PROCESO ADMINISTRATIVO

PROCESO ADMINISTRATIVO Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad. El proceso administrativo se define como el conjunto de pasos o etapas sucesivas e interrelacionadas entre sí, a través de las cuales se efectúa la administración.

FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO LYNDALL URWICK MECÁNICA: Es la parte teórica de la administración en la que se establece lo que debe hacerse, es decir, se dirige siempre hacia el futuro. DINÁMICA:Se refiere a la parte operacional, se encarga de ver que se hagan las actividades y revisar como se han realizado dentro de la organización.

PROCESO ADMINISTRATIVO Propósitos Objetivos Estrategias FASE PLANEACIÓN Políticas Programas MECÁNICA O Presupuestos Procedimientos ESTRUCTURAL Jerarquización División del Trabajo Departamentalización ORGANIZACIÓN Descripción de funciones Coordinación Toma de decisiones DIRECCIÓN Integración Motivación FASE Comunicación Supervisión OPERATIVA O Establecimiento de DINÁMICA estándares CONTROL Medición Corrección Retroalimentación

PLANEACIÓN Consiste, según Reyes Ponce, en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempos y de números necesarias para su realización.

ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN POLÍTICAS Criterios generales que tienen por objeto orientar la acción, dejando a los jefes campo para las decisiones que les corresponde tomar. Difieren de las normas concretas, o sea, de las reglas, por su mayor generalidad.

POLÍTICAS Ejemplo: POLÍTICA “Todo personal que se emplee deberá escogerse en forma de que se logre la máxima coordinación social, ideológica, etc” NORMA: “No se admitirá personal que no sea mexicano por nacimiento”.

PROCEDIMIENTOS Son aquellos planes que señalan la secuencia cronológica más eficiente para obtener los mejores resultados en cada función concreta de una empresa. REGLAS: Deben fijarse por escrito y de preferencia gráficamente. Deben ser revisados periódicamente para evitar la rutina y la superespecialización. Evitar la duplicación innecesaria.

SIMBOLOS DE DIAGRAMA DE FLUJO

SIMBOLOS DE DIAGRAMA DE FLUJO

PRESUPUESTOS Son una modalidad especial de los procedimientos, cuya característica esencial consiste en la determinación cuantitativa de los elementos programados.

PROGRAMAS Son aquellos planes en los que no solamente se fijan los ojetivos y la secuencia de operaciones, sino principalmente el tiempo requerido para realizar cada una de sus partes.

INTERRELACION ENTRE PLANEACION ESTRATÉGICA, TACTICA Y OPERACIONAL Ámbito Temporalidad Planeación Estratégica Nivel: Empresarial Largo Plazo Nivel: Empresarial Planeación Táctica Corto Plazo Nivel: Áreas Estratégicas Por Cada Departamento A Corto Plazo Planeación Operacional

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA La planeación estratégica es el proceso a través del cual se declara la visión y la misión de la empresa, se analiza la situación externa e interna de ésta, se establecen los objetivos generales, y se formulan las estrategias y planes estratégicos necesarios para alcanzar dichos objetivos.

Visión “La razón de ser” representa la última y más elevada aspiración hacia la cual todos los esfuerzos deben estar encaminados Se resume en un enunciado que proyecta la imagen compartida de lo que queremos que la organización llegue a ser.

Visión Debe expresarse en términos de éxito a los ojos de los trabajadores, de los que reciben el servicio, de la sociedad, de las personas que nos importan. Debe contener las características generales de cómo queremos que sea la organización en cada una de sus partes y funciones.

VISIÓN Preguntas frecuentes para elaborar la Visión: ¿Cuál es la imagen deseada de nuestro negocio? ¿Cómo seremos en el futuro? ¿Qué haremos en el futuro? ¿Qué actividades desarrollaremos en el futuro?

EJEMPLOS DE VISIÓN “En 2015 somos la mejor empresa de panificación en el mundo y un líder de la industria alimenticia, donde nuestra gente hace la diferencia todos los días. Buscamos ser una empresa altamente productiva y plenamente humana.” BIMBO

EJEMPLOS DE VISIÓN “Ser líder en el desarrollo de soluciones creativas que agreguen valor y eficiencia a la cadena alimenticia.” Cargill “Distribuidora Yakult Guadalajara se consolidará como una empresa líder en la promoción de salud. Contaremos con productos que se volverán indispensables en todos los hogares a fin de mejorar la calidad de vida de cada uno de sus integrantes y buscaremos satisfacer esta necesidad de generación en generación. ” YAKULT

misión La misión de una empresa es una declaración duradera del objeto, propósito o razón de ser de una empresa. A diferencia de la visión, la declaración de la misión contesta la pregunta “¿cuál es nuestra razón de ser?” Que exprese el quehacer fundamental. Que sea trascendente y duradera. Que sea inspiradora. Que sea sencilla y comprensible

EJEMPLOS DE MISIÓN “Alimentar, Deleitar y Servir a nuestro mundo” Bimbo “Contribuir a través de la investigación científica a fomentar un estilo de vida saludable bajo los conceptos establecidos por el Shirota-ismo“ Yakult

OBJETIVOS Los objetivos de una empresa son resultados, situaciones o estados que una empresa pretende alcanzar o a los que pretende llegar, en un periodo de tiempo y a través del uso de los recursos con los que dispone o planea disponer.

CARACTERÍSTICAS DE LOS OBJETIVOS: Específicos: Deben contener una acción determinada. Medibles: Deben ser cuantificables y estar ligados a un límite de tiempo para poder saber si se lograron o no. Por ejemplo: “aumentar las ventas en un 20% anual” Alcanzables: Deben estar dentro de las posibilidades de la empresa, teniendo en cuenta la capacidad o recursos (humanos, financieros, tecnológicos, etc.) que ésta posea Realistas: Deben tener en cuenta las condiciones y circunstancias del entorno en donde se pretenden cumplir Expresarse en infinitivo

TIPOS DE OBJETIVOS: De acuerdo a su naturaleza, los objetivos se clasifican en: Objetivos generales. Son expresiones genéricas, algunos ejemplos de objetivos generales o genéricos son: “ ser el líder en el mercado”, “incrementar las ventas”. Dentro de los objetivos generales se encuentra la VISION de la empresa, que sería el principal objetivo que tiene la misma.

TIPOS DE OBJETIVOS Objetivos específicos Son objetivos concretos necesarios para lograr los objetivos generales, están expresados en cantidad y tiempo, algunos ejemplos de objetivos específicos son: “generar utilidades mensuales mayores a $20 000 a partir del próximo año” , “lograr una participación de mercado del 20% para el segundo semestre”. En ocasiones, a los objetivos específicos se les conoce como metas.

ESTRATEGIAS Son cursos de acción general o alternativas, que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas. Al establecer estrategias es conveniente seguir 3 etapas: - Determinación de los cursos de acción o alternativas: Consiste en buscar el mayor número de alternativas para lograr cada uno de los objetivos. - Evaluación: Analizar y evaluar cada una de las alternativas, tomando en consideración las ventajas y desventajas de cada una de ellas, auxiliándose de la investigación y de algunas técnicas como investigación de operaciones, árboles de decisión, etc. - Selección de alternativas: Considerar las alternativas mas idóneas encuanto a factibilidad y ventajas, seleccionando aquellas que permiten lograr con mayor eficiencia y eficacia los objetivos de la empresa.

ANÁLISIS FODA El objetivo primario del análisis FODA consiste en obtener conclusiones sobre la forma en que el objeto estudiado será capaz de afrontar los cambios y las turbulencias en el contexto, (oportunidades y amenazas) a partir de sus fortalezas y debilidades internas.

ANÁLISIS FODA Para comenzar un análisis FODA se debe hacer una distinción crucial entre las cuatro variables por separado y determinar que elementos corresponden a cada una. Fortalezas: son las capacidades especiales con que cuenta la empresa, y que le permite tener una posición privilegiada frente a la competencia. Oportunidades: son aquellos factores que resultan positivos, favorables, explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que actúa la empresa, y que permiten obtener ventajas competitivas.

ANÁLISIS FODA Debilidades: son aquellos factores internos que provocan una posición desfavorable frente a la competencia, Amenazas: son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organización.