Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad GERENCIA DE PROCESOS Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad SEGÚN LOS EXPERTOS LA CALIDAD DEPENDE DE TODOS LOS FACTORES INVOLUCRADOS. INFRAESTRUCTURA, ORGANIZACIÓN, RECURSOS HUMANOS, EQUIPO, INSUMOS, GERENCIA, SISTEMAS DE APOYO, FINANZAS. Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

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Ser integral…………. Ser de Calidad!!!!! Piensa Hace Dice Siente Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad ¿Qué es un proceso? Una serie de tareas de valor agregado que se vinculan entre sí para transformar un insumo en un producto. (Bien o Servicio) Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

Antecedentes de su empresa….. ¿Cómo es la estructura organizacional en su empresa?........... ¿Cómo se formó esa estructura?........ Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad Será que es esta?...... Ejercito Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

Estructura organizacional por procesos Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad ¿Por qué por procesos? Porque las empresas y/o organizaciones son tan eficientes como lo son sus procesos. La mayoría de organizaciones que han tomado conciencia de esto han reaccionado ante la ineficiencia. Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

Estructura organizacional por procesos Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

Empresas funcionales vs Empresas por procesos Los empleados son el problema El proceso es el problema Hacer mi trabajo Ayudar que se hagan las cosas Comprender mi trabajo Saber que lugar ocupa mi trabajo en el proceso Evaluar a los individuos Evaluar el proceso Control de los empleados Desarrollo de las personas ¿Quién cometió el error? ¿Qué permitió el error? Corregir errores Reducir la variación Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

Estructura organizacional por procesos Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad Ciclo Deming PHVA ACTUAR PLANEAR SATISFACCION DEL CLIENTE VERIFICAR HACER Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad Se habla realmente de proceso si cumple las siguientes características o condiciones Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

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Entonces, ¿Qué es un proceso? Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

Elementos de un proceso Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

El modelo de la transformación Toda operación produce servicios y/o productos. Esto se hace por medio del proceso de transformación. Transformación: es el uso de recursos para modificar un estado o condición de algo para obtener un servicio o producto Materiales Información Clientes Recursos Transformados Proceso Productivo Productos y servicios OUTPUT INPUT Empleados Equipos / Facilidades Recursos que ayudan a la transformación Transformación física Cambio de Dueño Cambio de Lugar Acomodación/Almacenamiento Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

Hay que entender los procesos Macroproceso Procesos Actividades Tareas Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad Dividir el macroproceso en procesos Proceso 1 Proceso 2 Proceso 3 Proceso 4 MACROPROCESO INPUT OUTPUT Mapear y entender el macroproceso RECURSOS PRODUCTOS Identificar los recursos y los productos que requiere cada proceso Definir el inicio y fin de cada proceso Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

Ejemplos de macroprocesos MACROPROCESO PRODUCTIVO DE AVES Faenamiento Productos Recepción Despacho Empaque Despresado Pollo Vivo Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

Macroproceso de comercialización eléctrica Pedido del Servicio Proceso de Conexión Facturación Recaudaciones Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

Actividades dentro del proceso Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

GESTION PLANEACIÓN DEL PRODUCTO GESTIÓN DE MEJORAMIENTO COMUNICACIONES COMUNICACIONES DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Planeación Estratégica Planificación del S. G. C Revisión por la Dirección P-H-V-A P-H-V-A S A T I F C O N N E C S I D A C L I E N T Procesos Operativos C L I E N T GESTIÓN COMERCIAL GESTION PLANEACIÓN DEL PRODUCTO BODEGA PRODUCTO TERMINADO DISTRIBUCIÓN Ventas Servicio al Cliente Cotizaciones Pedidos Facturación Programación Cocina GESTION FINANCIERA GESTION HUMANA GESTION LOGISTICA GESTIÓN DE MEJORAMIENTO Cartera Contabilidad Facturación Costos Selección del Personal Capacitación Evaluación de Gestión de desempeño. Competencias Compras Selección y evaluación de proveedores. Almacenamiento Mantenimiento Transporte Control de Documentos. Control de los Registros Audiotorias Internas Control del Producto No Conforme . Acciones Correctiva y Prentivas Esta Gestión no es Auditable Procesos de Apoyo P-H-V-A Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad P-H-V-A

Diagramación de procesos Diagrama de Bloques Diagrama de Flujo de Procesos Diagrama de Flujo Funcional Diagrama de Recorrido o de Flujo Geográfico Técnicas de Diagramación de Procesos Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

Cadena de valor (Michael Porter) La metodología del análisis de la cadena de valor para crear y sostener la ventaja competitiva de una firma fue desarrollado por Michael Porter. Se basa en la premisa que la ventaja competitiva se la obtiene al optimizar los principales procesos de la empresa, es decir, aquellos procesos que forman parte de la cadena de valor de la empresa. El concepto de la cadena de valor es un modelo que clasifica y organiza los procesos del negocio con el propósito de organizar y enfocar los programas de mejoramiento. Los procesos que forman parte de la cadena de valor impactan directamente en los productos y/o servicios que el cliente consume. Los procesos que forman parte de los procesos de apoyo tienen un efecto indirecto en los clientes. Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

Cadena de valor de una industria Mercadeo Desarrollo de Productos y Servicios Producción de Productos y Servicios Administración De la distribución y la logística Ventas y Servicio al cliente Procesos de Soporte: Mejoramiento de Procesos Administración Financiera Administración Ambiental Administración de los Recursos Humanos Administración de Relaciones Externas Administración de los servicios legales Administración de Servicios Corporativos Compras Planificación Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

Cadena de valor de un banco 1. Préstamos / Administración de Riesgo Crediticio Mercadeo y Venta (MV) Generación y Monitoreo de Créditos (GC) Mantenimiento y Procesesamiento de Cuentas (MP) Servicios al Cliente (SC) Recuperaciones (RP) 2. Administración de Inversiones y Activos Administración de Inversiones (AI) 3. Mercados de Capitales 4. Servicios Transaccionales y Pagos Procesos de Soporte: (AR) Administración de Riesgo / Análisis de Portafolio (RH)Administración de Recursos Humanos (MN) Mejoramiento Continuo del Negocio (AL) Administración de los Servicios Legales (RE) Administración de Relaciones Externas (PD) Planificación Estratégica (AI) Administración de las Instalaciones y Servicios Corporativos (CP) Compras / Proveeduría (AF) Administración Financiera (ST) Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas y Tecnología Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

Cadena de valor de una ong Recepción de donaciones Distribución de materiales, donaciones, regalos, etc. Comunicación a C.I. y a Padrinos REGALOS Compras Elaboración y Aprobación del Workplan Identificación de Beneficiarios ASISTENCIA FAMILIAR EDUCACIÓN Planificación de Actividades Realización de Actividades JÓVENES Planificación de Consultas Atención Médica / Odontológica Entrega de medicinas y vitaminas SALUD Atención Médica Especializada Procesos de Soporte: Captación de Nuevos Recursos Bodegas Sistemas Contabilidad Recursos Humanos Actualización de Apadrinados Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad Mapa de procesos Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

Herramientas para el análisis de procesos Para el análisis y mejoramiento de los procesos actuales se deben de utilizar las siguientes herramientas: Eliminación de la burocracia. Eliminar tareas administrativas, aprobaciones y papeleos innecesarios. Eliminación de la duplicación. Evaluación del valor agregado. Eliminar las actividades que no agreguen valor y optimizar las que agreguen valor Simplificación. Eliminación de copias, datos, manipulaciones, reuniones, cuellos de botella Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

Herramientas para el análisis de procesos - Reducción del tiempo de ciclo del proceso - Prueba de errores - Eficiencia en la utilización de equipos y sistemas - Lenguaje simple. Compresión sencilla en los documentos - Estandarización - Alianzas con los proveedores - Mejoramiento de situaciones importantes - Automatización y/o mecanización - Identificación de los principales problemas y riesgos Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

Análisis del valor agregado Actividad ¿Necesaria para generar el output? ¿Contribuye a las funciones de la empresa? Sin valor agregado ¿Contribuye a los requerimientos del cliente? Valor Agregado real Valor agregado para la empresa Si No Registrar la orden Completar la póliza Investigar los datos Registrar la fecha de recibo Formato de pedidos Preparar informes financieros Revisión y aprobación Transporte y movimiento Archivo y almacenamiento Repetición de trabajo Demoras Actividades discrecionales Actividades que se deben realizar para satisfacer los requerimientos del cliente Actividades que no contribuyen a satisfacer los requerimientos del cliente. Estas actividades se podrían eliminar sin afectar la funcionalidad del producto/servicio Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

Herramientas para reducir el tiempo Algunas formas típicas para reducir el tiempo de ciclo son: Actividades en serie vs. actividades en paralelo Cambiar la secuencia de las actividades Reducir el número de interrupciones Mejorar políticas de tiempo de procesamiento Reducir el movimiento del output Analizar la localización Establecer prioridades Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad Análisis de procesos PROCESO DE COMPRAS Requerimiento de Materiales Verificacion de Material en Bodega Aprobacion para compra del Material Compra de Material Recepcion de Materiales Despacho del Material Pago a Proveedores Caraterísticas Generales del Proceso Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad Análisis de procesos Solicitud de Crédito Análisis de Riesgo Aprobación Administración y Desembolso Macroproceso de Crédito CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL PROCESO: Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

La arquitectura de la Gerencia de Procesos Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad “Dentro de 20 años la gran organización tradicional no tendrá más de la mitad de los niveles gerenciales que tiene hoy y no mas de la tercera parte de los “gerentes”. .........Será una organización basada en Información “Requerirá la modificación de: Sus procesos de toma de decisiones Su estructura gerencial Su manera de hace negocios” Peter Drucker Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

Gracias por su asistencia Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad E-mail: lewis@une.net.co Celular: 315 507 99 26 Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad