Taller OEA/OACI Bogotá, Colombia de noviembre de 2008 Normas y mejores prácticas de Passport Canada Debbie Richer Gerente de Distrito, Edmonton

Expedición segura de documentos de viaje El pasaporte en sí es cada vez más difícil de alterar o falsificar. Los delincuentes se están concentrando en los procesos y sistemas de expedición de pasaportes. Los documentos ¨fuente¨ (certificados de nacimiento y de ciudadanía) representan aún un gran peligro en el proceso de expedición de documentos. Es imposible eliminar el 100% de los riesgos, pero las medidas de prevención y mitigación pueden reducirlos. 2

Organización de Aviación Civil Internacional El proceso de expedición de Passport Canada sigue las normas y recomendaciones de la OACI.  Normas y métodos internacionales recomendados – Anexo 9 del Convenio de Chicago (OACI)  Documento de viaje de lectura mecánica -OACI Doc 9303  Medidas mínimas de seguridad para la tramitación y expedición de pasaportes (y otros documentos) de lectura mecánica - Apéndice III de la Sección III del documento

4 Resumen de la presentación 1.Control y responsabilidad sobre documentos de viaje en blanco y documentos de seguridad 2.Verificación de identidad del solicitante 3.Documentos ¨fuente¨ 4.Captura de datos de identificación 5.Documentos de viaje perdidos o robados 6.Seguridad física de las instalaciones donde se expiden los documentos 7.Solicitud y normas del procedimiento de expedición 8.Control interno, auditorías y capacitación del personal

Control y responsabilidad sobre documentos de viaje en blanco Envío de material en blanco y material de seguridad Almacenamiento de material en blanco y de seguridad Eliminación de material en blanco y material de seguridad Administración del inventario  Doble control y acceso restringido  Uso diario y verificación  Presentación mensual de informes y verificación 5

Verificación de identidad del solicitante Solicitante nuevo  formulario de solicitud de tres páginas  fotos  comprobante original de ciudadanía  identificación secundaria para respaldar la identidad  garante y dos referencias personales 6

Verificación de identidad del solicitante 7 Solicitante de renovación  pasaporte válido anterior expedido dentro de los últimos seis años  fotos  pasaporte anterior no se perdió ni fue robado y no está dañado  debe mantenerse exactamente la misma información de la página con los datos de identificación  el solicitante tenía al menos 16 años cuando el pasaporte fue expedido  2 referencias personales

8 Documentos ¨fuentes¨ Documentos originales  Certificado de nacimiento o certificado de ciudadanía Autoridades reconocidas para expedir  Estadísticas demográficas provinciales/Territoriales  Oficina de Ciudadanía e Inmigración de Canadá Herramientas y capacitación en autentificación

Captación de datos de identificación Fotografías - buena calidad - sin modificar - tomadas durante los últimos 12 meses - vista frontal de la cara - expresión facial neutra Firma - se requiere la firma usual del solicitante en cada una de las páginas de la solicitud 9

10 Documentos de viaje perdidos y robados Los documentos perdidos o robados no son renovables La nueva solicitud exige una declaración legalizada explicando las circunstancias Los documentos perdidos/robados no son válidos para viajar y no pueden reactivarse si se encuentran o recuperan Los documentos perdidos o robados se registran en la base de datos de pasaportes Los documentos perdidos o robados deben denunciarse a la policía nacional o a Interpol La pérdida o robo de documentos en repetidas ocasiones causará restricciones en la expedición de pasaportes.

11 Seguridad física de los locales donde se expiden documentos Normas de seguridad para la construcción de oficinas Seguridad de los locales  Cámaras de vigilancia en todas las oficinas  Materiales de seguridad guardados en cajas fuertes en cuartos seguros  Vigilancia con sistemas de alarma Acceso restringido a locales de oficinas  Niveles de acceso  Permisos de seguridad  Registro del acceso

Procedimientos de solicitud/ expedición Promover la asistencia en persona  Red de 33 oficinas y 189 funcionarios que reciben solicitudes Organización del trabajo  Preselección  Controles de seguridad  Ingreso y lectura digital de datos  Decisión de autorizar  Avisos automatizados  Verificación de datos  Impresión  Control de calidad  Entrega 12

Control interno, auditorías y capacitación del personal Seguridad en la tecnología de la información  Acceso restringido al sistema de expedición de documentos  Computadoras en modo ¨lock-down¨  bloqueado  Separación de funciones Unidad de control de calidad Unidad de cumplimiento Supervisión del desempeño del personal Capacitación del personal – capacitación inicial y capacitación continua 13

14 Preguntas Contactos: Debbie Richer Gerente, Passport Canada, Edmonton Leslie Crone Directora de Programas Internacionales