EL PROCESO ADMINISTRATIVO BENEMERITA UNIVERSIDAD AUTONOMA DE PUEBLA FACULTAD DE ADMINISTRACION MATERIA: ADMINISTRACION DE PYMES EL PROCESO ADMINISTRATIVO PLANEACION

PROCESO ADMINISTRATIVO Conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y formulan un proceso integral. El proceso administrativo se da mediante dos fases: La fase mecánica que integra a la planeación ¿Qué se quiere hacer? ¿Qué se va a hacer? Y la organización ¿Cómo se va a hacer? La fase dinámica que se integra a la dirección ver que se haga y el control ¿Cómo se ha realizado?

PLANEACIÓN Consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempo y números necesarios para su realización ELEMENTOS DE PLANEACIÓN. OBJETIVOS POLITICAS PROPOSITOS NORMAS PROGRAMAS PRESUPUESTOS PLANES PROCEDIMIENTOS PREMISAS ESTRATEGIAS PRONÓSTICOS

ORGANIZACIÓN Es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.

ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN DIVISION DEL TRABAJO Es la separación y delimitación de las actividades dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo. Jerarquización Departamentalización

ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN COORDINACION. Nace de la necesidad de sincronizar y armonizar los esfuerzos para realizar eficientemente una tarea. Es el proceso mediante el cual los empleados y sus labores se relacionan unos con los otros para cumplir los objetivos de la empresa. Consiste en dividir el trabajo entre grupos e individuos y coordinar las actividades individuales del grupo. Organizar implica también establecer autoridad directiva.

DIRECCION Es la ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y la supervisión.

ELEMENTOS DE LA DIRECCIÓN EJECUCION DE PLANES MOTIVACION GUIA O CONDUCCION DE LOS ESFUERZOS DE LOS SUBORDINADOS AUTORIDAD DELEGACION MANDO COMUNICACIÓN LIDERAZGO-SUPERVISIÓN.

CONTROL Evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias

Finalidad del Control Estandarizar el desempeño. Proteger los bienes organizacionales. Estandarizar la calidad de productos o servicios Limitar la cantidad de autoridad ejercida por las diversas posiciones o por los niveles organizacionales. Medir y dirigir el desempeño de los empleados. Alcanzar los objetivos de la empresa

¿QUÉ ES PLANEACIÓN?

Elementos del concepto: * Objetivo. El aspecto fundamental al planear es determinar los resultados. * Cursos alternos de acción. Al planear es necesario determinar diversos caminos, formas de acción y estrategias, para conseguir los objetivos. * Elección. La planeación implica la determinación, el análisis y la selección de la decisión más adecuada. * Futuro. La planeación trata de prever situaciones futuras y de anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras.

CONCEPTO PLANEACIÓN La determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro.

IMPORTANCIA DE LA PLANEACION Propicia el desarrollo de la empresa. Reduce los niveles de incertidumbre. Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias Mantiene una mentalidad futurista. Condiciona a la empresa al ambiente que lo rodea. Establece un sistema racional para la toma de decisiones. Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades. Las decisiones se basan en hechos y no en emociones. Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación. Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.

CARACTERISTICAS DE LA PLANEACION La planeación es un proceso permanente y continúo La planeación esta siempre orientada hacia el futuro La planeación busca la racionalidad en la toma de decisiones La planeación busca seleccionar un curso de acción entre varias alternativas La planeación es sistémica La planeación es repetitiva La planeación es una técnica cíclica La planeación es una técnica de cambio e innovación

PRINCIPIOS DE PLANEACIÓN Principio de la universalidad. Principio de racionalidad. Principio de la precisión. Principio de la flexibilidad. Principio de la unidad. Principio de factibilidad Principio de compromiso Principio de factor limitante. Principio de inherencia.

PROPÓSITOS Son los fines esenciales o directrices que definen la razón de ser, naturaleza y carácter, de cualquier grupo social, así como las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente, un grupo social.

Objetivos Son fines cuantificables, coherentes, hacia los cuales se dirige una actividad, Representan no sólo el punto final de la planeación sino también el fin hacia el cual se dirige la organización

OBJETIVOS Un objetivo administrativo es el conjunto de metas que se persiguen, que prescribe un ámbito definido y sugiere la dirección a los esfuerzos de planeación de un gerente. Esta definición incluye cuatro conceptos: Meta, Ámbito Carácter definitivo y

Los objetivos van enfocados para lograr: 1. Rentabilidad, 2. Posición en el mercado, 3. Productividad, 4. Liderazgo del producto, 5. Desarrollo del personal, 6. Actitudes de los empleados, 7. Responsabilidad pública, 8. Equilibrio entre los planes a corto y a largo plazos.

Estrategias Tres definiciones denotan los usos más comunes 1. Programas generales de acción y despliegue de recursos para obtener objetivos generales, 2. El programa de objetivos de una organización y sus recursos para lograr estos objetivos y las políticas que gobiernan la adquisición, uso y disposición de estos recursos y 3. La determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de cursos de acción y asignación de recursos necesarios para lograrlos

ESTRATEGIAS Las estrategias no pretenden describir con exactitud cómo ha de lograr la empresa sus objetivos, ya que ésta es la tarea de incontables programas de apoyo mayores y menores. Pero las estrategias ofrecen una estructura para orientar el pensamiento y la acción.

ESTRATEGIAS Las estrategias También puede definirse la estrategia como: "El patrón de respuesta de la organización a su medio ambiente". La estrategia pone los recursos (humanos, materiales, financieros y técnicos) en juego, frente a los problemas y riesgos que plantea el medio externo.

POLÍTICAS Como las políticas son guías para la toma de decisiones, de ello se desprende que deben permitir discreción (margen de libertad). De lo contrario serían reglas.

POLÍTICAS Primero, las políticas muy pocas veces se definen por escrito y sus interpretaciones exactas se conocen muy poco. Segundo, la misma delegación de autoridad que las políticas intentan implantar y conducir, mediante su influencia descentralizadora, a una participación amplísima en la creación e interpretación de políticas, con variaciones casi seguras entre los individuos. Tercero, no siempre es fácil controlar las políticas porque la política real puede ser difícil de evaluar y la política deseada tal vez no siempre sea clara.

PROCEDIMIENTOS Los procedimientos son planes que establecen un método obligatorio para manejar actividades futuras. Son guías para la acción, más que para el pensamiento, y describen la manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades. Son secuencias cronológicas de acciones requeridas.

NORMA No permite ninguna desviación de un curso estipulado de acción. Son los elementos establecidos para generar disciplina en la acción No permite la flexibilidad, es rígida para la acción.

PROGRAMAS Los programas son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tarea, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de acción; normalmente cuentan con el apoyo de presupuestos

PRESUPUESTOS Un presupuesto es un estado de los resultados esperados, expresados en términos numéricos. Se puede denominar programa con expresión numérica. De hecho, al presupuesto de operación financiera se le denomina a veces "plan de utilidades"

PROPOSITOS DE PLANEACIÓN PROPÓSITO PROTECTOR: Hace referencia a minimizar el riesgo reduciendo las incertidumbres que rodean el entorno de los negocios y aclarando las consecuencias de una acción administrativa en ese sentido. 2. PROPÓSITO AFIRMATIVO: Plantea que se debe elevar el nivel de éxito de la organización. 3. PROPÓSITO DE COORDINACIÓN: Con la planeación también se busca un esfuerzo combinado de los miembros de la organización, que permitan generar una eficiencia organizacional.

PROCESO DE PLANEACIÓN

ANALISIS FODA "Es un dispositivo para determinar los factores que pueden favorecer (fortalezas y oportunidades) y obstaculizar (debilidades y amenazas) el logro de los objetivos organizacionales".

Componentes del dispositivo FODA. Fortalezas. Son aquellas características propias de la empresa, que le facilitan o favorecen el logro de los objetivos organizacionales. Oportunidades. Son aquellas situaciones que se presentan en el entorno de la empresa y que podrían favorecer el logro de los objetivos organizacionales. Debilidades. Son aquellas características propias de la empresa, que constituyen obstáculos internos al logro de los objetivos organizacionales. Amenazas. Son aquellas situaciones que se presentan en el medio ambiente de las empresas y que podrían afectar negativamente, las posibilidades de logro de los objetivos organizacionales.

El análisis "FODA" permite: Determinar las posibilidades reales que tiene la empresa, para lograr los objetivos que se había fijado inicialmente. Que el propietario de la empresa adquiera conciencia, sobre los obstáculos que deberá afrontar. Permitir explotar más eficazmente los factores positivos y neutralizar o eliminar el efecto de los factores negativos.

Gráfica de GANTT Es una herramienta de planeación que tiene como objetivo el control y planeación de un proyecto de manera global. ACTIVIDAD 1 E J M P L O ACTIVIDAD 2 ACTIVIDAD 3 ACTIVIDAD 4 ACTIVIDAD 5 . . . ACTIVIDAD n Período 1 2 3 4 5 6 7 8