LOS PROCESOS DE LA GERENCIA DE PROYECTOS

Fundamentos de Gerencia de Proyectos Los Fundamentos de la Gerencia de Proyectos que se describen en la Guía del PMBoK se componen de: Definición del ciclo de vida del proyecto. Cinco Grupos de Procesos de Gerencia de Proyectos Nueve Áreas de Conocimiento de la Gerencia de Proyectos.

LA GERENCIA DE PROYECTOS SE LOGRA… mediante la ejecución de procesos, usando conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas de gerencia de proyectos que reciben entradas y generan salidas.

PROCESO “Conjunto de acciones y actividades interrelacionadas que se llevan a cabo para alcanzar un conjunto previamente especificado de productos , bienes o servicios: PBS” Técnicas y Herramientas Entradas Salidas

Dentro de cada grupo de procesos, los procesos individuales están conectados por sus entradas o salidas. Entradas, documentos o productos documentados sobre los cuales se efectuarán acciones. Técnicas y herramientas mecanismos aplicados a las entradas para transformarlas en salidas. Salidas documentos o productos documentados que resultan del proceso.

CARACTERIZAR UN PROCESO ES IDENTIFICAR.... Nombre del proceso Responsable y objetivo (alcance) 7 Controles 3 Salidas 4 Entradas 5 Actividades 6 Recursos Objetivos de calidad Meta Indicador

CICLO DEMING COMO HERRAMIENTA EMPRESARIAL V H APLICACIÓN DEL CICLO DE DEMING EN LA ADMINISTRACION DE LA ORGANIZACION

GRUPOS DE PROCESOS DE LA GERENCIA DE PROYECTOS INICIACIÓN. Define y autoriza el proyecto o una fase. PLANEACIÓN. Define y precisa los objetivos, y planea el curso de acción requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido del proyecto. EJECUCIÓN. Integra a personas y otros recursos para llevar a cabo el plan de gestión del proyecto. SEGUIMIENTO Y CONTROL. Mide y supervisa regularmente el avance, a fin de identificar las variaciones respecto del plan de gestión del proyecto, de tal forma que se tomen medidas correctivas necesarias para cumplir los objetivos del proyecto. CIERRE. Formaliza la aceptación del producto, servicio o resultado, y termina ordenadamente el proyecto o una fase del mismo.

INTERRELACIÓN DE LOS GRUPOS DE PROCESOS DE LA GERENCIA DE PROYECTOS Seguimiento y Control Procesos de planeación Procesos de iniciación Procesos de cierre Procesos de ejecución

Límites del proyecto Límites del proyecto Producto Usuarios entregables del Proyecto Usuarios finales Procesos de Seguimiento y Control Procesos de planeación Iniciador/ Patrocinador Del Proyecto Entradas del proyecto Procesos de iniciación Procesos de cierre Registros del proyecto archivos de los proyectos Procesos de ejecución

Procesos de Gerencia de Proyectos para un Proyecto Cultura de la organización Sistema de información de la gestión de proyectos Reserva de recursos humanos Enunciado del trabajo Iniciador o Patrocinador del Proyecto Factores Ambientales de la Empresa Grupo de Procesos de Iniciación Contrato Políticas, procedimientos, normas, guías Procesos definidos, Información histórica Lecciones aprendidas Acta de Constitución del Proyecto Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar Grupo de Procesos de Planificación Activos de los Procesos de la Organización Plan de Gestión del Proyecto Grupo de Procesos de Ejecución Productos entregables Cambios solicitados Solicitudes de cambio implementadas Acciones preventivas implementadas Reparación de defectos implementada Información sobre el rendimiento del trabajo Grupo de Procesos de Seguimiento y Control Solicitudes de cambio aprobadas Solicitudes de cambio rechazadas Acciones correctivas aprobadas Reparación de defectos aprobada Plan de gestión del proyecto (actualizaciones) Enunciado del Alcance del proyecto (actualizaciones) Acciones correctivas recomendadas Acciones preventivas recomendadas Informes de rendimiento Reparación de defectos recomendada Proyecciones Reparación de defectos validada Productos entregables aprobados Procedimiento de cierre administrativo Procedimiento de cierre del contrato Activos de los Procesos de la Organización (actualizaciones) Grupo de Procesos de Cierre Producto, servicio o resultado final Cierre

Grupo de Procesos de Iniciación Grupo de Procesos de Planeación Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter) Grupo de Procesos de Ejecución Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar DEFINICIÓN DE REQUISITOS Grupo de Procesos de Seguimiento y Control

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO PROJECT CHARTER Requisitos que satisfacen las necesidades, deseos y expectativas del cliente, el patrocinador y demás interesados. Necesidades de negocio, descripción a alto nivel del proyecto o requisitos del producto que el proyecto debe abordar Finalidad o justificación del proyecto. Gerente del proyecto nombrado y nivel de autoridad

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO PROJECT CHARTER (continuación) Resumen del cronograma de hitos Influencias de los interesados Organizaciones funcionales y su participación Asunciones de la organización ambientales y externas Restricciones de la organización, ambientales y externas. Oportunidades de negocio que justifiquen el proyecto, incluido el retorno sobre la inversión. Presupuesto resumido

DECLARACIÓN DEL ALCANCE PRELIMINAR PROJECT SCOPE STATEMENT TÍTULO DEL PROYECTO: PREPARADO POR: FECHA: GERENTE DE PROYECTO: Resumen Ejecutivo Estimaciones iniciales, números de revisión, puntos de contacto. Objetivos del Proyecto y Producto Objetivos del Proyecto Objetivos del Producto o Servicio Requisitos y Características del Producto o Servicio Descripción del Producto Descripción del Servicio Criterios de Aceptación del Proyecto Criterio para aceptar los Productos terminados Límites del Proyecto El Alcance Incluye El Alcance no incluye Requisitos y Productos Entregables del Proyecto Productos o Servicios Entregables

Restricciones del Proyecto Supuestos del Proyecto Riesgos iniciales definidos Organización Inicial del Proyecto Requerimientos de Recursos Equipo de apoyo – personal y cantidad Rol del Recurso Cantidad Hitos del Cronograma Hitos Fecha estimada

Aprobación WBS inicial Rol Nombre Firma Gerente del Proyecto Estimación de Costos Costos Directos Empleados Contratación externa Hardware Software Otros Costos Indirectos Facilidades Servicios Públicos Impuestos Reserva Contingencias Cambios de Ley Requisitos de Gestión de la Configuración Reuniones de los Comités Ejecutivo y Técnico Informe de Avance Mensual Manejo y Control de Riesgos Manejo de Problemas no previstos Manejo de las Comunicaciones Aprobación Rol Nombre Firma Gerente del Proyecto Propietario del Proyecto Patrocinador del Proyecto Stakeholders participantes

PRAXIS 2 PREPARE EL BOSQUEJO INICIAL DEL PROJECT SCOPE STATEMENT DE SU PROYECTO EXPÓNGALO AL GRUPO

Grupo de Procesos de Iniciación Grupo de Procesos de Planeación Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter) Grupo de Procesos de Ejecución Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar Grupo de Procesos de Seguimiento y Control

ENUNCIADO DEL ALCANCE PRELIMINAR DEL PROYECTO Project Scope Statement Objetivos del proyecto y del producto Requisitos y características del producto o servicio Criterios de aceptación del producto Límites del proyecto Requisitos y productos entregables del proyecto Restricciones del proyecto Asunciones del proyecto

Organización Inicial del Proyecto Riesgos iniciales definidos ENUNCIADO DEL ALCANCE PRELIMINAR DEL PROYECTO Project Scope Statement (continuación) Organización Inicial del Proyecto Riesgos iniciales definidos Hitos del cronograma WBS. Inicial Estimación de costos de orden de magnitud Requisitos de gestión de la configuración del proyecto Requisitos de aprobación

2.- GRUPO DE PROCESOS DE PLANEACIÓN El equipo de gerencia del proyecto usa el Grupo de Procesos de Planeación y los procesos e interacciones que lo componen, para planear y gestionar con éxito un proyecto para la organización. Los procesos de planeación desarrollan el plan de gestión del proyecto. Estos procesos también identifican, definen y maduran el alcance del proyecto, el costo del proyecto y planean las actividades del proyecto que se realizan dentro del proyecto

2.- GRUPO PROCESOS DE PLANEACIÓN de Procesos de Seguimiento y Control Planificación del Alcance Definición del Alcance Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto Definición de las Actividades Estimación de Recursos de las Actividades Crear WBS Estimación de la Duración de las Actividades Planificación de la Gestión de Riesgos Estimación de Costes Establecimiento de la Secuencia de las Actividades Identificación de Riesgos Preparación del Presupuesto de Costes Grupo de Procesos de Iniciación Planeación de los Recursos Humanos Desarrollo del Cronograma Análisis Cualitativo de Riesgos Planear Calidad Grupo de Procesos de Ejecución Análisis Cuantitativo de Riesgos Planear las Comunicaciones Planear Compras y Adquisiciones Planear Contratos Grupo de Procesos de Cierre Planear Respuesta a los Riesgos

3.- GRUPO DE PROCESOS DE EJECUCIÓN Se compone de los procesos utilizados para completar el trabajo definido en el plan de gestión del proyecto a fin de cumplir con los requisitos del proyecto. Este Grupo de Procesos implica coordinar personas y recursos, así como integrar y realizar las actividades del proyecto de acuerdo con el plan de gestión del proyecto. También aborda el alcance definido en el enunciado del alcance del proyecto e implementa los cambios aprobados

3.- GRUPO DE PROCESOS DE EJECUCIÓN Realizar Aseguramiento de Calidad Grupo de Procesos de Iniciación Grupo de Procesos de Seguimiento y Control Adquirir el Equipo del Proyecto Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto Desarrollar el Equipo del Proyecto Distribución de la Información Grupo de Procesos de Cierre Grupo de Procesos de Planeación Solicitar Ofertas a los Proveedores Selección de Proveedores

4.- GRUPO DE PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL Está compuesto por los procesos realizados para observar la ejecución del proyecto de forma que se puedan identificar los posibles problemas oportunamente y adoptar las acciones correctivas para controlar la ejecución del proyecto. El beneficio clave de este Grupo de Procesos es que el rendimiento del proyecto se observa y se mide regularmente para identificar las variaciones respecto del plan de gestión del proyecto.

4.- Grupo de Procesos de Seguimiento y Control Verificación del Alcance Grupo de Procesos de Iniciación Control del Alcance Control del Cronograma Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto Control de costos Grupo de Procesos de Planeación Grupo de Procesos de Cierre Realizar control de Calidad Gestionar el Equipo del Proyecto Control Integrado de Cambios Informar el Rendimiento Grupo de Procesos de Ejecución Gestionar a los Interesados Seguimiento y Control de Riesgos Administración del Contrato

5.- GRUPO DE PROCESOS DE CIERRE Incluye los procesos utilizados para finalizar formalmente todas las actividades de un proyecto o de una fase de un proyecto, entregar el producto terminado a terceros o cerrar un proyecto cancelado. Este Grupo de Procesos, una vez completado, verifica que los procesos definidos se completen dentro de todos los Grupos de Procesos para cerrar el proyecto o una fase del proyecto, según corresponda, y establece formalmente que se ha finalizado un proyecto o fase del proyecto.

Grupo de Procesos de Cierre Grupo de Procesos de Planeación Cerrar Proyecto Grupo de Procesos de Ejecución Cierre del Contrato Grupo de Procesos de Seguimiento y Control

INTERACCIONES ENTRE PROCESOS Los Grupos de Procesos de Gerencia de Proyectos están relacionados por los resultados que producen. La salida de un proceso, por lo general, se convierte en una entrada a otro proceso o es un producto entregable del proyecto. Los Grupos de Procesos pocas veces son eventos discretos o que ocurren una única vez; son actividades superpuestas que se producen con distintos niveles de intensidad a lo largo del proyecto.

Fundamentos de Gerencia de Proyectos Los Fundamentos de la Gerencia de Proyectos que se describen en la Guía del PMBoK se componen de: Definición del ciclo de vida del proyecto. Cinco Grupos de Procesos de Gerencia de Proyectos Nueve Áreas de Conocimiento de la Gerencia de Proyectos.

DE LA GERENCIA DE PROYECTOS LAS AREAS DE CONOCIMIENTO DE LA GERENCIA DE PROYECTOS

AREAS DEL CONOCIMIENTO PARA LA GERENCIA DE PROYECTOS SEGÚN PMI Integración Gerencia Alcance Gerencia Calidad Gerencia Riesgo Gerencia Recursos Humanos Gerencia Tiempo Gerencia Costo Gerencia Comunicaciones Informes Gerencia Adquisiciones Contratos (PMBoK-2004)

GERENCIA DE PROYECTOS Gestión del Tiempo del Proyecto Gestión de la Integración del Proyecto Gestión del Alcance del Proyecto Definición de las actividades. Establecimiento de la secuencia de las actividades. Estimación de Recursos de las Actividades Estimación de la duración de las actividades. Desarrollo del cronograma. Control del cronograma. Desarrollar el acta de constitución del proyecto. Desarrollar el enunciado del alcance del proyecto preliminar. Desarrollar el plan de gestión del proyecto. Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto. Supervisar y controlar el trabajo del proyecto. Control integrado de cambios. Cerrar el proyecto. Planeación del alcance. Definición del alcance. Crear EDT. Verificación del alcance. Control del alcance. Gestión de Calidad del Proyecto Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto Planificación de los recursos Humanos. Adquirir el Equipo del Proyecto. Desarrollar el Equipo del Proyecto. Gestionar el Equipo del Proyecto. Planeación de la calidad. Realizar aseguramiento de calidad. Realizar control de calidad. Gestión de los Costos del Proyecto Estimación de costos. Preparación del presupuesto de costos. Control de costos. Gestión de los Riesgos del Proyecto Gestión de las Adquisiciones del Proyecto Planeación de la Gestión de Riesgos. Identificación de Riesgos. Análisis Cualitativo de Riesgos. Análisis Cuantitativo de Riesgos. Planeación de la Respuesta a los Riesgos. Seguimiento y Control de Riesgos. Gestión de las Comunicaciones del proyecto Planificar las Compras y Adquisiciones. Planeación de los contratos. Solicitar respuestas a vendedores. Selección de vendedores. Administración del contrato. Cierre del contrato. Planeación de las comunicaciones. Distribución de la información. Informar el Rendimiento. Gestionar a los interesados.

INTEGRACIÓN DE LA GERENCIA DE PROYECTOS: Fuente del éxito Funciones Primarias (Objetivos o Restricciones) Secuencia de Planeación Gerencia Alcance Gerencia Calidad Gerencia Tiempo Gerencia Costos Integración Ciclo de Vida del Proyecto PLANEAR Y EJECUTAR PROYECTO EXITOSO Satisfacción del Cliente o Propietario Administración de Información /Comunicación Gerencia Compras/ Contrataciones Gerencia Recursos Humanos Gerencia Riesgos Gerencia Información /Comunicación Funciones Secundarias (Interactivas y Adaptables) Secuencia de Producción 36

CONTRATOS/SUMINISTROS INFORMACION/COMUNICACIONES SECUENCIA DE LAS FUNCIONES FUNDAMENTALES Y FACILITADORAS DE LA GERENCIA DE PROYECTOS ALCANCE CALIDAD TIEMPO COSTO RIESGO RECURSOS HUMANOS CONTRATOS/SUMINISTROS INFORMACION/COMUNICACIONES