SISTEMA COMPRAS Y EXISTENCIAS VERSION 2.0 SOLICITUDES DE COMPRA - Desde una solicitud se pueden generaran 1 o varias Órdenes de compra dependiendo de la cantidad de proveedores que necesitemos para nuestro proyecto. - Se pueden solicitar productos de activo fijo, para estos casos se crearon nuevos flujos de aprobación. ARCHIVOS ADJUNTOS El sistema nos permite adjuntar archivos existentes o bien directos desde el Scanner, estos pueden ser cotizaciones de los proveedores o en general cualquier archivo necesario para facilitar la compra o servicio.

Solicitud de Cotización El sistema nos permitirá emitir un correo de solicitud de cotización de forma automática según la configuración que tengamos del proveedor, el correo es enviado a la dirección del proveedor que es almacenada en el modulo de los proveedores dentro del sistema. Información de Proveedores El sistema permitirá revisar la información de los proveedores cotizantes que participan en la compra.

Proceso normal de compras FLUJO DE COMPRAS Compra de Activo Fijo Proceso normal de compras Solicitante Solicitante El sistema emitirá un aviso por cada firma que se necesite para aprobar la Orden de Compra. Los tiempos de respuestas serán registrados para emitir informes de gestión e indicadores de este proceso. Adquisiciones Adquisiciones VB AF Contabilidad VB1 Jefe Área Gerencia Área VB2 Compras Gerencia Gral. Envió a proveedor Proceso Normal de Compras

Formulario de Activo Fijo Para el caso de compras con activo fijo, el sistema genera un formulario imprimible con los datos del activo. El sistema incluye un informe de activos fijos mensual.

Finalización, Entrega Productos y/o Servicios El sistema cuenta con un control para registrar la entrega de productos o finalización de los servicios, este modulo nos permitirá avisar el pago del producto o servicio, permite una recepción parcial de los productos o servicios. Evaluación de Proveedores Existe un cuestionario que puede ser configurable además de entregar informes de evaluación para analizar el comportamiento de los proveedores.

Recepción Documentaria. El sistema permite el registro digital de las documentos como facturas, guías o boletas asociados a la Compra. Asignación de documentos de pagos: El registro de documentos puede hacerse vía archivo o escáner, el sistema permite asignar el Folio, Tipo de Documento (Guía, Boleta, Factura), Fecha de recepción y una descripción. Esta información es enviada al comprador para la visación del pago.

Recepción Contable. Existe una cuadratura entre los productos finalizados y los documentos recibidos. En este punto se pueden revisar todos los documentos asociados a la oc.

Ingreso de Artículos de Existencias. Los productos de existencias que ingresen por bodega serán finalizados automáticamente, estos productos no pueden ser finalizados en el modulo de finalización.

INDICADORES DE CUMPLIMIENTO Existe un informe indicador que muestra los tiempos de espera entre un proceso y otro. Los rangos medibles van desde la solicitud de la compra hasta al pago del proveedor.