que encontrar un equilibrio para no identificar muchas tareas en el diagrama de flujo o utilizar demasiado texto en las explicaciones.

Elaborar horarios del centro Entregar documentación DEFINIR LAS DECISIONES Asignar personal 5 Director Elaborar horarios del centro Jefe de Estudios En la parte inferior del rectángulo se incluye la función o persona responsable de esa tarea. ¿Cuadran los horarios? No Es importante no identificar dos o más funciones o responsables para la misma tarea. Puede crear confusión. Si Acoger a los alumnos Entregar documentación Organizar aula Tutor Responsable de aula Jefe de Estudios

Elaborar horarios del centro Entregar documentación Listado de asignaciones Asignar personal DEFINIR LOS DOCUMENTOS Director 6 Criterios para elaborar Horarios Elaborar horarios del centro Jefe de Estudios 39 ¿Cuadran los horarios? No Si Acoger a los alumnos Entregar documentación Organizar aula Tutor Responsable de aula Jefe de Estudios Agenda de acogida Carpeta de aula

DEFINIR LOS DOCUMENTOS 38 DEFINIR LOS DOCUMENTOS Identificar los documentos que van apareciendo y colocarlo junto a la tarea donde se genera. El sentido de la flecha es del documento a la tarea. Incluiremos el nombre del documento. Al identificar el documento debemos establecer su formato (tipo de letra, márgenes, con o sin logotipo, etc.). En una zona del procedimiento, incluir información sobre el archivo de los documentos generados (Nombre, responsable, lugar de archivo, tiempo de retención)

ORIENTACIONES PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DEL CENTRO CURSO ACADÉMICO 2007 – 2008 ESCUELAS DE EDUCACIÓN INFANTIL Y CASAS DE NIÑOS SERVICIO DE INSPECCIÓN EDUCATIVA DIRECCIÓN DE ÁREA TERRITORIAL MADRID – NORTE ¿QUÉ ES EL PLAN ANUAL DEL CENTRO? El Plan Anual del Centro es un instrumento de planificación para cada curso académico, que tiene como finalidades: Recoger las decisiones y acuerdos más relevantes que afecten a la organización y funcionamiento general del Centro. El Plan Anual del Centro tiene la función de garantizar la actuación coordinada de las estructuras organizativas y de los equipos de docentes, propiciar la participación y colaboración de todos los sectores de la comunidad educativa y definir la distribución responsable de las tareas y actividades para conseguir los objetivos establecidos en el ámbito del Centro.

ORIENTACIONES PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DEL CENTRO CURSO ACADÉMICO 2007 – 2008 ESCUELAS DE EDUCACIÓN INFANTIL Y CASAS DE NIÑOS SERVICIO DE INSPECCIÓN EDUCATIVA DIRECCIÓN DE ÁREA TERRITORIAL MADRID – NORTE

PRESENTACIÓN DE UN PROCESO A nivel administrativo, el procedimiento debe indicar: Nombre del centro. Título del procedimiento. Número del procedimiento. Número de edición. Fecha de edición. Paginación. Firma del que lo aprueba. Última La posición de cada elemento debe estar preestablecida (mismo tipo de información en el mismo sitio para todos los procedimientos). Lo ideal es utilizar un FORMATO DE PROCEDIMIENTO.

Descripción del Proceso   Instrucciones del Proceso Descripción del Proceso Edición: Aprobada por: Fecha: PR Nº 2 INICIO DE CURSO CENTRO EDUCATIVO FICHA DE UN PROCESO Diagrama de flujo

FICHA DE UN PROCEDIMIENTO - Curso escolar - Curso escolar - Curso escolar - Curso escolar - Carpeta de inicio de curso - Carpeta de inicio de curso - Archivo personal del profesor - Carpeta de inicio de curso - Secretario - Jefatura de Estudios - Tutor y/o especialista - Jefe de Estudios - Listado de asignaciones - Horarios - Carpeta de aula - Agenda de acogida 1.- Asignar personal: Se asignarán tutores, especialistas y personal de apoyo a los grupos de alumnos según los criterios establecidos por el equipo educativo en la Programación General Anual. Se generará un listado con las asignaciones de personal. Este listado debe ser aprobado por la Dirección. 2.- Elaboraar los horarios de centro: Se elaborarán los horarios de grupo y profesorado, teniendo en cuenta la normativa vigente y los criterios definidos por el claustro. Se planificarán también las horas de cómputo mensual teniendo en cuenta el calendario escolar. Por último se definirán los horarios para el uso de espacios comunes. Una vez cuadrados todos los horarios se introducirán en SICE/SICEP. 3.- Entregar documentación (carpeta de aula): Se entregará la documentación necesariapara el inicio del curso. Los listados, en la mayoría de los casos, podrán ser impresos desde la aplicación SICE /SICEP. a) Documentación para tutores: Listado de alumnos, Listado de datos personales, Listado de evaluación, registro de asistencia, horario de tutorías, horario personal, horario de espacios comunes, modelo de petición de material, modelos de documentos para comunicación con los padres (autorización salidas, citaciones, etc.) b) Documentación especialistas y personal de apoyo: Listado de alumnos (de todos sus grupos), listado de datos personales Listado de evaluación, registro de asistencia, horarios de tutorías, horario personal, horario de wespacios comunes, modelo petición material, modelos de documentos para comunicación con padres. 4.- Organizar aula: Se realizará distribución espacial del aula. Se revisará el material necesario para el desarrollo de las actividades docentes. En caso de necesitar ma terial se realizará la petición interna al responsable correspondiente, siguiendo las instruccioens descritas en el procedimiento de Compras. 5.- Acoger a los alumnos: El Jefe de Estudios diseñará un Plan de acogida. Se definirán puntos de reunión inicial de los diferentes gruposy responsables de los mismos, horarios de cada responsable y actividades para cada nivel. Instrucciones del Proceso Descripción del Proceso Edición: Aprobada por: Fecha: PR Nº 2 INICIO DE CURSO CENTRO EDUCATIVO - Curso escolar - Curso escolar - Curso escolar - Curso escolar - Carpeta de inicio de curso - Carpeta de inicio de curso - Archivo personal del profesor - Carpeta de inicio de curso - Secretario - Jefatura de Estudios - Tutor y/o especialista - Jefe de Estudios - Listado de asignaciones - Horarios - Carpeta de aula - Agenda de acogida 1.- Asignar personal: Se asignarán tutores, especialistas y personal de apoyo a los grupos de alumnos según los criterios establecidos por el equipo educativo en la Programación General Anual. Se generará un listado con las asignaciones de personal. Este listado debe ser aprobado por la Dirección. 2.- Elaboraar los horarios de centro: Se elaborarán los horarios de grupo y profesorado, teniendo en cuenta la normativa vigente y los criterios definidos por el claustro. Se planificarán también las horas de cómputo mensual teniendo en cuenta el calendario escolar. Por último se definirán los horarios para el uso de espacios comunes. Una vez cuadrados todos los horarios se introducirán en SICE/SICEP. 3.- Entregar documentación (carpeta de aula): Se entregará la documentación necesariapara el inicio del curso. Los listados, en la mayoría de los casos, podrán ser impresos desde la aplicación SICE /SICEP. a) Documentación para tutores: Listado de alumnos, Listado de datos personales, Listado de evaluación, registro de asistencia, horario de tutorías, horario personal, horario de espacios comunes, modelo de petición de material, modelos de documentos para comunicación con los padres (autorización salidas, citaciones, etc.) b) Documentación especialistas y personal de apoyo: Listado de alumnos (de todos sus grupos), listado de datos personales Listado de evaluación, registro de asistencia, horarios de tutorías, horario personal, horario de wespacios comunes, modelo petición material, modelos de documentos para comunicación con padres. 4.- Organizar aula: Se realizará distribución espacial del aula. Se revisará el material necesario para el desarrollo de las actividades docentes. En caso de necesitar ma terial se realizará la petición interna al responsable correspondiente, siguiendo las instruccioens descritas en el procedimiento de Compras. 5.- Acoger a los alumnos: El Jefe de Estudios diseñará un Plan de acogida. Se definirán puntos de reunión inicial de los diferentes gruposy responsables de los mismos, horarios de cada responsable y actividades para cada nivel. Instrucciones del Proceso Descripción del Proceso Edición: Aprobada por: Fecha: PR Nº 2 INICIO DE CURSO CENTRO EDUCATIVO     FICHA DE UN PROCEDIMIENTO Diagrama de flujo

FICHA DE UN PROCESO Continuará ..... En la próxima reunión Inicio