Capacitación para SSC Otoño de 2009 Oficina del Superintendente Adjunto División de Programas Federales y Especiales Programa de Revisión Departamental

Orden del Día Comité Consultivo del Plantel (SSC) Title I, CDE y Requisitos del Distrito Plan Escolar para el Rendimiento Estudiantil (SPSA) Fondos Categóricos Preguntas y Respuestas

Resultados Los Participantes: Entenderán las responsabilidades del director, el presidente de SSC, los Representantes del grupo consultivo y de los miembros de SSC Aprenderán acerca de Title I, del Código del Depto. Educación de CA, y requisitos del Distrito Aprenderán las tareas y leyes de gobierno del SSC Implementarán la toma de decisiones derivadas de los datos Aumentarán su comprensión sobre los Fondos Categóricos

¿Por qué tenemos un SSC? Toda escuela del distrito debe establecer y mantener un Comité Consultivo del Plantel configurado apropiadamente (Código de Educación de CA, Sección 52852 y Procedimiento Administrativo 9060 de SDUSD). Los SSC deben establecerse en las escuelas que participan en programas de educación apoyados por fondos categóricos Background: SSCs must be established at all schools receiving categorical funds All SDUSD schools receive some sort of categorical funds

¿Qué es el SSC? El SSC es un comité de toma de decisiones que: Vigila el Plan Escolar para el Rendimiento Estudiantil (SPSA) y sus fondos categóricos correspondientes Desarrolla o revisa la Política de Title I de Participación de padres y el Contrato entre la Casa y la Escuela

Responsabilidades de los Miembros de SSC

Responsabilidades de Todos los Miembros Enfocarse en mejorar el rendimiento de todos los estudiantes Asistir regularmente a las juntas de SSC Revisar los procedimientos de las juntas Revisar los procedimientos concernientes a los programas y fondos categóricos Estar preparados para servir en subcomités para ayudar al SSC Materials: SSC Timeline Most SSC business is done outside of the actual meeting by subcommittee. Findings are presented to the SSC for further actions.

Responsabilidades del Director El director en cada plantel es responsable de asegurar que el Comité Consultivo del Plantel cumpla sus obligaciones bajo los mandatos federal, estatal y distrital. Principal doesn’t do these personally…just ensures they get done.

Responsabilidades del Director y del Presidente de SSC El director y el presidente de SSC son responsables de trabajar juntos para guiar al Comité Consultivo del Plantel. Ellos deben: Mantener todos los informes en la carpeta de SSC Firmar en conjunto todos los documentos requeridos Organizar el orden del día mensual Recoger y organizar todas las hojas informativas de las juntas Educar a otros miembros Cumplir los requerimientos del Decreto Greene Although the SSC Chair maintains the notebook, it must be kept in the school office, available at all times to the public.

Responsabilidades del Representante del Grupo Consultivo DAC, ELAC y SAC Diseminar la información distribuida en las juntas mensuales de DAC y ELAC Capacitar a los miembros de SSC en contenido y procedimientos abordados en las juntas mensuales de DAC y ELAC Participar en cualquier evaluación escolar sobre necesidades de los padres (SAC) Promover la importancia de la asistencia regular a la escuela DAC – 3rd Wed of every month ELAC - ___ of every month SAC- School districts receiving Compensatory Education Funding which are distributed to school sites are required to establish a School Advisory Council (SAC). The District Advisory Council (DAC) made up will include one representative from each site-level School Advisory Council (SAC). The San Diego City Schools DAC meets throughout the year in a collaborative effort to improve educational opportunities for all students. This committee is an important part of the community and encourages public support for, and engagement in, educational programs. Parents (or guardians) of students and community members must constitute 25% of the membership on the SAC. It is important that each school site SSC elect a SAC representative and arrange to have that representative attend every DAC meeting. Membership: Site-level School Advisory Council (SAC) Each school receiving Compensatory Education Funding must form a functioning School Advisory Council (SAC). The primary purpose of the SAC is to advise the principal and staff regarding concerns and issues relating to programs and services for students. The SAC may delegate its responsibilities to an existing school site council (SSC) advisory committee or subcommittee. In order to do this, the SAC must be formed FIRST and then vote to approve delegating its responsibilities to an existing site committee. This approval is valid for two years. That school committee or subcommittee would then be responsible for carrying out all of the functions of an SAC, including appointment of a SAC representative.

Tareas de SSC Tareas del grupo consultivo SPSA Documentos de Title I

Tareas de SSC Completar las tareas del Comité Consultivo para Alumnos que Aprenden Inglés (ELAC) (si SSC tiene autoridad en ELAC) Completar las tareas del Comité Consultivo Escolar (SAC) (si SSC tiene autoridad en SAC) Such as parent groups, GATE, Special Ed, ELAC, ? If you need to know the ELAC tasks you can refer to OLA.

Tareas de SSC Revisar la Aplicación del SPSA Revisar los datos de desempeño de la escuela y los estudiantes Establecer/Revisar las metas de la escuela Colaborar con y buscar aportaciones de otros comités escolares Recomendar Anualmente el SPSA a la mesa directiva de educación de SDUSD para su aprobación Desarrollar/Vigilar la Política de Participación de Padres de Title I y el Contrato Casa/Escuela

Comité Consultivo del Distrito El representante o suplente de DAC deberá asistir a la junta mensual de DAC En las juntas de DAC se discute información nacional, estatal y distrital El representante de DAC deberá transmitir toda la información de DAC al SSC para que todos los interesados estén informados The DAC representative needs to be a member of the SSC. Can be voted in or appointed The DAC representative goes to the meeting and gets información from the district and reports to the SSC

Comité Consultivo para Alumnos que Aprenden Inglés El representante o suplente de ELAC deberá asistir a la junta mensual de ELAC En las juntas de ELAC se discute información nacional, estatal y distrital El representante de ELAC deberá transmitir toda la información de ELAC al SSC

Comité Consultivo de la Escuela El representante o suplente de SAC deberá asistir a la junta mensual de DAC En las juntas de DAC se discute información nacional, estatal y distrital El representante de SAC deberá transmitir toda la información de DAC al SSC

El Propósito del SPSA El Propósito del Plan Escolar para el Rendimiento Estudiantil es crear un ciclo de mejoramiento continuo del rendimiento estudiantil y asegurar que todos los estudiantes logren alcanzar los estandares académicos fijados por la Mesa Directiva de Educación del Estado. Guía para el Plan Escolar para el Rendimiento Estudiantil Departmento de Educación de California Noviembre de 2006 This is an old slide from a few years ago – good material we can tweak

Requisitos Legales y Distritales Grupos Consultivos Distritales Ley de Title I Decreto Greene Manejo de Juntas Archivo de Registros While some of the tasks we have shared with you already are the result of legal and district requirements, we want to draw specific attention to the following items. Address: Mandate certain tasks Mandate ways to conduct business Mandate how to keep records

Todas las escuelas de Title I deben: Ley de Title I Todas las escuelas de Title I deben: Revisar la Política de Title I de Participación de Padres con Directrices para su aplicación Desarrollar o revisar, según se requiera, la Política de Title I de Participación de Padres y el Contrato entre la Casa y la Escuela Materials: Relevant background información: Title I is both an example of the law pertaining to the existance of an SSC as well as an example of the categorical funds the SSC oversees. In our district we use the SSC as a body that fulfills this task of developing and revising the Parent Involvement Policy & Home School Compact. This goes out annually and is usually done in the fall. Your school may have already distributed this to parents. It is the principal’s responsibility to conduct the Title1 meeting Must have annual Title I meeting early in the year. It must be at a convenient time for parents. Example- Back to School Night You need to look at them and review or revise them as needed.

Ley de Title I Distribuir copias a los padres de estos tres documentos en Inglés y en otros idiomas que se requieran Conducir la junta anual de Title I para informar a los padres del Programa de Title I y sus requisitos Materials: Relevant Info: Translation law: If 15% of your population speaks a language other than English the documents have to go home in that language. In English and parent’s primary language Title 1 Parent Meeting sample agenda is included in SSC Handbook Title 1 Parent Involvement Policy sample included in SSC Handbook Title I Parent Meeting PowerPoint on Program Monitoring Website .

El Decreto Greene Juntas Abiertas El orden del día se anuncia 72 horas antes de la junta El anuncio se hará en un lugar accesible al público El orden del día debe mencionar el lugar, la hora y la fecha de la junta El orden del día incluye detalles específicos de la junta La votación se hará sólo para asuntos del orden del día, a menos que se añada un asunto por unanimidad The agenda is posted 3 days in advance so that the public can respond to topics if necessary - transparency Law preceded the creation of the internet. Can post to the website to help inform, but won’t satisfy the law. Items can be added to the agenda during the SSC meeting if all members agree unanimously to do so. In the interest of transparency, members should really consider if adding the item is necessary at that meeting versus adding it to the next meeting’s agenda.

Manejo Eficaz de las Juntas El Manejo Eficaz de las Juntas es el fundamento para las juntas productivas El presidente es el guardián del orden de las juntas El distrito usa las normas Robert’s Rules of Order como su guía parlamentaria

Los estatutos guían al consejo. Los artículos de los estatutos deben abordar: Obligaciones del SSC Membresía Elecciones Oficina Comités Juntas Enmiendas Los estatutos guían al consejo. Sample Bylaws There are some revisions to the bylaws. You need to look yours over and see how they compare. You want to make sure yours don’t conflict. You also want to make sure you agree with keeping your current bylaws. Bylaw review and revision is usually done by subcommittee and presented to the SSC for a vote of approval.

El Orden del Día El orden del día debe contener: Llamada al Orden Asuntos de SSC Revisión de datos SPSA Presupuesto DAC, ELAC y SAC Comentario Público Materials: Sample SSC Agenda (updated from last year) ConAp located on Program Monitoring website Uniform Complaint Procedure available in SSC Handbook and SDUSD website – district procedures Parent Education Opportunities – SDUSD website, and listed at back of presentation DAC, ELAC, SAC merger Data Review – specific data is listed Available through Standards, Assessment & Accountability website & DataDirector Attendance – student attendance info available @ school site, SSC attendance tracked for record keeping (resource listed at end of presentation) EL Program – status información available at Office of Language Acquisition (resource listed at end of presentation) Training – available at district and school site level Important Points: Available in SSC Handbook being provided to each site Available from Program Monitoring via email. Will be included in website resources soon.

Si no está escrito, no existe. Registros Si no está escrito, no existe. Las minutas, órdenes del día, hojas de asistencia, hojas informativas, documentos de las juntas de SSC, y el SPSA son documentos de carácter público Los documentos deben mantenerse en la Carpeta de SSC La Carpeta de SSC debe estar disponible para consulta pública a solicitud Se harán copias a solicitud* *Favor de dar a las escuelas tiempo razonable para responder a la solicitud. Make an appointment…scheduling issue to secure staff for monitoring If you request an appointment or copies you may not get them immediately. Due to a reduction in staff and budget it may take awhile to get the appointment or copies. Records can’t leave the site May charge for copies ** For compliance/auditing – keep all documents from the notebook for 7 years. You can keep an electronic copy as well (in addition to the notebook). Program Monitoring keeps ROSTER, SPSA, and Budget Transfer Justifications (which document changes to the SPSA throughout the year).

Minutas de las Juntas Sirven como memoria del grupo Pueden ser requeridas por cualquier persona del público Se consideran documentos legales en caso de una controversia Siempre estarán en el orden del día para su aprobación El secretario de SSC puede pedir clarificación mientras toma notas para las minutas Sample Minutes If it isn’t written down it doesn’t exist It is a summary of the business conducted not a word by word account Might want to post your minutes on your website. It doesn’t satisfy the Greene Act. Factual account of actions We recommend a non-member take the minutes so that all members may participate in the decision making process/discussion.

¿Por qué mantenemos registros? Supervisión del Programa Categórico (CPM) Las leyes federales y estatales requieren que el Departamento de Educación de California (CDE) supervise la aplicación de programas categóricos operados por todos los distritos escolares de California CPM es una combinación de revisión de datos y documentos y de visitas a los planteles de los programas categóricos administrados por nuestro distrito (requiere 7 años más el año en curso) We will be undergoing a state review. The process has already started. We will be sending frequent reminders to schools that have not submitted the required documents. Want to make sure all programs are running according to the law.

Registros mantenidos en la Carpeta de SSC Órdenes del día Minutas Elecciones Estatutos SPSA Información Presupuestal Evaluaciones Participación de Padres Documentos de Title I Miscelánea Every school has been provided a a cover and a spine for their SSC notebook. You can add contents of the folder to the notebook we provided last year or purchase a new binder.

El Plan Escolar para el Rendimiento Estudiantil

El Panorama Completo El SPSA es un documento vivo que: Refleja las metas y estrategias de nuestras escuelas para mejorar el rendimiento estudiantil Es un plan comprensivo que no está limitado a estrategias financiadas por fondos categóricos Se anunciará en la página web del Programa de Supervisión y está disponible a solicitud

Supervisión del Plan de 2009-10 (Continuo) Revisar los datos importantes de rendimiento escolar y estudiantil Considerar la eficacia de las actividades que se llevan a cabo Modificar o eliminar actividades ineficaces Identificar obstáculos Examinar gastos presupuestales Buscar la opinión de comités escolares Ajustar objetivos de metas y gastos conforme sea necesario **Look at longitudinal studies to identify patterns

¿Cuáles son las metas SMART (SENSATAS) Son Estratégicas y Específicas Medibles Alcanzables Resultados como base Tiempo limitado Business model adopted by the district.

Sistemas de Intervención Nivel 3: Intervención Intensiva Apoyo intensivo diseñado en específico Para estudiantes individuales (Debe abordar las necesidades del 5-10% de todos los estudiantes) Nivel 2: Apoyo Estratégico Estratos de apoyo adicionales para estudiantes proporcionados en grupos pequeños (Debe abordar las necesidades del 15-20% de todos los estudiantes) Placed strategies in a definitive category to support a ore strategic plan. Follows the Response to Intervention program loosely. Nivel 1: Acceso Universal Acceso de todos los estudiantes a un programa básico de instrucción, común y sólido, que sea interesante, riguroso, culturalmente importante y basado en estándares (Debe abordar las necesidades del 70-80%)

“Muéstreme el dinero” El Presupuesto

Presupuestos de las Escuelas Las escuelas tienen dos fuentes principales de fondos para operar cada escuela. Presupuestos sin restricción (fondos del distrito) Presupuestos restringidos (categóricos) Además, las escuelas pueden recibir fondos a través de subsidios, fundaciones, el PTA y varias otras fuentes.

Fondos Categóricos (dentro del ámbito de SSC) Descripción Código de Recursos Title I Básico 30100 Title I Participación de Padres 30103 Programa de Coord. en la escuela 72500 EIA/LEP 70910 EIA/SCE 70900 Subsidio de escuela y biblioteca 73950 HPSGP 72581/72582 QEIA 74000 Background Info: HPSGP We have not received the data/instruction from the state yet We anticipate this resource will be discontinued May/may not have all these resources in your budget

Directrices para gastos Categóricos El propósito de los fondos suplementarios es: Proporcionar apoyo educativo directo a los estudiantes para mejorar su aprovechamiento académico en ELA y matemáticas usando estrategias de nivel 2 y 3 Suplementar el programa general del distrito Apoyar el desarrollo profesional Fomentar nuevos tipos de asociaciones de padres que se enfoquen en mejorar el aprovechamiento estudiantil Supplement vs. supplant! Materials: Major categorical funds handout

Redistribución de Gastos Antes de solicitar una transferencia presupuestal de gastos, debe recordar: El dinero no es ilimitado —usted debe transferir dinero de una fuente para poder pagar el gasto recién identificado. El SSC debe usar con prudencia los fondos limitados. Hay que “hacer que rinda el pastel” Needs to be stated clearly in your SSC minutes -It’s evidence that you’ve discussed what your eliminating or reducing from your original plan in order to provide for your new expenditure. Reference in minutes where the funds are coming from, going to and the benefit to students. Show evidence that members understood they were reducing or eliminating a previously identified strategy/support.

Participación en la toma de decisiones derivada de los datos Colaboración de Grupo Participación en la toma de decisiones derivada de los datos Materials: Data Driven Decision Making Input Sheet Prepared data (includes strand, multi-year overall, ELA & Parent Involvement sections of SPSA Instructions: Input sheet collected at training

Noviembre 2, 2009 Importante fecha límite Listas de SSC Verificación de la Junta de Padres de Title I Estatutos de SSC Contrato Casa/Escuela

Apoyo de SSC El SPSA y prácticas eficaces de planeación y supervisión Manejo Eficaz de las Juntas Estatutos Minutas Órdenes del día Las normas Robert’s Rules of Order Entendiendo los Presupuestos Asistencia para el mejoramiento del programa SSC Support

Información de Contacto Departamento de Supervisión de Programas http://www.sandi.net/depts/programmonitoring/ Vikki Henton – Encargada del Programa y Escuelas Intermedias (619) 725-5612 (Tel) (619) 725-7749 (Fax) vhenton@sandi.net

Información de Contacto Equipo de Apoyo Escolar Mary Johnson (619) 725-5611 (Elem. SIOs: Lathan, Loria, mjohnson8@sandi.net White y DAC) Dr. Susan JK Weinshanker (619) 725-5614 (H.S. SIOs: Salazer, Olivero, sweinshanker@sandi.net Carberry, Burks y WASC) Dario Gutierrez (619) 725-7785 (Elem. SIOs: Merino, Madden, dgutierrez2@sandi.net y Boyd)

Recursos Adicionales San Diego Unified School District www.sandi.net Investigación y Evaluación www.studata.sandi.net/saa Comité Consultivo del Plantel http://www.sandi.net/depts/programmonitoring/ Integración y Compromiso de los Padres http://www.sandi.net/20451072011458230/site/default.asp Oficina de Adquisición de Idioma www.sandi.net/depts/literacy/ola/html Oficina de Educación del Condado de San Diego www.sdcoe.k12.ca.us (learning resources/ed. Link) Departmento de Educación de California www.cde.ca.gov Circulars at a Glance

Preguntas y Respuestas Preguntas Específicas RECORDATORIO Por favor, llene sus evaluaciones para que podamos mejorar nuestra presentación en futuros entrenamientos. Preguntas Específicas Si necesita asistencia adicional, gente de nuestro personal estará aquí después del entrenamiento para asistir con cualquier necesidad específica del plantel Evaluation