Procedimientos de compra y venta La compra, manipuleo, proceso y exportación de productos está normalmente bajo la responsabilidad del responsable del SIC, pero es posible que un tercero (ej: procesador) asuma la responsabilidad del flujo del producto desde la finca. ( ver capítulo de organización del proyecto y capítulo del control de flujo). Los procedimientos de compra aseguran que el producto es comprado únicamente de productores certificados. El responsable del SIC debe asegurar que el producto vendido por los productores como orgánico es efectivamente producto orgánico certificado. El producto una vez que ingresa al sistema de proceso sigue siendo orgánico certificado y no debe ser contaminado o mezclado con productos no certificados.

Opciones para la compra/venta Hay muchas posibilidades para la compra y venta de productos El operador del SIC es el responsable de asegurar que todos los requerimientos sean cumplidos. Productores pueden vender directamente al responsable de compras en la puerta de la finca. Productores pueden llevar personalmente su producto a algún centro de compra Combinación de ambas opciones Foto de procedimientos de compra

Opciones de compra/venta Procedimientos de compra Documentación de compra Establecer puntos de compra (lista de productores, pago al contado, libro de recibos) Lista de compra– verifica estatus del productor El responsable de compras verifica la identidad de cada productor El responsable de compras inspecciona el producto, verifica la calidad y peso, y lo contabiliza Lista de compra– ingresa cantidad de producto/venta, nombre del productor, fecha de venta. Paga en efectivo y prepara recibos Recibo emitido con detalles del productor, fecha, cantidad vendida y precio pagado. Almacén intermedio Etiquetas de los sacos, llevar registros actualizados de existencias. Peso en el transporte Documentos opcionales, usualmente una nota de consignación incluyendo copia de lista de compras. Recibo en planta de proceso– verificar consignación/entrega con la lista de compra Documentos opcionales: Normalmente firma del gerente de compras en la lista de compras

Ejemplo de lista de compra Importancia de documentos de compra: Calidad orgánica indicada Cantidad Nombre del productor y código numérico Productor recibe un recibo/boleta Tipo de producto si hay varios

Cómo evitar errores durante la compra Para asegurar que el proceso de compra es manejado eficientemente por los oficiales de compra del SIC o por los compradores contratados, se debe: Asegurar que exista suficiente personal para administrar adecuadamente el proceso de compra. Idealmente, contar por lo menos con dos personas, una evaluando y pesando el producto y la otra apuntando los detalles y pagando al productor. Supervisión cercana por parte de otra persona del SIC. Asegurar que el personal de compra esté capacitado y conozca bien su trabajo. El personal debe recibir al menos una capacitación por año para actualizar cambios a los documentos y procedimientos para registrar y reportar datos de productos.

Control del Flujo del Producto Flujo del Producto es un término usado para rastrear el movimiento del producto a través de las distintas etapas de procesamiento, manipuleo y almacenamiento. Centro de Compras Bodega Central Procesador Contratado Finca Exportador

¿Quién está a cargo? El SIC debe supervisar y controlar el flujo del producto desde la finca hasta la exportación. La responsabilidad del operador del SIC también puede terminar en el momento en que el producto es vendido a un procesador o comercializador. En ese caso el procesador o comercializador debe estar certificado individualmente mediante procedimientos establecidos para asegurar el cumplimiento de los criterios requeridos. Centro de Compras Bodega Central Procesador Contratado Exportador Finca Operador del SIC Procesador/comercializador

Su flujo de Producto Indicar Ias diferentes etapas en su flujo de producto en las casillas y conectarlas con flechas y explicaciones si es necesario

Ejemplo del Flujo de la pimienta (general) Empaque/ almacenamiento en la finca Cosechas de los productores Secado en la finca Transporte del producto por parte del productor al centro de acopio Transporte al almacén Centro de acopio de toda la producción Bodega: almacenaje & consolidación (combinación en mayores lotes) Procesamiento & empaque Exportaciones: transporte, empaque del contenedor

Ejemplo de los riesgos del Flujo de la Pimienta (1) Cosecha de los productores Empaque/Almacenaje en finca Secado en finca Aspectos de calidad (madurez) Uso de pesticidas contra hormigas Cualquier protección contra insectos, otros animales. Uso de insumos en los cultivos intercalados Bolsas de cosecha contaminadas Mezcla de productos orgánicos con los de la zona de amortiguamiento. Uso de productos de protección de plagas en el área de secado. Contaminación por falta de higiene Calidad del producto Mezcla con producto de otras fincas que se están secando ahí. Contaminación por fumigaciones de salud (programa de prevención de malaria) Uso de cualquier ingrediente/ coadyuvante. Bolsas contaminadas. Etiquetado Mezcla con producto de años anteriores que no tenía el estatus orgánico Calidad del producto Control de plagas en el almacenaje

Ejemplo de los riesgos del Flujo de la Pimienta (2) Transporte del producto al centro de acopio Centro de acopio Transporte al almacén Pesaje, registro equivocado de los datos Agricultores no registrados o sancionados que entregan producto. El oficial de compras no está Informado del estatus de los productores. Mezcla de producto Fraude por el oficial de compras --> Tenga a 2 persons bien entrenadas --> Claros sistemas & procedimientos --> Etiquetado Agregar producto no certificado Vehículo común- ¿mezcla de producto? Etiquetado adecuado/¿ayudaría el pre-marcar las bolsas? ¿O evitar que los productores realicen el transporte? ¿Hay riesgo si un agricultor entrega producto en nombre de varios? Contaminación por anteriores cargas del camión Falta de documentos de acompañamiento Mezcla de productos Etiquetado Descarga de producto en un área no adecuada.

Ejemplo de los riesgos del Flujo de la Pimienta (3) Bodega: Almacenaje & consolidación Procesamiento & empaque ¿Propio o contratado? Mezcla de calidades Registros incorrectos de consolidación Etiquetado Manejo de plagas (fumigación) Agentes para la conservación del producto Contaminación por uso previo de un almacén - Registros de inventario - Registro del proceso de consolidación - “Señal” orgánica - Sistema de paletizado (no en el suelo) ¿Propio o contratado? Ingredientes/Auxiliares Igual que en la bodega Contaminación por máquinas Mezcla de lotes Material de empaque (incluyendo tinta, goma, etc). Certificación de todos los proveedores: certificados de los productos antes del procesamiento Atención: verifique los productos entrantes Certificación de todos los pasos del procesamiento --> limpieza --> tener recetas claras y la documentación del proceso Anunciar cambios en recetas (todas). Documentación de exportación (¿falta “orgánico”?) ¿Fumigación del contenedor ? ¿El almacenaje en el puerto tiene algún riesgo de contaminación? Aplicación para certificados de inspección Informe al certificador (y cliente) sobre los cambios de proveedores Nivel de exportación

Ejemplo del Flujo del Café Productores despulpan el café y lo secan Productores llevan el café al centro de compras Recepción en el centro de compras en lotes semanales Cada semana se envía un lote de café orgánico a bodega central Se lleva café orgánico procesado en sacos etiquetados a la bodega Tan pronto llega suficiente cantidad se envía al proceso de secado Café orgánico en sacos etiquetados con número de lote en la bodega Café orgánico exportado en los mismos sacos etiquetados con número de lote

Requerimientos mínimos en el manipuleo (1) Identificación del producto en todas las etapas del almacenamiento, procesamiento, manipuleo del producto. Ejemplo: Contenedores específicos, un color únicamente para el producto orgánico, etiquetas diferenciadas con “orgánico”. Envases para producto terminado (a menudo se requieren etiquetas con pocas palabras). Indicación de “orgánico” en registros, documentos de transporte, etc. Separación estricta del producto (orgánico certificado y no orgánico). Ejemplos: Areas de manipuleo específicas. Flechas indicando flujo del producto orgánico por las instalaciones. Áreas de almacenamiento específicas, áreas de almacenamiento claramente identificadas: “unicamente orgánico”. Maquinaria específica. Transporte específico.

Requerimientos mínimos en el manipuleo (2) No se usan métodos prohibidos para procesar el producto o para fumigar almacenes o áreas de proceso. No fumigar almacenes ni contenedores con producto. No ionizar ni irradiar el producto. Declarar todos los ingredientes para controlar problemas de acuerdo a las normas. El control de plagas en el almacenamiento debe estar de acuerdo con las normas Protocolos y registros para el control de plagas Verificar los tipos de posibles plagas para cuantificar posibles problemas e implementar tratamientos orgánicos opcionales.

Almacenamiento de Productos Orgánicos Alamacenamient bajo un Contrato Almacén limpio, Proteger Almacén de Productos Contenedores Claramente etiquetados Sólo Orgánico Áreas de almacen Alacenamiento de Productos Orgánicos Control Orgánico de Plagas Contratar Alamacenamient bajo un Contrato

Ejemplos de Etapas del Proceso (1) Máquina despulpadora de café Tratamientos Post- Cosecha en la Finca Secado Pelado/descascarado Corte Despulpado (café) Secado de fruta en Turquía Procesamiento del té por el productor en China Secado de Cereales en Tanzania

Ejemplos de Etapas del Proceso(2) En el área central del proceso y/o con el procesador contratado Secado Clasificación Mezclado/homogeneizado Cortado/molido Descascarado (ej: beneficio seco café) Proceso con multi-ingredientes (ej: freir chips de banano condimentado) Empaque Clasificación del aguacate en México Fritura de bananos Empaque de almidón de papa en China

Requerimientos Importantes en el Proceso Orgánico Separación e Identificación - Separación durante el proceso - Separación durante el almacenamiento y transporte - Etiquetado como orgánico en todas las etapas - Sistema de lotes numerados si es posible Ingredientes orgánicos y coadyuvantes de procesamiento - Sólo ingredientes orgánicos - Sólo coadyuvantes autorizados Documentación - Registros de proceso - Registros de almacenamiento

¿Cómo garantizar la separación durante el procesamiento? Ejemplos de cómo se puede lograr la separación de productos orgánicos y no orgánicos: Sólo manipular productos orgánicos Líneas de proceso separadas (ej. maquinaria de proceso) Procesar productos orgánicos en períodos diferentes ej: sólo lunes en la mañana cuando toda la máquinaria está limpia Toda la línea de proceso está estrictamente limpia Personal bien capacitado Supervisión contínua durante el proceso orgánico

Aspectos Importantes para la Exportación Organica Separación No contaminación (fumigacion etc.) Documentación SABA Farmers Association India Organic Cocoa Beans Lot N° 2003/25 packed 25.10.2003 certified organic (EU & NOP) by IMO Etiquetado

Aspectos Especiales para Exportaciones Orgánicas a Europa Certificados de control para cada lote Autorizaciones de importación