EJERCICIO: SUBSECRETARIA DE INFORMACIÓN E INVESTIGACIÓN MATRIZ DE ACTIVIDADES EJERCICIO: SUBSECRETARIA DE INFORMACIÓN E INVESTIGACIÓN

Objetivo: Estandarizar la información levantada de las actividades que realiza el personal de la Subsecretaría de Información e Investigación, para la elaboración de sus productos y servicios, interrelacionándolos a la capacidad de los procesos y objetivos institucionales.

Beneficios: Mejorar la distribución de cargas de trabajo, mediante las capacidades de los procesos. Validación de actividades y productos actuales. Acuerdo: Debido a que el tipo de análisis es subjetivo, se solicita realizar el ejercicio, con sinceridad y conciencia.

Nombre del Funcionario: TIEMPO ACTIVIDAD (horas) MATRIZ DE ACTIVIDADES Subsecretaría:   Nombre del Funcionario: Cargo: Dirección: PROCESO PRODUCTO ACTIVIDAD FRECUENCIA TIEMPO ACTIVIDAD (horas) MANUAL/ AUTOMATICA TIPO DE ACTIVIDAD A QUIEN ENTREGO CLASE DE ACTIVIDAD Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en salidas Resultado de un proceso, que cumple ciertas características. Son acciones humanas que consumen tiempo y recursos, y conducen a lograr un resultado concreto en un plazo determinado. Son finitas aunque pueden ser repetitivas. Indicar el número de repeticiones de la actividad Indicar el tiempo en el que se realiza la actividad, debe ser detallado en horas. Relacionar la actividad con los pasos de ciclo de Proceso: Planear, Hacer, Verificar, Actuar Detallar si es una actividad que se realiza para SENPLADES o externa a otras instituciones Detallar el nombre de la institución o unidad, quien recibe el producto final Manual: no requiere de herramientas especializadas Automática: utilización de una herramienta especializada para realizar la actividad

Nombre del Funcionario: TIEMPO ACTIVIDAD (horas) MATRIZ DE ACTIVIDADES Subsecretaría: Información e Investigación Nombre del Funcionario: María Isabel Camacho Cargo: SP6 Dirección: Dirección Investigación PROCESO PRODUCTO ACTIVIDAD FRECUENCIA TIEMPO ACTIVIDAD (horas) MANUAL/ AUTOMATICA TIPO DE ACTIVIDAD A QUIÉN SE ENTREGA CLASE DE ACTIVIDAD Métodos y estándares Glosarios estadísticos Enlistar téminos del glosario según el tema trimestral 2.00 MANUAL INTERNA SENPLADES S.N.I. Subsecretaría de Información e investigación EJECUCIÓN (Hacer)   Validar las listas de términos semanal Investigar bibliografía recomendada diaria 1.00 Recolectar conceptos de los términos Validar contenido en el equipo Incluir observaciones respectivas Dar formato al documento final del glosario Revisar información de correo electrónico 0.50 DIA A DIA (Actuar) Coordinar la publicación del documento Fichas metodológicas Diseñar modelo de ficha metodológica 8.00 INTERNA Y EXTERNA S.N.I. Subsecretaría de Información e investigación/Interinstitucional CONTROL - VERIFICACIÓN Aprobar diseño de ficha en el equipo Investigar disponibilidad de información Investigar fuentes de datos Investigar formas de cálculo Investigar si existe un estándar institucional Investigar la nomenclatura internacionalmente aceptada Coordinar la información recopilada quincenal 1.50 Aprobar contenido en el equipo Coordinación interna Apoyar la planificación estratégica y actividades diarias de la subsecretaría Subsecretaría de Información e investigación Asistir a reuniones de planificación estratégica mensual Redactar actas de reuniones Redactar informes mensuales de actividades

PLAN (Planificar) Identificar el proceso que se quiere mejorar Recopilar datos para profundizar en el conocimiento del proceso Establecer los objetivos Definir los procesos necesarios para conseguir estos objetivos, verificando las especificaciones DO (Hacer) Ejecutar los procesos Implementación CHECK (Verificar) Control de datos Análisis de datos Documentar las conclusiones Elaborar informes ACT (Actuar) Documentar el proceso Estandarizar Día a Día