Yolanda Rodríguez Coordinadora Grupo Contabilidad – SIIF Nación II POLITICAS CONTABLES Expositor Yolanda Rodríguez Coordinadora Grupo Contabilidad – SIIF Nación II

POLITICAS CONTABLES RESOLUCION 1536 DE MARZO DE 2009 POR LA CUAL SE ADOPTAN LAS POLITICAS DE OPERACIÓN DEL PROCESO CONTABLE DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO.

Circular No. 92 de 2004 Saneamiento contable, disposiciones de la contaduría General de la Nación, manejo y control de ingresos. Circular No. 45 de Marzo 27 de 2009. Cuadro reporte ingresos unificado, informes contables y presupuestales.

CONTROL INTERNO CONTABLE La Superintendencia de Notariado y Registro como entidad incluida en el ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Publica determino adoptar íntegramente el Procedimiento de Control interno Contable y de Reporte del informe Anual de Evaluación expedido mediante Resolución Numero 357 del 23 de julio de 2008 por al Contaduría General de la Nación, acto administrativo que hace parte integral de estas políticas.

Depuración de partidas contables permanente y su sostenibilidad Adelantar acciones administrativas necesarias con el fin de evitar que la información contable revele situaciones tales como:   Valores que afecten la situación patrimonial y no representen derechos, bienes u obligaciones para la Entidad, es decir, que no sean partidas reales.

Derechos u obligaciones que, no obstante su existencia, no es posible realizarlos mediante la jurisdicción coactiva.   Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o pago, por cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción, según sea el caso. Derechos u obligaciones que carecen de documentos soportes idóneos, a través de los cuales se puedan adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su cobro o pago.

Valores respecto de los cuales no haya sido legalmente posible su imputación a alguna persona por la pérdida de los bienes o derechos que representan.   Cuando la información contable se encuentre afectada por una o varias de las anteriores situaciones, deberán adelantarse las acciones correspondientes para concretar su respectiva depuración la cual se realizara a través del Comité Técnico de sostenibilidad del Sistema Contable de la Superintendencia de Notariado y Registro.

En todo caso, el reconocimiento y revelación de este proceso se hará de conformidad con el Régimen de Contabilidad Publica.   La Superintendencia mediante Resolución 7470 del 16 de Octubre del 2008 conformo el Comité Técnico de sostenibilidad del sistema Contable de la Superintendencia de Notariado y Registro. Memorando 85 de Abril del 2009, Instructivo para la Depuración de la Cuenta Caja y Bancos

Registro de la totalidad de Operaciones Adoptar los controles que sean necesarios para garantizar que la totalidad de operaciones llevadas a cabo por la Entidad, sean vinculadas al proceso contable, para lo cual se deberá implementar una política que señale el compromiso de cada uno de los procesos que intervienen en el sentido de suministrar la información.

Individualización de bienes, derechos y obligaciones Los bienes, derechos y obligaciones de la superintendencia deberán identificarse de manera individual, bien sea por las áreas contables o en base de datos suministrada por otras dependencias.

Actualización de los valores Los bienes derechos y obligaciones de la entidad contable publica deberán permanecer registrados en la contabilidad a valores actualizados para lo cual se deben aplicar criterios técnicos. ( Caso de bienes muebles e inmuebles )

Soportes documentales No podrán registrarse contablemente hechos económicos, financieros sociales y ambientales que no se encuentren debidamente soportados.

Conciliaciones de información Se deben adelantar periódicamente conciliaciones de las cuentas del balance con las áreas proveedoras de información internas o externas, dejando constancia de la realización de las mismas y estableciendo e identificando las diferencias a que haya lugar.

Libros de contabilidad Forman parte integral de los Estados Financieros y deben llevarse por cada una de las cuentas del Balance, mantenerse al día y estar siempre a disposición de las autoridades y entes que de acuerdo con el ejercicio de las funciones constitucionales o legales ejerzan labores de inspección, vigilancia y control.  

  Los libros de contabilidad se pueden elaborar y conservar en medios físicos o electrónicos y la información registrada garantizara la confiabilidad de la misma y será la fuente para la elaboración de los estados contables.

Coordinación entre las dependencias y la responsabilidad de quienes ejecutan procesos diferentes al contable. Se deben adelantar periódicamente conciliaciones de las cuentas del balance con las áreas proveedoras de información internas o externas, dejando constancia de la realización de las mismas y estableciendo e identificando las diferencias a que haya lugar.

POLITICAS GENERALES

Organización y Ejecución del Proceso Contable La Superintendencia de Notariado y Registro es una sola Entidad contable publica que desarrolla su proceso contable integrado, pero con actividades de este proceso en las diferentes Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos.   Los libros Principales son únicos y están en cabeza de la superintendencia de Notariado y Registro, en cuanto a la administración de los mismos se aplicara lo definido en el Régimen de Contabilidad Publica 18

De acuerdo con la organización interna del proceso contable, en la Superintendencia de Notariado y Registro se centraliza el proceso de consolidación y preparación de la información contable para reportarla a los diferentes usuarios que la requiera. Las Oficinas de Registro de Instrumentos públicos Principales deben tener los libros auxiliares por cada una de las cuentas del balance y las Oficinas Seccionales como mínimo llevaran los auxiliares de caja, bancos, devoluciones de dinero y retención en la fuente, necesarios que soporten la preparación de los informes o reportes que soliciten autoridades o los usuarios de la información.

La Superintendencia de Notariado y Registro, establecerá los procedimientos contables relacionados con la administración de soportes contables, del flujo de información contable y de los documentos o información necesaria para la preparación de los estados, informes y reportes contables para el cumplimiento de las obligaciones con los diferentes usuarios.

Efectivo Realizar en forma mensual las conciliaciones bancarias, responsable En las Oficinas de Registro Principales el Registrador y Coordinador Administrativo y en las Oficinas de Registro Seccionales el Registrador Seccional   Se realizara el registro de anulación de cheques no cobrados y/o reclamados con antigüedad mayor a 180 días.

Las consignaciones o notas crédito registradas en las partidas conciliatorias de la superintendencia de Notariado y Registro con independencia que temporalmente no pueda identificarse el origen de las mismas, es necesario que se incorporen al proceso contable y se reconozcan contablemente.   Para el registro de las partidas conciliatorias que a pesar de las gestiones administrativas adelantadas por la entidad no han sido identificadas y han transcurrido cinco años, serán reconocidas como un ingreso extraordinario, teniendo en cuenta la prescripción del hecho económico.

En las Oficinas de Registro los saldos reflejados en el libro auxiliar de caja y bancos, serán conciliados mensualmente con los saldos reflejados en el boletín diario y las Oficinas de Registro Principales los conciliaran con los relejados en el Balance.    Las Oficinas de Registro Seccionales, que reciban dinero en efectivo, realizaran los registros en un libro auxiliar de caja, estos dineros deben ser consignados a mas tardar el día siguiente en la cuenta corriente producto.

Las Oficinas de Registro Seccionales, remitirán copia de la conciliación, libro auxiliar y copia del extracto bancario a la Oficina de Registro Principal.   Las Oficinas de Registro deben cancelar las cuentas inactivas y enviar la comunicación al Grupo de Tesorería de la Superintendencia del Nivel Central. Se deben realizar arqueos periódicos y sorpresivos de caja con una periodicidad mínima mensual, el cual se suscribirá la correspondiente acta.

Depreciacion Los activos considerados de menor cuantía, podrán afectar la depreciación durante el mismo periodo contable en que se adquieren o incorporan sin considerar la vida util del activo, teniendo en cuenta los montos que defina la Contaduría General de la Nación. ( en forma anual).   Los bienes adquiridos por un valor inferior o igual a medio (0.5) salario mínimo legal vigente puede registrarse como un gasto.

Depreciación debe realizarse en forma mensual   La depreciación de los bienes usados, adquiridos o incorporados, se debe determinar tomando como base la vida útil restante, de acuerdo con la capacidad productiva del bien.

Cierre Contable Para efectuar el proceso de cierre es importante tener en cuenta, que se reciba la información correspondiente a los hechos generados en todas las dependencias que intervienen en el proceso.

GRACIAS.....