Proceso Administrativo FRANCISCO BARCENAS MERLANO Administrador de Empresas. Esp. finanzas Telefono Universidad de Cordoba 7860022-7904050 Ext. 246 franfinan@hotmail.com

PROCESO ADMINISTRATIVO Administración Una perspectiva global. Harold Koontz Heinz Weihrich. Mc Garw Hill Administración. Proceso administrativo Idalberto Chiavenato MARZO A JUNIO DEL 2005

INTRODUCCION ¿ Por qué debo aprender administración cuando las empresas están reduciendo su tamaño y todos los puestos administrativos están desapareciendo ? A la medida que las organizaciones cambien, el papel del administrador también cambiará.

Los administradores de éxito requieren: INTRODUCCION Todos tenemos un interés creado por mejorar la forma en que se administran las organizaciones. Los administradores de éxito requieren: 1.- Convertirse en especialistas. 2.- Ser participe del equipo. 3.- Conocer lo suficiente sobre otras disciplinas. 4.- Ser Autosuficiente

Concepto 2.- Definición y Funciones de la administración. Es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos. Harold Koontz

Análisis de la Definición La administración se aplica a todo tipo de organizaciones. Se aplica en todos los niveles organiza- cionales. La intención de todos los administradores cumplir con los objetivos establecidos

Funciones de la Administración Las cinco funciones básicas de la administración son: Planeación, Organización, Integración de Personal, Dirección y Control. Entorno a estas cinco funciones pueden organizarse los conocimientos que se hallan en base a las mismas. Es por ello que los Conceptos, Principios, Teorías y Técnicas de la administración se agrupan en estas cinco funciones.

Funciones de la Administración Es evidente que los Administradores no pueden desempeñar correctamente sus tareas si no comprenden y se muestran sensibles a los muchos elementos del ambiente externo, Factores Económicos, Tecnológicos, Sociales, Políticos, Éticos, que afectan a su área de operación.

2.2 Etapas y Funciones Conceptos. Económico Principios. Tecnológico Ambiente externo Conocimientos Admon. Proceso Conceptos. Económico Planeación. Organización. Principios. Tecnológico Integración de personal. Sociales Teorías. Liderazgo Políticos Dirección. Técnicas. Éticos Control.

El proceso en diferentes niveles en la organización. ALTO NIEVEL Control Planeación Organización Nivel intermedio Dirección Nivel operativo

2.4 Habilidades Administrativas y Jerarquía Organizacional Habilidades Técnicas Es la posesión de conocimientos y destrezas en actividades que supone la aplicación de métodos procesos y procedimientos Habilidades Humanas Es la capacidad para trabajar con individuos, esfuerzos cooperativos, trabajo en equipo, la creación de condiciones donde las personas se sientan protegidas y libres de expresar sus opiniones.

Habilidad de Conceptualización Análisis del entorno Es la capacidad para percibir el panorama general, distinguir los elementos más significativos de una situación y comprender las relaciones entre ellos. Habilidad para diseñar soluciones Es la capacidad para resolver problemas en beneficio de la empresa, los administradores deben ser capaces de hacer mucho más que advertir un problema.

Jerarquía Organizacional Habilidad de concep- tualización y diseño Habilidades Humanas Habilidades Técnicas Jerarquía Organizacional

2.5 Metas de todos los Administradores y Empresas La totalidad de los administradores de toda organización comercial y/o de servicio deberá ser el de obtener SUPERAVIT. Los administradores deben de establecer un entorno en el que los individuos puedan cumplir metas grupales con la menor cantidad de tiempo, dinero, recursos materiales, etc.

Para lograr el superávit deberá ser una empresa productiva, esto implica eficacia y eficiencia. Eficacia Cumplimiento de los objetivos de acuerdo en un tiempo determinado Eficiencia Es el logro de metas con la menor cantidad de recursos

Padre de la Administración 1856 - 1915 Miduale Stell Company Filadelfia Frederick Taylor Padre de la Administración 1856 - 1915 II La Evolución de la Administración 1.- Administración Científica

ADMINISTRACION GENERAL 2.- TEORICOS DE LA ADMINISTRACION GENERAL Autores que desarrollan teorías generales sobre lo que los gerentes hacen y lo que constituye una buena práctica gerencial. HERI FAYOL La atención de Fayol estaba dirigida a las actividades de todos los gerentes y escribía partiendo de su experiencia personal como presidente de una empresa minera de carbón.

Henri Fayol establece las funciones gerenciales. Sostenía que la administración era una actividad común a todos los esfuerzos humanos en los negocios, el gobierno y hasta en el hogar. Planeación Organización. Coordinación Control. Henri Fayol establece las funciones gerenciales.

3.- MOVIMIENTO DE REALCIONES HUMANAS Dale Carnegie El camino al éxito era mediante la cooperación de los demás: 1.- Hacer que otros se sientan importantes gracias al reconocimiento sincero de su esfuerzo. 2.- Crear una buena impresión.

3.- Ganarse a la gente dejándolas hablar y expresar su forma de pensar mostrar condescendencia y nunca decir a nadie que esta equivocado. 4.- Cambiar a las personas alabando sus aspectos positivos y dar al ofensor la oportunidad de salvar su imagen.

Abraham Maslov 1908-1970 Psicólogo Humanista que propuso una jerarquía teórica de necesidades humanas. * Fisiológicas. * Seguridad. * Social * De estima * Autorrealización.

UNIDAD II Definición de Proceso Administrativo Definición de Planeación Importancia y función de la Planeación Tipo de planes Etapas de la planeación. Políticas y reglas

PROCESO ADMINISTRATIVO Concepto La Administración es un proceso a través de el cual se logran determinados objetivos previamente establecidos, mediante la utilización racional de recursos humanos, materiales, técnicos y financieros.

PROCESO ADMINISTRATIVO DEFINCION Es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración misma que se interrelacionan y forman un proceso integral. Planeación Organización FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Dirección Recursos Humanos Control

PLANEACION ¿Cuáles son las metas de la organización a largo plazo? ¿Qué estrategias son las mejores para ograr los objetivos establecidos? ¿Qué objetivos se deben de formular a corto plazo? ¿Quiénes deben de formular la planeación?

Organización ¿Qué nivel de centralización o descentralización debe adoptarse? ¿Cómo debe diseñarse las tareas y los puestos? ¿Quiénes son las personas idóneas para ocuparlos? ¿Qué métodos y procedimientos deben ser utilizados? ¿Cuál es el diseño del trabajo?

Dirección ¿Qué estilo de conducción es el adecuado? ¿Cómo dirigir el talento de las personas? ¿Qué estilo de conducción es el adecuado? ¿Qué nivel de autoridad o responsabilidad asignar a cada persona? ¿Cómo orientar a las personas hacia el cambio? ¿Cómo solucionar los problemas y los conflictos ? ¿Cómo se deben tomar las decisiones?

Control - Evaluación ¿Qué actividades necesitan ser controladas? ¿Qué criterios deben aplicarse para determinar los resultados? ¿Qué medios de control deben de utilizarse para controlar ¿Qué herramientas o técnicas se pueden utilizar para ,medir el desempeño ? ¿Qué actividades relevantes deben controlarse?

Importancia de la Planeación La planeación es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, ya que a través de ella se prevén las contingencias y cambios que puede deparar el futuro y se establecen las medidas necesarias para afrontarlas.

PLANEACION Definición Es determinar los objetivos y elegir los cursos de acción para lograrlos, con base a la investigación y la elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro.

PLANEACION FUNDAMENTOS DE LA IMPORTANCIA 1.- Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de recursos. 2.- Reduce los niveles de incertidumebre que se puede presentar en el futuro, mas no lo elimina. 3.- Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con mayor garantías de éxito.

4.- Reduce al minimo los riesgos, y aprovecha al máximo las oportunidades. 5.- Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a través de las cuales operará la empresa. 6.- La moral se eleva sustancialmente, al conocer todos los miembros de la empresa hacia donde se dirigen sus esfuerzos. 7.- Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la empresa

FUNCION DE LA PLANEACION 1.- El diseñar un entorno eficaz donde el individuo desempeñe su trabajo en grupo y todos conozcan los propósitos y objetivos del grupo, y los métodos para alcanzarlos. 2.- Para el logro de la eficiencia del grupo deberá de proporcionarse los aspectos que la administración espera de cada uno de ellos.

3.- La selección de los diferentes planes, acciones y controles para los mismos, ya que éstos son un método para cumplir los objetivos preseleccionados.

TIPO DE PLANES Estratégicos Son los planes que cubren a toda la organización, que establecen los objetivos generales de la organización y buscan colocar a la organización de acuerdo su visión. Operacionales Su objetivo es apoyar a los planes estratégicos, ya que ayudan a su aplicación en el corto plazo, se refieren a actividades específicas asignando recursos y definiendo estándares de actuación.

A corto plazo Son aquellos que se deberán realizar en un plazo no mayor de un año. A largo plazo Son aquellos planes que se contemplan a un plazo mayor de un año y menor a cinco. Inmediatos y Mediatos Inmediatos se son los que se establecen hasta seis meses. Mediatos son aquellos que se proyectan a un periódos mayor de seis meses.

ETAPAS DE LA PLANEACION Objetivos o metas R e g l a s Propósitos o misión Estrategias Programas Políticas Presupuestos Procedimientos

Propósito o Misión Es determinar que se debe hacer para llegar el futuro que se concibe como posible o deseable. Es definir el rumbo y generar los compromisos necesarios para lograrlo.

Objetivos o Metas Es la expresión cualitativa de un fin o propósito a alcanzar dentro de una organización. Es necesario fijarlo por escrito. Deben de difundirse y estar a la vista. Sirven como unidad de medida para verificar y comparar la productividad de la empresa o sus órganos. Tienen una Jerarquía dentro de la empresa.

Los Objetivos naturales de una Empresa son: Satisfacer las necesidades de bienes y servicios de la Sociedad Proporcionar un retorno justo a los factores de entrada Proporcionar empleo productivo a todos los factores de Producción.

Los Objetivos se agrupan en cuatro categorias Utilidad. Expansion Seguridad en el futuro.Continuidad. Autonomia o Independencia

Estrategias Cursos de acción o alternativas que muestran la Dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones mas ventajosas.

+ Diferencias entre misión, visión y estrategia Misión Visión Descripción del porque la empresa existe Provee un contexto para todas las decisiones dentro de la organización Describe una realidad duradera Útil para entes internos y externos Su logro puede ser infinito Cristalización de lo que los lideres desean que sea la empresa Guía el desarrollo de la estrategia y organización Describe una nueva realidad inspiradora Se puede lograr dentro de un periodo especifico Se usa primordialmente al interior de la empresa Plan que explica como ganarles a los competidores de hoy y mañana Lista una serie de acciones para proveer servicios y productos por arriba del costo Describe la propuesta de valor seleccionada por la empresa Cambia constantemente en respuesta a análisis, prueba y error, experiencias +

POLITICAS Son enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el logro de los objetivos y facilitan la implementación de las estrategias . Las políticas ayudan a decidir asuntos antes de que se conviertan en problemas Ejemplo de políticas La contratación a nivel profesional Un elevado estándar de ética empresarial Fijación de precios competitivos

REGLAS Es un mandato preciso que determina la disposición, actitud o comportamiento, que deberá de seguir o evitar en situaciones especificas el personal de la empresa. EJEMPLO DE REGLAS No se aceptan cheques personales Al ingresar al área de producción es necesario el uso de casco protector No fumar en el área de soldadura

Programa Cada programa tiene una estructura propia y puede ser un fin en si mismo, o bien, puede ser parte de una serie de actividades dentro de un programa mas general. Un programa es un esquema en donde se establecen: La secuencia de actividades especificas que habrá de realizarse para alcanzar los objetivos.

Programa 2.- El tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes. 3.- Todos aquellos eventos involucrados en su consecuencia.

La elaboración técnica de un Programa debe tener: Identificar y determinar las actividades comprendidas. 2.- Ordenar cronológicamente las realizaciones de las actividades 3.- Interrelacionar las actividades. Cuales primero, las simultaneas, y las actividades posteriores. 4.- Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración así como los recursos necesarios.

Planeación de un Programa de Fabricación de partes Actividades Enero Febrero Marzo Abril Emisión de partes Requisición de Partes Recepción de Partes

Presupuestos Los programas están estrechamente ligados con los presupuestos que son la expresión cuantitativa de los programas. Los presupuestos permiten al ejecutivo ver claramente cuanto dinero será gastado, por quien, para que, y donde, que costos, ingresos unidades o productos que involucran los planes y programas.

Presupuesto Un presupuesto es un esquema escrito de tipo general y/o especifico, que determina por anticipado, en termino cuantitativo (monetario y/o no monetario),el origen y la asignacion de recursos de la empresa, para un periodo especifico.

Clasificación de presupuestos. nivel jerárquico Estratégico o Corporativo. Cuando se establecen en el mas alto nivel jerárquico de la empresa y determinan la asignación de recursos de toda la organización.

Presupuestos Departamentales Presupuestos Departamentales. Son aquellos que son formulados para cada una de las areas de actividad de la empresa. Presupuesto de ventas. Presupuestos Operativos. Se calculan por secciones de los departamentos. El presupuesto de mantenimiento.

Procedimientos Un procedimiento es la forma ordenada y cronológica en que se establecen una serie de tareas y actividades para ejecutar un trabajo que debe hacerse en forma repetitiva.

Lineamientos para los Procedimientos Capacitación del personal en esa actividad. Los procedimientos que sean accesibles y fácil de interpretar. Que se representen gráficamente. Que se evite la automatización del personal. Al implementarlos que se adecuan a situaciones reales y factibles.

Que se revisen periódicamente. Deben adecuarse a las necesidades y características de cada departamento y/o sección. No debe ser demasiado rígido. Debe ser estable, los cambios confunden a los empleados. La supervisión no debe ser muy rigurosa.

PASOS DE LA PLANEACION Mercado Atención a las Oportunidades Competencia Clientes Nuestras fortalezas Nuestras debilidades Establecimientos de Objetivos Para la empresa Para los departamentos

Identificación de alternativas Pronósticos Desarrollo de Premisas para implementar Políticas Planes Para el cumplimientos de los objetivos de la organización Identificación de alternativas

Evaluación de alternativas Para cumplir metas al menor costo y con mayor utilidades. Elección de una alternativa Selección del curso de acción que se seguirá

Formulaciones de Planes de apoyo Para compra de equipo Compra de materiales Contratación y capacitación del personal Elaboración de presupuestos Inversiones en bienes de capital Gastos de operaciones para los planes Volumen y precios de venta

ORGANIZACION UNIDAD III 3..1. Estructura y diseño organizacional 3.1.1. Definición de estructura y diseño 3.1.2. Principios del diseño de la organización 3.1.3. Etapas de organización: 3.1.3.1. Departamentalización Funciones, Territorial y geográfica, Proceso , Por producto, Matricial 3.1.4. Descripción de Funciones Autoridad y poder, coordinación 3.2.1. Concepto de autoridad 3.3.2.Tipos de autoridad 3.3.3.Concepto de poder 3.2.4. Tipos de poder

DEFINICION Es agrupar las actividades necesarias para alcazar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa.

ELEMENTOS DE LA DEFINICION Agrupación y asignación de actividades. Tiene la finalidad de promover la especialización sin el individuo no existe la organización. Jerarquía. La organización como estructura origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y de responsabilidad dentro de la empresa.

Objetivos. El propósito para organizar deberá ser para realizar ciertos y predeterminados objetivos, el organizar sin objetivos es un esfuerzo poco productivo. Estructura Esta sirve para relacionar a los individuos unos con otros y para proveer la comunicación formal que se hace necesaria en toda organización.

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACION La organización lleva hasta los últimos detalles todo lo que la planeación ha señalado, respecto a como debe ser un organismo social y lo que es en realidad. Su carácter es continuo, jamás se puede decir que ha terminado, dado que esta sujeta a cambios constantes.

Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al determinar funciones y responsabilidades. Es un medio y no un fin, porque es una fase de la administración para lograr los fines que se persiguen en un organismo social. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN Del objetivo. De especialización. De jerarquia. De paridad en autoridad y responsabilidad. De unidad de mando. De difusión. De amplitud y de control. De coordinación.

LA DIVISION DEL TRABAJO ETAPAS DE LA ORGANIZACION I LA DIVISION DEL TRABAJO Es la separación de las actividades con el fin de realizar una función con mayor precisión eficiencia y mínimo de esfuerzo, lo que da lugar a la especialización y al perfeccionamiento en el trabajo.

La división de trabajo se realiza a través de: 1.- LA JERARQUIZACION. 2.- LA DEPARTAMENTALIZACION. 3.- EL ESTABLECIMIENTO DE FUNCIONES Y OBLIGACIONES

1.- LA JERARQUIZACION Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia. ELEMENTOS DE LA JERARQUIZACION 1.- Niveles jerárquicos. Es la estratificación ordenada de cada grado de autoridad y responsabilidad del organismo social

Niveles Jerárquicos Alta Dirección Mandos Medios Mandos Operativos

2.- Responsabilidad. Es la obligación que tiene un subordinado para desarrollar deberes asignados. Es el compromiso de una persona para manejar un trabajo con lo mejor de sus habilidad. 3.- Centralización. Esto sucede cuando se reúne un conjunto de actividades en un puesto, o en un departamento.

EMPRESA Organigrama Centralización Responsabilidades

3.- Descentralización . Existe cuando la autoridad se delega y se pugna por impulsar la toma de decisiones a niveles inferiores de la organización 4.- Departa mentalización . Sirve para agrupar las funciones en unidades prácticas en base a la similitud de ella, facilitando de este modo la especialización.

Departa mentalización EMPRESA Organigrama Departa mentalización Descentralización

2.- DEPARTAMENTALIZACION Seis pasos para la departa mentalización 1.- Listar las funciones de la empresa. 2.- Clasificarlas 3.- Agruparlas según orden jerárquico. 4.- Asignar actividades a cada uno de las áreas o departamentos. 5.- Especificar las líneas de autoridad, responsabiliza y proporciona obligaciones entre los departamentos. 6.- Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.

DIVERSOS TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACION Tesorería Finanzas Presupuestos Contabilidad Por funciones . Agrupar las actividades análogas segun su función primordial.

Perfumería Ventas Electrónicos Ropa de dama Por producto. Esta se hace con base en un producto o grupo de productos relacionados entre si.

Ventas Ventas Centro Chapultepec Por Geografía o por territorios. Generalmente se utiliza en el área de ventas y en empresas que abarcan un gran territorio.

Damas Ventas Caballeros Jóvenes Por clientes. En este caso se crean unidades para servir a los distintos compradores .

En esta departa mentalización según el proceso o equipo. Torneado Fresado Barnizado Empaque Corte 6 Producción Por proceso o equipo. En esta departa mentalización según el proceso o equipo.

Turno Matutino Producción T. Vespertino T. Nocturno Por secuencia. Esta se aplica por razones técnicas o económicas, y se requiere un responsable en cada turno.

de funciones y obligaciones 3.- Establecimiento de funciones y obligaciones Son todas aquellas actividades que nos conducirán a el logro de los objetivos tanto generales de al empresa como los particulares de los departamentos, sección o división de la empresa.

Segunda Etapa de la División de Trabajo II LA COORDINACION Segunda Etapa de la División de Trabajo Es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo y consecución de objetivos.

TIPOS DE ORGANIZACION Organización Lineal o Militar. La autoridad se concentra en una sola persona, que es la que toma las decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando. A los subordinados les queda claro que las ordenes se obedecen , no se discuten.

Gerente Supervisores A u t o r i d a d R e s p o n s a b i l i d a d Empleados Obreros

* Evita fugas de autoridad * No hay conflictos de autoridad VENTAJAS * Es sencilla y clara * Evita fugas de autoridad * No hay conflictos de autoridad * Evita fuga de responsabilidades * La disciplina es facil de mantener DESVENTAJAS * Es rígida e inflexible * No fomenta la especialización * La organización depende del hombre clave, lo que puede originar trastornos. * No es aplicable a grandes empresas.

INTEGRACION DE PERSONAL Razones de la integración de personal en el Proceso Administrativo Primera: Esto implica enfoques y conocimientos que los administradores en ejercicio suelen pasar por alto, como la escasa atención sobre estas funciones.

Segunda: Concebir a la integración del personal como una función independiente permite actuar con mayor medida con el elemento humano en la selección, evaluación, planeación de carrera y desarrollo de administradores. Tercera: El área de personal cuenta ya con un importante conjunto de conocimientos y experiencias propias, para poder considerarse un elemnto más dentro del proceso administrativo

Cuarta: Es que los administradores tienden a descuidar la integración del personal como si no fuera parte de sus responsabilidades y asignarselas al departamento de personal.

DEFINICION DE INTEGRACION DE PERSONAL Consiste en ocupar y mantener los puestos de la estructura organizacional. Esto se realiza mediante la identificación de los requerimientos de fuerza de trabajo, el inventario del personal disponible y el reclutamiento , selección, contratación, ascenso, evaluación, planeación de carrera, compensación y capacitación o desarrollo tanto de candidatos como de empleados en funciones a fin de que puedan cumplir eficaz y eficientemente sus tareas.