ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL COLEGIO DE POSTGRADUADOS INSTITUCIÓN DE ENSEÑANZA E INVESTIGACIÓN EN CIENCIAS AGRÍCOLAS ADMINISTRACIÒN DE RECURSOS ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ELENA CITLALI VARGAS FLORES MARZO 2006

INTRODUCCIÒN ORGANIZACIÒN Desde siempre, el ser humano ha estado consiente de que la obtención de la eficiencia sólo es posible a través del ordenamiento y coordinación de todos los recursos que forman parte del grupo social; esta actividad corresponde a la etapa del proceso llamada Organización La organización es una asociación voluntaria creada por un grupo de personas dispuestas a desarrollar un conjunto de acciones orientadas a alcanzar uno o varios objetivos que no podrían lograr de forma individual, esta cooperación puede ser más productiva o menos costosa si se dispone de una estructura organizacional.

La palabra organización tiene tres acepciones: una etimológica que proviene del griego organón que significa instrumento; otra que se refiere a la organización como una entidad o grupo social; y otra más que se refiere a la organización como un proceso. Si se analizan estos significados se puede concluir que, en esencia, las tres involucran la idea de una Estructura.

Cada organización es administrada a fin de planear el trabajo, dotar de personal a las operaciones, organizar las actividades, dirigir las acciones y controlar los resultados, midiendo la ejecución en comparación con los planes. Se dice que con buen personal cualquier organización funciona, incluso, que es conveniente que conozcan el papel que cada persona debe cumplir y la forma en que sus funciones se relacionan unas con otras.

Existen diferencias sustanciales entre las organizaciones, es el caso de comparar la de una línea de montaje de automóviles con la de un laboratorio de investigación. Las diferencias más significativas forman parte del análisis y omitirlas o restarles importancia puede ser causa de éxito o fracaso de la organización. En años recientes se ha enriquecido el estudio de estas diferencias.

Este enfoque ha llevado a desarrollar la teoría de Dependencia Situacional de la organización, según la cual, la estructura, el liderazgo, la dotación de personal, la plantación y el control, dependen de la naturaleza del ambiente y giro de cada organización. Una comprensión de la forma en la que operan las empresas al administrador predecir las consecuencias de acciones gerenciales y escoger aquellas que impulsen a la organización hacia su objetivo.

DEFINCIÒN DE ALGUNOS AUTORES Strategor: (1988) es el conjunto de las funciones y de las relaciones que determinan formalmente las funciones que cada unidad deber cumplir y el modo de comunicación entre cada unidad. Mintzberg: (1984) es el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas y la posterior coordinación de las mismas.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Una estructura organizacional debe estar diseñada de manera que sea perfectamente claro para todos quien debe realizar determinada tarea y quien es responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación de responsabilidades y se logra un sistema de comunicación y de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la empresa. La estructura organizacional es una estructura intencional de roles, cada persona asume un papel que se espera que cumpla con el mayor rendimiento posible.

A través del rediseño de la estructura organizacional, ayudamos a las organizaciones públicas y privadas a responder mejor a las necesidades de sus clientes y de la comunidad. Partiendo de las necesidades de los clientes, identificamos los procesos clave y dirigimos los esfuerzos de la organización hacia una integración interfuncional. El resultado, en la mayoría de las organizaciones, es el "aplanamiento" de la estructura. Esto incrementa la capacidad de coordinación y reduce los niveles jerárquicos.

Por otra parte, ayudamos a la organización a definir su misión, visión y valores, en línea con la estrategia, y contribuimos a hacer efectivo el cambio cultural inherente a la reestructuración organizacional, diseñando y desarrollando programas de comunicación interna.

A P O Y O S JERARQUIZACIÓN ORGANIGRAMAS OBJETIVOS MANUALES NORMALIZACIÓN

JERARQUÍA Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una línea clara e ininterrumpida, desde el más alto nivel hasta el nivel mas bajo. Este principio establece que la organización es una jerarquía.

ORGANIGRAMAS Conocidos también como gráficas o cartas de organización Los organigramas son representaciones gráficas de la estructura formal de la organización

¿ Que muestran ? Las interrelaciones Las funciones Los niveles jerárquicos Las obligaciones La autoridad Existentes dentro de la Organización

Clasificación Por su objeto Por su área Por su contenido

Por su objeto Estructurales Muestran sólo la estructura administrativa de la empresa. Funcionales Indican en el cuerpo de la gráfica, además de las unidades y sus relaciones, las principales funciones de los departamentos. Especiales Se destaca alguna característica

Por su área Generales Presentan toda la organización se llaman también cartas maestras. Departamentales Representan la organización de un departamento o sección.

Por su contenido Esquemáticos Contienen solo los órganos principales, se elaboran para el público, no contienen más detalles. Analíticos Más detallados y técnicos

ORGANIGRAMA VERTICAL

ORGANIGRAMA HORIZONTAL

ORGANIGRAMA MIXTO

ORGANIGRAMA STAFF

ORGANIGRAMA CIRCULAR

OBJETIVOS DE LOS APOYOS Todas y cada y una de las actividades establecidas deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa. Es decir, la existencia de un puesto sólo es justificable si sirve para alcanzar realmente las metas. No hay que confundir los sistemas organizacionales con los sistemas burocráticos.

M E T A S M edibles E specificas T razables A lcanzables S ensatas

MANUALES Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa. Los manuales de acuerdo a su contenido, pueden ser: De políticas De organización De procedimientos De puestos

Utilidad de los manuales Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa. Delimitan actividades, responsabilidades y funciones. Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe hacer y cómo se debe hacer. Son fuente de información, pues muestran la organización de la empresa. Son base para el mejoramiento de sistemas.

Manuales de Políticas Mencionan cada una de las políticas de la empresa: Compras Ventas Producción Contrataciones Contabilidad Prestaciones

Manuales de Organización Explican los detalles más importantes de la organización; generalmente incluyen: Objetivos generales de la organización Historia de la empresa Responsabilidad de Directivos Misión y visión de la empresa Objetivos por departamento Reglamentación

Manuales de procedimientos Indican las secuencias de cada una de las operaciones ( producción, calidad, contabilidad, recursos humanos, compras, almacén, etc. ) de la empresa. Describen las actividades de cada departamento de la empresa. Existen manuales para realizar procedimientos.

Manuales de puestos Se basan en el análisis de puesto donde se clasifican minuciosamente las labores que se desempeñan en una unidad de trabajo específica (puesto), así como las características, conocimientos y aptitudes, que debe poseer el personal que lo desempeña.

Objetivos del análisis de puesto Mejorar los sistemas de trabajo Delimitar funciones y responsabilidades Evitar fugas de autoridad y responsabilidad Fundamentar programas de capacitación Retribuir adecuadamente al personal Mejorar la selección del personal

Contenido del análisis de puesto Descripción del puesto . Determinación técnica de lo que el trabajador debe hacer, integrada por: El encabezado o identificación (titulo) Descripción genérica. Definición breve y precisa del puesto. Descripción especifica. Detalle de las actividades que se realizan en el puesto. Especificación del puesto. Enunciación precisa de los requisitos del puesto: Escolaridad Conocimientos Requisitos físicos, mentales y de personalidad Condiciones de trabajo

CONCLUSIONES Las condiciones que imperan en esta época actual de crisis, así como la necesidad de convivencia y labor de grupo, requieren de una eficiente aplicación de esta disciplina que se verá reflejada en la productividad y eficiencia de la empresa que la requiera. Para demostrar lo anterior nos basamos en los siguientes hechos: La organización puede darse adonde exista un organismo social, y de acuerdo con su complejidad, ésta será más necesaria.

Un organismo social depende, para su éxito de una buena administración, ya que sólo a través de ella, es como se hace buen uso de los recursos materiales, humanos, etc. con que ese organismo cuenta. En las grandes empresas es donde se manifiesta mayormente la función organizativa. Debido a su magnitud y complejidad, es esencial, sin ella no podrían actuar. Para las pequeñas y medianas empresas, la organización también es importante, por que al mejorarla obtienen un mayor nivel de competitividad, ya que se coordinan mejor sus elementos: maquinaria, mano de obra, mercado, etc.

La elevación de la productividad, en el campo económico social, es siempre fuente de preocupación, sin embargo, con una adecuada organización el panorama cambia, repercutiendo no solo en la empresa, sino en toda la sociedad. Para los países en vías de desarrollo, como el nuestro, mejorar la calidad de la organización es requisito indispensable, por que se necesita coordinar todos los elementos que intervienen en ésta para poder crear las bases esenciales del desarrollo como son: la capitalización, la calificación de sus trabajadores y empleados, etc.

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