Oficina de Proyectos en Acción Jorge Mario Añez Ruiz jorge.anez@co.pwc.com III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI – Marzo 10 y 11 de 2005 - Bogotá

El Desafío ¿Porqué fallan los proyectos? Liderazgo Ineficaz Objetivos ambiciosos o no definidos Falta de Trabajo en Equipo Mal manejo del riesgo Pobre dirección del programa Liderazgo Ineficaz Reporte de progreso poco confiable Planeación de proyecto no efectiva Pobre administración de la calidad Pobre administración de los proveedores

El Desafío Resultados de la encuesta relacionada con el grado de madurez de las organizaciones en relación a la Gerencia de Proyectos: Encuesta realizada por PricewaterhouseCoopers a 198 funcionarios a nivel mundial. Mayo – Agosto de 2004

Perfil del encuestado

Usualmente cuál es su Rol en el proyecto?

Cubrimiento por continente

Cuántos proyectos implementa su organización al año?

Qué naturaleza de proyectos son los que con más frecuencia realizan en su organización?

Qué porcentaje de sus proyectos son exitosos?

Cuáles son las principales causas de falla o cancelación de proyectos?

Qué nivel en Gerencia de Proyectos desea su compañía alcanzar estratégicamente?

Su compañía posee una metodología global de Gerencia de Proyectos? En que metodología se basan?

Cómo evalúa usted el éxito formal de sus proyectos (Múltiples respuestas)

Su organización utiliza técnicas o metodologías para Gerencia de Programas de proyectos para coordinar todos los proyectos?

Los proyectos y Beneficios generados por estos son continuamente monitoreados?

Su organización cuenta con una Oficina de Proyectos para soportar los proyectos?

Su organización cuenta con software especializado para el manejo de proyectos?

Cuáles de los siguientes software utiliza (multiples respuestas)

La Solución Se requiere un proceso que le permita a la gerencia la administración efectiva de todo el portafolio de proyectos : ¿Qué proyectos debo realizar? ¿Qué estructura y controles son apropiados? ¿Cuando debería la gerencia involucrarse? ¿Qué información debería ser suministrada? ¿Que aspectos básicos debo tener en cuenta ?

La Solución: ¿Cómo controlar múltiples proyectos? Proyecto n Propietario del Proyecto Gerencia del Proyecto Equipo del Proyecto

Propietario del Proyecto La Solución: MONITOREO APROBACION PRIORIZACION Gerencia Ejecutiva Los proyectos necesitan: Dirección estratégica Priorización Orientación Soporte Proyecto n Proyecto 2 Proyecto 1 Propietario del Proyecto Gerencia del Proyecto Equipo del Proyecto

Propietario del Proyecto La Solución: MONITOREO APROBACION PRIORIZACION Gerencia Ejecutiva La gerencia necesita saber: Progreso Issues/hallazgos Costos Presupuesto Proyecto n Proyecto 2 Proyecto 1 Propietario del Proyecto Gerencia del Proyecto Equipo del Proyecto

Propietario del Proyecto La Solución: MONITOREO APROBACION PRIORIZACION Gerencia Ejecutiva Project Office Project procedures & templates PROJECT INITIATION PLANNING & MONITORING RISK MANAGEMENT ISSUE MANAGEMENT QUALITY MANAGEMENT PROJECT REPORTING CHANGE CONTROL DEPENDENCY MANAGEMENT DOCUMENT MANAGEMENT PROJECT ADMINISTRATION CONTRACT & 3RD PARTY PROJECT LIBRARY RECURSOS GUIA/DIRECCION ENTRENAMIENTO MANTENIMIENTO La oficina de soporte del proyecto (Project Support Office) proveerá a los proyectos con: Procedimientos/metodologías Formatos y herramientas Guías/dirección Entrenamiento Recursos de apoyo Proyecto n Proyecto 2 Proyecto 1 Propietario del Proyecto Gerencia del Proyecto Equipo del Proyecto

Propietario del Proyecto La Solución: MONITOREO APROBACION PRIORIZACION Gerencia Ejecutiva Project Office Project procedures & templates PROJECT INITIATION PLANNING & MONITORING RISK MANAGEMENT ISSUE MANAGEMENT QUALITY MANAGEMENT PROJECT REPORTING CHANGE CONTROL DEPENDENCY MANAGEMENT DOCUMENT MANAGEMENT PROJECT ADMINISTRATION CONTRACT & 3RD PARTY PROJECT LIBRARY RECURSOS GUIA/DIRECCION ENTRENAMIENTO MANTENIMIENTO La gerencia ejecutiva suministra a la oficina de soporte del proyecto: Guías/dirección Prioridad Instancias formales de aprobación Proyecto n Proyecto 2 Proyecto 1 Propietario del Proyecto Gerencia del Proyecto Equipo del Proyecto

Propietario del Proyecto La Solución: MONITOREO APROBACION PRIORIZACION Gerencia Ejecutiva Project Office Project procedures & templates PROJECT INITIATION PLANNING & MONITORING RISK MANAGEMENT ISSUE MANAGEMENT QUALITY MANAGEMENT PROJECT REPORTING CHANGE CONTROL DEPENDENCY MANAGEMENT DOCUMENT MANAGEMENT PROJECT ADMINISTRATION CONTRACT & 3RD PARTY PROJECT LIBRARY RECURSOS GUIA/DIRECCION ENTRENAMIENTO MANTENIMIENTO Los proyectos suministran a la oficina de soporte del proyecto: Reportes de progreso Proyecto n Proyecto 2 Proyecto 1 Propietario del Proyecto Gerencia del Proyecto Equipo del Proyecto

Propietario del Proyecto La Solución: MONITOREO APROBACION PRIORIZACION Gerencia Ejecutiva Project Office Project procedures & templates PROJECT INITIATION PLANNING & MONITORING RISK MANAGEMENT ISSUE MANAGEMENT QUALITY MANAGEMENT PROJECT REPORTING CHANGE CONTROL DEPENDENCY MANAGEMENT DOCUMENT MANAGEMENT PROJECT ADMINISTRATION CONTRACT & 3RD PARTY PROJECT LIBRARY RECURSOS GUIA/DIRECCION ENTRENAMIENTO MANTENIMIENTO La oficina de soporte del proyecto suministra a la gerencia ejecutiva: Reportes de progreso consolidados Proyecto n Proyecto 2 Proyecto 1 Propietario del Proyecto Gerencia del Proyecto Equipo del Proyecto

Propietario del Proyecto La Solución: MONITOREO APROBACION PRIORIZACION Gerencia Ejecutiva Project Office Project procedures & templates PROJECT INITIATION PLANNING & MONITORING RISK MANAGEMENT ISSUE MANAGEMENT QUALITY MANAGEMENT PROJECT REPORTING CHANGE CONTROL DEPENDENCY MANAGEMENT DOCUMENT MANAGEMENT PROJECT ADMINISTRATION CONTRACT & 3RD PARTY PROJECT LIBRARY RECURSOS GUIA/DIRECCION ENTRENAMIENTO MANTENIMIENTO Define todo el marco conceptual para administrar y controlar proyectos Proyecto n Proyecto 2 Proyecto 1 Propietario del Proyecto Gerencia del Proyecto Equipo del Proyecto

Oficina de Proyectos La visión de una Oficina de Proyectos es la de un medio para mejorar la administración de proyectos mediante el apoyo y soporte en aspectos como: La alineación de la estrategia de negocio con los objetivos del proyecto El establecimiento de un canal de comunicación y soporte entre los grupos del proyecto y la alta gerencia El involucramiento de la alta gerencia en el caso de aspectos críticos donde se deba prestar ayuda a los equipos del proyecto La administración del cambio en la organización y la integración funcional La identificación, comunicación, mitigación y solución de los hallazgos claves, riesgos y conflictos La administración de dependencias y restricciones

Beneficios del PSO Los beneficios concretos resultantes de la implementación de la Oficina de Proyectos son : Provee a la alta gerencia con información estructurada para la toma de decisiones teniendo en cuenta los aspectos presupuestados y los nuevos hallazgos usando criterios como: Tamaño del proyecto Potencial en la generación de ingresos Reducción de costos Contribución al incremento de valor del accionista Alineación estratégica Incrementa la probabilidad de éxito de los diferentes proyectos minimizando demoras y riesgos de negocio Asume los aspectos de administración de proyectos que distraen a la organización del logro de sus objetivos estratégicos de negocio Proporciona una distribución optima del capital y del recurso humano

Nivel de Madurez en Gerencia de Proyectos

Nivel de Madurez en Gerencia de Proyectos Project Management Matutiry Nivel 1 – Procesos no confiables No hay reglas. Poco soporte organizacional. El éxito de los proyectos depende en las habilidades de individuos y no de un equipo. Nivel 2 – Procesos Informales Falta de estándares. La implementación difiere de proyecto a proyecto. Nivel 3 – Procesos Estandarizados Existencia de lineamientos y metodología de project management. En la gran mayoría de los proyectos se utilizan los lineamientos y metodología. Apoyo de la gerencia. Nivel 4 – Seguimiento y Monitoreo de Procesos Integración del ciclo de vida de los proyectos. La metodología es usada por toda la compañía. La gerencia controla los proyectos. Nivel 5 – Optimización de procesos Análisis regular y optimización de las practicas de project management. Los proyectos soportan el plan estratégico de la compañía.

Nivel de Madurez en Gerencia de Proyectos Project Management desde un punto de vista organizacional Project Portfolio Management Project portfolio management organiza una serie de programas y proyectos dentro de un solo portafolio, consistente en reportes, que son tomados de los objetivos del proyecto, costos, cronogramas, recursos, riesgos y otros factores críticos. La dirección puede revisar regularmente los portafolios completamente, asignar recursos apropiadamente y ajustar proyectos a producir los mas altos retornos por departamento. Programme Management El proceso de manejar múltiples proyectos continuamente, Project Management La disciplina de definir y lograr objetivos mientras se optimiza el uso de recursos (dinero, tiempo, gente, espacio, etc.). Las compañías usan proyectos por : Mejorar eficiencia y márgenes (Reducción de costos) Incrementar ingresos (Nuevos productos) Crecimiento del negocio (M&A,) Maturity 4 & 5 Maturity 3 Maturity1 & 2