CONSULTORIA EMPRESARIAL AÑO 2013 Informe de Proceso CONSULTORIA EMPRESARIAL AÑO 2013

GESTION DEL PROCESO 28 PROYECTOS FACTURADOS EN EL AÑO FATURACION DEL AÑO $349.810.320 AUMENTO PORCENTUAL EN FACTURACIÓN FRENTE A AÑO 2012 26% COSTOS OPERACIONALES $59.029.380 UTILIDAD EN PESOS $63.404.232 UTILIDAD PORCENTUAL 18% AUMENTO DE UTILIDAD EN PESOS FRENTE AÑO 2012 39%

RESUMEN DE LA GESTION PROYECTO LINEA DE NEGOCIO VALOR TOTAL AÑO Ulilidad real del proyecto Rentabilidad real del proyecto Rentabilidad presupuestada del proyecto Rentabilidad presupuestada del proyecto en pesos Rentabilidad presupuestada v/s proyectada en pesos Suiphar GH Y SISO Outsourcing GH y Siso $ 51.547.808 $ 11.668.408 23% 30% $ 15.464.342 -$ 3.795.934 DSM $ 76.145.056 $ 26.369.150 35% $ 22.843.517 $ 3.525.633 DSM Riesgo Psicosocial Salud Ocupacional $ 5.390.000 $ 2.291.500 43% $ 1.617.000 $ 674.500 DSM Sistema Integrado Gestión Calidad $ 14.239.500 $ 1.517.525 11% $ 4.271.850 -$ 2.754.325 Elementos Metalicos. $ 48.593.592 $ 15.110.313 31% $ 14.578.078 $ 532.235 Fujian Shan $ 57.884.364 $ 12.206.424 21% $ 17.365.309 -$ 5.158.885 Sumitemp-Codipacking Formación Salud Ocupacional $ 400.000 $ 212.000 53% $ 120.000 $ 92.000 Formación taller estrategico $ 480.000 $ 162.000 34% $ 144.000 $ 18.000 Codipacking Salud Ocupacional RIT $ 1.800.000 $ 850.000 47% $ 540.000 $ 310.000 Cajanal Actividad Outdoor $ 14.290.000 $ 5.701.000 40% $ 4.287.000 $ 1.414.000 Suiphar Transformación Cultural GH y SISO $ 28.800.000 $ 8.700.000 $ 8.640.000 $ 60.000 Gestion Integral Formación Actividad Outdoor $ 2.300.000 $ 938.300 41% $ 690.000 $ 248.300 Grupo empresarial Suiphar Diagnostico Regional GH $ 3.450.000 $ 945.000 27% $ 1.035.000 -$ 90.000 Taller Acciones Correctivas $ 300.000 $ 105.000 $ 90.000 $ 15.000 Tecniservicios Ruc $ 5.100.000 -$ 151.000 -3% $ 1.530.000 -$ 1.681.000 Danfoss Gestión de calidad $ 2.250.000 $ 970.000 $ 675.000 $ 295.000 ABB Formacion $ 1.000.000 $ 240.000 24% -$ 60.000 FLORES SAN JUAN Formación $ 4.000.000 $ 2.280.000 57% $ 1.200.000 $ 1.080.000 SISO Programa caidas $ 2.400.000 $ 760.000 32% $ 720.000 $ 40.000 Sumitemp-Colpatria Espacios confinados DSM $ 220.000 $ 80.000 36% $ 66.000 $ 14.000 Espacios confinados Sintesys $ 440.000 $ 160.000 $ 132.000 $ 28.000 TV-PAN 500 Gestión Ambiental $ 1.600.000 BT LATAM Expectativa $ 1.920.000 $ 70.000 4% $ 576.000 -$ 506.000 Inyecta Pasion $ 4.800.000 $ 4.218.000 70% $ 1.440.000 $ 2.778.000 Semana por un mundo mejor $ 4.080.000 $ 2.285.000 $ 1.224.000 $ 1.061.000 Actividad Fin de Año $ 3.200.000 $ 960.000 $ 2.240.000 Semana por un mundo mejor 2 $ 2.856.000 GH $ 6.700.000 $ 3.245.000 48% $ 2.010.000 $ 1.235.000   $ 0 VENTAS TOTALES $ 349.810.320 $ 104.943.096 $ 4.870.524 5%

RESUMEN DE LA GESTION Pago Salario Angie. $ 4.218.720   $ 4.218.720 Pago Salario Mensual Jose M. $ 7.789.500 Pago Salario Mensual Andrea L. -$ 554.400 Pago Salario Mensual Camilo $ 6.852.360 Pago Salario Mensual Karina S. $ 11.539.200 Pago Salario Mensual Alexander A. $ 29.184.000 $ 59.029.380 Utilidad en pesos $ 63.404.232 Utilidad porcentual 18% Presupuesto de ventas $ 420.000.000 Costo operacional proyectado $ 260.400.000 Costo fijo proyectado $ 33.600.000 Utilidad proyectada $ 126.000.000 Utilidad porcentual proyectada 30%

INDICADORES DE GESTION META Rentabilidad 17% Capacidad Instalada Consultores Internos PS 69% SS 62% Capacidad Instalada Consultores Externos PS 39% SS 38,11% Capacidad Instalada Directivos PS 25% SS 35% >= 5% ≥ 60% ≥ 25% < 20% *PS: Primer semester SS: Segundo Semestre

RENTABILIDAD ANALISIS El resultado promedio obtenido al mes de diciembre muestra que se ha cumplido con la meta esperada. De 28 proyectos realizados a la fecha 6 no cumplen con el presupuesto esperado al inicio del proyecto. Los casos a revisar son con el cliente Tecniservicios producto Implementación Sistema Ruc y DSM con el producto sistema integrado de gestión. OBSERVACIONES El valor por el cual la meta no se cumple se debe a que el cliente Tecniservicios cancelo el proyecto solo pagando el 30% del proyecto y este proceso se encuentra en cobro juridico y el proyecto DSM genero una utilidad del 11% por desface en el diagnóstico realizado. La cifra consolidada en el año de forma porcentual del indicador se cumple, pero realizando la converción a pesos este resultado muestra que no se incremento la rentabilidad más del 30% esperado por la compañía.

CAPACIDAD INSTALADA CONSULTORES INTERNOS ANALISIS Se evidencia el cumplimiento de este indicador para los tres consultores internos de la empresa. Para el consultor José Medina se tienen solamente los datos de los tres primeros meses ya que paso a ocupar el cargo de Director de Sistemas de Gestión de Calidad y por decisiones estratégicas de la gerencia este consultor ya no se planifico más en actividades de consultoría empresarial. OBSERVACIONES Solo estarán disponibles como consultores internos Andrea López y Karina Santos, los demás consultores que necesite la organización serán externos. ANALISIS Se evidencia el cumplimiento de este indicador frente a la meta establecida. En los meses que no se cumplió con la meta para el consultor Andrea López y Karina Santos fue por encontrarse en vacaciones.

CAPACIDAD INSTALADA CONSULTORES EXTERNOS ANALISIS Se evidencio que este primer semestre se supero la meta establecida. Se tomo en cuenta para esta medición la información de consultores que están involucrados en dos proyectos o estas en proyectos con duración anual. OBSERVACIONES Se verificara los datos del segundo semestre para evaluar el aumento de la meta de este indicador y la definición o mejora para la toma de la información. ANALISIS Se evidencio que el segundo semestre se supero la meta establecida para los consultores Mónica Hoyos y Jairo Ruiz. Los otros dos consultores Silvia Manrique y Leonardo Prada renunciaron para trabajar con otras propuestas directas de clientes Sumiservis y otra oferta económica. OBSERVACIONES Realizar proceso de selección de consultores Senior y Junior para las áreas de GH y SISO. Adicional a esto empezar formación con junior.

CAPACIDAD INSTALADA DIRECTIVOS ANALISIS El promedio de aplicación del tiempo disponible del consultor directivo en este primer semestre fue del 25%. Este resultado se debió a que en estos meses se empezaron proyectos nuevos que por estrategia se decidió que el Director de proyectos diera inicio a las primeras actividades con los clientes para conseguir la continuidad de nuevos negocios y en la realización de diagnósticos. OBSERVACIONES Evaluar el comportamiento del segundo semestre y evaluar la correlación del crecimiento comercial de consultoría empresarial parea evaluar si el incumplimiento a la meta establecida tiene relación con el aprovechamiento del tiempo del Director de Proyectos por bajos resultados comerciales con nuevos negocios. ANALISIS En el segundo semestre este indicador mostro un resultado por encima de lo esperado. Este comportamiento se debió a que no por no haber desarrollo comercial la disponibilidad del Director de proyectos se utilizo para ejecutar proyectos débiles y aprovechar la capacidad instalada del mismo por tema de ingresos del mismo. OBSERVACIONES Para que se cumpla la meta establecida de este indicador, este se relaciona directamente con el indicador de ventas de consultoría empresarial. Se replanteara las nuevas estrategias de ventas y participación del Director de proyectos en la Gestión Comercial y se definirá la estructura salarial compuesta de Ventas y Ejecución d e proyectos.

RESULTADOS DE AUDITORIA AUDITORIA ICONTEC 6 DE DICIEMBRE DE 2012 1. Obs. Establecer un acta de finalización para cada servicios de consultoría, con el fin de mantener evidencia documentada del cumplimiento de las diferentes etapas contempladas en el plan de ejecución contratado. AP. Esta acción se monto en el mes de Julio una ves analizada la importancia de documentación del proyecto. Caso Tecniservicios.

AUDITORIA INTERNA 18 DE OCTUBRE Obs. Se recomienda que el PYG de Negocios de consultoría, que es la herramienta de planeación inicial de los proyectos de consultoría y el control de la ejecución en cuanto rentabilidad para la compañía sea controlado por el sistema de gestión de calidad. No se emprendió ninguna acción 2. Obs. Se recomienda revisar las actividades del procedimiento de consultoría,  versión 02, código SCE-P-01, que definen la realización del Diagnostico de consultoría, con el fin de que se ajuste a la dinámica actual del proceso, en cuanto a tiempos de respuesta para la entrega del Diagnostico, y determinar en que casos se requiere Diagnostico y en que casos no se requiere. AP. Acción pendiente por análisis con equipo de trabajo 3. Obs: Si bien el indicador de rentabilidad se encuentra medido, su meta alcanzada y los resultados se han analizado de forma general; se evidencio que el proyecto de Elementos Metálicos no cumplió con la rentabilidad esperada, y no se encuentra documentado el análisis del desempeño de este proyecto. Se recomienda que aun cuando se ha logrado cumplir los criterios de desempeño del proceso, se realice el seguimiento y análisis dentro del Sistema de Gestión de Calidad de aquellos proyectos que no cumplen la rentabilidad esperada, esto con el fin de identificar y corregir preventivamente posibles fallas reflejadas en las cifras y que tienen el potencial de afectar el rendimiento del proceso y de la prestación  del servicio.

ACCIONES DE MEJORA QUEJAS (3) 1. El cliente Tecniservicios solicito por correo electrónico de fecha 30 de abril una cita con el Director de proyectos y el Director comercial para terminar el contrato de prestación de servicio por manifestar el atraso al cronograma frente al resultado de una auditoria contratada por la empresa. AC1. Dejar en los informes de avances de proyectos la firma de recibido a satisfacción por parte del representante legal. AC2. Cuando se presenten temas de terminación de contrato y se evidencie documentalmente que no fue por incumplimiento de Sumiservis pasar a proceso Jurídico. 2. El Director Financiero y Administrativo de Colompack manifestó de forma verbal a la Directora Comercial su inconformidad por que las actas de elección del Copaso no aparecen y esa actividad ya se había realizado por la consultoría. AC1. Cuando se realice cambio de consultor en un proyecto se deberá dejar acta de entrega de documentación a la fecha. AC2. En las entregas de los informes de avances de proyecto entregar CD con la información establecida a la fecha.

QUEJAS 3. En la evaluación del servicio realizado por la Dirección de operaciones el pasado 9 de octubre el cliente Elementos Metálicos manifestó que la asignación del consultor Junior no debe ser el total de tiempo de la consultoría y no se cuanta con un cronograma para el seguimiento de las tareas propuestas. AC1. Cuando se realice un cambio de consultor en un proyecto se debe hacer por la misma clasificación. AC2. No dejar nombres de consultores en contrato de prestación al cliente

ACCIONES DE MEJORA Servicio No conforme (1) 1. No se cumplio con el cronograma propuesto para el desarrollo del proyecto, en donde se dejaron actas y acuerdos establecidos entre las partes. Se realizo acta de seguimiento de fecha 28 de agosto entre el cliente DSM y Sumiservis con acuerdo de entrega final del proyecto Sistema Integrado de Gestión.

ACCIONES DE MEJORA PREVENTIVAS 1. Cuando se presenten proyectos con duración anual es importante tener una herramienta que permita controlar la ejecución de las horas de los consultores para no afectar las metas e indicadores financieros de la organización. AP: Establecer flujo de caja para proyectos con duración de facturación mensual. 2. Establecer proveedores de servicios de consultoría empresarial en las regionales para no afectar a los clientes de las mismas en cuanto a oportunidad y cumplimientos de requisitos del cliente AP1. Hacer selección de consultores para regionales. AP2. Hacer acompañamiento comercial de consultoría para regionales 3. En auditoria de seguimiento del ente certificador Icontec se encontró la observación de establecer un acta de finalización para cada servicios de consultoría, con el fin de mantener evidencia documentada del cumplimiento de las diferentes etapas contempladas en el plan de ejecución contratado. AP. Establecer como cierre de proyecto Acta de seguimiento con finalización del proyecto

PLANES DE MEJORAMIENTO 1. Formación de consultores Junior 2. Selección de consultor Master para lider de proyectos en curso. 3. Incluir indicador de gestión con: A. Cumplimiento cronogramas B. Evalución del consultor 4. Desarrollo commercial linea de consultoría empresarial. 5. Realizar por parte del proceso el control a la facturación de los proyectos 6. Incluir en los P&G de los proyectos los costos financieros y administrativos.

REVISIONES ANTERIORES POR LA DIRECCION 1. Evaluar y presenter a la Gerencia un modelo de mejora en la compensación económica de los consultores internos. Acción tomada: Se busco que los consultores internos lograran una capacidad instalada por encima del 60% para cubrir los costos fijos y homologar el salario del consultor con la intervención de horas. El los casos que las horas superan los costos del salario se paga al consultor la hora de acuerdo a el escalafon en el cual se encuentra. 2. Revisar el cierre final y consolidar junto con el proceso financier un método eficaz para el cierre de cuentas a consultores externos e internos. Acción tomada: Se establecio un procedimiento para realizer el pago de cuentas a consultores y se establecieron los dias y tiempos para recibir las facturas o cuentas de cobro para ser pagadas los 15 de cada mes.

3. Analizar con el modelo de compensación a consultores externos; la estratégia en terminos de rentabilidad el uso de consultores externos o internos de acuerdo al proyecto. Acción tomada: La planificación de los consultores se determina de acuerdo a la capacidad instalada en el momento, el tipo de la consultoria y el presupuesto del proyecto. 4. Establecer un indicador de rentabilidad/Crecimiento/Análisis por linea de consultoría. Acción tomada: Se cuenta con el indicador de rentabilidad, pero por el número tan pequeño de proyectos no se ha montado de forma independiente para su análisis. 5. Alinear las metas de crecimiento en cifras con el plan de mercadeo y las determinadas hacia el proceso comercial Acción tomada: Las metas establecidas al proceso estan por encima de las establecidas por el plan de mercadeo por el comportamiento que present la cifra de ventas en el primer semester. A pesar de esto el comportamiento en ventas no fue el esperado para el Segundo semester.

PLAN DE TRABAJO DEL PROCESO AÑO 2014 1. Estructura Unidad Comercial y de Nuevos Negocios en todas las regionals. 2. Realizar y controlar flujo de caja en regionals. 3. Potencializar la base de datos de consultores por lineas de negocio. 4. Compartir y divulger herramienta de capacidad instalada de proceso. 5. Establecer a Sumiservis con convenios institucionales en formación. 6. Fortalecer mesas de trabajo de calidad.