ORGANISMO INTERNACIONAL REGIONAL DE SANIDAD AGROPECUARIA Evaluación y Seguimiento del Plan Operativo 2,016-2,017 Ing. Estuardo Roca Planificación y Proyectos. Ing. Benjamín Muñoz Seguimiento y Evaluación San Salvador, Mayo 2016

¿Qué implica administrar un plan? Planeamos Evaluamos Solo se puede mejorar aquello que se puede medir. La Planeación y La evaluación y seguimiento con fines de mejora, ocupan en promedio el 80% del tiempo de los gerentes de alto nivel. Organizamos Dirigimos Integramos

Evaluación y Seguimiento Mecanismo que se utiliza para identificar mediante el uso de una serie de criterios, indicadores, instrumentos, medios de verificación, responsables y frecuencia, si las metas son obtenidas o no. Identifica desviaciones en el proceso o el resultado con un efecto de control anticipante para poder hacer correcciones oportunas. La base del Seguimiento o Evaluación son las normas o metas para el proceso y el desempeño fijados en el proceso de planeación. Malos planes, malos procesos de control y seguimiento. Se da seguimiento a las metas del proceso (tiempo, presupuesto, cantidad, forma ). Se evalúa el desempeño alcanzado (Resultado).

¿Cuál es el fin de la Administración del Plan? El fin de la Administración del Plan es incrementar la productividad y el alcance en el desempeño de los recursos en general con los que el organismo cuenta. Productividad: razón entre Eficacia + Eficiencia + Calidad. Alcance: Grado de cumplimiento en el desarrollo de los cambios en el comportamiento planteados (Resultado). Un incremento en la productividad debe reflejar un mayor grado de alcance en los resultados.

Productividad. La productividad es la base para la medición del desempeño de los mandos medios y la gestión individual. Efectividad: Razón de avance en el cumplimiento de los productos o actividades del plan con respecto del tiempo previsto para su realización. (Indicador Cuantitativo) Eficiencia: Razón de avance en el nivel de cumplimiento de los productos o actividades con respecto del presupuesto asignado para su realización. (Indicador Cuantitativo). Calidad: Capacidad que tiene el producto o servicio del proceso de satisfacer requerimientos o necesidades implícitos o explícitos en tiempo y forma. (Indicador Cualitativo)

Ejemplo de Productividad. Eficacia: 72% de los productos o actividades logrados en un 85% del tiempo asignado. 72/85 da una razón de eficacia del 0.84% Eficiencia: 72% de los productos o actividades con un 75% del presupuesto asignado. 72/75 da una razón de eficiencia 96% Calidad: Todos los productos han atendido las necesidades planteadas en tiempo y forma 100% (productos fuera de tiempo o forma no tienen calidad aunque atiendan necesidades de forma adecuada). La calidad es determinada por el usuario o supervisor del producto. Productividad promedio del proceso: (84+96+100)/3 = 93.3%

Razones de Productividad . Más productos, más calidad, menos presupuesto. +++ Igual productos, mas calidad, menos presupuesto. ++ Igual productos, igual calidad, menos presupuesto. + Menos productos, mejor calidad, menos presupuesto+- Más productos, más calidad, más presupuesto. +- Más productos, menor o igual calidad, menos presupuesto.(No es productivo). Más productos, igual calidad, más presupuesto (No es productivo).

Alcance. El alcance es el cociente entre el resultado deseable y el resultado obtenido durante el período de evaluación. El alcance es perse en la gestión por resultados la principal base para la evaluación del desempeño y su justa retribución en la alta gerencia y se articula con la productividad para los mandos medios. Constituye el objeto de mejora en función de su avance o retroceso. El alcance obtenido por los diferentes vehículos y su proceso de aplicación constituyen la base para la gestión y manejo del conocimiento en la organización. Estos procesos sistematizados y ordenados constituyen la base científica de la administración dentro del organismo.

Ejemplo de Alcance. Resultado Esperado 1: Se ha mejorado la productividad y alcance de los recursos del organismo mediante un adecuado proceso de planificación, evaluación y seguimiento. Metas o Indicadores. Para el período 2015- 2016 un 60% de productividad. Para el período 2017-2018 un 75% de productividad. Para el período 2015-2016 un alcance sobre resultados del 60%. Para el período 2017-2018 un alcance sobre resultados del 75%

Ejemplo de Alcance Condición Base: Para el ciclo operativo 2014-2015 la productividad promedio en la ejecución del plan operativo fue del 42%. Para el ciclo operativo 2015-2016 no hay indicadores de resultado e impacto desarrollados y acordados con su condición base. Productos o vehículos de cambio: Guía de planificación, Esquema de Plan Operativo, Sistema de Planificación, Evaluación y Seguimiento, Capacitaciones, Plan de Incidencia, Línea Base, Integración del Sistema Financiero y de Planificación. Instrumentos de Medición: I. Sistema de Planificación, Evaluación y Seguimiento. II Línea base para la medición del desempeño. Tendencia de la productividad en el Organismo: 2012-2013 40% 2010-2011 39% 2008-2009 39%

Punto de evaluación del desempeño

Resultados. Productividad 2016-2017. 58% (Línea intermedia) Productividad 2018-2019. 73% (Línea de llegada) El alcance es el cociente o razón entre el desempeño deseado y el finalmente obtenido: 2016-2017 (58%/60%) que es igual a 96% de alcance en los resultados. 2018-2019 (73%/80%) que es igual a 91% de alcance en los resultados.

¡Muchas gracias!