UNIVERSIDAD NACIONAL DEL SANTA Ing. Hugo Caselli Gismondi REINGENIERIA Ing. Hugo Caselli Gismondi v2.0 - 2009

... Y Dios creó al hombre a su imagen y semejanza.........LIBRE!

¿Qué ha ocurrido últimamente ?

ERAS Era Agrícola Era Industrial Era de la Información/Digital Era del Conocimiento

DECENIOS 80’s : Calidad 90’s : Reingeniería de Procesos 2000’s : Cambio constante

REDES Electricidad Transporte Comunicación Entretenimiento Internet

En tiempos de cambio drástico, el futuro es de los aprendices los sabios se encuentran provistos para vivir en un mundo que ya no existe más.

Evolución de las Tecnologías y los Modelos de Negocios (Paul Harmon – 2003)

Cambios de Paradigmas

El Camino a la Innovación La información y el conocimiento son la base del negocio Soporta la eficiencia y eficacia de los procesos Secundaria a la tecnología Papel de la Información Personas, capital intelectual y cooperac. Procesos de negocio Infraestructura tecnológica Pilares Nuevas líneas de negocio, mejoras en el servicio y satisfacción del cliente Reducción de costos, mejora de los negocios existentes No Claras Consecuencias Integral (Clientes, proveedores y socios) Interdepartamental Departamental Ambito Es la estrategia Es parte de la estrategia corporativa No hay estrategia Estrategia de Innovación Innovación Mejora Experimentación Builgind an E-Business Strategy

Términos que describen proyectos de cambios de procesos (Paul Harmon - 2003)

REINGENIERIA

QUE ES REINGENIERIA? Es la revisión Fundamental y el Rediseño radical de los Procesos para alcanzar mejoras Espectaculares en medidas Críticas y Contemporáneas de rendimiento, tales como costo, calidad, servicio, competitividad , .... [Hammer, Champy]

PALABRAS CLAVES FUNDAMENTAL Por qué hacemos lo que hacemos? Por qué lo hacemos como lo hacemos? Qué es lo que tenemos que hacer? Cómo lo vamos a hacer? De lo que es a lo que debe ser ?

PALABRAS CLAVES RADICAL No toma nada como dado Se concentra en lo que debería ser Reinventa el negocio No de mejorarlo No de aumentarlo No de modificarlo

PALABRAS CLAVES PROCESOS Conjunto de actividades que recibe uno o más insumos y crea un producto de gran valor agregado para el cliente. [Hammer] Nota.- Podemos reconocer 3 tipos de actividades, las que agregan valor, las de traslado y las de control.

LOS PROCESOS EN LA ORGANIZACION GERENCIA Servicios Control de deuda Reclamos Solicitud del usuario Requeri- miento cumplido

PALABRAS CLAVES ESPECTACULARES Permite dar saltos gigantescos en medidas de rendimiento o de perfomance CRITICAS Y CONTEMPORANEAS Por que esta en el estado futuro de la Tecnología

QUE NO ES REINGENIERIA? No es automatizar procesos o tareas ya existentes No es re-estructurar ni reducir para re-acomodar mejor una demanda o tamaño No es hacer menos con menos No es una re-estructura organizacional o downsizing

QUE NO ES REINGENIERIA? No es fragmentar funciones para optimizar individualmente No es dividir más para mejorar las partes No es un mejoramiento continuo o incremental, ni gestión total de la Calidad No es hacer las cosas mal dos veces

QUE SI ES REINGENIERIA? Mantener constante una clara Visión-Misión Prepara a los trabajadores para que tomen sus propias decisiones Identificar un orden natural de los procesos diseñados Identificar donde el trabajo se hace más adecuado y eficaz

QUE SI ES REINGENIERIA? Reducir verificaciones y controles Explorar múltiples versiones de los procesos Preparar una sola persona a cargo de todo el proceso Combinar diferentes formas de operar un proceso Minimizar la toma de decisiones

El equilibrio en la efectividad de una organización Productos Y resultados Deseados. Capacidad De producción

DEFINICION DE REINGENIERIA Proceso estratégico, inductivo y continuo, que la empresa desarrolla para identificar sus resultados y operaciones actuales y definir e implantar cambios e innovaciones significativas , que le permitan lograr su preservación, equilibrio, identificación y crecimiento en el nuevo ámbito de negocios

ALCANCES Visión, Misión y Valores de la Empresa Filosofía administrativa y Desarrollo de la Organización Expectativas, Estrategias y Objetivos Productos, Servicios y Mercados

ALCANCES Procesos Básicos Estructura Organizacional, Humana, Financiera y Tecnológica Facilidades, Recursos y Capacidades Insumos, Proveedores , Recursos Externos

DESAFIOS Clarificar el rumbo de la Empresa Alta respuesta de la Organización Reducción de tiempos de ciclo de servicio y operación Optima relación Costo / Efectividad Mejorar la competitividad y la Innovación Asimilación y aprovechamiento de la tecnología

DESAFIOS Orientación al Cliente y al Servicio Alto desempeño en el rendimiento de todos los niveles organizacionales Calidad y Sincronización en las Operaciones Establecer Bases de Competencia Administrar el cambio

PROCESO

PROCESO Definimos un Proceso como una conjunto de actividades que requiere diferentes tipos de entrada y que crea un resultado que le añade valor al cliente.

TIPOS DE PROCESO (1) Estratégicos: Aquellos procesos que están vinculados al ámbito de la dirección, y principalmente a largo plazo. Se refieren principalmente a procesos de planificación y otros ligados a factores claves y estratégicos. Operativos: Aquellos procesos vinculados a la realización del producto o servicio. De Soporte: Aquellos procesos que dan apoyo a los procesos operativos. Suelen referirse a procesos relacionados con recursos y mediciones

TIPOS DE PROCESO (2) Críticos: Son los procesos que nos diferencian de las demás empresas, que generan valor a los productos o servicios que brindamos a los clientes. Explícitos: Son aquellos procesos identificados y documentados. Tácitos: Son aquellos que no están normalizados. Se basan en la experiencia del personal.

IDENTIFICACION DEL PROCESO Levantamiento de información : Descripción detallada de todas las funciones. Elaboración de diagramas de flujo Análisis de los flujos y/o secuencias Determinación de secuencias. PRODUCTOS INSUMOS

TIPOS DE ACTIVIDADES Actividades que agregan valor: Actividades importantes para los clientes. Actividades de traspaso: Las que mueven el flujo de trabajo a través de fronteras que son principalmente funcionales, departamentales u organizacionales. Actividades de control: Las que se crean mayormente para controlar los traspasos a través de las fronteras mencionadas. Nota.- Toda frontera crea un paso lateral y, por lo general dos controles: uno para la persona que hace el traspaso y el segundo para la persona que recibe.

LOS PROCESOS EN LA ORGANIZACION INFORMACION POLITICAS DECISIONES GERENCIA Control de deuda Reclamos Servicios Solicitud del usuario Requeri- miento cumplido LAS ORGANIZACIONES SON VERTICALES MIENTRAS QUE LOS PROCESOS SON HORIZONTALES

Organizaciones Basadas en Procesos y Valor Agregado Las organizaciones basadas en procesos cambian la importancia de las funciones que debe cumplir el personal por “los objetivos que se deben lograr”. Cambian el concepto de áreas funcionales y estancas, por el concepto de servicio al cliente y seguimiento del proceso. Aquí se trata de ver al cliente como lo que es, “lo mas importante para la empresa”, y no verlo desde el punto de vista de una área funcional. Cambian el concepto de crear actividades que no agregan valor al cliente, es decir evitan aumentar costos que no benefician en nada al cliente.

Paradigmas en los patrones de pensamiento que deben cambiar Centrado en Organización Empleados son el problema Hacer mi trabajo comprender mi trabajo Cambiar al Empleado Controlar al Empleado Quien cometió el error Corregir errores Centrado en el Proceso Procesos son el Problema ayudar a que se realicen cosas Mi trabajo en el Proceso Cambiar el Proceso Desarrollar a la Persona Que hizo que el error pase Reducir la Variación

Gestión Administrativa Impacto del rediseño de procesos Gestión Administrativa Compras X Producción X Ventas X Servicio X Baja calidad de insumos. Ahorra recursos pero generan costos en el proceso Demasiados productos que no son apreciados por el cliente Bajos márgenes de ganancia y excesivos inventarios No hay investigación de la causa raíz de los problemas ¡ No hay visión de proceso !

Gestión Administrativa Impacto del rediseño de procesos Gestión Administrativa Compras √ Producción √ Ventas √ Servicio √ Adquisición de insumos a bajo costo Máxima Producción al menor costo posible Máxima Venta. No falta producto para la venta Solución al 99.9% de problemas de clientes ¿Por qué? Todos los departamentos cumplen con sus objetivos, los gerentes reciben excelentes evaluaciones, las tareas se cumplen de acuerdo a lo planeado …, pero la organización no crece, por el contrario se va a la bancarrota.

Flujos de información y canales de comunicación Impacto del rediseño de procesos Rediseño de procesos ENTORNO ORGANIZACIONAL ESTRUCTURA Complejo Formalización Organización Dinámico Especialización Coordinación e Integración Impacto Flujos de información y canales de comunicación

Beneficios del Rediseño de Procesos Elimina actividades burocráticas Disminuye costos de producción Mejora la calidad en productos y servicios Mejora la atención a clientes Reduce el ciclo comercial Mejora la competitividad Hace viable el cambio