INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN GESTION HUMANA INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN JUNIO 2013

Gestión Humana OBJETIVO: SUBPROCESOS DE GESTIÓN HUMANA: Planear, ejecutar, controlar y evaluar la Gestión del Talento humano de la Universidad, para lograr la adecuada ejecución de las relaciones de trabajo, obtener el desarrollo integral de la Universidad y sus empleados, de acuerdo a las políticas y normas institucionales SUBPROCESOS DE GESTIÓN HUMANA: Convocatorias internas y externas. Selección de personal Contrataciones Vinculación de aprendices Nómina Desarrollo humano – cualificación Valoración de perfiles Desvinculación

Gestión Humana CONVOCATORIA INTERNA – EXTERNA - ADMINISTRATIVO Necesidad de contratación por creación de nuevo cargo o vacante Necesidad de la Universidad. (Gestión Humana - Responsable del departamento ) El jefe del departamento: Carta a gestión humana con la solicitud y argumentación Comité de Asuntos Laborales – Rector. (Determina: Viabilidad, traslados o ascensos perfil, salario, tipo de contratación, fechas, convocatoria). Traslados o ascensos: Rector – Gestión humana. Publicación de la convocatoria – Gestión Humana (socialización del perfil – se publica convocatoria) Recibe hojas de vida – Gestión humana y Jefe de Departamento ( análisis posibles candidatos) Nota: Formato de convocatoria

Gestión Humana CONVOCATORIA - DOCENTES Necesidad de la Universidad. (Responsable de la unidad o programa) Las necesidades las presenta dirección de docencia a comité de asuntos laborales. Comité de Asuntos Laborales – Rector. (Determina: Viabilidad, traslados o ascensos perfil, salario, tipo de contratación, fechas, convocatoria). Publicación de la convocatoria – Gestión Humana – Responsable de la unidad o programa. Recibe hojas de vida – Gestión humana y Jefe de Unidad o programa ( análisis posibles candidatos) Nota: Formato de convocatoria…

Gestión Humana SELECCIÓN DE PERSONAL Escoger y clasificar los candidatos más adecuados para satisfacer las necesidades y los requerimientos de recurso humano en las diferentes Unidades Académicas, Administrativas y/o Financieras de la UPB. De acuerdo con el perfil del cargo requerido, se realiza una preselección de los candidatos que continuarán en el proceso de selección. Los candidatos preseleccionados deben ser entre 2 y 3. Para el personal administrativo, se realizan las pruebas técnicas, psicotécnicas y entrevistas a los diferentes aspirantes, con Jefe inmediato, Jefe de gestión humana y de acuerdo al cargo se realiza entrevista con Rector y Vicerrectores. Las prueba técnica esta a cargo del jefe de la Unidad. Para el personal docente se aplica como prueba Técnica la realización de una Microclase y presenta entrevistas con el jefe inmediato, Vicerrector Académico, de acuerdo al cargo con Rector.

Gestión Humana SELECCIÓN DE PERSONAL Para la realización de la prueba psicotécnica la Jefatura de Gestión Humana hace la respectiva remisión a Bienestar Universitario. En aquellos cargos que requieren determinadas responsabilidades, toma de decisiones y la exigencia de confidencialidad se realizará visita domiciliaria al candidato. En reunión entre Jefe de Gestión Humana, Psicóloga de Bienestar Universitario y Jefe de la Unidad Administrativa, se analiza cada candidato teniendo en cuenta los resultados de las pruebas y entrevistas, se selecciona y se remite a comité de asuntos laborales. Para el caso de los docentes se analizan los resultados con el Consejo de Facultad quien lo envía a Dirección de Docencia para que sean presentado el seleccionado en comité de asuntos laborales. El comité de asuntos laborales aprueba la vinculación de los seleccionados- determina tipo de contrato, duración y salario para caso de administrativo ya que para los docentes se lleva a comité de evaluación docente para su categorización.

Gestión Humana SELECCIÓN DE PERSONAL Para los cargos administrativos. Gestión humana, solicita la documentación para contratación de la persona y envía por correo electrónico el formato hoja de vida UPB para que sea diligenciado. Se envía al jefe de la unidad la información requerida para el diligenciamiento del formato para solicitud de contratación. Para el caso de los docentes. Gestión humana, envía acta de comité de asuntos laborales a Dirección de Docencia. Dirección de docencia realiza la relación de docentes de planta y de cátedra a vincular en el semestre, la cual es entendida como formato de solicitud de contratación y la envía a gestión humana junto con las hojas de vida. Gestión humana de acuerdo a esta relación, realiza la contratación y proceso de nomina.

Gestión Humana CONTRATACION DE PERSONAL Protocolizar los contratos laborales del personal seleccionado de acuerdo con las disposiciones institucionales, las normas legales, formalizándose la relación contractual. Fechas: Hasta los 12 primeros días de cada mes. Al recibir la orden de contratación y el documento de la relación de labor docente  se elaboran los contratos ( firmar) Hacer las afiliaciones a entidades de seguridad social. Remitir al medico ocupacional para exámenes de ingreso. Documentar en la historia laboral. Verificar lista de documentos para contratación Pasar a nomina la historia laboral para cargar en ICEBERG

Gestión Humana VINCULACION DE APRENDIZ Vincular aprendices a los procesos académico-administrativos de la UPB que así lo requieran, de acuerdo a las necesidades de la institución y lo consagrado en el artículo 30 y siguientes de la Ley 789 de 2002 y en los posteriores decretos reglamentarios 933 y 2585 de 2003, que modifican la anterior normatividad consagrada en la Ley 188 de 1959 y demás normas que la reglamentan y complementan. Se vinculan de acuerdo a las necesidades de los departamentos y unidades teniendo en cuenta Resoluciones Rectorales del sistema UPB Se coordina la vinculación con UPB Medellín.

Gestión Humana NOMINA Procesar y liquidar eficientemente las novedades para pago de nómina y liquidación de prestaciones sociales a personal interno y personal externo de facultad. Articulado con sistema de información ICEBERG UPB - Nacional. Cronograma de nomina: Inicia con el reporte de novedades de nomina ( los 12 días de cada mes) Incapacidades. Licencias. Modificación del contrato Terminaciones de contratos Traslados, rotaciones y ascensos. Traslados de Entidades de SS. Terminaciones de prestamos por libranzas Embargos. Contrataciones de personal Descuentos por nomina Finaliza el día 22 con el envío a contabilidad y tesorería, el pago a partir de junio será los 30 de cada mes.

Gestión Humana DESARROLLO HUMANO Diseñar y gestionar los planes de formación y entrenamiento, a corto y mediano plazo, que conduzcan a la realización personal y al desarrollo de habilidades técnicas, profesionales, humanas, al mantenimiento y mejoramiento permanente del clima organizacional junto con el desempeño del trabajador. Diseño del plan anual de formación de acuerdo a las necesidades del personal. En coordinación con los distintos departamentos de la universidad. Rectoría revisa y aprueba el plan anual de formación. Convocatoria del personal para la participación a las actividades que se realicen Gestionar el plan de formación anual. Registro del personal asistente. Evaluación del plan de formación y toma de correctivos Beneficios : Auxilio de estudios- instructivo, estatutos de prestaciones extralegales, comité de convivencia, salud ocupacional.

Gestión Humana VALORACION DE PERFILES Valorar el perfil y desempeño de los empleados, propiciando el crecimiento y las condiciones de efectiva participación teniendo en cuenta los objetivos institucionales e individuales. Evaluación de desempeño ( Directivos, secretarias – técnicos y auxiliares, profesional de apoyo y tecnólogo) con contrato a termino definido e indefinido - junio y octubre por parte de gestión humana. El Jefe inmediato realiza la Evaluación de desempeño. Remite a Gestión humana el formato- para consignación en la relación de resultados y archiva en hoja de vida. El Jefe inmediato lleva el seguimiento del plan de mejoras de su personal a cargo e informa a gestión humana. El Jefe inmediato debe remitir a gestión humana, aquellos casos que ameriten acompañamiento especial o aquellos trabajadores que no cumplen con los planes de mejora. De acuerdo a las valoraciones gestión humana, implementa las medidas pertinentes: llamadas de atención, terminación de contratos, traslados, participación en capacitaciones, entrenamiento y re inducciones, reconocimiento de méritos, promoción.

Gestión Humana DESVINCULACION DE PERSONAL Realizar la terminación de la relación contractual de los empleados con la Universidad, de acuerdo con las normas legales y las disposiciones institucionales Por renuncia: El jefe inmediato recibe la solicitud de renuncia del empleado para su visto bueno y envío a Gestión Humana. Por pensión: Se recibe del fondo de pensiones la Comunicación. Por decisión de la Universidad: Gestión Humana envía al jefe inmediato o la instancia competente, la comunicación de terminación del contrato con la justificación, dictada por comité de asuntos laborales. ó el jefe inmediato o la instancia competente, envía a Gestión Humana la solicitud de terminación del contrato con la justificación. Y el comité de asuntos laborales analiza la justificación y los hechos para tomar la decisión de terminación del contrato, previo visto bueno de la Rectoría Gestión humana notifica al jefe inmediato la decisión de desvinculación para que acompañe el proceso de desvinculación. ( notificando al trabajador, acompañando al levantamiento del acta de entrega de puesto , verificación de entrega de activos fijos) y al director de docencia para el caso de docentes. Gestión humana verifica si existen compromisos económicos del trabajador con la universidad, envía correo electrónico a activos fijos para recibir los activos cargados al trabajador saliente, a Biblioteca, CTIC, Crelinter, Cartera, Contabilidad, Servicios generales, para emitir el paz y salvo e informar el retiro del trabajador.

Gestión Humana PERMISOS   Los permisos hasta por un día deberán ser validados por el jefe inmediato de la unidad y ser comunicados al departamento de gestión humana. Los permisos por dos días, deberán ser validados por el jefe inmediato, con autorización del Departamento de Gestión Humana. Los permisos de tres o más días, serán tratados como licencias remuneradas o no remuneradas, según el caso y serán autorizados por el rector, con visto bueno del jefe inmediato. La Universidad concederá permiso por tres (3) días hábiles remunerados a los empleados que contraigan matrimonio, previa solicitud justificada por escrito con visto bueno de su jefe inmediato, remitida al departamento de Gestión Humana. En caso de calamidad doméstica, la oportunidad del aviso puede ser anterior o posterior al hecho que lo constituye o al tiempo de ocurrir éste, según lo permitan las circunstancias, al Jefe inmediato quien debe comunicar a Gestión Humana.

Gestión Humana LICENCIAS LICENCIAS REMUNERADAS Y NO REMUNERADAS.   LICENCIAS REMUNERADAS Y NO REMUNERADAS. En todos los casos de licencia, el trabajador presenta la solicitud, debidamente sustentada y documentada a su jefe inmediato, con 15 días calendario de anticipación, quien deberá dar su visto bueno. El Rectoría de la Seccional autorizará a Gestión Humana la aprobación de las licencias remuneradas y no remuneradas en los siguientes casos: Las licencias remuneradas tendrán un máximo de 8 días calendarios. Las licencias no remuneradas tendrán un máximo de 15 días calendario. Cuando solicita una licencia no remunerada y ésta se le autoriza, deberá asumir el aporte correspondiente a salud (4%) pensión (4%) y el (1%) al fondo de solidaridad.

Gestión Humana INCAPACIDADES Y VACACIONES INCAPACIDADES   INCAPACIDADES  En caso de generarse incapacidad laboral, ésta deberá legalizarse en el menor tiempo posible al día siguiente hábil de haberse presentado la incapacidad y hacerla llegar inmediatamente a Gestión Humana. Las incapacidades serán tramitadas al interior de la Institución, según lo establezca la Ley Laboral Colombiana. En caso de que un funcionario sufra un accidente de trabajo dentro de la Universidad o en representación de la Institución fuera de la misma, se deberá notificar al área de salud de bienestar universitario y al departamento de Gestión Humana ( nomina) éste deberá reportar dicho accidente a la ARP durante las 48 horas siguientes. VACACIONES  Se otorgarán vacaciones colectivas a todo el personal interno de la Universidad a fin de año de acuerdo con el calendario institucional. Caso contrario se procederá de acuerdo con las necesidades del servicio. Solo tendrán derecho a los descansos remunerados de Semana Santa y mitad de año, aquellos funcionarios con contrato a término indefinido y los contratados a término definido que lleven como mínimo un año de haber firmado este tipo de contrato laboral, de manera ininterrumpida con la Institución. No obstante, Gestión Humana revisará los casos específicos en los que los funcionarios, por necesidades del servicio en la Institución, no puedan disfrutar de estos recesos laborales.

Gestión Humana CERTIFICACIONES LABORALES Y COMISIONES ACADEMICO ADMINSITRATIVAS   CERTIFICACIONES LABORALES: La única instancia que puede certificar una vinculación laboral es el Departamento de Gestión Humana, en caso de ser una solicitud de honorarios la expide el Departamento de Contabilidad. Tiempo de entrega: Máximo 4 días hábiles ( certificados cortos) Máximo 8 días Hábiles (certificados largos) COMISIONES ADMINISTRATIVAS Y BONIFICACIONES Los términos contemplados en el capítulo VIII ( De los docentes en comisión administrativa)