Diseño Programa de Encuentros por Equipos CLIMA ORGANIZACIONAL 2010 Diseño Programa de Encuentros por Equipos GERENCIA DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL Y DE PERSONAS

OBJETIVO Realizar una sesión de trabajo para que los equipos del Banco y filiales sostengan conversaciones sobre su ambiente laboral: Comunicar los resultados del GPTW Banco y área. Analizar los resultados obtenidos , identificando fortalezas y focos de trabajo para la gestión del clima en el área. Dar cuenta de las acciones comprometidas y/o realizadas hasta la fecha en torno al cuidado del clima. Proponer acciones para el Plan de Clima 2010 – 2011.

IMPORTANTE Se sugiere realizar talleres, en cada una de las áreas que cuenta con resultados específicos. Por lo tanto, aquellas gerencias o subgerencias que cuenten resultados desagregados, se espera realice un taller por cada subárea. La convocatoria es para todos los miembros del equipo o área.

ACCIONES CLAVES ANTES: 1. Preparación del Taller DURANTE: 2. Realización del Taller. DESPUÉS: 3. Formulación de Plan de Clima. 4. Difusión del Plan.

1. PREPARACIÓN DEL TALLER Preparar el taller considerando los siguientes aspectos: N°de participantes: Se convoca a toda el área, por lo que este número dependerá de las características del equipo. Se sugiere que el grupo de participantes no supere las 20 personas. Duración del taller: Esta será de 2 a 3 hrs. dependiendo del n° de participantes. Distribuir las responsabilidades para la preparación del taller: Elección del lugar y preparación de éste. Elaboración de una presentación con los resultados de GPTW 2010. Redacción y envío de la invitación. Diseño y reproducción del material requerido (anexo 1)

2. REALIZACIÓN DEL TALLER Programa del Taller Actividades Tiempo I PARTE Bienvenida y Apertura 15 min. Presentación resultados GPTW del área 20 min. II PARTE Análisis de los resultados GPTW y sugerencias de acción por grupos. 60 min. Plenario con sugerencias de acción y conclusiones 30 min. Cierre 10 min.

I PARTE: Bienvenida ( 5 min.) Apertura (10 min.) El líder llega antes para recibir a su equipo. Apertura (10 min.) Check in: ¿Cómo llego a esta reunión? ¿Qué espero que ocurra en ella? Parte el líder declarando su estado de ánimo y sus expectativas sobre el encuentro. Presentar el programa de la reunión (horario y actividades) Presentación Resultados GPTW ( 20 min.) El líder realiza la presentación de los resultados a todos los participantes del taller, destacando los logros y fortalezas del área, en clima laboral.

II PARTE: Análisis de los resultados GPTW y sugerencias de acción por grupos (60 min) Dividir a los participantes en grupos de no menos de 4 ni más de 8 personas. Pedir que una persona conduzca la conversación y otra escriba los acuerdos. Explicar en qué consiste esta actividad, entregando a cada grupo los materiales de trabajo, a saber: Resultados GPTW, Acciones emprendidas en Clima del periodo pasado, Matriz de trabajo a completar con un ejemplo (anexo 2) y Tips para la formulación de acciones (anexo 3), con la finalidad de: -Explorar las fortalezas y aspectos por mejorar del Clima laboral del área, identificando los principales focos de trabajo o dimensiones. - Proponer sugerencias de acción de acuerdo a las dimensiones a trabajar.

II PARTE: Plenario con sugerencias de acción y conclusiones (30 min) Presentación de cada grupo de los focos de trabajo identificados y las sugerencias de acción. Todas las sugerencias son registradas por el Líder del grupo. Cierre: Check out ( 10 min.) Todos responden a las preguntas ¿Cómo me voy? O ¿Qué me llevo? El Líder agradece y anuncia una fecha para entregar el Plan de gestión de Clima.

3. FORMULACIÓN PLAN DE CLIMA Se inicia una vez que se hayan efectuado todos los talleres que sean necesarios para que participe el total de los integrantes de un área. El ejecutivo del área, en conjunto con las otras jefaturas, revisan las iniciativas entregadas en el (o los) taller (talleres), utilizando criterios como: - Factibilidad de implementarlas (recursos involucrados, tiempo requerido, etc.) - Impacto (número de personas que participarán de la acción, contribución al logro de los desafíos del equipo, etc.). - Coherencia con la cultura deseada (contribución al cambio cultural: ver listado de prácticas)

4. DIFUSIÓN DEL PLAN DE CLIMA Diseño y preparación de la actividad: Reproducir el Plan de Clima en su versión final. Decidir día, hora, lugar del encuentro. Redactar y enviar invitación al equipo. Preparar ideas centrales para la motivación que realizará el Líder. Realización: Expresar el sentido del Plan de Clima. Recordar los pasos que se dieron para elaborarlo. Presentar el Plan con los compromisos, responsables y plazos. Pedir consultas y responderlas.

TALLER EXITOSO SERÁ AQUEL QUE: Es conducido por el Líder del equipo. Favorece la expresión de opiniones de la mayoría de los asistentes. Recoge ideas para la elaboración de un Plan de Clima para el área. Potencia el compromiso de los participantes en la gestión de clima del área.

ANEXOS

ANEXO 1: LISTA DE MATERIALES A PREPARAR PREVIAMENTE Presentación con las acciones desarrolladas en período 2009 – 2010 Resultados GPTW del área impreso, una copia por grupo, para posteriormente ser retirados. Material de apoyo para el trabajo en grupos: Matriz 1 (a completar), Matriz 2 (con ejemplo) y tips para la formulación de acciones de gestión de clima.

ANEXO 2: MATRIZ Dimensión Acción o Iniciativa Propuesta Indicador y medio de verificación Responsable Plazo  

ANEXO 2: MATRIZ CON EJEMPLO Dimensión Acción o Iniciativa Propuesta Indicador y medio de verificación Responsable Plazo Comunicación Reuniones informativas mensuales de los Directivos con las Jefaturas en los que se traten temas relevantes del área y propios de la empresa. Registro temas tratados y compromisos en Minuta de la reunión y acta de asistencia de los participantes. Gerente Antes del día 15 de cada mes.

ANEXO 3: TIPS PARA LA FORMULACIÓN DE ACCIONES 1. Que la sugerencia / propuesta dé cuenta de una Acción a realizar ( y no de una declaración) “hacer reuniones” en vez de “mejorar la entrega de información” “celebrar los cumpleaños” en vez de “reforzar la cercanía al interior del área” 2. Que contemple el tiempo en que ella debe efectuarse hacer reuniones cada 15 días en vez de “periódicamente” Celebrar los cumpleaños una vez al mes en vez de “cuando corresponda”

ANEXO 3: TIPS PARA LA FORMULACIÓN DE ACCIONES 3. Que especifique condiciones de satisfacción Hacer reuniones cada 15 días para entregar información sobre hechos Banco y del área, de una hora de duración y con participación de todo el equipo en vez de “comunicar hechos relevantes” Celebrar los cumpleaños una vez al mes con participación de todo el equipo, a la hora del desayuno y financiado con aporte voluntario en vez de “con la colaboración de todos” 4. Que precise el responsable de hacer que esa acción ocurra. Hacer reuniones cada 15 días para entregar información sobre hechos Banco y del área, de una hora de duración y con participación de todo el equipo, conducidas por el líder del equipo. Celebrar los cumpleaños una vez al mes con participación de todo el equipo, a la hora del desayuno y financiado con aporte voluntario, organizado por dos colegas diferentes cada mes