Proyecto de Modernización De Secretarías de Educación Especificaciones técnicas

En 2003, cuando inició el proyecto de modernización, se encontró un sector educativo con las siguientes condiciones: Las entidades desarrollaban los procesos que consideraban pertinentes, sin que existiera una articulación de sector. No existía una estandarización de procesos. Existía una infraestructura tecnológica y sistemas de información de apoyo obsoletos. Las Plantas organizacionales eran insuficientes y con perfiles inadecuados. No se contaba con plantas físicas apropiadas.

Reorganizar y fortalecer a las secretarías de Educación, con el fin contar con instituciones que desarrollen la política educativa de manera eficiente y logren ampliar su capacidad de apoyo a las instituciones educativas. .

MODELO DE TRABAJO MINISTERIO DE EDUCACIÓN SECRETARÍAS DEPARTAMENTALES MUNICIPALES MUNICIPIOS NO CERTIFICADOS DESAGREGACIÓN DE RECURSOS CONSOLIDACIÓN DE RESULTADOS INSTITUCIONES EDUCATIVAS

Hemos llegado a las secretarías de educación de manera integral, mediante el diseño e implementación de 5 componentes: Procesos. Sistemas de Información y tecnología. Gente y Cultura. Actividades Complementarias Estructuras organizacionales. GENTE Y CULTURA SISTEMAS DE INFORMACIÓN COMPLEMENTARIAS ACTIVIDADES ESTRUCTURA PROCESOS

COMPONENTE DE PROCESOS COMPLEMENTARIAS ACTIVIDADES GENTE Y CULTURA PROCESOS ESTRUCTURA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Son el grupo de actividades y métodos de trabajo que realizan y utilizan los funcionarios de la Secretaría de Educación para cumplir con sus objetivos y funciones y consolidar buenas prácticas en el sector

Sistemas de información e infraestructura tecnológica REINGENIERÍA DE PROCESOS I. Planeación estratégica Normatividad Concepto Entidad Misión / Visión Objetivos y Funciones II. Diseño de procesos Modelo Macro Diseño Detallado Estructura Modelo Seguimiento III. Diseño de Sistemas de Información Sistemas de información e infraestructura tecnológica

Gestión Administrativa de bienes y servicios MACROPROCESOS DIRECCIONAMIENTO MACROPROCESOS DE APOYO Gestión Administrativa de bienes y servicios Gestión de recursos humanos Gestión financiera Gestión de tecnología Informática Asuntos legales y públicos MISIONALES Gestión de Programas y Proyectos la calidad del Servicio educativo la Cobertura del Servicio Educativo Atención al usuario Gestión estratégica de la secretaria de educación Administración del Sistema de Gestión de Calidad Control Interno Gestión de la información Gestión de la inspección y vigilancia de establecimientos educativos

ESTRUCTURA

ESTRUCTURA

METODOLOGÍA DE ESTRUCTURA Preparación Revisar la estructura actual de la Secretaría, e identificar la composición de esta. Identificar la planta de cargos administrativos del nivel central. Identificación del procedimiento de aprobación de nueva estructura organizacional para la Secretaría de Educación. Documentación Análisis de la información y clasificación de la Secretaría de Educación dentro de las Tipologías. Validación de la Estructura propuesta con la Secretaría. Estudio de cargas de trabajo. Revisión de la Estructura, Manual de Funciones y Perfiles de los cargos. Costeo de la planta de cargos actual y propuesta. Comparativo de cargos propuestos v./s. funcionarios actuales. Validación y Ajuste de Información Revisión y validación del cuadro comparativo de cargos propuestos v./s. funcionarios actuales. Revisión del costeo de la planta actual y la propuesta según fuente de financiación. Revisión de como se ejecuta los gastos administrativos. Escenarios Financieros. Validación de la información. Adopción Expedición actos administrativos de adopción de la estructura, establece la planta de cargos y se define el manual de funciones, perfiles y cargos para la Secretaría de Educación. Acompañamiento para la implementación. Seguimiento para determinar avances, retrasos y acciones. Secretaría de Educación y Proyecto Secretaría de Educación y Direcc. Fortalecimiento

Estructura Organizacional AVANCES Período SE Con Reingeniería desarrollada 78 En proceso 7 Total 85 Estructura Organizacional SE Adoptadas por las S.E 39 Viabilizadas por el Ministerio 40 En proceso de diseño y viabilización 11 Total 90

COMPLEMENTARIAS ACTIVIDADES GENTE Y CULTURA PROCESOS ESTRUCTURA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Corresponde a la infraestructura tecnológica y sistemas de información necesarios para soportar la gestión de los procesos misionales y de apoyo de la entidades territoriales, que garanticen, tanto en el nivel nacional como en el territorial, información confiable y oportuna.

Software como servicio SAS DESARROLLO DE LOS SISTEMAS MISIONALES Infraestructura – Física/Lógica Portal Servidor WEB / Seguridad Servidores de Aplicaciones Bases de Datos Soacha Guajira Antioquia Ibagué Sahagún Buenaventura INTERNET MATRÍCULA RRHH G. CALIDAD EDUCATIVA GESTIÓN FINANCIERA SERVICIO AL CIUDADANO DWH - RRHH

COMPONENTE DE TECNOLOGÍA Secretaría de Educación de Guainía Secretaría de Educación de Uribía 15

81 Software de Servicio al Ciudadano S. MATRÍCULA SIGRRHH SERVICIO AL Características SE Impacto Transaccional 81 100.000 PQRs / mes PHP Arquitectura de 2 capas 4 Modulos 800 a 900 operadores. CALIDAD EDUCATIVA GESTIÓN FINANCIERA

COMPONENTE DE TECNOLOGÍA Secretaría de Educación de Cartago. Oficina de Servicio al Ciudadano 17

90 Software Recursos Humanos S. MATRÍCULA SIGRRHH SERVICIO AL Características SE Impacto Sistem Transaccional 90 Bogotá, Medellín, Malambo y Soledad 301.334 Funcionarios administrados 210.000 Usuarios de consulta .NET - (Windows, Linux) Arquitectura de 3 capas 10 Modulos 2500 usuarios - operadores. SIGRRHH SERVICIO AL CIUDADANO G. CALIDAD EDUCATIVA GESTIÓN Y CONTROL FINANCIERO

91 Software de Gestión de Calidad Educativa Características SE Impacto S. MATRÍCULA SIGRRHH SERVICIO AL CIUDADANO Características SE Impacto Transaccional 91 3.300 EE Java, (Linux) Arquitectura de 3 capas 6 Modulos 3.500 usuarios. CALIDAD EDUCATIVA GESTIÓN FINANCIERA

COMPONENTE DE TECNOLOGÍA Referentes de Calidad: Lineamientos Curriculares Orientaciones pedagógicas Estándares básicos de Competencias PEI: Horizonte Institucional Propuesta pedagógica Gobierno escolar Calendario escolar, Convenios y Articulación Proyectos Transversales Evaluaciones: Estudiantes (SABER y ESTADO) Docentes (Prueba, Desempeño y ascenso) Autoevaluación Institucional PMI Autoevaluación Institucional Formulación del PMI Seguimiento de Acciones Índice de inclusión Plan de Formación Docente Medios y TICS: Autoevaluación de Uso de Medios (PEI y PMI) Autoevaluación de escenarios de uso TIC Valoración de escenarios de maduración TIC PAM Caracterización Diseño del PAM Seguimiento Programador de tareas, eventos y asistencia Calendario escolar

de Gestión y Control Financiero Software de Gestión y Control Financiero S. MATRÍCULA SIGRRHH SERVICIO AL CIUDADANO Características SE Impacto Business Intelligence 90 Cultura de medición Gestión por excepción “foco en lo que está mal” Java, OWB, OWF, BO Arquitectura de DWH 3 Modulos 180 usuarios – 300 CALIDAD EDUCATIVA GESTIÓN FINANCIERA

¿Cómo funciona? Secretarías Datacenter Internet Warehouse MEN Sist. heterogéneos Fuentes de datos Información Consolidada Procesos ETL Presupuesto Tesorería Contabilidad Democratización de la Información

COMPONENTE DE GENTE Y CULTURA COMPLEMENTARIAS ACTIVIDADES GENTE Y CULTURA PROCESOS ESTRUCTURA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Es el desarrollo de actividades de intervención organizacional y estrategias de administración del cambio para promover la apropiación de procesos, sistemas de información y habilidades de gestión en los funcionarios de la Secretaría.

Nivel de compromiso Tiempo COMPONENTE DE GENTE Y CULTURA Educación Información Educación Nivel de compromiso Tiempo APROPIACIÓN - PROPIETARIO Hacen suyo el cambio y crean formas innovadoras de usarlo y mejorarlo INSTITUCIONALIZACION - COMPRA Se convierte en la forma de hacer el trabajo Nuevo Statu Quo ADOPCIÓN Disposición a trabajar con e implementar el cambio PERCEPCIÓN POSITIVA - COMPRENSIÓN PERSONAL Entendimiento de los impactos y beneficios personales Disposición a conseguir las destrezas para adoptar el cambio COMPRENSIÓN GENERAL Entendimiento del impacto en la organización y en su área funcional CONCIENCIA Comprensión del alcance y de la iniciativa de cambio CONTACTO Se da a conocer la iniciativa de cambio

ESTRATEGIAS DEL PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DEL CAMBIO Estrategia de comunicación (divulgación), motivación y sensibilización: Consiste en las actividades que deben realizarse de manera continúa durante todo el proyecto con el objeto de fomentar la participación de todos los funcionarios de la Secretaría y lograr su compromiso. Estrategia Apropiación de Procesos Enfoque de procesos Versus Funciones Lenguaje y estructuración de procesos Análisis de procesos Conocimiento y utilización de indicadores

Estrategia Apropiación de Sistemas de Información Uso estratégico de la información Confiabilidad, Oportunidad y Calidad Uso de los Sistemas de Información Entrada a la era de TIC´S (Conectividad-Correo electrónico institucional) Estrategia Apropiación de Gestión de Calidad Mejoramiento Continuo (PHVA) – Planes de mejoramiento Gestión de Calidad – Autocontrol Equipos de Alto Desempeño

Estrategia para el Desarrollo de Habilidades Manejo del cambio (resistencia) Eficiencia de gestión (Política Eficiencia – Proyecto Modernización) Comunicación Liderazgo Compromiso Innovación Creatividad Trabajo en equipo Orientación al logro Pensamiento estratégico Cultura de la evaluación Cultura del aprendizaje Cultura del servicio

ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS COMPONENTE ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS COMPLEMENTARIAS ACTIVIDADES GENTE Y CULTURA PROCESOS ESTRUCTURA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Son acciones orientadas a garantizar el éxito de la implementación de todos los proyectos que se definan tanto en mejoramiento de procesos, como en sistemas de información.

ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS COMPONENTE ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS Impacto Cifras Organización física 75 SE Historias laborales activas 280.000 Situación encontrada Resultados

ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS COMPONENTE ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS Impacto Cifras Equipos de computo en 70 S.E. 1.400 Impresoras en 70 S.E. 187 Secretarías con Página WEB 70 Secretarías con conectividad 100%

Certificación en calidad Buscando fortalecer la sostenibilidad de las acciones implementadas, se inició la Certificación Nacional de Calidad en los procesos de Cobertura, Recursos Humanos, Atención al Ciudadano y Calidad educativa. .

ALCANCE

PROCESO GESTION DE CALIDAD EDUCATIVA FASES CERTIFICACION PROCESO GESTION DE CALIDAD EDUCATIVA Preparación Auditoría de Diagnóstico Acompañamiento y Seguimiento Preauditoría de certificación Auditoría de certificación Sostenibilidad

Avance General Las SE que son auditadas por ICONTEC deben superar el 70% de cumplimiento

Secretaría de Educación de Pereira Secretaría de Educación de Cartagena 36