Personal del SCI Una persona es la responsable de todo el SCI, pero puede delegar las responsabilidades para que exista una persona a cargo para cada procedimiento o tarea del SCI. Todo el personal debe de estar calificado y conocer muy bien sus responsabilidades. Las posiciones/jerarquías de la organización se muestran en un organigrama del proyecto. Personal que también debe estar presente: Empleados (plantilla) Contratistas (ej. compras, transporte) /

Organigrama de funcionarios del SCI Cargos Principales Coordinador Orgánico Comité Interno de Aprobación Inspector Interno Agente de campo/extensionista Responsable de compra responsabilidad del procesador Pueden ser Encargado de almacenamiento Responsable del Proceso En estructuras sencillas de un SCI algunos roles pueden ser asumidos por la misma persona, pero cada rol debe estar descrito en el Manual del Operador del SCI

Coordinador del SCI (Administrador del SCI) Administra el SCI, define los procedimientos Coordina el comité de aprobaciónl Coordinador del SCI Persona contacto para la agencia certiticadora Coordina la inspección externa Coordina el personal de campo Supervisa el manejo y el flujo del producto Esta importante posición requiere de una persona que pueda demostrar: Un entendimiento detallado de las normas del SCI, los procedimientos, documentos y requerimientos por parte de la agencia certificadora. Habilidades para el manejo del personal y para entrenar a otros en los sistemas y procedimientos del SCI Eficiencia en el manejo de documentos Habilidades en el manejo de bases de datos A menudo el coordinador del SCI es también el presidente del comité interno de aprobación

Gerente de Aprobación o Comité de Certificación?

Calificación Mínima del Personal del Comité de Aprobación Debe estar familiarizado con los principios de la agricultura orgánica Debe estar familiarizado con los reglamentos internos Debe ser una persona respetada por los productores de la organización No debe tener conflicto de intereses

El Inspector Interno El inspector interno tiene una posición clave en el SCI. Los papeles y responsabilidades requieren conocimientos técnicos y socio-culturales, así como la capacidad de observar detalles y habilidad para mantener los registros detallados en manera ordenada.

Lecciones a ser aprendidas El inspector interno representa los “ojos y oidos” del operador. El éxito del SCI depende de la selección del inspector interno, y los medios con los que cuenta para hacer su trabajo. El inspector tiene que ser capaz de demostrar que cuenta con el suficiente conocimiento técnico y socio-cultural para poder ser efectivo en el trabajo. Una capacitación permanente del inspector es prioritaria y es más efectiva cuando comprende tanto la parte teórica como práctica. Sistemas de apoyo administrativo y logístico deben ser suministrados al inspector, así como cualquier otro apoyo.

Requisistos para Inspectores Internos Hablar fluidamente el idioma local y entender la idiosincrasia del productor. Leer y escribir para poder reportar en el idioma requerido por el operador. Estar familiarizado con la producción agrícola local y los sistemas agroecológicos. Estar familiarizado con los principios y la agricultura orgánica práctica. Poder demostrar competencia en procedimientos internos de control y entendimiento de las regulaciones internas. No tener conflicto de intereses que puedan influenciar la integridad de su trabajo como inspector. Esto debe estar documentado!

Las tareas del Inspector Interno Ayudar al productor con sus registros Llenar registros de Inspección Registros del inspector y de su finca Tareas clave del Inspector Interno Manejar casos de no conformidades Recibir Capacitación anual

Responsable de Campo Mantener registros de productores Coordinar compra de insumos externos Capacitación para mejorar la calidad del producto Rol principal del Responsable de Campo Aspectos productivos Ayudar a determinar estimaciones de cosecha Monitorear amenazas externas

Otras Posiciones en el SCI Dependiendo de la estructura administrativa del SCI y del tamaño del proyecto, pueden existir otras posiciones importantes en el SCI. Algunos ejemplos: Jefe de Capacitación: organiza la capacitación de los productores, supervisa el servicio de extensión en campo, etc. Jefe de Documentación del SCI: Persona a cargo de la organización de la documentación, procesamiento de datos en la computadora (listas de productores), etc. Jefe de Inspección Interna

Conflicto de Intereses Un conflicto de interés es una situación en la cual la capacidad del inspector de realizar una valoración/juicio imparcial, puede ser percibida como comprometida de alguna forma Un conflicto de interés compromete la integridad completa del SCI. Los conflictos potenciales de interes requiere ser declarado con el fin de prevenir cualquier real conflicto de interes. El responsible de SCI comprueba las declaraciones y asegura que nadie inspecciona/aprueba agricultores donde un conflicto aparecería Ejemplo: un inspector no debe inspeccionar a sus amigos cercanos o familia

Inspección vs. Asesoramiento El servicio de capacitación en campo (asesor de finca) es un aspecto importante de cualquier proyecto orgánico y a menudo los extensionistas de campo son al mismo tiempo inspectores internos. Sin embargo, como los extensionistas de campo tienden a ser muy amigos de los agricultores, y a menudo viven en la misma población, no son lo suficientemente neutrales para la inspección interna. Muchos operadores de SCI resuelven este problema intercambiando los extensionistas de campo (promotores/asesores) entre los proyectos orgánicos de la región. Sin embargo en algunos casos, podría eventualmente aceptarse que una misma persona realice tanto la extensión de campo como la inspección interna, pero al menos debe ser en eventos claramente separados. El informar a los agricultores acerca de las exigencias de las normas y su aplicación, no es considerado como asesoramiento.

Agente de compras El responsable de compras debe ser capaz de llevar a cabo las siguientes tareas: Verificar la identificación de productores Pesar o contabilizar el producto Evaluar si el producto corresponde a los estándares de calidad establecidos Verificar que la cantidad de producto presentada para la venta corresponde a la estimación del productor registrada en la lista de productores y resolver problemas si es que aparecen Conservar todos los documentos Elaborar recibos. Manejar los pagos

Capacitación del Personal y Documentación Los roles y responsabilidades para cada miembro del grupo de trabajo deben estar claramente definidos y documentados por el operador o responsable del SCI. Es común que el operador del SCI tenga un archivo para cada cargo principal Una descripción del trabajo y detalle de responsabilidades. C.V de los empleados. Contratos de empleo del personal o detalles de los términos del trabajo. Formulario de declaración de conflicto de intereses firmado por el empleado Para algunos cargos un acuerdo firmado de confidencialidad. Registros de capacitación