Período 31/3/2008 – 19/1/2009 Convenio de Desempeño Universidad de Chile – MECESUP Plan de Modernización de la Gestión Institucional Período 31/3/2008 – 19/1/2009

Objetivos generales Objetivos generales del Plan de Modernización de la Gestión Institucional de la Universidad de Chile: Mejorar la capacidad de gestión y la calidad del quehacer asegurando su medición periódica Favorecer la rendición de cuentas pública y transparencia de sus resultados en cuanto a gestión y logros académicos Objetivos alineados con los objetivos estratégicos del Proyecto de Desarrollo Institucional (PDI) aprobado por el Consejo Universitario y el Senado Universitario

Objetivos generales Dos ejes centrales: Eje 1 ROC: Reorganización de los Organismos Centrales de la universidad e instalación de capacidades de gestión en organizaciones de campus Apuntando a lograr que el balance centralización-descentralización de la gestión de la universidad, se perfeccione para asegurar la calidad de su quehacer en docencia, investigación, creación y extensión; conjuntamente asegurar el uso optimizado de los recursos que den sustentabilidad y proyección a dicho quehacer

Objetivos generales (cont.) Eje 2 SIG: Consolidación de un Sistema de Gestión Integrado para la gestión de las actividades y recursos de la universidad, en todos sus niveles y de manera transversal con todas sus unidades académicas y organismos centrales Enfocado a perfeccionar la implantación de un sistema de información integrado que apoye la autorregulación y el aseguramiento continuo de la calidad del quehacer (individual grupal en las unidades académicas): (1) conformación de una base de datos institucional confiable y de alta calidad técnica (2) gestión integrada y proactiva de las diversas actividades y recursos de la universidad

Dos finalidades específicas en eje ROC: ROC F1: Desarrollar e instalar capacidades de superintendencia a nivel central de la Universidad Idea Fuerza: un nuevo modelo organizacional y funcional para la Rectoría, Prorrectoría y Vicerrectorías ROC F2: Desarrollar e instalar capacidades ejecutivas a nivel de campus Idea Fuerza: un nuevo modelo organizacional y funcional aplicado a cada unidad geográfica

Cuatro finalidades específicas en eje SIG: SIG F1: Brindar apoyo a las actividades académicas, que realizan las Facultades e Institutos Idea Fuerza: Implantación y uso de instrumentos de comunicación y de sistemas de gestión administrativa y económica SIG F2: Promover la cultura de la autorregulación y del aseguramiento de la calidad del quehacer universitario Idea Fuerza: implantación y uso de instrumentos de gestión académica en docencia, investigación, creación, extensión y vinculación con el medio

Cuatro finalidades específicas en eje SIG: SIG F3: Ampliar la cobertura e integridad de los servicios de apoyo a los estudiantes de pre y postgrado, y a los egresados Idea Fuerza: Perfeccionamiento, implantación y uso de instrumentos para la gestión administrativa, curricular y de servicios a los alumnos y ex–alumnos SIG F4: Apoyar a la gestión institucional proactiva para la toma de decisiones Idea Fuerza: Instalación de capacidades de observación permanente y oportuna del quehacer universitario y de rendición de cuentas públicas

Avances El Convenio de Desempeño se inicia el 31 de marzo de 2008 con la toma de razón del decreto N° 0662, que aprueba el convenio firmado entre la Ministra de Educación y el Rector de la Universidad de Chile Principales actividades realizadas entre abril y diciembre de 2008: Período inicial de “puesta en marcha” entre abril y julio de 2008, Período intermedio de “planificación”, entre agosto y septiembre de 2008 Período de “producción” desde octubre hasta la fecha

Período de puesta en marcha: Constitución del equipo base inicial Vicerrector de Asuntos Económicos y Gestión Institucional Director Sistemas y Tecnologías de Información Director de Finanzas y Patrimonio Jefe Unidad de Análisis Institucional Jefa de Gabinete / Asesora Jurídica Constitución de garantías, apertura cuenta corriente Preparación de Lista de Bienes y Servicios del año 1 Selección e instalación del equipo de administración del proyecto Implementación de infraestructura para el proyecto (remodelación, PC, teléfonos, etc.) Difusión del proyecto Constitución del Consejo Directivo, Comité Ejecutivo y Comité Operativo

Selección y constitución del equipo de Administración del Convenio de Desempeño Contratación empresa de “head hunting” Equipo inicial de administración 1 Gerente, 2 Subgerentes (ROC y SIG) 1 Asesor estratégico, 3 analistas y 1 Asistente Gerente Asistente Subgerente ROC Subgerente SIG Analistas ROC y SIG Jefes de proyectos

Consejo Directivo Rector Prorrector Vicerrectores Decanos coordinadores de Campus Decanos del área de Gestión y Sistemas: Facultad de Ciencias Físicas y Matemáticas Facultad de Economía y Negocios Dos profesionales con experiencia en Alta Dirección: Sres. Rodrigo Azócar y José Manuel Mena Reuniones 2 veces por año

Comité Ejecutivo del proyecto Coordinador del Proyecto, VAEGI Prorrector, VAA, VID, VEX Directores: Rectoría, Directora de Comunicaciones, Jefe de gabinete del Rector Prorrectoría, Directores de Gestión y Recursos Humanos, y Jefa Gabinete de Prorrectoría VAA, Directores de Pregrado y Postgrado, Jefa Unidad de Autoevaluación VID, Director de Investigación y Director Ejecutivo VEX, Directora Ejecutiva VAEGI, Directores de Infraestructura, Finanzas, Análisis Institucional, Servicios de Tecnologías de Información, Sistemas de Información y Bibliotecas, Jefa de Gabinete Representante del Senado universitario Equipo de Administración del Proyecto Académicos y profesionales invitados en forma especial Reuniones 2 veces por mes

Constitución del Comité Operativo Equipo base inicial Equipo de administración del proyecto Invitados especiales, según materias a tratar

Actividades de difusión Presentaciones Consejo Universitario (25/3/08) Senado Universitario (27/3/08) Creación del sitio web del proyecto (www.cdgestion.uchile.cl) con: Noticias Antecedentes del Convenio de Desempeño Actas Equipo de administración Contacto Reuniones con asociaciones gremiales Presentaciones a Vicedecanos/ directivos de Facultades Visitas a Campus y reuniones con Decanos

Período de Planificación: Planificación en detalle de actividades: preparación del perfil de 16 proyectos Definición de un conjunto de bienes y servicios necesarios para la ejecución de los proyectos Estructuración básica de licitaciones: fichas y envío de solicitudes de expresiones de interés a potenciales proveedores

Período de producción: Preparación de términos de referencia para licitar bienes y servicios profesionales a ser desarrollados por empresas externas Ejecución de licitaciones: publicación, adjudicación, controles de garantías, contratos Contrataciones de personal para el desarrollo de proyectos o parte de proyectos en forma interna

Avances del Convenio de Desempeño: fases administrativas cumplidas Fecha Principales actos administrativos 31/3/2008 Toma de razón , por parte de Contraloría General de la República, del Convenio de Desempeño Se aprueba Lista de Bienes y Servicios U. de Chile aporta MM$ 50 como fondo de enlace 15/9/2008 Se recibe primer aporte de MECESUP por $ 1.161 millones 30/6/2008 Se aprueba modificación Lista de Bienes y Servicios 30/09/2008 Se presenta el Informe de Avance N° 1 31/12/2008 Se presenta el Informe de Avance N° 2

Proyectos

Proyectos ROC y SIG Convenio de Desempeño: Ejes: ROC y SIG Finalidades (6) Líneas de Acción Iniciativas =>16 proyectos, con ficha de proyecto c/u: descripción de sus objetivos generales y específicos unidades intervinientes actividades organizadas en una carta Gantt servicios externos necesarios de contratar 19

Proyecto 1: Reorganización de organismos centrales (ROC) e instalación de capacidades en UA Objetivos: Fortalecer el rol de Superintendencia en los organismos centrales, para garantizar la calidad de las actividades e infraestructura y servicios de apoyo, a través de estándares, normas, aplicación de buenas prácticas y procedimientos que aseguren que el quehacer de la universidad se alinee adecuadamente con políticas institucionales Establecer organizaciones de Campus con capacidad ejecutiva Metas (en unidades) Avance al 31/12/08 Año 1 Año 2 Año 3 Diagnóstico 35% 58 6 Rediseños 7,5% 53 11 Implementación 12,5% 12 36 16 Evaluación -- 26 38

Proyectos SIG 2, 3 y 4 Proyecto 2: Mejoramiento de los sistemas de comunicación institucionales para elevar los niveles de eficiencia de las herramientas en uso, en particular del correo electrónico Proyecto 3: Mejoramiento de las comunicaciones e imagen institucional, implementando un portal (MiUchile.cl) de servicios personalizable, que concentre en un sitio único los distintos servicios actualmente dispersos Proyecto 4: Mejoramiento de la gestión de la documentación administrativo - legal, facilitando a todas las facultades el acceso a documentos en formato digital.

Proyectos SIG 5, 6 y 7 Proyecto 5: Crear y mejorar funcionalidades del sistema de gestión de personal mediante aplicaciones informáticas que permitan al usuario efectuar trámites de autoatención en línea, tipo “work flow”, junto con mejorar informes y generar indicadores de gestión Proyecto 6: Desarrollo de un sistema de gestión en línea del Activo Fijo para los bienes inmuebles Proyecto 7: Mejoras a los sistemas de apoyo de la Dirección de Finanzas y Administración Patrimonial

Proyectos SIG 8, 9 y 10 Proyecto 8: Adquisición e implementación de herramientas tecnológicas transversales, que proveen servicios a los distintos proyectos, como la plataforma de firma digital y la plataforma de inteligencia de negocios, que facilitará el acceso a la información Proyecto 9: Herramientas de apoyo a la gestión docente y a la docencia Proyecto 10: Registro y análisis de información sobre actividades de Investigación, capturando en el origen la información de los proyectos, y vinculándolos con los productos de ellos (publicaciones, patentes, asistencia a reuniones de académicos, etc.)

Proyectos SIG 11, 12 y 13 Proyecto 11: Optimización del acceso, registro y análisis de información sobre actividades de extensión, incluyendo un Portal Alumni, para dar diferentes servicios a los egresados Proyecto 12: Mantención actualizada de información de los académicos generando un curriculum académico digital Proyecto 13: Mejoramiento de las herramientas de apoyo a la evaluación docente de pregrado y postgrado, junto con un servicio genérico de encuestas 24

Proyectos SIG 14, 15 y 16 Proyecto 14: Mejoramiento de la gestión académica de pre y post grado, como complemento al proyecto UCH609 Proyecto 15: Perfeccionamiento de los sistemas de gestión y publicación de revistas electrónicas, bibliotecas y servicios a los alumnos Proyecto 16: Mejoramiento del registro de información e instalación de capacidades de observación (Observatorio U Chile) utilizando herramientas de inteligencia de negocios 25

Licitaciones

Estrategia de licitaciones Se observa que los mismos servicios se repiten en varios proyectos Los proveedores se especializan por tipos de servicios Licitar por servicios es más complejo, pero por los problemas de integración y coordinación nivel de los proyectos, el aumento de eficiencia es significativo si se licitan servicios

Estrategia de asignación de proyectos a licitaciones Digitalización Firma digital Correo electronico Workflow Catastro SoftWare Datawarehouse Certificacion SW Capacitacion Reorg Org Centrales Contraparte Proyectos L1 L2 L3 L4 L5 L6 L7 L8 L9 L10 L11 P1 Reorganización de organismos centrales e instalación de capacidades en UA   P2 Mejoramiento de Sistema de comunicaciones P3 Mejoramiento de comunicaciones e imagen institucional (incluye portales) P4 Gestión documental (Oficina de Partes) P5 Mejoramiento del sistema de Recursos Humanos P6 Activo Fijo P7 Mejoras al sistema AUGE finanzas P8 Proyectos transversales: compra de herramientas informáticas P9 Gestión docente y apoyo a enseñanza P10 Registro de actividades de investigación P11 Actividades de extensión P12 Curriculum académico digital P13 Evaluación docente P14 Gestión académica de pre y post grado (complemento UCH609) P15 Mejoramiento de gestión de bibliotecas P16 Facilitar acceso a información 3.214

Etapas del proceso de licitación Preparación de un perfil preliminar de cada licitación Reuniones con potenciales proveedores Reuniones con usuarios Preparación de términos de referencia: bases técnicas y administrativas Validación jurídica de bases (Contraloría Universitaria) Autorizaciones para publicar ante distintos organismos , según monto (MECESUP, BIRF, Contraloría General de la República) Publicación de bases Respuestas a consultas Evaluación de ofertas Adjudicación Contrato

Cronograma licitaciones en curso 2008 2009 Noviembre Diciembre Enero Febrero Marzo Abril Mayo Nombre licitación / semana S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 L1 Digitalización VAEGI CU Public EVAL FC   L2 Firma digital L3 Correo electrónico MECE L4 Work Flow cu L5 Levantamiento del Catastro MECESUP BIRF CGR L6 Desarrollo de SW: Evaluación docente L7 Plataforma Business Intelligence L11 Control de calidad digitalización EV VAEGI = Concenso interno CU = Contraloría Universitaria Public = Publicación en portal mercado público EVAL = Evaluación de propuestas y adjudicación FC = Firma de contrato MECE = Aprobación de Ministerio de Educación BIRF = Aprobación Banco BIRF CGR = Contraloría General de la República Hoy

Estado licitaciones al 19/1/2009 Lici-tación Servicio 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 L1 Digitalización de documentos  L2 Plataforma de firma digital L3 Mejora correo electrónico L4 Plataforma de Workflow L5 Actualización Catastro L6 Mejora sistema evaluación docente L7 Plataforma de inteligencia de negocios 1-Perfil 2-Proveedores 3-Usuarios 4-Bases 5-Validacion int. 6-Validación ext. 7-Publicación 8-Consultas 9-Eval ofertas 10-Adjudicación 11-Contrato

Estado licitaciones al 19/1/2009 (cont.) Lici-tación 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 L8 Certificación de software (*) L9 Capacitación en uso de nuevas herramientas SIG (*) L10 Asistencia técnica para la reorganización de organismos centrales (*) L11.1 Control de digitalización de documentos  L11.2 Control de actualización del catastro 1-Perfil 2-Proveedores 3-Usuarios 4-Bases 5-Validacion int. 6-Validación ext. 7-Publicación 8-Consultas 9-Eval ofertas 10-Adjudicación 11-Contrato (*) Requieren actividades previas para poder iniciarlas

Ejecución Licitación L1 Objetivo: poner documentación a disposición de la comunidad académica en forma directa (buscadores) y de diversos sistemas informáticos Alcance: digitalización e indexación de documentos: 6.000 planos 1.120.000 documentos en microfilm 6.320.000 páginas de decretos, resoluciones, escrituras, programas de estudios, expedientes de títulos, etc. Proceso de selección de proveedor: basado en experiencia, calidad de la oferta y precio Postulación: 6 empresas Adjudicación: empresa Max Huber en MM$ 167 Plazo de 5 meses para a) y b) y 8 meses para c)