Sistemas organizacionales Especialista: Pierre Sergei Zuppa Azúa, 2014

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Sistema de información Conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir información, para apoyar en la toma de decisiones y en el control de la institución.

Sistemas empresariales Permiten la integración de datos y aplicaciones de un proceso de negocio o la organización a través de un sistema que es compatible con sistemas operativos diferentes de programas personalizados y no personalizados.

Tipos de sistema de información empresarial Existen dos perspectivas que debemos analizar para poder clasificar los SI empresariales: Sistemas de información desde el punto de vista funcional. Sistemas de información desde el punto de vista del usuario.

Categorías funcionales Venta y marketing Manufactura y producción Finanzas y contabilidad Recursos humanos

Sistemas que abarcan de forma integral la empresa Sistemas empresariales. Sistemas de administración de la cadena de suministros. Sistema de administración de las relaciones con el cliente. Sistemas de administración del conocimiento.

Sistemas transaccionales Son aquellos que automatizan y realizan el registro de las operaciones o transacciones en forma permanente, automatizando las tareas y procesos operativos, la información que se procesa es utilizada por los sistemas para la toma de decisiones. Está ubicado en el nivel más bajo de la organización. Una transacción es un evento o proceso que genera o modifica la información que se encuentra eventualmente almacenada en un sistema de información.

Propiedades de los sistemas transaccionales Automatizan las tareas operativas en una organización, permitiendo ahorrar en personal. Suelen dirigirse especialmente al área de ventas, finanzas, marketing, administración y recursos humanos. Suelen ser los primeros sistemas de información que se implementan en una organización. Sus cálculos y procesos suelen ser simples. Se suelen utilizar para cargar grandes bases de datos. Los beneficios de este tipo de sistemas en una organización son rápidamente visibles. Estos sistemas son optimizados para almacenar grandes volúmenes de datos, pero no para analizar los mismos.

Obligaciones transaccionales Deben ser capaces de enmendar cualquier error ocurrido durante una transacción, pudiendo deshacer las operaciones realizadas, manteniendo los datos tal cual estaban antes del error. Son capaces de controlar y administrar múltiples transacciones, determinando prioridades entre éstas.

IOS Sistema de Información Interorganizacional Se define como la automatización del flujo de información entre organizaciones para alcanzar un sistema de administración de la cadena de suministros deseados, es decir, asegura que la comunicación entre estas empresas sea eficiente, crea una sana competencia y mejora los servicios prestados a los clientes.

¿Por qué implementar IOS? Para reducir el riesgo en la organización. Buscar economías de escala. Beneficiarse del intercambio de tecnologías. Incrementar la competitividad. Superar las barreras de inversión. Reforzar la comunicación global.

Tipos de información Intercambio de datos electrónico (EDI). Administración de la cadena de suministro. Transferencia electrónica de fondos. Comercio electrónico. Comunicaciones electrónicas. Bases de datos compartidas.

Redes interorganizacionales Constituido por una infraestructura tecnológica de computadoras y redes de comunicación que permiten el acceso y el intercambio de información entre las organizaciones participantes, así como el uso compartido de aplicaciones con el objeto de realizar una operación de negocio conjunta e incrementar sus ventajas competitivas Elementos que la conforman: Estrategia. Sinergia para dedicarse a las actividades que realizan mejor.   Ambiente. Relaciones con los proveedores, clientes, sindicatos, etc.  Tecnología. Tecnología de la información y las comunicaciones (TIC). Cultura. A partir de la premisa de que toda organización tiene su propia cultura, entonces, es indispensable la conciliación de las diferencias culturales entre los socios. 

ERP Enterprise Resource Planning Es una solución que permite a las compañías centralizar e integrar los procesos y captura de información de áreas como finanzas, ventas, compras, distribución y logística, planeación y producción, gestión de proyectos y recursos humanos, de tal manera que automatizan las actividades asociadas a aspectos operativos y productivos, para que las organizaciones operen de manera óptima bajo un sistema estandarizado y cuenten con información confiable.

Necesidad de un ERP en su empresa Estos permiten controlar los diferentes procesos de la compañía, al automatizarlos en un punto de inicio del siguiente, es decir, cuando un cliente realiza un pedido, se genera una orden de compra, producto, cobro y todos los movimientos contables necesarios. Si una empresa no cuenta con un ERP, todos los procesos se realizan de manera independiente en mayor tiempo, generando duplicidad de información, errores de captura y, por tanto, mayores esfuerzos en cuanto a calidad.

Beneficios de un ERP Optimizar, estandarizar y agilizar los procesos de negocio. Facilitar el acceso a toda la información de la compañía de forma confiable, precisa y oportuna, a través de la integración de datos. Optimizar la comunicación y compartir la información  entre diferentes áreas de la organización. Eliminar operaciones y procesos innecesarios. Reducir costos al contar con una visibilidad en línea de lo que sucede en el negocio.  Incrementar la asertividad, al eliminar la improvisación por falta de información.

CRM Customer Relationship Management Estrategia de negocio enfocada al cliente, en la que el objetivo es reunir la mayor cantidad posible de información sobre los clientes para generar relaciones a largo plazo y aumentar así su grado de satisfacción. Esta tendencia se inscribe en lo que se denomina Marketing Relacional, que también considera a los clientes potenciales y la manera de generar relaciones con ellos. La idea central es hacer foco en el cliente, conocerlo a profundidad para poder aumentar el valor de la oferta y lograr así resultados exitosos. No olvide que, hoy en día, la orientación al cliente es la clave para generar ventajas competitivas.

La estrategia de negocio CRM Gestión de relaciones con los clientes es a menudo considerado como una estrategia de negocio que permite a las empresas: Comprender el cliente. Retener a los clientes a través de una mejor experiencia para el cliente. Atraer nuevos clientes. Ganar nuevos clientes y contratos. Aumentar de forma rentable.  Disminuir los costes de gestión de clientes.

Etapas o procesos en que se divide el ciclo del CRM Poner en orden los datos. Ampliar la visión del cliente. Contratar un data yonky. Analizar la base de datos de clientes. Definir las métricas, fijar los objetivos y conocer las restricciones. Automatizar la actividad multi-canal de campañas. Testar, analizar y testar de nuevo. Optimizar las decisiones. Calcular el retorno constantemente. Operacionalizar todo lo anterior.

Frase “La organización es adictiva y necesaria, el que carece de ésta, la busca inconscientemente para mantener un equilibrio interno, y el que la tiene en sus principios, la aplica por el resto de su vida.” Agustín Ulivarri Rodi