Propuesta de estrategia de recursos humanos de la SG/OEA Secretaría de Administración y Finanzas

AG/RES. 2755 (XLII-O/12) POLÍTICA DE RECURSOS HUMANOS DE LA SECRETARÍA GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOS RESUELVE: 1. Instruir a la Secretaría General que presente una versión revisada de la Estrategia Integral de Gestión de Recursos Humanos a más tardar el 30 de agosto de 2012, así como las revisiones necesarias al Capítulo III (Del Personal) de las Normas Generales para el Funcionamiento de la Secretaría General, y el uso de herramientas de información sobre recursos humanos, incluidos organigramas, descripciones de puestos y mecanismos de supervisión para todos los puestos, para la consideración del Consejo Permanente con miras a aprobar la misma antes de noviembre de 2012. La versión revisada de la Estrategia Integral de Recursos Humanos deberá incluir también un plan para reformar los actuales mecanismos de concurso, contratación, clasificación, promoción, ascensos y evaluación de desempeño con la finalidad de garantizar un proceso de contratación eficiente, transparente y competitivo en la Secretaría General para todos los contratos, incluidos aquellos a término fijo de la Serie A.

Propuesta de estrategia de recursos humanos de la SG/OEA I. Introducción Secretaría de Administración y Finanzas

Propuesta de estrategia de recursos humanos: Introducción Visión Posicionar a la SG/OEA a la delantera de las organizaciones internacionales por la transparencia, responsabilidad y confiabilidad de su estructura administrativa. Establecer normas operativas internacionales en la SG/OEA, estableciendo los más altos principios de eficiencia, méritos, competencia e integridad. Ayudar a la SG/OEA a cumplir sus múltiples mandatos dotándola de un personal hábil, talentoso y motivado que pueda contribuir a las metas de la Organización.

Propuesta de estrategia de recursos humanos: Introducción Objetivos Ajustar los mecanismos de contratación de la SG/OEA a las realidades de hoy día. Aumentar la capacidad de respuesta y adaptabilidad a los nuevos retos agilizando los procesos de recursos humanos. Consolidar la gestión responsable de recursos humanos contando con información completa y precisa de todo el personal de la SG/OEA, mediante el desarrollo de herramientas de información sobre estos recursos. Instaurar un proceso de reclutamiento y selección eficiente y rentable, que consolide los principios de justicia y transparencia, tomando en cuenta las habilidades de los candidatos así como una distribución geográfica equitativa y equilibrio con respecto al género. Mejorar la planificación de los recursos humanos de la SG/OEA a fin de prever los retos futuros y ajustarse a las necesidades. Reducir las posibles responsabilidades para la Organización asegurándose de que (i) se satisfagan los derechos del personal conforme a la normativa que rige a la SG/OEA, y (ii) el personal trabaje en condiciones justas que le permitan estar motivado y comprometerse con la Organización.

Propuesta de estrategia de recursos humanos de la SG/OEA II. Contenido Secretaría de Administración y Finanzas

Contenido. Estrategia de recursos humanos: Ciclo del desarrollo profesional del personal de la SG/OEA Todos los fondos Contratación Año 4 Año 8 Jubilación 65 años Serie A Serie B Contrato continuo Serie A: Otorgado al momento de la contratación tras un concurso. Incluye exámenes de dominio de idiomas. Selección mediante entrevista en panel integrado por el área contratante, el DRH y un asesor en reclutamiento y selección ("independiente", escogido de entre una lista de personas con reconocida integridad y experiencia, por el Presidente de la Asociación de Personal y aprobado por el SG). Extensiones anuales sujetas a un desempeño satisfactorio. Aprobación para otorgar contratos de la Serie A para puestos inferiores al grado P-4: SAF con la participación del Presidente de la Asociación de Personal. Para grado P-4 y superiores, revisión y recomendación por parte del Comité Asesor de Selección y Ascensos, aprobación del SG. Serie B: Otorgado luego de 4 años de servicio continuo con un contrato de la Serie A siempre y cuando (i) el empleado haya recibido evaluaciones satisfactorias en por lo menos tres de los cuatro años, y con una evaluación satisfactoria en el cuatro año; (ii) el empleado haya observado buena conducta en sus cuatro años de servicio con contrato de la Serie A; (iii) haya aprobado el examen de civismo de la OEA; (iv) se cuente con la certificación de que es posible financiar el puesto que ocupa el empleado; y (v) el supervisor no pueda justificar por escrito una causa para negar el contrato. Extensiones anuales sujetas a un desempeño satisfactorio. Secretarios ejecutivos, Secretarios de Comisión: contrato de la Serie B: Se otorgará en el momento de la contratación. Selección hecha conforme al estatuto de la comisión correspondiente. Aprobación para otorgar un contrato de la Serie B: SG: Personal administrativo: contrato de la Serie B: Se otorgará en el momento de la contratación. Revisión y recomendación del Comité Asesor de Selección y Ascensos luego de haber pasado el mismo proceso previsto en el artículo 44 de las Normas Generales. Revisión y recomendación por parte del Comité Asesor de Selección y Ascensos, aprobación del SG. Contrato continuo: Otorgado luego de 4 años de servicio continuo con un contrato de la Serie B siempre y cuando (i) el miembro del personal no haya tenido ninguna evaluación de desempeño insatisfactoria en esos 4 años y no más de una durante todos esos años de servicio en la SG/OEA; (ii) haya observado buena conducta y que no haya recibido más de una amonestación escrita en los últimos cuatro años de servicio como miembro del personal y no haya sido objeto de acciones disciplinarias severas recomendadas por el Comité de Disciplina o por un Oficial de Audiencia en un proceso de destitución sumaria, conforme a las Normas Generales; (iii) el supervisor no pueda justificar por escrito una causa para negar el contrato; y (iv) en el caso de los empleados financiados con el Fondo Regular, existe la certeza de que el puesto ocupado por el miembro del personal no será eliminado debido a una reducción de personal en los siguientes doce meses, y en el caso de un empleado financiado por fuentes diferentes del Fondo Regular, existen fondos suficientes en las reservas establecidas con fuentes diferentes del Fondo Regular para pagar la indemnización correspondiente en caso de que el miembro del personal deba ser cesado antes o al cierre del siguiente ejercicio fiscal. Nota: Reducción de la indemnización por cesación de servicios a dos semanas del último sueldo básico por cada año de servicio, sin exceder un total de seis meses de sueldo básico.

Contenido. Estrategia de recursos humanos: Otros recursos humanos Otros recursos humanos en la SG/OEA son: Contratistas independientes: Personas contratadas para realizar un trabajo o prestar servicios a la SG/OEA, por períodos de hasta 309 días. Pasantes: Estudiantes universitarios o recién graduados que proporcionan servicios supervisados a la SG/OEA sin remuneración, por tres meses. Voluntarios: Personas que donan sus servicios a la SG/OEA sin remuneración, hasta por tres meses. Jóvenes profesionales: Universitarios titulados, menores de 40 años que prestan servicios a la SG/OEA sin remuneración, hasta por dos años.

Estrategia de recursos humanos: ascensos/gestión del desarrollo profesional de empleados de la SG/OEA Fundamento: Todo puesto nuevo será clasificado y certificado por un experto de Naciones Unidas. 2. Todo puesto que quede vacante será clasificado por un experto de Naciones Unidas a no ser que dicho puesto haya sido clasificado debidamente en los últimos cinco años. 3. Todo puesto será clasificado por lo menos cada seis años. 4. Todo puesto vacante será cubierto mediante concurso (salvo el puesto de Secretario Ejecutivo para el Desarrollo Integral, designado como Director General de la AICD, así como los Secretarios, Asesores y asistentes del Secretario General y del Secretario General Adjunto, que son designaciones de confianza). 5. Todos los concursos serán externos, salvo aquellos para puestos reclasificados en los cuales hayan concursado internamente por lo menos dos candidatos calificados.

Propuesta de estrategia de recursos humanos: elementos clave En el caso de los secretarios ejecutivos, el reclutamiento se hará conforme al estatuto del órgano correspondiente y el nombramiento será aprobado por el SG. En el caso del personal administrativo, se hará concurso para contratos de la Serie B con la participación del Comité Asesor de Selección y Ascensos, y se tendrá la aprobación del SG.

Propuesta de estrategia de recursos humanos: elementos clave Condiciones uniformes para todos los empleados independientemente del fondo (Fondo Regular, RCI, fondos específicos) Se llevarán a cabo concursos antes de otorgar contratos de la Serie A y para casos de ascensos: Selección basada en una recomendación de un panel de tres personas, entre las que se incluya al director del área solicitante, un especialista de RRHH y una persona escogida de una lista propuesta por el Presidente del Comité del Personal y aprobada por el SG. Inferior al grado P-4: aprobación por parte de la SAF con la recomendación de un panel (derecho de veto del Presidente de la Asociación de Personal , en cuyo caso, pasará a revisión del Comité Asesor de Selección y Ascensos). Grado P-4 y superior El Comité Asesor de Selección y Ascensos recomienda, el SG aprueba.

Propuesta de estrategia de recursos humanos: elementos clave Los contratos de la Serie A se prorrogan hasta por un total de 4 años. Se otorga el contrato de la Serie B al quinto año a empleados calificados Se otorgan contratos continuos al noveno año a empleados calificados Indemnización por cesación de contrato continuo = dos semanas por cada año de servicio hasta un máximo de seis meses

Plan de transición propuesto para la estrategia de recursos humanos Concursos Elaboración de una lista de todos los empleados actuales, por su fecha de ingreso. Todos los empleados con contratos de la Serie A (corto plazo) que a la fecha de la implementación de la nueva estrategia tengan más de cuatro años pero menos de ocho de servicio con ese tipo de contrato, serán elegibles para contratos de la Serie B (largo plazo) y se programará un concurso externo con arreglo a la nueva normativa. Todos los empleados con contratos de la Serie A (corto plazo) que a la fecha de la implementación de la nueva estrategia tengan más de ocho años de servicio serán elegibles para contratos continuos y se programará un concurso externo con arreglo a la nueva normativa. Todos los empleados con contratos de la Serie B (largo plazo) que fueron nombrados por concurso, conforme al artículo 44 de las Normas Generales y que a la fecha de implementación de la nueva estrategia tengan más de cuatro años de servicio luego de haber ganado un concurso, son elegibles para contrato continuo siempre y cuando satisfagan los requisitos establecidos en la nueva normativa. Todos los empleados con contratos de la Serie B (largo plazo) que no fueron nombrados por concurso, conforme al artículo 44 de las Normas Generales, serán programados para concurso externo. Si los empleados ganan el concurso y tienen más de ocho años de servicio con ese tipo de contrato, serán elegibles para contrato continuo, siempre y cuando satisfagan los requisitos de la nueva normativa.

Plan de transición propuesto para la estrategia de recursos humanos Indemnización por cesación de contratos continuos Aquellos empleados que a la fecha de la implementación de la nueva estrategia fuesen elegibles para un contrato continuo y hayan servido ocho años o más con contratos de la Serie A o B, financiados por el Fondo Regular, tendrán derecho a una indemnización por cesación de servicios conforme a la normativa vigente a la fecha, siempre y cuando se les otorgue un contrato continuo. Aquellos empleados que sean elegibles para un contrato continuo después de la fecha de la implementación de la nueva estrategia (si es que se les otorga dicho contrato) tendrán derecho a una indemnización por cesación de servicios conforme a la nueva normativa.

Resumen de la estrategia de recursos humanos para empleados de la SG/OEA Categoría de empleo Reglamento existente Estrategia propuesta P e r s o n a l Miembros del Servicio de Carrera Eliminación natural Empleados con contrato continuo (abierto) Elegibilidad y tipo de fondo: sólo para empleados del Fondo Regular, al ser calificados tras un concurso Porcentaje objetivo: oscila entre el 40% y el 50% del personal del Fondo Regular Indemnización por cesación de servicios: un mes por cada año de servicio, hasta un máximo de nueve meses Elegibilidad y tipo de fondo: para todos los fondos, otorgado a empleados calificados luego de ocho años de servicio Porcentaje objetivo: no hay porcentaje límite Indemnización por cesación de servicios: dos semanas por cada año de servicio, hasta un máximo de seis meses  Empleados de la Serie A (corto plazo) Nombramiento: nombramiento directo sin concurso Extensión: hasta 3 años Nombramiento: nombramiento luego de concurso externo Extensión: hasta 4 años Empleados de la Serie B (largo plazo) Nombramiento: otorgado luego de concurso Extensión: sin límite de extensiones Tipo de fondo elegible: sólo del Fondo Regular, con ciertas excepciones Nombramiento: otorgado a empleados calificados luego de cuatro años con un contrato de la Serie A Tipo de fondo elegible: todos los fondos Cargos de confianza Nombramiento: nombramiento directo, a discreción del SG Porcentaje límite: hasta el 4% de los puestos del Fondo Regular Personal administrativo N/P Propósito: para Directores de Departamento Nombramiento: a contratos de la Serie B luego de concurso externo Secretarios Ejecutivos Nombramiento: conforme a los estatutos del órgano correspondiente  Personal local Propósito: contratados localmente como especialistas o para brindar servicios de apoyo con arreglo a las leyes laborales del país en donde prestan sus servicios Tipos: (i) personal profesional local; (ii) personal de apoyo temporario Propósito: contratado localmente conforme a las condiciones del lugar en donde prestan sus servicios profesionales o de apoyo Tipo: (i) personal local Personal asociado Propósito: realizar funciones de naturaleza profesional, técnica, administrativa o científica Acuerdo: conforme a un acuerdo con una institución participante en programas de interés común Limitaciones: sin derechos ni beneficios similares a los de los miembros del personal No se proponen cambios

Resumen de la estrategia de recursos humanos para otros recursos humanos de la SG/OEA Categoría de empleo Reglamento existente Estrategia propuesta Otros Recursos Humanos Contratistas independientes (CPR) Propósito: trabajos o servicios Duración: por períodos de hasta 309 días Renovación: después de un receso de 56 días No se proponen cambios Pasantes Duración: tres meses Remuneración: no Voluntarios N/P Propósito: personas que donan sus servicios Duración: hasta 3 meses Jóvenes profesionales Elegibilidad: graduados universitarios menores de 40 años Duración: hasta 2 años Nombramiento: seleccionados de una lista de personas calificadas. Sujeto a la disponibilidad de fondos. Remuneración: sí

III. Herramientas de información sobre recursos humanos Propuesta de estrategia de recursos humanos de la SG/OEA III. Herramientas de información sobre recursos humanos Secretaría de Administración y Finanzas

Herramientas de información sobre recursos humanos En 2011, la Secretaría General inició el desarrollo de nuevas herramientas de información de recursos humanos basadas en la web para ser usadas por la administración, el personal y los Estados Miembros. Integradas a la base de datos del personal de la OEA (OPDB) donde se centraliza toda la información sobre la materia. La OPDB abarca a todos los empleados, personal asociado, pasantes y contratistas. La OPDB proporciona organigramas en tiempo real en todos los niveles de la Organización. La información recién actualizada sobre la estructura jerárquica está siendo capturada en el sistema. Se planea su lanzamiento para todos los usuarios en el cuarto trimestre de 2012.

Herramientas de información sobre recursos humanos La OPDB integrará datos de todos los sistemas de recursos humanos de la OEA: Acciones de personal (contratación, renovaciones, ascensos) Sistema de pasantes y voluntarios Sistema de gestión de licencias Evaluación del desempeño Sistema de contratos por resultados (RBCS) para contratistas Sistema de gestión de proyectos (seguimiento del uso de recursos humanos en proyectos) La OPDB está en operación parcialmente (partes en verde del diagrama) Los demás elementos están siendo rediseñados (verde/gris) o desarrollados (gris)

Herramientas de información sobre recursos humanos RBCS: Sistema de contratos por resultados PES: Sistema de Evaluación del Desempeño LP: Profesionales locales OPDB: Base de datos del personal de la OEA PARS: Sistema de solicitud de acciones de personal TSP: Personal de apoyo temporario LMS: Sistema de gestión de licencias PMS: Sistema de gestión de proyectos Organigrama Sistema de pasantes/voluntarios Nómina Sistema en producción Sistema actual en revisión Sistema en desarrollo Informes OASES – OAS Enterprise System

OPDB: Base de datos del personal de la OEA Contratos del personal por tipo

OPDB: Base de datos del personal de la OEA Personal por sexo

OPDB: Base de datos del personal de la OEA Personal y CPR

OPDB: Base de datos del personal de la OEA Personal por nacionalidad

OPDB: Base de datos del personal de la OEA Personal por edad

Organigrama del OPDB Personal por jerarquía

Organigrama del OPDB Jerarquía del personal y CPR

Organigrama del OPDB Detalles del personal

RBCS: Sistema de contratos por resultados CPR activos

RBCS: Sistema de contratos por resultados Detalle de CPR

PES: Sistema de Evaluación del Desempeño Nueva versión del PES

PMS: Sistema de gestión de proyectos Detalle de proyecto