HOJA DEL VIDA DEL PROCESO: Elaboración de PLATIN, Informes de Seguimiento e Informes de Resultados Denise Yulieth Sánchez Coordinadora Técnica, Fundación para Limitaciones Múltiples Estudiante II Semestre – Maestría Admon en Salud

DEFINICIÓN DEL PROCESO: Elaboración de Informes de los NNA –PLATIN, Informes de Seguimiento y de Resultados PASO 1 Trabajo Social elabora borrador en formato preestablecido. Envía a encargadas de los grupos. PASO 2 Personas encargadas organizan el documento con todos los insumos y devuelven a T.S. quien revisa y organiza. PASO 3 T.S. envía a Coordinación Técnica, quien revisa fondo y forma, coherencia entre objetivos anteriores y evaluación. PASO 4 C.T. organiza con oficio remisorio, entrega a mensajero y archiva en historia.

PORQUE SE TIENE QUE MEJORAR EL PROCESO En el proceso de atención y como parte de los compromisos contractuales, la Fundación debe elaborar informes que den cuenta de la atención que reciben los NNA en la institución. Estos informes son: PLATIN – Plan de Atención Integral – a los 30 días del ingreso. Informe de Evolución – posterior a la entrega del PLATIN se elabora cada 3 meses. Informe de Resultados – Cuando se presenta el egreso de la modalidad del NNA vinculado. Informes que deben cumplir con los criterios de calidad de acuerdo a los estándares de de ICBF.

IDENTIFICACIÓN DE DEFECTOS EN EL PROCESO El proceso de elaboración y entrega presenta los siguientes errores: Errores en la elaboración de informe de seguimiento al plan de atención por parte del equipo técnico. Objetivos sin seguimiento en informe trimestral. Falta de firmas del equipo técnico y la familia en informe No se envía a tiempo el informe trimestral a Defensorías de Familia. Generando el incumplimiento con estas variables y por ende calificaciones negativas en el proceso de verificación de estándares.

DESCRIPCIÓN DEL ProYECTO    Definición del Proyecto Identificar las variables que permitan mejorar la elaboración de los informes y enviarlos a tiempo a las defensorías correspondientes, cumpliendo con los estándares de calidad de ICBF. Alineación del Proyecto Oportunidad / satisfacción del cliente interno y externo. Estrategia Corporativa Cumplir con los estándares de calidad entregando oportunamente a los Defensores y cumpliendo con los criterios de calidad. Definición del Proceso Se debe cumplir con los tiempos y criterios de calidad. Defectos del Proceso Se observan documentos con falencias en forma y fondo, falta de seguimiento a los objetivos planteados previamente, falta de seguimientos e incumplimiento con los tiempos establecidos. Métricas Y1 Reducir los errores de los informes. Y4 entregar a tiempos los informes.

MéTRICA Métricas Nombre Baseline Goal Entitlement Units y1 Errores informes y2 Objetivos sin seguimiento y3 Informes sin firmas y4 Informes entregados a destiempo % de informes elaborados y entregados

T. Social envía formatos a encargadas de grupo. Diagrama del Proceso INPUTS PROCESS STEPS OUTPUTS x1 T. Social envía formatos a encargadas de grupo. x2 Cada terapeuta envía a encargada de grupo información sobre resultados de su proceso de intervención. X3 Persona encargada organiza y consolida la información en el formato preestablecido.

Sustantivo + Adjetivo calificativo Inputs Process Steps Outputs Listar las entradas necesarias para desarrollar el proceso Sustantivo + Adjetivo calificativo Listar las tareas en orden secuencial con verbos en infinitivo Listar la salida(s) del proceso en términos de Errores en la elaboración de informe de seguimiento al plan de atención por parte del equipo técnico. Recepción de correo electrónico con el archivo Informe borrador para primera revisión. Objetivos sin seguimiento en informe trimestral. Lectura, organización y ajustes al documento. Correcciones al informe de resultados. Falta de firmas del equipo técnico y la familia en informe Impresión del documento. Hacer firmar el documento. No se envía a tiempo el informe trimestral a Defensoría de Familia. Elaboración de oficio remisorio. Tener en cuenta las fechas de los seguimientos en base de datos.   Hacer firmar el documento por todas las profesionales. Entregar al mensajero para envío a Defensoría de Familia. Recibir el oficio con firma de recibido. Guardar una copia del oficio con firma de recibido en carpeta de correspondencia enviada. Guardar copia del informe y del oficio con firma de recibido en historia de atención. Retroalimentación al equipo acerca de los ajustes realizado al documento y recomendaciones para elaboración de próximos informes.