MEDICAMENTOS EXCLUSIVOS Your Logo MEDICAMENTOS EXCLUSIVOS TALLER DE INDICADORES

Contenido ¿Por qué se debe medir? Medición e Indicadores ¿Que debemos medir? Tipos de Indicadores Generación de Indicadores Ejercicio de generación de indicadores Discusión y retroalimentación Conclusiones

Objetivo Al final de este taller: Indicadores Al final de este taller: Se podrá identificar la necesidad de indicadores Se aprenderá a construir indicadores Se podrán generar indicadores eficientes para los procesos y para la organización Se aprenderá a evaluar la efectividad de los procesos mediante indicadores

Lo que no se puede medir, no se puede mejorar… Peter Drucker

Parte 1 – ¿Por qué se debe medir? Conceptos y componentes Necesidad de Medición Conocer Saber el desempeño de algo Tener información objetiva Pedir cuentas Comparar Mejorar

Definición de Medir medir. (Del lat. metīri). 1. tr. Comparar una cantidad con su respectiva unidad, con el fin de averiguar cuántas veces la segunda está contenida en la primera. 2. tr. Comprobar la medida de un verso. 3. tr. Comparar algo no material con otra cosa. Medir las fuerzas, el ingenio. U. t. c. prnl. 4. tr. Moderar las palabras o acciones. U. t. c. prnl. 5. intr. Tener determinada dimensión, ser de determinada altura, longitud, superficie, volumen, etc. Juan mide un metro setenta de altura. La finca mide cuatro mil metros cuadrados.

Necesidad de Indicadores Uno de los actuales retos en las empresas es la generación de estadísticas para poder contar con información relevante y oportuna para la toma de decisiones, y dejar de ser menos subjetivos en decisiones trascendentales para las organziaciones, que dependan del ánimo y humor del dueño. Además de ser una herramienta para seguimiento de los compromisos de cada uno de los líderes o dueños de procesos y sus colaboradores. Los indicadores estadísticos, sin duda constituyen, una de las herramientas indispensables para el logro de estas mejoras y una de las tareas del proceso de gestión efectiva es la de su correcta construcción y aplicación, dentro de la institución.

Necesidad de Indicadores ¿cómo sabes cuanto vas a gastar? ¿cómo sabes si te puedes comprar esa pantalla, ese blu-ray o ese auto? ¿cómo sabes cuando te puedes ir de vacaciones? ¿cómo sabes si puedes tomarte un refresco o una cerveza más? ¿cómo sabes cuanto vas a recibir de aguinaldo este año? ¿cómo sabes cuantas veces has discutido por lo mismo con tu parejea? ¿cómo sabes si tú o tu hijo son buenos estudiantes? ¿cómo sabes si tu equipo favorito va a calificar o no a la liguilla? ¿cómo sabes cuantos puntos necesita la selección mexicana de futbol para calificar al mundial? Se necesitan datos estadísticos (números) se necesitan indicadores.

¿Que es un indicador? Herramientas para clarificar y definir, de forma más precisa, objetivos e impactos (...) son medidas verificables de cambio o resultado (...) diseñadas para contar con un estándar contra el cuál evaluar, estimar o demostrar el progreso (...) con respecto a metas establecidas, facilitan el reparto de insumos, produciendo (...) productos y alcanzando objetivos.

¿Que es un indicador? Una de las definiciones más utilizadas por diferentes organismos y autores es la que Bauer dio en 1966: “Los indicadores son estadísticas o serie de estadística o en su defecto cualquier forma de indicación que nos facilita estudiar dónde estamos y hacia dónde nos dirigimos con respecto a determinados objetivos y metas, así como evaluar programas específicos y determinar su impacto

Parte 2 – Medición e Indicadores Tipos Características de los Indicadores

Características de indicadores Estar disponibles para varios años, con el fin de que se pueda observar el comportamiento del fenómeno a través del tiempo, así como para diferentes procesos, productos o unidades administrativas. La comparabilidad es un insumo que permite fomentar el desarrollo económico de acuerdo con lo que tenemos respecto a los demás o a otros momentos;de hecho, benchmark, así como producción, resultados, sustentabilidad y trabajo sólo son comprensibles en términos relativos.

Características de indicadores Deben ser relevantes y oportunos para la aplicación de estrategias, describiendo la situación prevaleciente en los diferentes sectores de gobierno, permitiendo establecer metas y convertirlas en acciones.

Características de indicadores Ser claro, de fácil comprensión para los miembros de la organización, de forma que no haya duda o confusión acerca de su significado, y debe ser aceptado, por lo general, como expresión del fenómeno a ser medido. Para cada indicador debe existir una definición, fórmula de cálculo y metadatos necesarios para su mejor entendimiento y comunicación. Por lo anterior, es importante que el indicador sea confiable, exacto en cuanto a su metodología de cálculo y consistente, permitiendo expresar el mismo mensaje o producir la misma conclusión si la medición es llevada a cabo con diferentes herramientas, por distintas personas, en similares circunstancias.

Características de indicadores Que la recolección de la información permita construir el mismo indicador de la misma manera y bajo condiciones similares, año tras año, de modo que las comparaciones sean válidas. Técnicamente debe ser sólido, es decir, válido, confiable y comparable, así como factible, en términos de que su medición tenga un costo razonable.

Características de indicadores Si bien su selección no debe depender de la disponibilidad de información proveniente de encuestas, censos y/o registros administrativos, sino de los objetivos fijados en los programas y proyectos de la alta dirección (dentro de los cuales se inscriben), es importante considerar el costo-beneficio del tiempo y los recursos necesarios para su construcción, por lo que, de preferencia, debe ser medibles a partir del acervo de datos disponible.

Parte 3 – ¿Que debemos medir? Conceptos y componentes Necesidad de Medición Utilidad de indicadores

Utilidad de Indicadores Los indicadores son elementales para evaluar, dar seguimiento y predecir tendencias de la situación de una empresa, un proceso o un área en lo referente a su efectividad, desempeño, logro de metas y objetivos, etc. Así como para valorar el desempeño organizacional encaminado a lograr las metas y objetivos fijados en cada uno de los ámbitos de acción de las estrategias de la empresa. La comparabilidad del desempeño es otra de las funciones de los indicadores, ya que estamos inscritos en una cultura donde el valor asignado a los objetos, logros o situaciones sólo adquiere sentido respecto a la situación de otros contextos, procesos y empresas, sectores; es decir, es el valor relativo de las cosas lo que les da un significado.

Parte 4 – Tipos de Indicadores Limitantes de indicadores

Tipos de Indicadores Cuando la evaluación del indicador depende de un valor determinado (como puede ser un valor máximo o mínimo que se debe cumplir), o de la posición relativa de un producto o de un proceso con respecto a otros, entonces hablamos de indicadores absolutos y relativos. Los primeros dependen de una meta a cubrir (como puede ser un 100% de cumplimiento de calidad o tiempo de entrega.), mientras que los segundos ubican la posición de una unidad o ente (como un producto, con respecto a otros iguales o similares), un ejemplo es el Benchmark y sus indicadores

Limitantes de Indicadores . El carácter cuantitativo hace que se generen indicadores sólo de aquello que puede ser medido en cantidad. El uso de indicadores presupone que las metas de instituciones, así como sus niveles de logro están disponibles e identificables en planes estratégicos y que no hay contradicciones entre los mismos. El depender de objetivos que son cambiantes, por lo menos en cada nuevo ciclo, no sólo modifica el tipo de indicadores que deben ser empleados, sino también la disponibilidad de datos para conformarlos, lo que implica un ajuste permanente de las fuentes tradicionales de información.

Lo simple puede ser más difícil que lo complejo Lo simple puede ser más difícil que lo complejo. Tienes que trabajar duro para aclarar tus ideas para hacer que lo que pienses sea simple. Steve Jobs

Parte 5 – Generación de Indicadores Medicamentos Exclusivos Trabajo en equipo

Métricas en Medicamentos Exclusivos - Discusión Grupal Tópicos: Establecer indicadores por proceso Analizar un mecanismo de generación de indicadores

Lo último que se cambia en las organizaciones en la actualidad es la medición del desempeño o Control de Gestión y debe ser lo primero. El control de gestión puede por si solo generar cambios de fondo en las organizaciones. Las personas actúan de acuerdo al modo en que se les mide. El implementar un Sistema de Control de Gestión contribuye a cambiar la forma en que la gente entiende su contribución personal a la visión, misión y estrategias corporativas. Los Indicadores de Gestión son los signos vitales de la organización

Parte 6 – Ejercicio Ejecutar el ejercicio grupal

– Análisis para la Selección de Objetivos de Procesos Impulsores Objetivo de Resultado: Posibles Impulsores de Valor Impulsores de Valor Seleccionados El área de R.H. deberá promover el desarrolllo profesional, reconocimiento , buenas herramientas de trabajo, compromiso y aceptación social del personal para con la organización. Su objetivo es: Lograr un clima organizacional que promueva la eficiencia y eficacia dentro de la organización. Contar con líderes que con su aptitud y actitud promuevan la eficiencia y eficacia.. Proporcionar las herramientas de trabajo necesarias. Proporcionar reconocimientos materiales al personal. Proporcionar reconocimientos simbólicos al personal. Proporcionar capacitación al personal. Promover el trabajo en equipo. Contar con líderes que con su aptitud y actitud promuevan la eficiencia y eficacia. Este Objetivo es designado por el Plan Estratégico o por los Directivos/Funcionarios de la Organización Un Equipo de Especialistas hace un análisis/brainstorm de los posibles procesos impulsores de mayor impacto para el logro del Objetivo de Resultados El Equipo de Especialista selecciona en base a data o pura experiencia los procesos impulsores de valor que consideran que pueden tener mayor efecto sobre el objetivo de resultado

– Análisis para la Selección de Mediciones para los Objetivos de Procesos Impulsores Subsecuentes Objetivo de Resultado: Procesos Impulsores de Valor Medición Procesos Impulsores de Valor El área de R.H. deberá promover el desarrollo profesional, reconocimiento , buenas herramientas de trabajo, compromiso y aceptación social del personal para con la organización. Su objetivo es: Lograr un clima organizacional que promueva la eficiencia y eficacia dentro de la organización. Contar con líderes que con su aptitud y actitud promuevan la eficiencia y eficacia dentro de la organización. Porcentaje de satisfacción en la evaluación del desempeño de 360 grados. Proporcionar adiestramiento y coaching a líderes. Porcentaje de líderes que recibieron adiestramiento y coaching de acuerdo a un programa previamente aprobado .

Sistema de Indicadores 1. Tema Estratégico: Lograr que la organización tenga un clima organizacional óptimo para promover la efectividad Objetivo Medición Iniciativa Área Responsable Resultado Lograr que el personal se sienta satisfecho de trabajar en la organización y lo transmita en su trabajo con resultados favorables para la organización y con la satisfacción de clientes externos e internos. 1. Porcentaje de personal que se siente satisfecho de trabajar para la organización. Programa de Encuesta de Clima Organizacional. Dirección General Procesos Impulsores – Contar con líderes que promuevan la eficiencia y eficacia dentro de la organización. Proporcionar Adiestramiento y coaching a líderes. Porcentaje de satisfacción en la evaluación del desempeño de 360 grados. 2.Porcentaje de líderes que recibieron adiestramiento y coaching de acuerdo a un programa previamente aprobado Programa 360º Programa de Adiestramiento y Coaching para Líderes . Gerencia de Recursos Humanos Responsabilidades – Contar con líderes de alto desempeño. Porcentaje de líderes bien evaluados en la medición del desempeño. No Aplica Gerencia de Recursos Humanos.

Sistema de Indicadores 2. Tema Estratégico: Lograr que la organización tenga un clima organizacional óptimo para promover la efectividad. Objetivos Mediciones Meta Anual Metas Parciales Resultado Lograr que el personal se sienta satisfecho de trabajar en la organización y lo transmita en su trabajo con resultados favorables para la organización y con la satisfacción de clientes externos e internos. 1. Porcentaje de personal que se siente satisfecho de trabajar para la organización. 80% 80% en cada trimestre. Procesos Impulsores – Contar con líderes que promuevan la eficiencia y eficacia dentro de la organización. 2.Proporcionar Adiestramiento y coaching a líderes. Porcentaje satisfacción en la evaluación del desempeño de 360 grados. 2.Porcentaje de líderes que recibieron adiestramiento y coaching de acuerdo a un programa previamente aprobado 85% 85% en cada trimestre. Responsabilidades – Contar con líderes de alto desempeño. Porcentaje de líderes bien evaluados en la medición del desempeño 85% en cada trimestre

Sistema de Indicadores 3. Tema Estratégico : Lograr que la organización tenga un clima organizacional óptimo para promover la efectividad. Objetivos Mediciones Indicador Cuantitativo Meta Parcial Indicador Cualitativo Resultado Lograr que el personal se sienta satisfecho de trabajar en la organización y lo transmita en su trabajo con resultados favorables para la organización y con la satisfacción de clientes externos e internos. 1. Porcentaje de personal que se siente satisfecho de trabajar para la organización. 72% 80% en cada trimestre. - 8% Procesos Impulsores – Contar con líderes que promuevan la eficiencia y eficacia dentro de la organización. Proporcionar Adiestramiento y coaching a líderes. Porcentaje de satisfacción en la evaluación del desempeño de 360 grados. 2.Porcentaje de líderes que recibieron adiestramiento y coaching de acuerdo a un programa previamente aprobado . 80% 82% 85% en cada trimestre. - 5% -3% Responsabilidades – Contar con líderes de alto desempeño. Porcentaje de líderes bien evaluados en la medición del desempeño 85% en cada trimestre -5%

Algunas formas de medir el producto Bienes Físicos Unidades producidas/Unidades vendidas Equivalente en horas hombre/Unidades producidas y/o vendidas Equivalente en utilidad/unidades vendidas Servicios Unidades Servidas/Vendidas Costo/Servicios prestados

Aplicación de los indicadores Indicadores Cualitativos Los indicadores cualitativos revelan explicaciones, sentimientos y razones que se encuentran detrás de las cifras Ejemplos: Cortesía, Tangibilidad, Compromiso Indicadores Cuantitativos Las mediciones cuantitativas proveen los números que evidencian el desempeño. Proveen de información acerca del cumplimiento de los objetivos, avances y progresos. Ejemplos: Tiempo, costo, durabilidad, cumplimiento, etc.

Parte 7 – Discusión y Retroalimentación Parte 8 – Conclusiones Finales Retroalimentación al Tutor Opinión del taller Como se puede mejorar Como lo va aplicar en su trabajo diario Conclusiones Finales

Tutor: Lic. Dimna Flores Rosso Gerente de Operaciones dflores@sqs.com.mx Paseo de la Reforma N° 234 Desp. 305 Col. Juárez C.P. 06600 México, D.F. Tel: (55) 5511 3773; (55) 5511 3535 www.sqs.com.mx