OBJETIVO Definir los aspectos que los líderes deben tener en cuenta antes, durante y después de los ciclos de auditorías para sacar mayor provecho a las mismas.

1. PREPARAR LA AUDITORÍA 1.1 El conocimiento del Plan de Auditoría y la preparación previa Asegurarse que todo el equipo de trabajo conozca y entienda el plan de auditoría. Interactuar con el auditor interno. Destacar con todo el equipo de trabajo la importancia que debe darse a la auditoría.

1. PREPARAR LA AUDITORÍA 1.2 Desempeño Previo Todos los participantes del proceso deben tener claro el comportamiento del mismo: no conformidades y acciones en curso. Deben conocer también los resultados de los indicadores y variables y sus metas. Deben ser capaces de sustentar en qué se ha mejorado.

1. PREPARAR LA AUDITORÍA 1.3 Los Documentos y Registros Asegurarse que todo el equipo de trabajo conozca, domine, tenga actualizados y disponibles los documentos. El equipo debe estar en capacidad de demostrar la continua aplicación y cumplimiento de las disposiciones adoptadas. Deben tener organizados, archivados y disponibles los registros. Deben verificar que estén cumpliendo con las disposiciones adoptadas con respecto a los registros.

(Entrevista y observación de campo) 2. ATENDER LA AUDITORÍA (Entrevista y observación de campo) 2.1 En la Apertura El líder del proceso participa en el momento de la apertura y confirma con el auditor los aspectos formulados en el plan. Debe asegurarse que el auditor tenga los recursos requeridos para realizar la auditoría. Debe estar dispuesto a dar solución a los problemas logísticos que se puedan presentar. Solicitar retroalimentación del avance de la auditoría.

(Entrevista y observación de campo) 2. ATENDER LA AUDITORÍA (Entrevista y observación de campo) 2.2 DURANTE LA AUDITORÍA 2.2.1 Manejo del enfoque y los requisitos El líder y su equipo deben conocer, dominar y tener presente el enfoque y ubicación del proceso dentro del SGC. Es importante hacer énfasis en los logros y las mejoras del proceso. Es importante tener claridad sobre los requisitos legales, contractuales o internos aplicables al proceso y estar en capacidad de sustentar con evidencia su cumplimiento. Estar pendiente de que las actividades se cumplan de acuerdo a lo establecido en el plan de auditoría.

(Entrevista y observación de campo) 2. ATENDER LA AUDITORÍA (Entrevista y observación de campo) 2.2.2 Tratamiento de las No Conformidades El líder y su equipo deben demostrar que se han tratado de forma oportuna las no conformidades.

(Entrevista y observación de campo) 2. ATENDER LA AUDITORÍA (Entrevista y observación de campo) 2.2.3 Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora El líder y su equipo deben mostrar con evidencias que se han aplicado criterios para priorizar, formular y desarrollar acciones correctivas y que se ha realizado el respectivo análisis de causas para evitar su recurrencia. Deben mostrar también con evidencias que se identifican y analizan los riesgos y se toman acciones preventivas para disminuir la magnitud de los mismos. Deben conocer y demostrar con evidencias las acciones de mejora emprendidas por el proceso considerando los indicadores de desempeño que muestran sus tendencias y logros.

3. CIERRE DE LA AUDITORÍA (Reunión de cierre, informe, tratamiento de no conformidades, toma de acciones) 3.1 Durante el cierre de cada tema y el cierre de la auditoría El líder y su equipo deben confirmar con el auditor los hallazgos encontrados y deben tomar nota de las evidencias que lo sustentan. Es importante que identifiquen cuales son los temas del plan de auditoría en el que se encontraron hallazgos.

3. CIERRE DE LA AUDITORÍA (Reunión de cierre, informe, tratamiento de no conformidades, toma de acciones) 3.2 Trámite del informe y gestión del servicio El líder debe promover la entrega oportuna del informe por parte del auditor. Debe analizar en conjunto con su equipo de trabajo los resultados del informe. Puede objetar, de ser necesario, los planteamientos del informe, para precisar hallazgos o evaluar el enfoque dado a un requisito. Es indispensable diligenciar la evaluación de la auditoría para retroalimentar al equipo auditor para mejorar su desempeño.

3. CIERRE DE LA AUDITORÍA (Reunión de cierre, informe, tratamiento de no conformidades, toma de acciones) 3.3 Tratamiento inmediato de los hallazgos El líder debe verificar que se tomen rápidamente las acciones correspondientes a los hallazgos encontrados. Debe asignar responsabilidades y participar en la investigación de las causas y la formulación / aprobación de las acciones correctivas o preventivas pertinentes. Debe determinar los tiempos previstos para la ejecución de las acciones. Debe asignar los recursos necesarios para la investigación de las causas, formulación y ejecución de los planes de acción.

4. EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE ACCIONES 4.1 Seguimiento a las acciones tomadas El líder es el responsable de monitorear que las acciones tomadas (correctivas, preventivas y de mejora) se estén ejecutando según los planes de acción. Estar pendiente del cumplimiento de la meta establecida en las acciones para realizar los ajustes necesarios. Estos cambios deben consultarse con el proceso de Mejoramiento Continuo. Confirma a través de evidencia que las causas que generaron los hallazgos ya no existen o que los riesgos se han mitigado. Debe registrar los seguimiento a las AC, AP o AM y solicitar el cierre de las mismas a Mejoramiento Continuo.

4. EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE ACCIONES 4.2 Estandarización de soluciones El líder debe informar a su equipo de trabajo los cambios o documentos que se puedan generar de las acciones establecidas.