RENIEC Y LOS registros del estado civil Transformado la Administración Pública con la Digitalización: Éxito de Micrograbación Dr. Silverio BUSTOS DIAZ Hotel Sheraton Lima 03 de Abril 2014 Microformas Digitales RENIEC Y LOS registros del estado civil

SISTEMA DE PRODUCCIÓN DE MICROFORMAS DIGITALES “El Procesamiento de Registros Civiles con Microform@s Digit@les” es un proceso rápido y de bajo costo para la institución ya que permite al RENIEC, poder procesar y almacenar las Actas Registrales de Nacimiento, Matrimonio y Defunción en Microform@s Digit@les las que tienen un valor legal y son almacenadas en medios portadores físico (discos duros, discos magnéticos u otros) que proporcionan seguridad a las mismas, evitando de esta manera el deterioro por el tiempo, adulteraciones y perdidas, lo cual es un gran beneficio para el ciudadano, ya que además reduce el tiempo de atención y descentralización de las mismas en la entrega. Costos de un (1) acta registra: S/. 3.23 S/. 4.05

PROCESO DE MICROFORMAS Producción de documentos Electrónicos a Microformas (Digital a Digital) Conversión de documentos físicos a digital (Papel a Digital) Microformas PDF/A ISO 19005 Incluye Firma Digital

MICROFORMA DIGITAL MICROGRABACIÓN MICROARCHIVO Imagen digitalizada de un documento grabado en un medio físico técnicamente idóneo, mediante un proceso informático electromagnético, de modo que tal imagen se conserve y pueda ser vista y leída con la ayuda de equipos visores y pueda ser reproducida en copias impresas esencialmente iguales al documento original. Para obtener efectos legales, debe cumplir con los requisitos técnicos y formales MICROGRABACIÓN Proceso técnico para obtener las micro formas (papel-digital) o directamente de medios informáticos o producidas por computadora (digital-digital) MICROARCHIVO Conjunto sistematizado (índice, búsqueda, recuperación y su reproducción en copias files) de los elementos materiales de soporte o almacenamiento de microformas digitales.

Cantidad de Calificadores de Procesos Flujo de Procesamiento de Actas Registrales con Microformas Cantidad de Calificadores de Procesos 30 20

Cantidad de Calificadores de Procesos Flujo de Procesamiento de Actas Registrales con Microformas Cantidad de Calificadores de Procesos 26 30 20

PREPARACION DE MEDIOS PORTADORES Flujo de Procesamiento de Actas Registrales con Microformas - Fedatario Se realiza la grabación en discos ópticos no regrabables. Lo realiza el supervisor del Centro de Cómputo en presencia del Fedatario Juramentado Informático (Se realizan una copia de respaldo adicional). Se emite el acta de conformidad. El Fedatario Juramentado Informático realiza el control de calidad de imágenes y datos consignados en el acta digital que se encuentran almacenados en la Base de Datos. El Fedatario Juramentado Informático firma digitalmente las imágenes de las actas digitales generándose las Microformas Digitales. Preparación y control de calidad de medios portadores virtuales. Se realizan las acciones de selección, agrupamiento y control de archivos que han sido convertidos a Microformas Digitales. FIRMA DIGITAL CONTROL DE CALIDAD PREPARACION DE MEDIOS PORTADORES 1. 2. 3. 4. GRABACION DE MICROARCHIVO 1. Control de Calidad 2. Firma Digital 3. Preparación de Medios Portadores 4. Grabación de Microarchivo 1

Proceso de Microformas Con Fedatario Informático Generación de muestra * Verificación de la muestra (imagen y datos) Aprobación de la muestra Microformas PDF/A ISO 19005 Incluye Firma Digital Elaboración de Actas Revisión Discos Virtuales (file system) Autoriza grabación Revisión de Discos Físicos Acta de Revisión Discos Acta de Conformidad Testimonio Autoriza ingreso a MicroArchivo Firma Digital Creación Discos Virtuales * Tamaño de la Muestra: En promedio se genera 2 muestras diarias, c/u de 1,200 actas registrales, lo que representa el 15% la digitalización diaria (15,000 actas registrales aproximadamente)

Proceso de Firma Digital PDF/A (ISO 19005) Incluye firma digital y sello de tiempo Archivo de Firma Digital Modo Detached PKCS#7 Base64 Imagen Formato: JPG Profundidad de bits: 8bits Resolución: 200 DPI Compresión: JPEG

ESTADISTICO DE ACTAS PROCESADAS SEGÚN ORIGEN (Al 31 Marzo 2014)

Actualizado al 31Marzo 2014

1 á 3 días 5 minutos PROBLEMATICA SOLUCIÓN Con la implementación del Sistema de Producción de Microformas se ha logrado los siguientes beneficios para el ciudadano: PROBLEMATICA SOLUCIÓN Obtención de copias certificadas de actas registrales en mayor tiempo: Los ciudadanos que requerían copias de su acta registral, tenían que esperar entre 01 a 03 días, Obtención de copias certificadas de actas registrales en menos tiempo: Ahora al encontrarse el acta digitalizada (Microform@s Digit@l) en el Sistema de Registros Civiles de RENIEC, la impresión de la misma se realiza de manera inmediata en 05 minutos en cualquier Oficina Registral y PVM del RENIEC a nivel Nacional obteniendo el ciudadano la copia certificada en menos tiempo. 1 á 3 días 5 minutos

PROBLEMATICA SOLUCIÓN Incremento de Duplicidad de inscripciones Las múltiples inscripciones se incrementaba debido a que no existía un cruce de información entre todas las OREC que se encontraban a nivel nacional. Eliminación de Duplicidad de inscripciones Eliminación de múltiples inscripciones mientras se procese más OREC a nivel nacional. El Sistema validará en tiempo real con todos los registros realizados a nivel nacional, permitiendo detectar posibles múltiples inscripciones.

MUNICIPALIDADES PROBLEMATICA SOLUCIÓN Trámites dificultosos: Ciudadano tenia que acercarse a las oficinas registrales de las municipalidades a nivel nacional para solicitar su acta registral Simplificación Administrativa: Beneficio para el ciudadano en la obtención del DNI, toda vez que no es necesario que presenten su acta de nacimiento o matrimonio para obtener el DNI con la rectificación o inscripción solicitada, ya que estas se encuentran almacenadas en la Base de Datos (S/. 15.00 de ahorro en promedio por cada acta). MUNICIPALIDADES

PROBLEMATICA SOLUCIÓN Gastos excesivos Los ciudadanos tienen que viajar a provincia para obtener un copia certificada de su acta, demandándole costo (S/. 300.00) y tiempo. Eliminación de gastos por traslado al lugar donde se generó el acta registral: Los ciudadanos no tienen que trasladarse al lugar de origen donde se realizó la inscripción del acta registral. (S/. 300.00 de ahorro en promedio por viaje).

PROBLEMATICA SOLUCIÓN Actas registrales con enmendaduras, adulteradas y con errores Las actas registrales presentan errores, enmendaduras, entre otros que fueron generados al momento de la inscripción así como adulteraciones que se realizaron en el transcurso del tiempo. Mayor Seguridad Jurídica: Las actas registrales (digitalizadas) se encuentran en la base de datos del Sistema de Registro Civil, las cuales constantemente pasan por un proceso de validación de los datos ingresados en la misma, con lo cual se evitan y se detectan las dobles o múltiples inscripciones, adulteraciones, falsos registros o cualquier acto ilegal relacionado al mismo, dándole la seguridad al ciudadano para realizar diversos trámites de índole registral con seguridad jurídica.

CARACTERISTICAS DEL ACTA FISICA CONVERTIDA A MICROFORMA DIGITAL

BENEFICIOS DEL SISTEMA DE PRODUCCIÓN DE MICROFORMAS DIGITALES Las actas almacenadas como Microform@s Digit@les, se convierten en actas seguras, debido a que no podrán ser manipuladas ni extraviadas, con lo cual no se elimina la adulteración de las mismas, se disminuyen los riesgos de vulneración de la identidad de los ciudadanos, además al encontrarse el acta almacenada con Microform@s Digit@les, esta es posible su acceso desde cualquier Oficina RENIEC a nivel Nacional y los ciudadanos pueden gestionar copias certificadas de la actas desde cualquier punto del país, evitando así desplazarse al lugar de origen de la inscripción registral (nacimiento, matrimonio y defunción). Es indispensable indicar, que este proceso cuenta con estándares de calidad nacionales e internaciones: Certificación ISO 9001:2008, Certificado de Idoneidad Técnica de Microform@s Digit@les, Certificado de Idoneidad Técnica de Almacenamiento. Asimismo, este procesamiento de registros civiles con Microform@s Digit@les ha sido modelo para muchos países latinoamericanos como Ecuador, Venezuela e instituciones como el Archivo General de la Nación, Ministerio del Interior, Corporación Fujitsu.  Las actividades del procesamiento de los Registros Civiles con Microform@s Digit@les, son constantemente evaluadas, se implementan mejoras y se encuentran descritas en el Manual de Certificación de Producción de Microform@s, es preciso señalar que el procesamiento de las actas a Microform@s Digit@les se encuentra certificado desde el año 2005.

CERTIFICACIONES INTERNACIONALES El procesamiento de los Registros Civiles con Microform@s Digit@les, que es única en Latinoamérica, se ha realizado gracias al uso de tecnologías de información como Certificados Digitales, Microform@s Digit@les y Software Integrado en concordancia con la normativa legal vigente (Decreto Legislativo N° 681 y 827, Decreto Supremo N° 052-2008-PCM y la NTP 392.030-2:2005). La Recertificación de Idoneidad Técnica de Producción de Microformas del RENIEC fue obtenida en Marzo del 2013

PERIODO DE CAPACITACION AL PERSONAL La capacitación se realiza dos (2) veces al año por calificador de procesos con una duración de ocho (8) horas por cada una.

LECCIONES APRENDIDAS: PROBLEMAS Riesgo del material registral. Responsabilidad diluida, dificultad en el seguimiento y atención oportuna al ciudadano. Dificultad en la gestión operativa. Dificultad de control, sin indicadores. Desintegración de funciones/actividades. Imposibilidad de crear una línea de producción. El material registral se encontraba distribuido entre las diferentes áreas de las actividades que se realizan, producto de ello existía el riesgo de que las actas registrales se traspapelaran, dificultando con ello su ubicación. Riesgo del material registral. La responsabilidad distribuida en certificaciones (copias certificadas), de culminación de línea (anotación textual) y Re-procesos . Responsabilidad diluida dificulta el seguimiento y atención oportuna al ciudadano. Desorden en las actividades operativas de la Línea por falta de responsables para el control de indicadores y de personal, levantamiento de observaciones, gestión de calidad, etc. Dificultad en gestión operativa. No se contaba con indicadores que demuestren el cumplimiento de las labores de competencia de esta Sub Gerencia. Dificultad de control, sin indicadores. Se identifico la existencia de la tarea de Evaluación Registral la cual cumplía la misma función que la tarea de digitación (Doble función). Desintegración de funciones/actividades. Las actividades se desarrollan en tres (3) locales los cuales , que eran inadecuados para una línea de procesamiento, dificultando de esta manera el procesamiento de las actas registrales. Imposibilidad de crear una línea de producción.

LECCIONES APRENDIDAS: SOLUCIONES Integración en la línea de de procesamiento. Reducción de tiempos de atención al ciudadano. Racionalización de actividades. Mejora del servicio. Optimización de actividades. Mejora en la productividad. Organización del archivo temporal y determinación de funciones del personal a cargo para el resguardo y traslado de todo el material registral, incorporándolo dentro de la parte operativa de la línea. Integración en la línea de procesamiento. Implementación en las actividades de Evaluación Previa y Digitación de tareas complementarias para identificar a los responsables de la atención de dichas solicitudes. Reducción de tiempos de atención al ciudadano. Integración de las actividades para destinar personal en labores que colaboren en el control y seguimiento de las necesidades de la línea de procesamiento, con uso y control de indicadores. Racionalización de actividades. Establecimiento de plazos de atención y con ello parámetros medibles en las actividades de competencia de este despacho los cuales pueden ser actualmente identificados en la Carta de Servicios. Mejora del servicio. Supresión de la tarea de evaluación registral dentro de la línea de procesamiento la cual actualmente esta siendo desarrollada dentro de la tarea de digitación. Optimización de actividades. A partir de Mayo del presente año se desarrollaran sus actividades en un solo local evitando así que el personal desarrolle dobles funciones (buscadores, monitores, etc.) dentro de sus labores diarias. Mejora en la productividad.

Etapas de gobierno electrónico Premios: Acta electrónica (Creatividad Empresarial, SNI) Planta de micro formas digitales (SIN)

2011 - Creatividad empresarial - SNI Gracias 2012 - Ciudadanos al día