AUTOEVALUACIÓN CONTROL INTERNO CONTABLE Noviembre 2008

FICHA TÉCNICA ENCUESTA Escala de calificación 0 - No sabe. 1 - No se cumple. 2 - Se cumple insatisfactoriamente. 3 - Se cumple aceptablemente. 4 - Se cumple en alto grado. 5 - Se cumple plenamente. Número de preguntas por actividad Identificación 13, Clasificación 8, Registro y ajuste 12, Elaboración de estados contables 7, Análisis, interpretación y comunicación 6 y Acciones de control 16. Total: 62 Método de selección de la muestra Se identificó a los servidores públicos de la Sección de Contabilidad, Dependencias Administrativas y Facultades, Escuelas e Institutos de la Universidad, que interactúan en el proceso contable. Muestra 15 - Sección de Contabilidad 66 - Dependencias Administrativas 10 - Facultades, Escuelas e Institutos Total de encuestados : 91 Servidores públicos. Nota: Del análisis de resultados, se excluyen 23 encuestas de la muestra total.

ACTIVIDAD PROCESO CONTABLE Identificación: Se indaga por la existencia de procesos y políticas para que los hechos, transacciones y operaciones sean informados, descritos y valorados por el personal competente en el documento idóneo y con los soportes correspondientes.

ACTIVIDAD IDENTIFICACIÓN Sección Contabilidad

ACTIVIDAD IDENTIFICACIÓN Dependencias Administrativas

ACTIVIDAD IDENTIFICACIÓN Facultades, Escuelas e Institutos

ACTIVIDAD IDENTIFICACIÓN Recomendaciones: Establecer una política de cumplimiento para que todos los hechos, transacciones u operaciones sean informados al proceso contable. Socializar a los servidores públicos sobre cómo deben describir los hechos, transacciones u operaciones y como se afectan los procesos financieros desde las dependencias . Dar a conocer a los servidores públicos la diferencia entre los procesos de presupuesto y contabilidad, las normas que rigen la administración pública y el Régimen de Contabilidad Pública aplicable a la Universidad. Determinar los documentos fuente necesarios para realizar una adecuada identificación de los hechos, transacciones u operaciones.

ACTIVIDAD PROCESO CONTABLE Clasificación: Se evalúa si los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales han sido incluidos en el proceso contable en las cuentas y subcuentas que corresponde de acuerdo a la última versión del Catálogo General de Cuentas y si se realizan conciliaciones de información.

ACTIVIDAD CLASIFICACIÓN Sección Contabilidad

ACTIVIDAD CLASIFICACIÓN Dependencias Administrativas

ACTIVIDAD CLASIFICACIÓN Recomendaciones: Establecer parámetros para que los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales sean de fácil y confiable clasificación en el catálogo general de cuentas. Relacionar lo hechos financieros, económicos, sociales y ambientales de acuerdo al manual de procedimientos del régimen de Contabilidad Pública. Determinar en un manual las cuentas y subcuentas que se deben utilizar para clasificar cada uno de los hechos, transacciones u operaciones. Realizar periódicamente conciliaciones de saldos con usuarios externos.

ACTIVIDAD PROCESO CONTABLE Registro y ajuste: Se averigua por la realización de verificaciones para probar si los comprobantes de contabilidad se realizan por los valores correctos y si contienen sus documentos soporte respectivos.

ACTIVIDAD REGISTRO Y AJUSTE Sección Contabilidad

ACTIVIDAD REGISTRO Y AJUSTE Dependencias Administrativas

ACTIVIDAD REGISTRO Y AJUSTE Recomendaciones: Realizar conciliación de saldos entre los procesos que interactúan en la gestión del financiamiento, con el apoyo de los responsables . Hacer verificaciones periódicas para comprobar que los registros contables se han efectuado por los valores adecuados. Realizar periódicamente toma física de bienes, derechos y obligaciones para confrontarlos con los registros contables y así realizar los ajustes pertinentes. Formalizar conjuntamente procedimientos donde se asignen responsables y se especifiquen métodos de valuación de las depreciaciones, provisiones y amortizaciones que corresponda.

ACTIVIDAD PROCESO CONTABLE Elaboración de estados contables y demás informes: Se busca determinar la aplicación del Régimen de Contabilidad Pública en la estructura y presentación de los estados, informes y reportes contables, al igual que su elaboración oportuna. Además evaluar las notas explicativas a los estados financieros.

ACTIVIDAD ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES Sección de Contabilidad

ACTIVIDAD ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES Recomendaciones: Dar a conocer las notas explicativas a los estados financieros. Determinar los aspectos o situaciones, que ameriten ser explicados a través de las notas a los estados financieros. Fortalecer el análisis permanente de los movimientos y saldos de cuentas, para llevar a cabo procesos de depuración y conciliación.

ACTIVIDAD PROCESO CONTABLE Análisis, interpretación y comunicación de la información: Se indaga por la oportunidad en la presentación de los estados, informes y reportes contables, por el respectivo análisis e interpretación de estos y por la publicación del balance general y el estado de actividad financiera, económica, social y ambiental.

ACTIVIDAD ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN Sección Contabilidad

ACTIVIDAD ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN Recomendaciones: Publicar en un lugar visible y de fácil acceso el balance general y el estado de actividad financiera, económica, social y ambiental. Revisar y mejorar el sistema de indicadores que interpretan la realidad financiera, económica, social y ambiental. Acompañar la información de los respectivos análisis e interpretaciones que faciliten una adecuada compresión por los usuarios. Resaltar la importancia que tiene la información contable para la toma de decisiones y para los entes externos.

OTRAS ACCIONES DE CONTROL IMPLEMENTADAS Sección de Contabilidad

OTRAS ACCIONES DE CONTROL IMPLEMENTADAS Dependencias Administrativas

OTRAS ACCIONES DE CONTROL IMPLEMENTADAS Facultades, Escuelas e Institutos

OTRAS ACCIONES DE CONTROL Recomendaciones: Consolidar las políticas y prácticas contables en un manual que guíen las operaciones relacionadas con el reconocimiento y revelación de las transacciones, hechos u operaciones. Evidenciar por medio de flujogramas la forma como circula la información a través de los procesos. Realizar procesos de depuración contable, permanente y sostenible, basados en análisis de cuentas que busquen la sostenibilidad de la calidad de la información contable. Fortalecer y dar continuidad a la administración de los riesgos de índole contable. Definir una política para que se haga empalme de actividades cada vez que se renueve el personal en las dependencias.

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