SQF Systems Training Course Trainer Guide Core Module Módulo C-5

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1 SQF Systems Training Course Trainer Guide Core Module Módulo C-5
Module C-5 Auditing & Certification of SQF Systems: A Supplier Overview Auditoría y certificación de Sistemas SQF: Descripción general de un Proveedor Módulo C-5 SQF ofrece un sistema completo de seguridad alimentaria para Proveedores. El Programa SQF consiste tanto de una producción primaria como de un estándar de fabricación, además de capacitación y protocolos de Auditoría y certificación. El SQF está acreditado, reconocido internacionalmente, es creíble, coherente y se puede aplicar a todos los Proveedores de alimentos. Los Proveedores esperan que sus clientes tomen la iniciativa de suministrarles una alternativa razonable a estándares y Auditorías innumerables e incoherentes. Al solicitar y/o aceptar la Certificación SQF, los Proveedores, minoristas y mayoristas pueden ahorrar tiempo y dinero sin comprometer la seguridad y la calidad. Muchos Proveedores están interesados en obtener una Certificación SQF; no obstante, necesitan tener la seguridad de que sus clientes minoristas y mayoristas reconocerán y aceptarán la Certificación SQF. ©Copyright 2008 FMI – All Rights Reserved

2 ¿En qué consiste una Auditoría SQF?
SQF Systems Training Course Trainer Guide Core Module Module C-5 Auditing & Certification of SQF Systems: A Supplier Overview ¿En qué consiste una Auditoría SQF? Se trata de un examen sistemático e independiente del Sistema SQF de un Proveedor realizado por un Auditor SQF para determinar: El compromiso del Proveedor de implementar y mantener el Sistema SQF Si se llevan a cabo actividades de seguridad alimentaria, higiene y gestión de la calidad conforme a los requisitos del cliente y de la regulación, así como también del Código SQF Para verificar si el Sistema SQF está implementado efectivamente. El término "Auditoría" puede tener significados distintos para personas distintas. Con demasiada frecuencia, la gente confunde "Auditoría" con "inspección". Anteriormente, los términos se utilizaban indistintamente. Aunque es cierto que la Auditoría SQF incluye actividades de inspección, es bastante distinta de una "inspección". Una Auditoría generalmente se define como la evaluación de un proceso para determinar el grado de cumplimiento de las normas prescritas (especificaciones, instrucciones) y el juicio emitido a partir de esa evaluación. Por comodidad, utilizaremos el término "Auditoría". En la producción primaria y fabricación de la industria alimentaria, la Auditoría cubrirá los aspectos de la calidad y seguridad de los alimentos y de los procesos asociados. La Auditoría SQF es un examen sistemático e independiente del Sistema SQF de un Proveedor realizado por un Auditor SQF. © 2008 SQF INSTITUTE (A DIVISION OF FMI) ©Copyright 2008 FMI – All Rights Reserved

3 Tres tipos de Auditorías
SQF Systems Training Course Trainer Guide Core Module Module C-5 Auditing & Certification of SQF Systems: A Supplier Overview Tres tipos de Auditorías Interna Del cliente o su representante De un tercero Existen varios tipos de Auditorías a los que una empresa generalmente debe someterse. Cada uno se mencionará por separado. En primer lugar, está la Auditoría interna Luego, la del cliente o su representante Finalmente, la de un tercero © 2008 SQF INSTITUTE (A DIVISION OF FMI) ©Copyright 2008 FMI – All Rights Reserved

4 ¿En qué consiste una Auditoría del cliente o su representante?
SQF Systems Training Course Trainer Guide Core Module Module C-5 Auditing & Certification of SQF Systems: A Supplier Overview ¿En qué consiste una Auditoría del cliente o su representante? "Ellos sobre nosotros" El cliente o su representante le realiza la Auditoría ¿En qué consiste una Auditoría del cliente o su representante? Auditoría de "ellos sobre nosotros". En este caso, el cliente o su representante le realiza la Auditoría. © 2008 SQF INSTITUTE (A DIVISION OF FMI) ©Copyright 2008 FMI – All Rights Reserved

5 ¿En qué consiste una Auditoría interna?
SQF Systems Training Course Trainer Guide Core Module Module C-5 Auditing & Certification of SQF Systems: A Supplier Overview ¿En qué consiste una Auditoría interna? Auditoría "en la empresa" Auditoría de "nosotros sobre nosotros mismos" Obligatoria según la Sección de ambos Códigos SQF ¿En qué consiste una Auditoría interna? Realizarán sus propias Auditorías internas y estarán sujetos a las Auditorías externas. Las Auditorías internas son las que la empresa hace de sí misma, también conocidas como Auditorías "en la empresa" o "nosotros sobre nosotros mismos". Estas Auditorías internas particulares: La empresa las utiliza para determinar cómo se está implementando el Sistema SQF en su negocio Se utilizan para recolectar información objetiva Permiten el uso de información objetiva para discusiones comerciales informadas Identifican si la empresa está en riesgo de avanzar hacia un riesgo mayor por fallas en los controles Identifican oportunidades de mejoramiento Mejoran la comunicación dentro de la empresa, lo que conduce a una mayor motivación y moral del personal Ofrecen oportunidades para evaluar el desempeño del Proveedor sobre la base de los hechos Ofrecen medios para mejorar Ofrecen un mecanismo para demostrar cumplimiento de los requisitos del cliente y de la regulación © 2008 SQF INSTITUTE (A DIVISION OF FMI) ©Copyright 2008 FMI – All Rights Reserved

6 ¿En qué consiste una Auditoría externa?
SQF Systems Training Course Trainer Guide Core Module Module C-5 Auditing & Certification of SQF Systems: A Supplier Overview ¿En qué consiste una Auditoría externa? La Auditoría de un "tercero" Desde el punto de vista del Proveedor: Auditoría de "ellos sobre nosotros" Las Auditorías de revisión de documentación SQF, certificación, recertificación e inspección son todas externas Auditores SQF registrados que trabajan con Organismos de certificación acreditados y licenciados SQF son los responsables de realizar las Auditorías SQF Un tercero realiza una Auditoría externa. En el caso de SQF, se trata de uno de los Organismos de certificación licenciados y acreditados. Usarán Auditores SQF y Auditores subcontratados registrados para realizarla. Desde su punto de vista como Proveedor, es una Auditoría de "ellos sobre nosotros". Esto tiende a tener connotaciones de confrontación; sin embargo la Auditoría SQF no se trata de eso. Se trata de una revisión completamente independiente del sistema de calidad y seguridad, y de la documentación, seguida por una Certificación del sistema en un estándar conocido (en este caso, el Código SQF correspondiente). La ventaja es que los observadores profesionales imparciales verifican el cumplimiento del Proveedor de procedimientos documentados, legislación alimentaria correspondiente y otros requisitos establecidos. © 2008 SQF INSTITUTE (A DIVISION OF FMI) ©Copyright 2008 FMI – All Rights Reserved

7 SQF Systems Training Course Trainer Guide Core Module
Module C-5 Auditing & Certification of SQF Systems: A Supplier Overview El Auditor SQF Contratado para auditar el Sistema SQF de un Proveedor a nombre del Organismo de certificación Registrado ante el Instituto SQF Debe firmar un Código de conducta Debe declarar los conflictos de interés Rotación de Auditores El Auditor SQF es la persona que realizará las Auditorías del Sistema SQF del Proveedor. Esta persona será un empleado del Organismo de certificación o un contratista de dicho organismo. De cualquier modo, necesita cumplir con los requisitos de competencia establecidos por el Instituto SQF en el documento "Sistemas SQF: Criterios para auditores" y debe estar registrado formalmente ante el Instituto SQF como Auditor SQF en las Categorías del sector alimentario para las que demuestre competencia y experiencia. Esto incluye capacitación en Sistemas SQF y HACCP, cómo auditar un sistema de producción o fabricación de alimentos, tener experiencia en Auditoría y conocimiento del alimento y del proceso que se va a auditar. Como parte del proceso de registro, el Auditor debe firmar un Código de conducta que establece simplemente que se comportará de manera profesional y que actuará según las reglas establecidas por el Instituto SQF al ofrecer sus servicios. El Auditor también debe declarar a su empleador (el Organismo de certificación) si tiene un conflicto de interés potencial que pudiera afectar el desempeño de sus servicios de Auditoría a un cliente. Esto se realiza principalmente para asegurar que el Auditor nunca audite su propio trabajo y tenga la capacidad de conservar la objetividad durante la prestación de los servicios de Auditoría. Un Auditor declararía un conflicto de interés si estuviera involucrado en una actividad que no es de Auditoría relacionada con el Sistema SQF del cliente durante los dos últimos años. Por ejemplo, esto puede incluir consultoría o capacitación en las instalaciones. Existe un requisito adicional. El Organismo de certificación debe rotar a los Auditores SQF (Apéndice 3 de SQF 2000) para asegurarse de que ningún Auditor SQF audite al mismo Proveedor más de tres ciclos de Auditoría consecutivos. Esto significa que el Proveedor no debe ver al mismo Auditor SQF durante más de tres ciclos de Auditoría consecutivos. Esto se hace para asegurar que el Auditor conserve la objetividad durante toda la Certificación del Proveedor. © 2008 SQF INSTITUTE (A DIVISION OF FMI) ©Copyright 2008 FMI – All Rights Reserved

8 Auditor SQF - Tarjetas de identificación
SQF Systems Training Course Trainer Guide Core Module Module C-5 Auditing & Certification of SQF Systems: A Supplier Overview Auditor SQF - Tarjetas de identificación A los Auditores SQF se les expide una tarjeta de identificación que muestra las Categorías del sector alimentario en las que pueden hacer Auditorías. Al igual que el Consultor SQF, el Auditor SQF recibe una tarjeta de identificación que indica qué Categorías del sector alimentario puede auditar. Recuerde que, como el Auditor SQF que realiza la Auditoría de su negocio debe estar registrado activamente ante el Instituto SQF en las Categorías del sector alimentario adecuadas, usted tiene derecho a rechazar la Auditoría si un Auditor no registrado o no calificado se presenta en sus oficinas. Es buena práctica revisar la situación de registro del Auditor y sus calificaciones en el sitio web del Instituto SQF ( El sitio web siempre tendrá la información más actualizada sobre el Auditor. © 2008 SQF INSTITUTE (A DIVISION OF FMI) ©Copyright 2008 FMI – All Rights Reserved

9 SQF Systems Training Course Trainer Guide Core Module
Module C-5 Auditing & Certification of SQF Systems: A Supplier Overview Función del Auditor Recopilar evidencia objetiva para mostrar que las actividades se están llevando a cabo como se especificó y verificar que el Sistema SQF producirá y entregará alimentos seguros y de calidad. Entonces, ¿cuál es la función del Auditor? La función del Auditor es recopilar evidencia objetiva para demostrar que las actividades de su operación, de su empresa, se están llevando a cabo como usted lo ha especificado y para verificar que el sistema producirá alimentos seguros y de calidad. A los Auditores SQF se les expide una tarjeta de identificación para mostrar la(s) Categoría(s) del sector alimentario en las que pueden hacer Auditorías. Usted siempre debe verificar que el Auditor esté calificado para trabajar en su sector de la industria, en su tipo de negocio. © 2008 SQF INSTITUTE (A DIVISION OF FMI) ©Copyright 2008 FMI – All Rights Reserved

10 ¿En qué consiste la no conformidad?
SQF Systems Training Course Trainer Guide Core Module Module C-5 Auditing & Certification of SQF Systems: A Supplier Overview ¿En qué consiste la no conformidad? No conformidad es el término que se utiliza cuando se detectan problemas durante la Auditoría. La no conformidad es evidencia de que ciertas acciones o condiciones no son lo que deberían ser. (Usted no está haciendo lo que dice estar haciendo. Esto puede deberse a una falla deliberada o accidental del sistema). ¿En qué consiste la no conformidad? No conformidad es el término que se utiliza cuando se detectan problemas durante la Auditoría de su sistema. ¿En qué consiste la no conformidad? No conformidad es el término que se utiliza cuando se detectan problemas durante la Auditoría de un Sistema SQF. La no conformidad es evidencia de que ciertas acciones o condiciones no son lo que deberían ser. Entonces, en esencia, usted no está haciendo lo que dice estar haciendo. Esto podría deberse a una falla deliberada o accidental del sistema. Si se trata de algo accidental, en realidad no tenemos problemas, pero si es deliberado, sí. Las no conformidades se clasifican según la gravedad del impacto que tengan sobre el sistema o el producto final. Al explicar una no conformidad, el Programa SQF reconoce tres categorías de no conformidades. Son las siguientes: Menor Importante Crítica En su sistema, usted no desea ver muchas no conformidades importantes y no desea ninguna crítica. © 2008 SQF INSTITUTE (A DIVISION OF FMI) ©Copyright 2008 FMI – All Rights Reserved

11 SQF Systems Training Course Trainer Guide Core Module
Module C-5 Auditing & Certification of SQF Systems: A Supplier Overview No conformidad menor Una ausencia o deficiencia del Sistema SQF que produce condiciones no satisfactorias. Si no se controla, conducirá a un riesgo en la calidad y seguridad alimentarias, pero probablemente no causará una falla de elementos del sistema. Se debe corregir en un plazo de treinta días y la medida correctiva pertinente se debe verificar antes o durante la siguiente Auditoría de recertificación o de inspección. En cuanto hayamos establecido cuáles son los elementos del sistema, necesitamos establecer cómo se determinan las no conformidades menores para las Auditorías y para cumplir con los requisitos SQF. Así, se define una no conformidad menor como una ausencia o deficiencia del Sistema SQF que produce condiciones no satisfactorias. Si no se controla, conllevará un riesgo para la seguridad y calidad alimentarias, pero probablemente no causará una falla de elementos del sistema. ¿Recuerdan que hablamos sobre elementos del sistema anteriormente? Aquí es donde entran en juego. Esencialmente, en lo que respecta a una no conformidad menor, no existe amenaza inmediata a la seguridad o la calidad del producto. Si se detectan no conformidades menores, se deben corregir en un plazo de treinta días. Se pueden conceder prórrogas, pero una no conformidad menor se debe corregir y el Auditor SQF debe verificar la medida correctiva pertinente antes o durante la siguiente Auditoría de recertificación o de inspección. © 2008 SQF INSTITUTE (A DIVISION OF FMI) ©Copyright 2008 FMI – All Rights Reserved

12 ¿En qué consiste un elemento del sistema?
SQF Systems Training Course Trainer Guide Core Module ¿En qué consiste un elemento del sistema? Module C-5 Auditing & Certification of SQF Systems: A Supplier Overview 1 4.1 Compromiso 2 4.2 Control y registro de documentos 3 Los Códigos SQF tienen ocho elementos del sistema. 4.3 Diseño, desarrollo y especificaciones de los productos 4 4.4 Alcance de la seguridad alimentaria 5 4.5 Verificación 6 4.6 Identificación, seguimiento, retiro y retirada de productos Para auditar un Sistema SQF, primero es necesario explicar en qué consiste un elemento del sistema. Cuando comenzamos a analizar una no conformidad y cómo la manejamos, se pone en duda la configuración del Sistema SQF. Entonces, ¿qué es un elemento del sistema? Los estándares SQF tienen ocho elementos del sistema, que se muestran en la gráfica. Comprenden el Sistema SQF y abarcan los diversos elementos que su Sistema SQF necesita para ser implementado y mantenido adecuadamente. 7 4.7 Seguridad de las instalaciones 8 4.8 Alimentos de identidad preservada © 2008 SQF INSTITUTE (A DIVISION OF FMI) ©Copyright 2008 FMI – All Rights Reserved

13 No conformidad importante
SQF Systems Training Course Trainer Guide Core Module Module C-5 Auditing & Certification of SQF Systems: A Supplier Overview No conformidad importante Ausencia o deficiencia del Sistema SFQ que produce condiciones insatisfactorias que conllevan un riesgo para la seguridad o calidad alimentarias y probablemente cause una falla de los elementos de un sistema. Se debe corregir y la medida correctiva pertinente se debe verificar en un plazo de catorce días. Se define no conformidad importante como una ausencia o deficiencia del Sistema SFQ que produce condiciones insatisfactorias que conllevan un riesgo para la seguridad o calidad alimentarias y probablemente causen una falla de los elementos de un sistema. Una no conformidad importante se debe corregir y la medida correctiva pertinente se debe verificar en un plazo de catorce días. Las siguientes son las reglas dentro del Programa SQF. © 2008 SQF INSTITUTE (A DIVISION OF FMI) ©Copyright 2008 FMI – All Rights Reserved

14 No conformidad importante
SQF Systems Training Course Trainer Guide Core Module Module C-5 Auditing & Certification of SQF Systems: A Supplier Overview No conformidad importante En aquellas circunstancias en las que la medida correctiva involucre: Un cambio estructural; o Que la no conformidad importante no se pueda corregir debido a cuestiones estacionales; o Cuando no exista amenaza inmediata para la seguridad o la calidad del producto, este período se puede prolongar siempre y cuando el plazo para la medida correctiva sea aceptable para el Organismo de certificación. En cuanto a las no conformidades importantes en estas situaciones, el período de catorce días para corregir la no conformidad se puede prolongar siempre y cuando el plazo sea aceptable para el Organismo de certificación. Sin embargo, lo importante es tener en cuenta que no exista una amenaza inmediata a la seguridad o a la calidad del producto. El Auditor hablará sobre esto en la Reunión de salida si surge la necesidad. © 2008 SQF INSTITUTE (A DIVISION OF FMI) ©Copyright 2008 FMI – All Rights Reserved

15 No conformidad crítica
SQF Systems Training Course Trainer Guide Core Module Module C-5 Auditing & Certification of SQF Systems: A Supplier Overview No conformidad crítica Incluye, entre otras cosas: i) Una falla del control en un punto de control crítico, un Programa de requisitos previos o cualquier otro paso del proceso, y se considera que existe la posibilidad de causar un riesgo significativo para la salud pública, por lo que la seguridad del producto está comprometida y posiblemente cause una retirada de clase 1 o 2, y no se toma ninguna medida correctiva efectiva. ii) Falsificación de registros relacionados con los controles de seguridad alimentaria y el Sistema SQF. Una no conformidad crítica es muy grave y se debe evitar a toda costa. La razón es que una no conformidad crítica es una falla del control en un punto de control crítico, un Programa de requisitos previos o cualquier otro paso del proceso, y se considera que existe la posibilidad de causar un riesgo significativo para la salud pública, por lo que la seguridad del producto está comprometida y posiblemente cause una retirada de clase 1 o 2, y no se toma ninguna medida correctiva efectiva. Y éste es el punto clave aquí: el Proveedor no ha tomado ninguna medida correctiva efectiva para rectificar el problema. Otro aspecto de una no conformidad crítica es la falsificación de registros para el Sistema SQF. Así, cualquier falsificación de registros para el Sistema SQF se consideraría una no conformidad crítica. Una no conformidad crítica causará la suspensión o revocación inmediata de la Certificación SQF. Entre los ejemplos de no conformidades críticas se encuentran las detectadas durante una Auditoría o situaciones en las que el Proveedor no corrige una no conformidad crítica o importante. Si está suspendido y no se toman medidas correctivas. Si falsifica sus registros. Si no permite que el Organismo de certificación realice la Auditoría durante el plazo programado. Si no cumple con el Certificado de registro. Un ejemplo de esto sería que una empresa se registre para procesar un tipo de producto y de todos modos indique en su material de mercadeo que también está certificada para procesar diferentes tipos de productos. En cualquiera de estas situaciones, se revocarán los Certificados. Si utiliza el logotipo SQF mientras está suspendido o lo usa inadecuadamente. Esto sólo ocurriría en el nivel 3. El Certificado se suspenderá o revocará © 2008 SQF INSTITUTE (A DIVISION OF FMI) ©Copyright 2008 FMI – All Rights Reserved

16 ¿Qué es una Certificación?
SQF Systems Training Course Trainer Guide Core Module Module C-5 Auditing & Certification of SQF Systems: A Supplier Overview ¿Qué es una Certificación? La Certificación es la emisión de un Certificado de registro después de haber completado exitosamente una Auditoría de certificación o de recertificación administrada por un Organismo de certificación SQF licenciado. Ahora necesitamos definir lo que es una Certificación. Esto es importante porque el resultado de una Auditoría de certificación inicial o de una Auditoría de recertificación exitosa es la Certificación del Proveedor. La Certificación es la emisión de un Certificado de registro después de haber completado exitosamente una Auditoría de certificación o de recertificación administrada por un Organismo de certificación SQF licenciado. © 2008 SQF INSTITUTE (A DIVISION OF FMI) ©Copyright 2008 FMI – All Rights Reserved

17 Certificación inicial de Sistemas SQF
SQF Systems Training Course Trainer Guide Core Module Module C-5 Auditing & Certification of SQF Systems: A Supplier Overview Certificación inicial de Sistemas SQF Seleccionar un Organismo de certificación (licenciado por el SQFI), llenar la solicitud, aceptación de la propuesta de certificación Preevaluación en las instalaciones / Análisis de brechas realizado por el Organismo de certificación o por un Consultor (opcional) El Proveedor documenta e implementa su Sistema SQF Medida correctiva El Proveedor envía los documentos del Sistema SQF al Organismo de certificación para su revisión (Revisión de la documentación) Auditoría de certificación, Evaluación y valoración en las instalaciones (realizadas por un Auditor SQF registrado) El Auditor revisa los hallazgos Si existen no conformidades críticas o importantes, o la clasificación es < C Si no existen no conformidades críticas ni importantes y la clasificación es > C Este diagrama de flujo describe los pasos que debe dar un Proveedor para obtener la Certificación SQF inicial. Seleccionar un Organismo de certificación (licenciado por el Instituto SQF), llenar la solicitud, aceptación de la propuesta de Certificación Preevaluación en las instalaciones / Análisis de brechas realizado por el Organismo de certificación o por un Consultor (opcional) El Proveedor documenta e implementa su Sistema SQF El Proveedor envía los documentos del Sistema SQF al Organismo de certificación para su revisión (Revisión de la documentación) Aquí, el Auditor SQF revisará la documentación y Si la documentación cumple con el Código SQF como está escrita, pasa al siguiente paso, es decir, la evaluación en las instalaciones por parte de un Auditor SQF. Si la documentación no cumple con dicho Código, el Proveedor debe tomar alguna medida correctiva. El Auditor SQF revisa la medida correctiva. Si es satisfactoria, pasan a la Auditoría en las instalaciones. Si la medida correctiva no es satisfactoria, regresan al paso anterior para volver a tomar una medida correctiva y enviarla al Auditor SQF para su revisión, hasta que la medida sea considerada satisfactoria. Volvamos a la Auditoría en las instalaciones. Se trata de la Auditoría de certificación, una evaluación y valoración realizadas en las instalaciones por un Auditor SQF registrado El Auditor revisa los hallazgos de la Auditoría en las instalaciones Entonces, el Auditor tomará la medida pertinente teniendo en cuenta si se documentaron no conformidades. Si no existen no conformidades críticas ni importantes y la clasificación es > C Recomendación del Auditor Decisión de Certificación del Consejo revisor del Organismo de certificación Se emite el Certificado El Certificado SQF tiene una validez de doce meses Si existen no conformidades críticas o importantes, o la clasificación es < C El Sistema es deficiente El Proveedor debe tomar medidas correctivas A continuación, el Proveedor ingresa al ciclo de medidas correctivas, en el que envía la medida pertinente al Auditor SQF para su revisión; este último la revisa y luego se toma una decisión teniendo en cuenta si la medida es satisfactoria o no. El Sistema es deficiente Recomendación del Auditor Decisión de Certificación del Consejo revisor del Organismo de certificación El Proveedor debe tomar alguna medida correctiva Se emite el Certificado El Certificado SQF tiene una validez de 12 meses ©Copyright 2008 FMI – All Rights Reserved

18 ¿Qué se espera de la Auditoría de Certificación?
SQF Systems Training Course Trainer Guide Core Module Module C-5 Auditing & Certification of SQF Systems: A Supplier Overview Auditoría basada en archivos/revisión de documentación Auditoría en las instalaciones Informe de Auditoría Ahora que hemos revisado el Proceso de certificación inicial, necesitamos comprender lo que usted esperará que tenga lugar durante la Auditoría SQF de un tercero. Bueno, la Auditoría de un tercero seguirá ciertos procedimientos. Para una certificación nueva consistirá en una Auditoría "basada en archivos" o revisión de documentación en la que la empresa de Auditoría primero revisará sus documentos. Realizará una Auditoría en sus instalaciones para asegurar que el sistema que usted ha documentado en efecto esté implementado y en funcionamiento. Finalmente, al terminar con estas Auditorías, enviarán un informe de Auditoría. Entonces, esos son los requisitos básicos que usted podría esperar de una Auditoría de un tercero. Hablaremos sobre esto con más detalles en las próximas diapositivas. © 2008 SQF INSTITUTE (A DIVISION OF FMI) ©Copyright 2008 FMI – All Rights Reserved

19 La Auditoría basada en archivos/Revisión de documentación
SQF Systems Training Course Trainer Guide Core Module Module C-5 Auditing & Certification of SQF Systems: A Supplier Overview La Auditoría basada en archivos/Revisión de documentación es una revisión de la documentación del Sistema SQF del Proveedor y es la etapa inicial de la Auditoría de certificación para asegurarse de que la documentación del sistema cumpla estrictamente con los requisitos del Código SQF, según sea necesario. La Auditoría basada en archivos, o Revisión de documentación, revisa la documentación pertinente de la empresa antes de examinar físicamente las instalaciones, procesos y procedimientos. La revisión de documentación se realiza inicialmente antes de que el Auditor se desplace al sitio porque, si los sistemas no están documentados correctamente, existen muy pocas probabilidades de que las operaciones de la fábrica, planta o granja operen correctamente. Así, esta revisión le da al Proveedor la oportunidad de hacer cambios y de refinar el sistema antes de que tenga lugar la Auditoría en las instalaciones. La información obtenida en este punto también ayudará a determinar el enfoque de la Auditoría y las destrezas necesarias del Auditor, sobre todo si la va a realizar un equipo en el caso de una operación diversa. © 2008 SQF INSTITUTE (A DIVISION OF FMI) ©Copyright 2008 FMI – All Rights Reserved

20 Auditoría en las instalaciones
SQF Systems Training Course Trainer Guide Core Module Module C-5 Auditing & Certification of SQF Systems: A Supplier Overview Auditoría en las instalaciones Reunión de entrada Realización de la Auditoría Revisión de los hallazgos Reunión de salida La Auditoría SQF, como cualquier auditoría, en esencia sigue un procedimiento estandarizado. Normalmente, al Auditor llega a las instalaciones de la empresa, se presenta y, antes de dirigirse a la planta de procesamiento para realizar la Auditoría, lleva a cabo una reunión de entrada. En la Reunión de entrada, el Auditor describirá el alcance de la Auditoría, notificará al gerente o representante de la empresa que deberá ser entrevistado y realizará cualquier otro arreglo administrativo necesario. A continuación Realizará la Auditoría con la lista de verificación de Auditoría suministrada por el Instituto SQF y refinada por el Auditor para ajustarse a sus operaciones. El Auditor buscará evidencia objetiva para determinar el cumplimiento del Código SQF adecuado, la legislación pertinente, los requisitos de su cliente y cualquier otro factor que esté incluido en su Sistema SQF documentado. Esto incluirá una combinación de revisión de documentación y registros, interrogación efectiva del personal y los supervisores, observaciones, inspección y comparación con los estándares nominados. En cuanto se complete la Auditoría, habrá un tiempo corto para Revisar los hallazgos, para evaluarlos y, si es necesario, documentar cualquier medida correctiva necesaria. Una vez que se haya realizado todo lo anterior, tendrá lugar la Reunión de salida. En la Reunión de salida, el Auditor presenta sus hallazgos a la gerencia e indica si es necesario implementar medidas correctivas para que en discusiones adicionales se pueda debatir de qué manera se procesarán dichas medidas. © 2008 SQF INSTITUTE (A DIVISION OF FMI) ©Copyright 2008 FMI – All Rights Reserved

21 El informe de Auditoría
SQF Systems Training Course Trainer Guide Core Module Module C-5 Auditing & Certification of SQF Systems: A Supplier Overview El informe de Auditoría El informe de Auditoría se suministra al Proveedor y el Organismo de certificación conserva una copia El cliente del Proveedor, si este último lo aprueba, puede tener acceso a una copia El informe de Auditoría ofrece información objetiva al Proveedor basada en los hallazgos del Auditor. Se ofrece al Proveedor y el Organismo de certificación conserva una copia. El cliente del Proveedor, si este último lo aprueba, también puede tener acceso a una copia. © 2008 SQF INSTITUTE (A DIVISION OF FMI) ©Copyright 2008 FMI – All Rights Reserved

22 Auditoría de inspección
SQF Systems Training Course Trainer Guide Core Module Module C-5 Auditing & Certification of SQF Systems: A Supplier Overview Auditoría de inspección Una Auditoría de una parte del Sistema SQF del Proveedor en la que el sistema se ha Certificado o Recertificado anteriormente y cuya Certificación está vigente. El Organismo de certificación se asegurará de que las Auditorías de inspección combinadas realizadas durante un Período de certificación examinen todos los elementos del Sistema SQF del Proveedor. La Auditoría de inspección sólo será necesaria para aquellas instalaciones con clasificación "C" en una Auditoría de certificación o recertificación. Ahora, hablemos de otro tipo de Auditoría, la de inspección. En cuanto una empresa ha sido certificada en SQF, si está en SQF 2000, en particular, estará sujeta a una Auditoría de inspección cada seis meses. Una Auditoría de inspección no es una Auditoría del sistema completo sino un medio para asegurarse de que se mantengan controles críticos. El Auditor también examinará ciertos aspectos del estándar del Proveedor para asegurar que el sistema se esté implementando. El Auditor SQF recibe una guía sobre qué auditar durante la Auditoría de inspección dentro de su herramienta de Auditoría. Sólo se requiere una Auditoría de inspección si las instalaciones en una Auditoría de certificación o de recertificación han recibido la clasificación "C". © 2008 SQF INSTITUTE (A DIVISION OF FMI) ©Copyright 2008 FMI – All Rights Reserved

23 Auditoría de recertificación
SQF Systems Training Course Trainer Guide Core Module Module C-5 Auditing & Certification of SQF Systems: A Supplier Overview Auditoría de recertificación Una Auditoría del Sistema SQF de un Proveedor en los treinta días anteriores o siguientes al aniversario de la Certificación. Otro tipo de Auditoría es la Auditoría de recertificación. Tiene lugar en la fecha de aniversario de la Certificación. La Auditoría de recertificación es la Auditoría principal que se realiza cada doce meses. Los Proveedores deben pasar estar Auditoría para mantener y continuar con su Certificación. La Auditoría de recertificación se debe realizar dentro de los treinta días de la fecha de aniversario de la Certificación. Entonces, hay una ventana de sesenta días, treinta antes y treinta después de la fecha de aniversario, en los que se debe realizar esta Auditoría. © 2008 SQF INSTITUTE (A DIVISION OF FMI) ©Copyright 2008 FMI – All Rights Reserved

24 Auditoría de recertificación y de inspección
SQF Systems Training Course Trainer Guide Core Module Module C-5 Auditing & Certification of SQF Systems: A Supplier Overview Auditoría de recertificación y de inspección El Organismo de certificación notifica al Proveedor antes de la fecha límite de la Auditoría El Auditor SQF revisa el registro del Proveedor Evaluación en las instalaciones realizada por el Auditor SQF El Auditor SQF revisa los hallazgos Se documentan no conformidades críticas Se documentan no conformidades importantes o menores o la clasificación < C No se documentan no conformidades críticas o importantes y la clasificación > C Suspensión del Certificado El Proveedor debe tomar alguna medida correctiva Revocación del Certificado Volver a solicitar Certificación El Proveedor toma alguna medida correctiva El Auditor revisa la medida correctiva Este diagrama de flujo explica el proceso de Recertificación y de Inspección. Hablaremos sobre esto por secciones en las próximas diapositivas. Medida correctiva no satisfactoria Medida correctiva satisfactoria Medida correctiva no satisfactoria Medida correctiva satisfactoria El Consejo revisor del Organismo de certificación evalúa y aprueba la Certificación Se emite el Certificado SQF ©Copyright 2008 FMI – All Rights Reserved

25 Auditoría de recertificación y de inspección
SQF Systems Training Course Trainer Guide Core Module Module C-5 Auditing & Certification of SQF Systems: A Supplier Overview Auditoría de recertificación y de inspección Se debe corregir en un plazo de treinta días antes y después de la fecha de aniversario de la Certificación El Organismo de certificación notifica al Proveedor antes de la fecha límite de la Auditoría El Auditor SQF revisa el registro del Proveedor Evaluación en las instalaciones realizada por el Auditor SQF El Auditor SQF revisa sus hallazgos En todos los casos, Primero, el Organismo de certificación notifica al Proveedor antes de la fecha límite de la Auditoría. La Auditoría se debe realizar dentro de los treinta días siguientes y anteriores a la fecha de aniversario de la Certificación. El Auditor SQF revisa el registro del Proveedor. El Auditor SQF realiza una evaluación en las instalaciones para asegurar que el Sistema SQF siga funcionando correctamente como está implementado. El Auditor SQF revisa sus hallazgos. Luego, si detecta no conformidades, tomará las medidas específicas como se muestra en las siguientes diapositivas. ¿Existen no conformidades? © 2008 SQF INSTITUTE (A DIVISION OF FMI) ©Copyright 2008 FMI – All Rights Reserved

26 Auditoría de recertificación y de inspección
SQF Systems Training Course Trainer Guide Core Module Module C-5 Auditing & Certification of SQF Systems: A Supplier Overview Auditoría de recertificación y de inspección El Auditor realiza una evaluación en las instalaciones No se documentan no conformidades críticas o importantes y la clasificación > C El Consejo revisor del Organismo de certificación evalúa y aprueba la Certificación Si no se documentan no conformidades críticas o importantes y el Proveedor obtiene una clasificación superior a C: El Consejo revisor del Organismo de certificación evalúa y aprueba la Certificación; y Se emite el Certificado SQF. Se emite el Certificado SQF © 2008 SQF INSTITUTE (A DIVISION OF FMI) ©Copyright 2008 FMI – All Rights Reserved

27 Auditoría de recertificación y de inspección
SQF Systems Training Course Trainer Guide Core Module Module C-5 Auditing & Certification of SQF Systems: A Supplier Overview Auditoría de recertificación y de inspección El Auditor realiza una evaluación en las instalaciones Se documentan no conformidades importantes o menores o la clasificación < C El Proveedor debe tomar alguna medida correctiva dentro del plazo especificado Suspender / revocar el Certificado (vea la diapositiva siguiente) El Auditor revisa la medida correctiva La medida correctiva no es satisfactoria: La medida correctiva es satisfactoria: Si el Auditor SQF documenta no conformidades importantes o menores o el Proveedor obtiene una clasificación < C: El Proveedor debe tomar alguna medida correctiva dentro del plazo especificado El Auditor revisa la medida correctiva El siguiente paso se basa en si la medida correctiva que toma el Proveedor es satisfactoria o no: Si la medida correctiva no es satisfactoria: Se suspende el Certificado SQF El Proveedor toma alguna medida correctiva El Certificado SQF se revoca El Proveedor debe volver a solicitar la Certificación Si la medida correctiva es satisfactoria: El Consejo revisor del Organismo de certificación evalúa y aprueba la Certificación Se emite el Certificado SQF El Consejo revisor del Organismo de certificación evalúa y aprueba la Certificación Se emite el Certificado SQF ©Copyright 2008 FMI – All Rights Reserved

28 Auditoría de recertificación y de inspección
SQF Systems Training Course Trainer Guide Core Module Module C-5 Auditing & Certification of SQF Systems: A Supplier Overview Auditoría de recertificación y de inspección Se documentan no conformidades críticas Revocación del Certificado Suspensión del Certificado Vuelve a solicitar la Certificación El Proveedor toma alguna medida correctiva La medida correctiva no es satisfactoria: La medida correctiva es satisfactoria: Si el Auditor SQF documenta no conformidades críticas: Se suspende o revoca el Certificado SQF Si el Certificado SQF se suspende El Proveedor debe tomar alguna medida correctiva Si la medida correctiva no es satisfactoria: El Certificado SQF se revoca El Proveedor debe volver a solicitar la Certificación Si la medida correctiva es satisfactoria: El Consejo revisor del Organismo de certificación evalúa y aprueba la Certificación Se emite el Certificado SQF Si el Certificado se revoca El Consejo revisor del Organismo de certificación evalúa y aprueba la Certificación Se emite el Certificado ©Copyright 2008 FMI – All Rights Reserved

29 Encuesta sobre el Organismo de certificación y el Auditor
SQF Systems Training Course Trainer Guide Core Module Module C-5 Auditing & Certification of SQF Systems: A Supplier Overview Encuesta sobre el Organismo de certificación y el Auditor Al terminar la Auditoría de un tercero, SQFI les enviará a los Proveedores una solicitud para que llenen una encuesta. La encuesta está diseñada para: Ayudar con la Acreditación de Organismos de certificación Ayudar a mejorar el Programa SQF Conocer las impresiones del Proveedor sobre el proceso de Auditoría Evaluar el desempeño del Auditor Evaluar el servicio ofrecido por el Organismo de certificación Evaluar el servicio del Consultor SQF Al terminar la Auditoría de un tercero, el Instituto SQF puede enviar a los Proveedores una solicitud para completar una encuesta. La encuesta está diseñada para ayudar con la Acreditación de Organismos de certificación. Le pediremos al Proveedor que suministre información y comentarios sobre el servicio ofrecido por el Organismo de certificación y por el Consultor, así como también sobre el desempeño del Auditor para que podamos evaluar el desempeño de cada Auditor. La encuesta está diseñada para ayudar al Instituto SQF a mejorar el Programa SQF, así como también para conocer las impresiones del Proveedor sobre el proceso de Auditoría de SQF y tenerlas en cuenta en nuestro proceso de mejoramiento. © 2008 SQF INSTITUTE (A DIVISION OF FMI) ©Copyright 2008 FMI – All Rights Reserved

30 Frecuencia de las Auditorías
SQF Systems Training Course Trainer Guide Core Module Module C-5 Auditing & Certification of SQF Systems: A Supplier Overview Frecuencia de las Auditorías Determinada por la clasificación del Sistema SQF del Proveedor en la Auditoría de certificación y recertificación, y por la cantidad y tipo de no conformidades detectadas en esas Auditorías. Se ofrecen tablas dentro de los Códigos SQF (Apéndice 3) que se utilizarán para determinar la frecuencia de las Auditorías. ¿Con qué frecuencia se realizan Auditorías SQF? La frecuencia está determinada por dos factores principales. En primer lugar, la clasificación del Sistema SQF del Proveedor en la Auditoría de certificación y recertificación y, en segundo lugar, la cantidad y tipo de no conformidades detectadas en esas Auditorías. Se ofrecen dos tablas dentro de los Códigos SQF (Apéndice 3) que el Proveedor y el Auditor utilizarán para determinar la frecuencia de las Auditorías. © 2008 SQF INSTITUTE (A DIVISION OF FMI) ©Copyright 2008 FMI – All Rights Reserved

31 SQF Systems Training Course Trainer Guide Core Module
Module C-5 Auditing & Certification of SQF Systems: A Supplier Overview Trabajo en equipo El Proveedor (auditado) y el Auditor SQF deben trabajar juntos para que una Auditoría SQF tenga éxito. El resultado final de su Auditoría SQF sería que una Auditoría exitosa exige trabajo en equipo, lo que incluye al Auditor y a usted mismo, el Proveedor. © 2008 SQF INSTITUTE (A DIVISION OF FMI) ©Copyright 2008 FMI – All Rights Reserved

32 SQF Systems Training Course Trainer Guide Core Module
Module C-5 Auditing & Certification of SQF Systems: A Supplier Overview Resumen Las Auditorías siguen un procedimiento establecido. El proceso exige que los Auditores tengan enfoques profesionales y objetivos. Los hallazgos del Auditor se basan en realidades, no en ficción. Deben estar corroborados. El Auditor debe declarar si considera que existe algún conflicto de interés. Para garantizar una Auditoría efectiva y eficiente, el Proveedor debe estar preparado, debe cooperar y debe suministrar lo necesario. Para resumir los procedimientos de Auditoría para SQF. Las Auditorías de SQF siguen un procedimiento establecido. El proceso exige que los Auditores tengan enfoques profesionales y objetivos. Los Auditores basarán sus hallazgos en realidades, no en ficción. Los hallazgos deben ser corroborados. El Auditor debe declarar si considera que existe algún conflicto de interés. Dicho conflicto puede surgir si el Auditor estuvo involucrado, de alguna manera, con el desarrollo del sistema o con alguno de sus aspectos. Si considera que existe algún conflicto de interés, el Auditor debe abstenerse de auditar ese sistema en particular. Para garantizar una Auditoría efectiva y eficiente, el Proveedor debe estar preparado, debe cooperar y debe suministrar lo necesario para permitirle al Auditor realizar su trabajo sin contratiempos. Entonces usted, como Proveedor, debe asegurarse de estar preparado De esta manera, la Auditoría exige trabajo en equipo. Cuando el equipo trabaja en conjunto, el resultado es una Auditoría exitosa que ofrece valor y beneficio para el Proveedor y genera confianza ante los ojos de los clientes. Si la Auditoría es exitosa y usted trabaja en conjunto para lograrlo, el resultado será una Auditoría que confiere valor a su negocio y beneficios para usted, como Proveedor, porque podrá aprovechar los hallazgos para mejorar sus sistemas. Sin embargo, también es importante el hecho de que genera confianza en los clientes. Los clientes pueden tener la confianza de que se realizó una Auditoría de sus operaciones con integridad y de que los resultados ofrecen la confianza que necesitan para seguir trabajando con usted como Proveedor de sus operaciones. © 2008 SQF INSTITUTE (A DIVISION OF FMI) ©Copyright 2008 FMI – All Rights Reserved

33 SQF Systems Training Course Trainer Guide Core Module
Module C-5 Auditing & Certification of SQF Systems: A Supplier Overview Responda a las preguntas de este módulo en el "Cuaderno de trabajo del participante sobre requisitos principales de Sistemas SQF". ©Copyright 2008 FMI – All Rights Reserved