Elaboración y control de presupuestos

Administración del restaurante Es necesario planear y evaluar constantemente el logro progresivo de los planes establecidos, al igual que ajustar, de ser necesario lo planeado originalmente. Dentro de este contexto, los presupuestos pueden ser interpretados como los planes a desarrollar, expresados en términos numéricos y perfectamente cuantificables.

Administración del restaurante Es tarea del administrador y del área financiera establecer los criterios para presupuestar como una importante base para planear y complementar efectivamente el proceso administrativo. Los presupuestos son una excelente herramienta de control debido a que los resultados a obtener son fácilmente cuantificables.

Administración del restaurante Al presupuestar es de vital importancia que se responda a las necesidades de operación del negocio. Para esto es indispensable que quien presupuesta conozca tanto la problemática cotidiana del establecimiento, así como los principales criterios y técnicas de presupuestación, al igual que los beneficios y las desventajas que ocasionan su uso, para así poder tomar las decisiones mas adecuadas y útiles.

Definición de presupuesto Es la estimación programada y sistemática de las condiciones de operación y los resultados a obtener en el restaurante, a lo largo de un periodo establecido. Dicho de otra manera, los presupuestos son pronósticos referentes a un periodo futuro. Se trata de anticipar los resultados futuros a obtener, representando las metas a lograr con la operación del negocio.

Criterios para presupuestar Objetivos del negocio. Expectativas futuras en el entorno. Resultados anteriores. Modificaciones y esfuerzos realizados. Criterio y experiencia El establecimiento y desarrollo de los presupuestos esta íntimamente ligado con el proceso administrativo, resaltando su importancia en las etapas de la planeación y el control.

Proceso administrativo y sistema presupuestal Al igual que la administración, la presupuestación debe ser entendida como un proceso constante e ininterrumpido, que se lleva a cabo de manera cotidiana en el restaurante.

Proceso administrativo y sistema presupuestal FORMULACIÓN DEL PRESUPUESTO Se formula el(los) presupuesto(s), de acuerdo con los objetivos, criterios y experiencia del administrador.

Proceso administrativo y sistema presupuestal OPERACIÓN DEL PRESUPUESTO Se opera el presupuesto, es decir, se aplican las cifras contenidas en el mismo. Para orientar las decisiones que deban tomarse durante el funcionamiento normal del negocio. (Autorización de gastos, compras, etc.) Se asocia con la etapa de DIRECCIÖN dentro del proceso administrativo.

Proceso administrativo y sistema presupuestal EVALUACIÓN DE LOS RESULTADOS Se evalúan los resultados reales, comparándolos contra los presupuestados, y se determina el grado de alcance logrado.

Sistema presupuestal Para el adecuado funcionamiento del sistema presupuestal es necesario un cuidadoso control y criterio por parte del administrador del restaurante. Analizando y evaluando los resultados obtenidos periódicamente, con el objeto de hacer los ajustes a los aspectos que pudieran haber ocasionado desviaciones respecto a lo presupuestado.

Sistema presupuestal - Ventajas De previsión Es procurar de antemano todo lo que se va a necesitar antes de comenzar a pronosticar, tanto en la elaboración del presupuesto como en su ejecución, en cada una de sus partes, y así ser mas eficientes.

Sistema presupuestal - Ventajas De planeación Se tiene enorme visión del futuro, objetivos a realizar, finalidades a alcanzar, conocimiento de mercados y productos, métodos de fabricación y de todas las operaciones de una entidad, con proyección hacia buena dirección y eficiencia. Es base para la toma de decisiones y fijación de políticas a seguir Influye para utilizar al máximo el capital propio y ajeno, así como prever necesidades oportunamente. Advierte sobre optimismo exagerado o irrealizable que pudiera traer consecuencias negativas.

Sistema presupuestal - Ventajas De organización Crea la necesidad de definir responsabilidades y limites de autoridad de las personas que intervienen en la administración. Obliga a establecer en la entidad divisiones funcionales por departamento, y quizá modificar la estructura.

Sistema presupuestal - Ventajas De coordinación integración Se establece consecuencias de las operaciones para relacionar todas y cada una de las actividades que forman en conjunta la entidad. Obliga a todos los departamentos de la entidad a que colaboren al unísono para alcanzar objetivos comunes, con lo cual es garantía de funcionamiento ordenado de las actividades.

Sistema presupuestal - Ventajas De dirección Manejo de lo integrado, de tal manera que las desviaciones o variaciones que seguramente surjan serán estudiadas, valuadas y evaluadas para tomar decisiones con buenas bases.

Sistema presupuestal - Ventajas De control Es un medio para sopesar, pulsar, seguir y comprobar los resultados, es decir, es un instrumento regulador de vigilancia y supervisión. Evita desperdicios en general y limita los gastos, regulándolos dentro de los contornos presupuestados. Permite el análisis, estudio y corrección de las diferencias entre lo presupuestado y lo realizado. Constituye una guía administrativa, estableciendo una meta definida. Verifica e cumplimiento de las responsabilidades en todos los niveles.

Sistema presupuestal - Ventajas De personal Conduce la fuerza de trabajo en forma mas productiva. Simplifica la función de dirección y de autoridad. Elimina la posibilidad de juicio individual erróneo. El empeño y esfuerzo de las personas que intervienen en el control presupuestal, ayuda a mostrar aptitudes, a estimar la iniciativa y a una mejor calidad del personal efectivo.

Sistema presupuestal - Ventajas De medición Se realiza al comparar lo presupuestado con las metas alcanzadas, examinando el progreso o el atraso en el logro o no de las mismas y los objetivos programados, para, con oportunidad, efectuar las modificaciones o adaptaciones conducentes, con periodicidad rutinaria de elementos significativos.

Sistema presupuestal - Ventajas De evaluación Con base en la medición, se hace la evaluación de la efectuado contra lo presupuestado, mediante análisis, revisión e interpretación, para la formación de un juicio, así como proceder a lo conducente, lo que servirá en las decisiones futuras, que redundarán en eficiencia, eficacia y desde luego en un costo óptimo.

Sistema presupuestal Ventajas En general pueden resumirse en la estricta vigilancia y planeación de las operaciones de una entidad que permiten el logro de los objetivos deseados, el mejor aprovechamiento de sus recursos, el equilibrio de la estructura financiera, medición de la eficiencia de las operaciones, la delimitación de responsabilidades; dando lugar a tomas de decisiones oportunas y bien basadas, para obtener mejores resultados.

Sistema presupuestal Desventajas Esta basado en estimaciones y pronósticos y es susceptible de errores sobre todo en el primer ejercicio de su implantación, así como a imprevistos como cambios en las disposiciones fiscales, tendencias del mercado, actuación de la competencia, perdida del poder adquisitivo, etcétera. Su costo, cuando es elevado, en relación con las posibilidades de la empresa. Cuando se ha tenido por mucho tiempo, se puede confiar demasiado en él cayendo en errores, por no revisarlo. De no ir mas allá de su campo de acción. Estas limitaciones pueden superarse aplicando el criterio y la experiencia del administrador del restaurante.

Sistema presupuestal Causas de fracaso La técnica presupuestal es indispensable en las empresas. La indebida aplicación de la misma da lugar a que fracasen los presupuestos, entre las causas mas frecuentes encontramos: Desconocimiento de la empresa. Desconocimiento de los planes y políticas. Inadecuada administración, dirección y vigilancia. Poca flexibilidad. Instalación muy rápida. Inadecuado sistema de contabilidad y de costos.

Sistema presupuestal Causas de fracaso Falta de análisis de los resultados y de las causas de las variaciones. Mala organización y coordinación general. Estimar con demasiada anticipación Insuficiente análisis y estudios de mercado. Falta de apoyo directivo. Falta de cooperación. Demasiado detalle. Insuficiente uso de cantidades en unidades. Falta de atención para coordinar los inventarios. Mala determinación de la capacidad productiva. La mayoría de las causas de fracaso se deben a errores humanos, a la falta de capacidad y conocimientos, pero en todo caso, no a la técnica presupuestal en sí.