UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CAMPECHE DIRECCIÓN GENERAL DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS FACTURACIÓN 2011 ENERO 2011.

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1 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CAMPECHE DIRECCIÓN GENERAL DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS FACTURACIÓN 2011 ENERO 2011

2 Para trámites de pago se recibirán los siguientes tipos de facturas:  Facturas impresas con que cuente el proveedor hasta 2010, mientras no concluya su vigencia. (2 años)  Facturas Digitales (CFD), proveedores autorizados para emitir sus propios comprobantes estos contiene una Cadena Original, y un Sello Digital.  Facturas impresas con código de barras bidimensional, contiene un número de aprobación SICOFI que proporciona el SAT  Facturas Digitales por Internet (CFDI), la cual contiene un Sello Digital, Sello del SAT la cual que caduca cada 2 años y una Cadena Original

3 Para trámites de pago se recibirán los siguientes tipos de facturas:  Facturas impresas con que cuente el proveedor hasta 2010, mientras no concluya su vigencia. (2 años)  Facturas Digitales (CFD), proveedores autorizados para emitir sus propios comprobantes estos contiene una Cadena Original, y un Sello Digital.  Facturas impresas con código de barras bidimensional, contiene un número de aprobación SICOFI que proporciona el SAT  Facturas Digitales por Internet (CFDI), la cual contiene un Sello Digital, Sello del SAT la cual que caduca cada 2 años y una Cadena Original COMPROBANTE IMPRENTA AUTORIZADA

4 CFD

5 COMPROBANTE CÓDIGO DE BARRAS

6 CFDI

7 Cuando el proveedor realice facturación electrónica (CFD) o facturación electrónica por internet (CFDI), el Coordinador Administrativo le solicitará envíe el archivo de la factura digital en formato XML y PDF o Word a su correo electrónico y el certificado para el caso de los comprobantes CFDI (que a partir de abril entra en vigor el certificado). Habrá proveedores que emitan la factura en formato PDF y en ella señalen que obtendrán los archivos correspondientes al ingresar a su página.

8 Una vez que el Coordinador Administrativo obtenga los archivos XML correspondientes, realizará la validación de la factura ingresando a la página del SAT en Internet en la sección “Comprobaciones Fiscales”, de manera inmediata para verificar si la validación es buena; observando lo siguiente:  Requisitos Fiscales de la Fact. Art. 29 y 29 A del CFF  Cadena Original de la factura  Sello Digital

9 Cuando se de la situación de que la validación de la factura no sea aceptada en el portal del SAT; hay que solicitar al proveedor la reemplace, en caso de que no lo realice, dará aviso a la Contraloría para proceder ante el SAT. Una vez validado imprimirá dicha validación, su certificación y la factura correspondiente (formato PDF o Word.)

10 En la solicitud de pago del SIIA o comprobación de gastos (viáticos o fondos fijos) anexará los siguientes archivos:  XML que es el comprobante fiscal.  El PDF o Word que se refiere a la lectura del archivo de la factura.  La validación.  El certificado A su vez la solicitud de pago impresa del SIIA que enviará a la DGSA para su proceso, anexará las impresiones siguientes:  La factura (Formato PDF o Word)  Validación de la factura.  El certificado.

11 Para el caso de viáticos, el beneficiario de éste solicitará al proveedor le envíe a su correo electrónico el archivo de la comprobación fiscal digital y solicitará le entregue impresa la factura (formato PDF o Word) para verificación de datos. Éste a su vez al entregar su comprobación al Coordinador Administrativo de su Dependencia, le enviará el archivo a su correo electrónico, para efecto de presentación en la DGSA la comprobación correspondiente.

12 Para el caso de boletos aéreos, hospedaje para visitantes y publicación en medios informativos, el Área de Servicios de la DGSA recibirá los archivos de la facturación digital en el correo electrónico facturacion_adm@uacam.mx A su vez los reenviará a los Coordinadores Administrativos para que realicen la validación que corresponda y obtengan los archivos mencionados anteriormente ( XML que es el comprobante fiscal, el PDF o Word que se refiere a la lectura del archivo de la factura, la validación y el certificado). Estos archivos deberán ser reenviados al correo mencionado del Área de Servicios a la brevedad posible para continuar el proceso de pago.

13 El Submódulo de Bienes y Servicios del SIIA, va ser modificado para anexar los archivos electrónicos mencionados. En tanto se liberen las actualizaciones del Submódulo, los archivos que reciban los Coordinadores Administrativos por parte del proveedor, una vez que hayan realizado la verificación correspondiente, serán enviados al correo electrónico de servicios facturacion_adm@uacam.mx Cada archivo lo renombraran como sigue:  Número de factura, seguido del nombre del Proveedor. Ejemplo: 3456elretiro 0124eljarrito

14 Para las facturas de numeración extensa, se pondrán los últimos 4 números. Asimismo para el nombre del proveedor lo acortarán de manera que se visualice de quien se trata En el asunto u objetivo del correo electrónico que enviarán al Área de Servicios, para su identificación señalarán la UR, el tipo de servicio solicitado, ejemplo:  Rectoría Pago a proveedor Mtto edificios.  Rectoría Fondo Fijo enero.  Rectoría Comprobación de gastos Mtro Juan Pérez Asimismo en la redacción del correo mencionar el Número de folio SIIA que corresponda.

15 Los Coordinadores Administrativos conservarán las facturas electrónicas en su formato XML, en medios magnéticos, ópticos o cualquier otro medio de almacenamiento informático (CD, DVD, DAT, Disco Duro, etc )siempre que la tecnología del medio de almacenamiento sea vigente.