Herramientas de la comunicación Comunicaciones ascendentes, descendentes y horizontales. Informaciones introductorias e informaciones permanentes. Herramientas de la comunicación

Información Introductoria Debe proporcionarse al ingresar al organismo De orientación: La institución Su historia Sus objetivos Políticas Bienes que produce o servicios que presta Derechos y deberes del trabajador Reglamento interior Políticas de personal Prestaciones y servicios a empleados y procedimientos para obtenerlos Folleto o manual de bienvenida.

Información Introductoria Debe proporcionarse al ingresar al organismo De instalación (para colocar al empleado dentro de la “rutina” de su trabajo): Qué se espera de sus servicios En qué consisten Reglas generales de ejecución Formas de evaluar sus resultados Medidas de protección y seguridad Lugares y maneras de obtener: Materiales Equipos Accesorios Herramientas Útiles de trabajo general Comúnmente verbal, por el jefe o supervisor. Comúnmente verbal, por el jefe o supervisor.

Información permanente Es de carácter continuo durante la prestación de servicios a la institución Sobre su trabajo: Qué tareas debe realizar Cómo debe realizarlas Dónde debe ejecutarlas Cuándo está obligado a llevarlas a cabo Por qué debe hacerlas A quién debe informar sobre su trabajo hecho De quién debe recibir información Sobre la forma en que desempeña el trabajo: Guía del supervisor sobre la ejecución del trabajo Reconocimiento de actitudes o acciones meritorias Crítica constructiva

Información permanente Es de carácter continuo durante la prestación de servicios a la institución Acontecimientos de actualidad: Nuevos productos o servicios Situación financiera de la institución Acontecimientos que la afectan o favorecen Movimientos de personal en general Toda noticia que pueda influir en un trabajo Eventos de orden cultural o de esparcimiento, que puedan interesar al empleado Sobre la especialidad: Nuevas técnicas Principios Materiales Equipo Procedimientos Cursos de desarrollo

Información permanente Es de carácter continuo durante la prestación de servicios a la institución Boletines Periódico interno Folletos Boletines Altoparlantes Tablero de información Hojas sueltas

Medidas para superar las barreras Utilizar la retroalimentación, alentar las comunicaciones cara a cara, aprender a escuchar. Medidas para superar las barreras

Medidas para superar las barreras Utilizar la retroalimentación, alentar las comunicaciones cara a cara, aprender a escuchar. Etapas del proceso de comunicación a las cuales se refieren preferentemente. Para barreras semánticas: Emplear el mismo lenguaje Evitar expresiones anfibológicas o polisemias Explicar objetivos Para barreras físicas: Servirse simultáneamente de múltiples canales Reiterar las partes fundamentales del mensaje Facilitar con palabras y frases de relación la interpretación contextual Para barreras fisiológicas: Comprobar Seleccionar otros medios Ejemplificar Medios visuales o sensorios FUENTES CONTENIDO FUENTES MEDIOS CONTENIDO CURSOS MEDIOS

Medidas para superar las barreras Utilizar la retroalimentación, alentar las comunicaciones cara a cara, aprender a escuchar. Etapas del proceso de comunicación a las cuales se refieren preferentemente. CONTENIDO REACCIÓN Para barreras psicológicas: Evitar prejuicios Abrigar deseo vehemente de comprender las necesidades del interlocutor Establecer la mutua confianza Encontrar un campo de experiencia común Cuidar los aspectos internos que orientan la intención Sensibilizarse al mundo receptor Escoger el momento más apropiado

Medidas para superar las barreras Utilizar la retroalimentación, alentar las comunicaciones cara a cara, aprender a escuchar. Etapas del proceso de comunicación a las cuales se refieren preferentemente. Para barreras administrativas: Preparar su comunicación. Comunicar el mensaje necesario en forma atractiva Actitud honrada para saber escuchar Respaldar las palabras con hechos Disminuir las distancias y abrir las puertas Simplificar las líneas de mando y órganos asesores Reducir los niveles jerárquicos Fomentar la coordinación Establecer programas de relaciones humanas que favorezcan el acercamiento, la identificación de diferencias y la solidaridad mutua. CURSOS ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN

Contenido deseable de la comunicación El contenido deseable de la comunicación de la base hacia los altos niveles, en la esfera administrativa. Contenido deseable de la comunicación

El contenido deseable de la comunicación De la base hacia los altos niveles en la esfera administrativa Progreso de proyectos a plazo cierto o de tracto o realización sucesiva Terminación de labores asignadas o de recursos y cumplimiento de órdenes expresas Desviación de los planes aprobados Anticipación a problemas futuros Planes de trabajo Información que se refiere al trabajo en forma directa Informes periódicos o reportes expresos para los casos extraordinarios o de excepción. Informes periódicos o reportes expresos para los casos extraordinarios o de excepción.

El contenido deseable de la comunicación De la base hacia los altos niveles en la esfera administrativa Resultados exitosos fuera de lo común Servicios extraordinarios efectuados en lo personal, referidos a los subordinados o a otras personas Acontecimientos fuera de rutina Errores o fracasos personales Consultas y dudas. Seguridad de que se comprendió la comunicación Aclaraciones sobre sus responsabilidades y autoridad, delegada u operativa. (Las decisiones del subordinado se convierten en decisiones del superior.) Casos urgentes en atención a necesidades y preferencias del jefe Información que el superior necesita y debe conocer por conducto del subordinado (evita otras vías, distorsiones, rumores) Reportes escritos o comunicación verbal. Reportes escritos o comunicación verbal.

El contenido deseable de la comunicación De la base hacia los altos niveles en la esfera administrativa Información sobre asuntos que interesan o afectan al subordinado Sugerencias Quejas Actitudes personales o de otros, respecto al trabajo o el ambiente, u otras circunstancias Problemas individuales, con motivo del trabajo a particulares Comunicación verbal. Encuestas de actitud. Reportes escritos. Buzón de sugerencias. Comunicación verbal.