Secretaría Nacional de la Administración Pública Subsecretaría de Tecnologías de la Información Quipux – Gestión de Correspondencia

Firma Digital en Quipux Arquitectura en Quipux Ventajas Funcionalidad Arquitectura  Requerimientos  Firma Digital  Ventajas  Firma Digital en Quipux Arquitectura en Quipux © 2009 SubInfo

¿Qué es Quipux ? QUIPUX es un servicio web que la Subsecretaría de Tecnologías de Información de la Secretaría Nacional de la Administración Pública, pone a disposición de entidades o instituciones públicas. Permite el registro, control, circulación y organización de los documentos digitales y/o físicos que se envían y reciben en una Institución. 2011 SNAP-STI 3

Situación Actual Envío y Recepción de Memos y Oficios de una Entidad INSTITUCIÓN INSTITUCIÓN EXTERNA EFECTOS Se pierde la Documentación Tiempos de entrega altos Dependencia total del mensajero Mantener archivos físicos en cada área Utilización de mucho papel Interno Ministerio1 Mensajero Interno Interno Instituciones 2011 SNAP-STI 4

Funcionalidad Creación, envío, recepción, almacenamiento, recuperación y clasificación de memorandos, oficios y circulares y anexos. Organización en archivo digital Creación compartida de documentos. Flujo de documentos conforme al orgánico regular Acceso al sistema de usuarios internos y externos (ciudadanos) a los documentos de una institución Reportes estadísticos de documentos creados y enviados, tramitados, pendientes, archivados, reasignados, hojas de ruta (recorrido de un documento) Seguridad y auditoría a través de usuarios, perfiles y archivos de auditoría. Firma Digital de documentos generados. Recepción en línea de documentos generados en el sistema y de documentos impresos registrados. Busqueda de documentos según nivel de acceso dado por el orgánico regular QUIPUX gestiona el almacenamiento y clasificación de la información documental de las instituciones que utilizan el sistema. Se aplican estrictas normas y estándares de seguridad, confidencialidad, privacidad, disponibilidad y conservación de la información. La información se almacena en una base de datos y de los documentos generados y anexados en formato PDF en carpetas del sistema. Las características de autenticidad, fiabilidad e integridad de los documentos digitales están garantizadas por el firmado electrónico. Siglas de la Institución y/o Area Año en curso Secuencial Tipo de documento Todo documento digital deberá ser asignado a una carpeta. Estas podrán contener hasta diez niveles de clasificación, los cuales serán tipificados y descritos según las necesidades de cada entidad. 2011 SNAP-STI 5

Quipux Envio y Recepción de documentos Electrónicos Beneficios Acceso Web desde cualquier parte a cualquier hora. Interconectado con las entidades del estado Firma Digital (seguridad) inviolabilidad de la información Tiempo de entrega y recepción inmediata Cero Papeles con firma electrónica Ahorro de espacio físico, costos operativos, costo de recursos Agilita la gestión de documentos en el sector público Atención al ciudadano mejorada Ministerio 3 Ministerio 2 independientemente del lugar geográfico . Reproducción y envío de documentos obviando el traslado físico. Consulta simultanea de varios lectores Acceso inmediato a los documentos Ahorro de espacio físico para almacenamiento de documentos Disminución del riesgo de la perdidas por incendios, robos, inundaciones, otros. Conservación intacta de los documentos a lo largo del tiempo. Búsqueda de documentos definiendo criterios de acceso de forma flexible y fácil Inviolabilidad de la información a través de mecanismos de seguridad digital Minimización de tiempos de distribución y consulta Ahorro de recursos físicos y económicos para gestionar los documentos Disminución de impresión de documentos Apoyo a la conservación del ambiente Ministerio 1 2011 SNAP-STI 6

Con Quipux Ministerio 1 Ministerio n BDD Quipux Ministerio n Ministerio 2 Base de datos Ministerio 1 Ministerio 2 Ministerio n Las entidades que utilicen el sistema y que son las responsables del uso y gestión de su información reconocen como custodio de la información digital almacenada en el sistema a la Subsecretaria de Informática. El custodio garantizará que los documentos permanecerán completos tanto en su contenido, estructura y sin sufrir alteraciones de ningún tipo y por cualquier causa. Los plazos de tiempo de custodia serán los que señale la normativa vigente para custodia de archivos físicos. Los documentos tendrán un marca de tiempo que asegure el tiempo exacto de cada operación realizada y la vigencia de la firma digital si los mismos hubiesen sido firmados digitalmente. Los documentos custodiados podrá estar o no firmados digitalmente y/o cifrados garantizando que el documento mantenga en el tiempo el mismo valor legal. Doc Recibidos Enviados Doc Recibidos Enviados Doc Recibidos Enviados Ministerio n Ministerio n Centro de Datos de la STI 2011 SNAP-STI 7

Bandeja Entrada Bandeja Salida Firma / Enviar Electrónicamente Ministerio 2 Ministerio 1 Firma / Enviar Electrónicamente Mensajero Mensajero/ Ciudadano Bandeja Entrada Bandeja Salida 2011 SNAP-STI

Requerimientos para Cliente Comunicaciones Enlace de acceso a la Internet de 64 Kbps mínimo Hardware Computador personal , con sistema operativo Linux, Windows o MacOS Escáner de alta velocidad A4 (Para digitalización documentos entrada) Token (Para firmar documentos digitalmente) Software Navegador de Internet (Mozilla Firefox 3 o superior) Visor de archivos PDF (Acrobat Reader) 2011 SNAP-STI

¿Quién está en el Quipux? http://www.informatica.gob.ec/index.php?option=com_reporte_usuarios_quipux 2011 SNAP-STI

Firma Digital QUIPUX, explota la tecnología de Firma Digital en los documentos generados. Un usuario portador de una firma digital emitida por la Entidad Certificadora del Estado (Banco Central) puede firmar, verificar y revisar documentos digitales generados por el sistema o los que reciben como anexos. El Token NO es transferible, Solo los documentos firmados digitalmente se enviarán al destinatario al instante. LEY DE COMERCIO ELECTRÓNICO, FIRMAS ELECTRÓNICAS Y MENSAJES DE DATOS Codificación No. 2002-67 - R.O. Sup. 557 - Miércoles 17 de Abril de 2002 Es la equivalencia digital de la firma manuscrita, tiene la misma validez legal y se encuentra amparada por la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos. Desde el punto de vista técnico, la firma es un conjunto de datos digitales que se añaden a un archivo digital y que se obtienen del cifrado del mismo mediante programas computacionales. asocia la identidad de una persona o de un equipo informático al mensaje o documento 2011 SNAP-STI

Firma Digital La firma digital permite la transacción segura de documentos y operaciones en aplicaciones computacionales garantizando los siguientes aspectos: Identidad, reconoce unívocamente a un emisor como autor del mensaje. Integridad, el documento no puede ser alterado de forma alguna durante la transmisión. No repudio, el emisor no puede negar en ningún caso que un documento no fue firmado. Confidencialidad, solo las partes puedan leer el documento (si fuera el caso). 2011 SNAP-STI

Ventajas de la Firma Garantía de identidad del firmante y del documento firmado en la red, Validar la identidad del otro extremo de la comunicación, Evita falsificaciones, Supone garantía de seguridad en el envió y acceso de datos de carácter confidencial, una defensa robo, privacidad de información crítica, Evita colas para tramites personales que requieren la presencia de un individuo, y desplazamiento, Evita suplantación de identidad, Transacciones seguras de forma remota, Validez jurídica sin requerir la presencia física de los firmantes 2011 SNAP-STI

Requerimientos para Usar Firma en Quipux Instalación y funcionamiento apropiado del aplicativo Java, versión 1.5 o superior Instalación del navegador de Internet Mozilla Firefox versión 3.5 o superior. Instalación del controlador (driver) del Token en Linux, Windows o MacOS Dispositivo Token con firma digital (solo para funcionarios autorizados) 2011 SNAP-STI

¿En donde puedo utilizar la firma ? Sistema Quipux Herramientas de Ofimática Editores de correo En aplicaciones existentes en la Web Aplicación para firma de archivos http://firmadigital.informatica.gob.ec 2011 SNAP-STI