Administración Una perspectiva global Harold Koontz Heinz Weihrich 12a. Edición

El objetivo de la comunicación La comunicación es la transferencia de información de un emisor a un receptor, el cual debe estar en condiciones de comprenderla

El proceso de comunicación Emisor del mensaje Uso de un canal para la transmisión del mensaje Receptor del mensaje El ruido entorpece la comunicación Retroalimentación en la comunicación Factores situacionales y organizacionales en la comunicación

El proceso de comunicación Emisor del mensaje La comunicación empieza en al emisor, el cual posee una idea que codifica de tal manera que pueda ser comprendida tanto por el emisor como por el receptor Existen muchos otros medios de codificación, como la traducción de una idea a lenguaje de cómputo

El proceso de comunicación Receptor del mensaje El receptor debe estar preparado para recibir el mensaje a fin de que pueda descodificarlo y convertirlo en ideas La comprensión se debe dar tanto en la mente del emisor como en la del receptor

El proceso de comunicación El ruido entorpece la comunicación El ruido es todo aquello que (ya sea que esté presente en el emisor, la transmisión o el receptor) entorpece la comunicación El ruido o un ambiente muy cerrado pueden impedir el desarrollo de ideas claras La codificación puede resultar fallida a causa del uso de símbolos ambiguos La transmisión puede ser interrumpida por la presencia estática La descodificación puede resultar fallida a causa de la atribución de significados erróneos La comprensión puede ser obstruida por prejuicios

El proceso de comunicación Retroalimentación en la comunicación Para comprobar la eficacia de la comunicación, una persona debe recibir retroalimentación Nunca se puede estar del todo seguro de si un mensaje fue eficazmente codificado, transmitido, descodificado y comprendido hasta confirmarlo por medio de la retroalimentación

El proceso de comunicación Factores situacionales y organizacionales en la comunicación Muchos factores situacionales y organizacionales influyen en el proceso de comunicación El modelo de comunicación ofrece una visión general del proceso de la comunicación, identifica las variables críticas y muestra sus relaciones

La comunicación en las organizaciones Los administradores necesitan estar bien informados El flujo de la comunicación en la organización Comunicación descendente Comunicación ascendente Comunicación cruzada Comunicación escrita, oral y no verbal Comunicación escrita Comunicación oral Comunicación no verbal Métodos de comunicación

La comunicación en las organizaciones Los administradores necesitan estar bien informados Para ser eficaz, un administrador requiere de la información necesaria para la ejecución de las funciones y actividades administrativas Es evidente que los administradores deben discriminar en la selección de información Es obvio que no existe un sistema de comunicación de aplicación universal Todo sistema de comunicación debe hacerse a la medida de las necesidades del administrador

La comunicación en las organizaciones El flujo de la comunicación en la organización En una organización efectiva la comunicación fluye en varias direcciones: hacia abajo, hacia arriba y a los lados Comunicación descendente. La comunicación descendente fluye de los niveles superiores a personas en los niveles inferiores de la jerarquía organizacional Comunicación ascendente. La comunicación ascendente circula de subordinados a superiores y continúa su ascenso por la jerarquía organizacional Comunicación cruzada. El flujo horizontal de información ocurre entre personas de iguales o similares niveles en la estructura organizacional. El flujo diagonal se da entre personas de diferentes niveles sin relaciones directas de dependencia entre sí

La comunicación en las organizaciones Comunicación escrita, oral y no verbal Los medios de comunicación escrita y oral poseen características favorables y desfavorables Comunicación escrita. Tiene la ventaja de proporcionar registros, referencias y protecciones legales. La desventaja de este tipo de comunicación es que los mensajes escritos generan grandes cantidades de papel Comunicación oral. La principal ventaja es que hace posible un rápido intercambio con retroalimentación inmediata Comunicación no verbal. Comprende expresiones faciales y movimientos corporales

La comunicación en las organizaciones Métodos de comunicación Hay varios métodos y canales de comunicación Algunos son orales, otros escritos y unos más se valen de la tecnología de información

Barreras y fallas en la comunicación Falta de planeación Supuestos confusos Distorsión semántica Mensajes expresados de manera deficiente Barreras a la comunicación en el ámbito internacional Pérdida por transmisión y deficiente retención Escucha deficiente y evaluación prematura Comunicación impersonal Desconfianza, amenaza y temor Tiempo insuficiente para la adaptación al cambio Sobrecarga de información Otras barreras a la comunicación

Barreras y fallas en la comunicación Falta de planeación Es infrecuente que la buena comunicación sea obra del azar Muy a menudo la gente habla y escribe sin antes pensar, planear y formular el propósito de su mensaje

Barreras y fallas en la comunicación Supuestos confusos A pesar de su gran importancia, suelen pasarse por alto los supuestos no comunicados en los que se da un mensaje

Barreras y fallas en la comunicación Distorsión semántica Otra barrera a la comunicación efectiva es la distorsión semántica, la cual puede ser deliberada o accidental Para algunas personas el término “gobierno” puede significar interferencia o gasto deficitario, pero para otras puede significar ayuda, trato igual y justicia

Barreras y fallas en la comunicación Mensajes expresados de manera deficiente Aun siendo claras las ideas del emisor de la comunicación, su mensaje puede contener palabras mal elegidas, omisiones, incoherencias, mala organización, oraciones torpemente estructuradas, obviedades, jerga innecesaria y falta de claridad Esta falta de claridad y precisión, que puede ser costosa, se puede evitar si se pone más cuidado en la codificación del mensaje

Barreras y fallas en la comunicación Barreras a la comunicación en el ámbito internacional La comunicación en el ámbito internacional es todavía más difícil a causa de la diferencia de idiomas, culturas y normas de cortesía

Barreras y fallas en la comunicación Pérdida por transmisión y deficiente retención Un mensaje que debe ser transferido en una serie de transmisiones de una persona a la siguiente se vuelve cada vez más impreciso La deficiente retención de información es también otro problema serio

Barreras y fallas en la comunicación Escucha deficiente y evaluación prematura Son muchos los buenos conversadores, pero pocos los que saben escuchar Escuchar con empatía puede reducir algunas de las frustraciones diarias de la vida en las empresas y propiciar una mejor comunicación

Barreras y fallas en la comunicación Comunicación impersonal La comunicación eficaz es más que sólo transmitir información a los empleados Requiere de contactos frente a frente en condiciones de apertura y confianza

Barreras y fallas en la comunicación Desconfianza, amenaza y temor La desconfianza, la amenaza y el temor minan la comunicación En un ambiente en el que estén presentes estos factores, todo mensaje será visto con escepticismo

Barreras y fallas en la comunicación Periodo insuficiente para la adaptación al cambio El propósito de la comunicación es efectuar cambios que pueden afectar seriamente a los empleados. Cambios en: Horario Lugar Tipo Orden de trabajo

Barreras y fallas en la comunicación Sobrecarga de información Cada individuo responde a la sobrecarga de información de distinta manera Si un individuo se ve abrumado por demasiada información, puede desestimar cierta información Las personas pueden demorar el procedimiento de información ya sea permanentemente o con la intención de ponerse al día en el futuro La gente puede filtrar la información

Barreras y fallas en la comunicación Otras barreras a la comunicación En el caso de la percepción selectiva, los individuos tienden a percibir lo que esperan percibir En la comunicación esto significa que oyen lo que quieren oír e ignoran otra información importante

Hacia una comunicación eficaz Sugerencias para mejorar la comunicación Escuchar: clave para comprender Sugerencias para mejorar la comunicación escrita Sugerencias para mejorar la comunicación oral

Hacia una comunicación eficaz Sugerencias para mejorar la comunicación Las emisoras de mensajes deben concebir claramente lo que desean comunicar Para que la comunicación sea eficaz es preciso que la codificación y descodificación se realicen con símbolos familiares para el emisor y para el receptor del mensaje La planeación de la comunicación no debe hacerse en el vacío Es importante considerar las necesidades de los receptores de la información Hay un proverbio que dice que el tono hace la música Con demasiada frecuencia se transmite información sin comunicación La función de la comunicación no se reduce a transmitir información La comunicación eficaz es responsabilidad no sólo del emisor, sino también del receptor de la información

Hacia una comunicación eficaz Escuchar: clave para comprender El apresurado administrador que nunca tiene tiempo para escuchar, rara vez podrá tener una visión objetiva del funcionamiento de la organización Tiempo, empatía y concentración en los mensajes del comunicador son prerrequisitos de la comprensión A la gente le gusta que la escuchen, se le tome en serio y se le comprenda

Hacia una comunicación eficaz Sugerencias para mejorar la comunicación escrita Use palabras y frases sencillas Use palabras breves y conocidas Use pronombres personales (como “tú” o “usted”) siempre que sea apropiado Dé ilustraciones y ejemplos; use gráficas Use oraciones y párrafos breves Use verbos en voz activa, como “El administrador planea…” Evite palabras innecesarias

Hacia una comunicación eficaz Sugerencias para mejorar la comunicación oral Los administradores deben: Inspirar Conducir Comunicar una visión

Los medios electrónicos en la comunicación Telecomunicaciones Teleconferencias Uso de computadoras para el manejo y transmisión en red de la información

Los medios electrónicos en la comunicación Telecomunicaciones Un gran banco proporciona a sus clientes hardware y software para que puedan transferir fácilmente fondos a sus proveedores Varios bancos han puesto ya a disposición de sus clientes, incluso a título individual, servicios bancarios por vía telefónica El servicio facsimilar (fax) transmite información en cuestión de minutos a países en el otro lado del mundo Las compañías automotrices se mantienen en estrecha comunicación con sus proveedores para informarles sus necesidades, con lo cual reducen sus costos de inventarios

Los medios electrónicos en la comunicación Teleconferencias La mayoría de la gente concibe las teleconferencias como la interacción de un grupo de personas por medio de sistemas de audio y video con imágenes fijas o móviles Ventajas. Ahorros en gastos y tiempo de viaje, que permiten sostener conferencias cuando sea necesario Desventajas. Se corre el riesgo de realizarlas más a menudo de lo necesario

Los medios electrónicos en la comunicación Uso de computadoras para el manejo y transmisión en red de la información Los sistemas de mensajería instantánea muestran si un amigo o colega está conectado a Internet. Si lo está, es posible intercambiar mensajes con él